Abilitare e configurare ID documento univoci

In questo articolo vengono illustrati i vantaggi dell'utilizzo di ID per la gestione di documenti o record. Vengono inoltre fornite istruzioni per abilitare la caratteristica Servizio ID documento per una raccolta siti, nonché configurare le opzioni relative agli ID documento per le convenzioni di denominazione file personalizzate.

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Importante

Attivare, abilitare e configurare gli ID documento

Attivare la caratteristica ID documento della raccolta siti

Abilitare e configurare l'utilizzo degli ID documento in una raccolta siti

Panoramica

Gli ID documento consentono di semplificare la gestione dei documenti tenendone traccia indipendentemente dalla loro posizione. Ad esempio, se un contratto legale viene spostato da una raccolta documenti di un sito a una raccolta documenti di un altro sito, risulterà comunque semplice individuarlo in base all'ID documento. A ogni documento caricato viene automaticamente assegnato un ID documento che lo accompagna per tutto il ciclo di vita. Gli ID documento possono inoltre essere assegnati ai set di documenti.

Tenere traccia di elementi con ID documento

Quando si abilita per la prima volta la caratteristica Servizio ID documento, ai nuovi documenti della raccolta siti vengono automaticamente assegnati nuovi ID. Viene inoltre pianificato un processo timer per l'assegnazione di ID ai documenti che si trovano già nella raccolta siti.

Quando si abilita il servizio, ai tipi di contenuto Documento e Set di documenti viene inoltre automaticamente aggiunta una nuova colonna ID documento in cui vengono visualizzati gli ID assegnati agli elementi.

Prima di utilizzare la caratteristica ID documento nel sistema di gestione del contenuto, è necessario abilitarla per le raccolte siti in cui sono presenti i documenti.

Importante

In determinati casi l'ID documento non viene mantenuto. Nella tabella seguente vengono illustrate tali eccezioni.

Azione

Risultato

Scaricare un documento e quindi caricarlo in un altro sito.

Il documento viene considerato una copia a cui viene assegnato un nuovo ID documento.

Utilizzare il comando Sposta con Invia a.

Il documento viene considerato una copia a cui viene assegnato un nuovo ID documento.

Utilizzare il comando Copia.

Viene assegnato un nuovo ID documento.

L'unico modo di mantenere un ID documento all'interno dei siti consiste nell'utilizzare la pagina di gestione del contenuto e della struttura del sito in Impostazioni sito quando si spostano i documenti. Tenere presente che la copia mediante questo metodo non mantiene l'ID documento.

Per ulteriori informazioni su contenuto e struttura del sito, vedere Utilizzare il contenuto e la struttura del sito.

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Attivare, abilitare e configurare gli ID documento

Per utilizzare per la prima volta gli ID documento per tenere traccia di documenti o record, è necessario eseguire il processo in due fasi descritto di seguito.

Attivare la caratteristica ID documento della raccolta siti

Nota :  Per abilitare la caratteristica ID documento, è necessario disporre delle autorizzazioni di amministratore della raccolta siti.

  1. Passare alla raccolta siti di livello principale.

  2. Fare clic su Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.

  3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

  4. Fare clic su Attiva accanto a Servizio ID documento. Accanto all'elemento viene visualizzata un'icona che indica che il servizio è attivo e la caratteristica viene attivata per la raccolta siti corrente.

Abilitare e configurare l'utilizzo degli ID documento in una raccolta siti

Quando si abilita la caratteristica ID documento per una raccolta siti, a tutti i documenti della raccolta siti viene automaticamente assegnato un ID documento. Si tenga presente che, in base al numero di documenti presenti nella raccolta siti, il processo potrebbe richiedere alcuni minuti.

Nota :  Per abilitare e configurare la caratteristica ID documento, è necessario disporre delle autorizzazioni di amministratore della raccolta siti.

  1. Passare alla raccolta siti di livello principale.

  2. Fare clic su Azioni sito e quindi su Impostazioni sito.

  3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Impostazioni ID documento.

  4. Verificare che nella sezione Assegnazione di ID documento della pagina Impostazioni ID documento sia selezionata la casella di controllo Assegna ID documento.

Nota :  Quando si abilita per la prima volta l'assegnazione di ID documento in una raccolta siti, viene visualizzato il messaggio "La configurazione della caratteristica ID documento è pianificata per il completamento tramite un processo automatizzato". Ciò significa che un processo timer è responsabile dell'assegnazione di ID documento a tutti i documenti della raccolta siti. Il tempo necessario per il completamento di questo processo dipende dal numero di documenti presenti nella raccolta siti.

  1. Per impostare una stringa di caratteri o numeri personalizzata da aggiungere automaticamente all'inizio di ogni ID documento, immettere la stringa in Anteponi agli ID i caratteri seguenti

  2. Selezionare la casella di controllo Reimposta tutti gli ID documento in questa raccolta siti in modo che inizino con questi caratteri per fare in modo che il prefisso venga automaticamente aggiunto a tutti gli ID documento esistenti nella raccolta siti.

  3. Nella sezione Ambito ricerca ID documento selezionare il sito o i siti da utilizzare come ambito per la ricerca dell'ID.

  4. Fare clic su OK.

    Nota :  Come detto in precedenza, quando in una raccolta siti viene abilitata la caratteristica Servizio ID documento, viene aggiunta una colonna ai tipi di contenuto Documento e Set di documenti a livello della raccolta siti. Nella colonna ID documento vengono visualizzati gli ID assegnati agli elementi.

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