Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco in un sito

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Una delle molte decisioni che è necessario eseguire quando si configura un elenco riguarda il controllo delle versioni. Si desidera mantenere le versioni di ogni elemento ogni volta che viene modificato? In caso affermativo, il numero di versioni? Si desidera che tutti gli utenti del sito per visualizzare tutte le versioni bozza, oppure devono essere sono visibili solo al mittente e le persone con autorizzazioni controllo completo o progettazione? La decisione in ognuna di questi casi dipende dal tipo e priorità di elementi negli elenchi, lo scopo di ogni elemento, le esigenze del gruppo utente e il livello di sicurezza che è necessario mantenere.

In questo articolo

Motivi validi per abilitare il controllo delle versioni

Impostazioni controllo versioni: funzionamento

Abilitare e configurare il controllo delle versioni in un elenco di siti

Rimuovere il controllo delle versioni da un elenco

Motivi validi per abilitare il controllo delle versioni

L'abilitazione del controllo delle versioni per gli elenchi di un sito consente di tenere traccia delle informazioni e di gestirle mano a mano che si evolvono nel tempo. In questo modo è possibile accedere a versioni precedenti e recuperarle, se necessario. Si tratta di un'opportunità molto comoda, ad esempio, se ci si accorge che le versioni precedenti di un elemento sono in effetti più accurate delle successive. Alcune organizzazioni conservano più versioni degli elementi negli elenchi per soddisfare requisiti di legge o di revisione contabile.

Il controllo delle versioni è disattivato per impostazione predefinita. Per attivarlo e implementare le decisioni prese in merito all'utilizzo di questa funzionalità, è necessario disporre delle autorizzazioni di Controllo completo o Progettazione.

Funzionamento delle impostazioni di controllo delle versioni

Nella finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni contiene tre sezioni per gli elenchi. Ogni sezione richiede decisioni quando si configura un elenco. Naturalmente, se si dispone delle autorizzazioni necessarie, è possibile modificare le impostazioni in un secondo momento.

  • Sezione approvazione contenuto   . Utilizzare questa sezione per decidere se richiedere l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati all'elenco o meno.

  • Cronologia versioni elemento   . Utilizzare questa sezione per selezionare le varie opzioni di controllo delle versioni che sono disponibili all'utente. La tabella seguente elenca ogni opzione e l'impatto di utilizzarlo.

Selezione

Impact

Creare una versione ogni volta che si modifica un elemento nell'elenco?

Non è l'impostazione predefinita. Se si seleziona , una nuova versione dell'elemento viene creata ogni volta che l'elemento viene modificato. in questa sezione influisce la selezione effettuata nella sezione Conserva bozze per il numero seguente di versioni approvate della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni.

Numero di versioni da conservare

Se si seleziona la casella di controllo per questa impostazione facoltativa, il numero che segue corrisponde al numero di versioni dell'elemento da conservare nel'elenco. Se si specifica il numero 25, ad esempio, la versione più vecchia verrà eliminata al momento della creazione della 26a versione e rimarranno disponibili solo le versioni da 2 a 26.

Conserva bozze per il numero seguente di versioni approvate

Questa opzione si applica solo quando è selezionato nella sezione Approvazione contenuto della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni. In tal caso, è possibile determinare il numero di bozze che si desidera mantenere per ogni versione approvata. A meno che non si dispone di un requisito legale o speciale, probabilmente non è necessaria per la conservazione di tutte le bozze per ogni versione approvata. È possibile, ad esempio, decidere di mantenere le bozze per solo versioni più recenti cinque approvate.

  • Sezione sicurezza elementi bozza   . Utilizzare questa sezione per determinare chi deve visualizzare le bozze di elementi che non sono ancora approvate.

    Importante: Questa opzione è disponibile solo quando la sezione Approvazione contenuto è impostata su .

    È possibile consentire la visualizzazione delle bozze a qualsiasi utente con le autorizzazioni di lettura per l'elenco oppure limitare la visualizzazione solo agli utenti con autorizzazioni di modifica per gli elementi oppure solo all'autore dell'elemento e agli utenti autorizzati ad approvare gli elementi.

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Abilitare e configurare il controllo delle versioni in un elenco di siti

Eseguire la procedura seguente per abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco.

  1. Passare all'elenco che si intende utilizzare. Se il nome dell'elenco non viene visualizzato nel riquadro degli strumenti Avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome dell'elenco.

  2. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Strumenti elenco fare clic sulla scheda elenco.

  3. Fare clic su Impostazioni elenco. Pulsante Impostazioni elenco sulla barra multifunzione di SharePoint Verrà visualizzata la pagina Impostazioni elenco.

  4. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Cronologia versioni elemento in richiedono l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati?, selezionare .

  6. Facoltativo: selezionare il numero di versioni che si desidera conservare nell'elenco.

  7. Facoltativo: selezionare il numero di versioni approvate per cui si desidera conservare le bozze. Questa opzione è disponibile solo quando si seleziona nella sezione Approvazione contenuto.

  8. Facoltativo: Determinare quali utenti devono avere accesso bozza di elementi che non sono state approvate. Questa opzione è disponibile solo quando richiedono l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati è impostato su nella sezione Approvazione contenuto nella sezione Sicurezza elementi bozza, selezionare una delle operazioni seguenti.

    • Tutti gli utenti con autorizzazioni di lettura per gli elementi. Selezionare questa opzione per consentire l'accesso a chiunque abbia le autorizzazioni di lettura per il sito.

    • Solo gli utenti con autorizzazioni di modifica per gli elementi. Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione delle bozze solo agli utenti che hanno le autorizzazioni di modifica.

    • Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento). Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione solo all'autore originale dell'elemento e alle persone che dispongono delle autorizzazioni per approvare gli elementi nell'elenco.

  9. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni elenco.

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Rimuovere il controllo delle versioni da un elenco

Si potrebbe decidere dopo un certo periodo di tempo che il controllo delle versioni per l'elenco non è effettivamente necessario. Un utente con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione può disabilitare il controllo delle versioni nell'elenco.

  1. Passare all'elenco che si intende utilizzare. Se il nome dell'elenco non viene visualizzato nel riquadro degli strumenti Avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome dell'elenco.

  2. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Strumenti elenco fare clic sulla scheda elenco.

  3. Fare clic su Impostazioni elenco Pulsante Impostazioni elenco sulla barra multifunzione di SharePoint . Verrà visualizzata la pagina Impostazioni elenco.

  4. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni controllo versioni. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella pagina Impostazioni elenco fare clic su Impostazioni controllo versioni in Impostazioni generali.

  6. Nella sezione Cronologia versioni elemento in richiedono l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati?, selezionare No.

    Consente di rimuovere tutte le voci creata in precedenza in questa sezione.

  7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni elenco.

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