7 funzionalità interessanti di Outlook da conoscere

Outlook consente di inviare e ricevere messaggi di posta elettronica, gestire il calendario, archiviare nomi e numeri dei contatti e tenere traccia delle attività. Tuttavia, anche se si usa Outlook tutti i giorni, si potrebbero non conoscere alcune funzionalità interessanti che contribuiscono ad aumentare la produttività. 

Ci si è dimenticati di allegare un file?

Outlook non può segnalare un'attività mai immessa o un appuntamento non annotato, ma può impedire di inviare un messaggio di posta elettronica senza un allegato. Se si compone un nuovo messaggio e si digita la parola allegato, quindi si prova a inviare il messaggio senza includere un allegato, Outlook può segnalare che ci si è dimenticati di allegare un file. È quindi possibile interrompere l'invio, allegare il file e quindi inviare il messaggio. Per informazioni su altre funzionalità avanzate per gli allegati, vedere Allegare file o inserire immagini nei messaggi di posta elettronica di Outlook.

Outlook può segnalare di allegare un file dimenticato.

Non perdersi più un volo. Outlook aggiunge automaticamente i dettagli dei voli.

Non perdersi più un volo

Se si ricevono prenotazioni di voli, hotel o noleggio auto tramite posta elettronica, Outlook le aggiunge automaticamente al calendario insieme a gran parte delle informazioni associate, come i numeri di conferma o di tracciabilità e anche i collegamenti. Purtroppo Outlook non può ancora calcolare i tempi di viaggio verso l'aeroporto, quindi è consigliabile controllare la situazione del traffico prima di partire.

Leggere informazioni su come aggiungere automaticamente eventi relativi a viaggi e consegna di pacchi al calendario.

Rimanere concentrati e ignorare determinate conversazioni

Ci si è mai trovati coinvolti in un thread di posta elettronica che si vorrebbe ignorare? Se si lavora in una grande azienda, è possibile che si venga aggiunti a propria insaputa a una lista di distribuzione. Per un aneddoto divertente (e anche disastroso), sull'esperienza della stessa Microsoft in questa situazione, vedere il blog del team di Exchange. Invece di eliminare i messaggi del thread uno alla volta non appena arrivano, è possibile ignorare l'intera conversazione. Tutti i messaggi della conversazione verranno spostati nella cartella Posta eliminata e i futuri messaggi andranno direttamente in questa cartella senza passare per la posta in arrivo. Per saperne di più, vedere Ignorare tutti i messaggi di posta elettronica in una conversazione.

Mantenere pulita la posta in arrivo ignorando le conversazioni molto attive.

Individuare subito i messaggi importanti con gli avvisi.

Individuare subito i messaggi importanti

A volte capita di aspettare un'offerta di lavoro, il codice di prevendita di un concerto o un documento legale del capo. Eppure, avendo anche del lavoro da fare, non si può continuare a guardare ininterrottamente l'elenco di messaggi di Outlook. 

In questo caso, è possibile usare i nuovi avvisi di Outlook per ricevere una notifica ogni volta che un messaggio in arrivo soddisfa specifici criteri. Gli avvisi verranno visualizzati sopra qualsiasi altra applicazione aperta, così si avrà la certezza di individuare subito i messaggi in questione. Per altre informazioni sugli avvisi per i messaggi, vedere Attivare o disattivare gli avvisi per i nuovi messaggi.

Pulire una cartella

La posta in arrivo include più thread con decine o anche centinaia di messaggi? È molto probabile che molti di questi messaggi siano quasi duplicati di altri. Sono stati letti, sono state inviate le risposte, ma non sono mai stati eliminati.

È possibile usare il pulsante Pulisci per eliminare molti di questi messaggi, lasciando solo quelli da leggere o che contengono informazioni specifiche. Provare questa funzionalità per avvicinarsi all'obiettivo inbox zero. Per altre informazioni, vedere come pulire cartelle e conversazioni.

Usare Pulisci cartella per rimuovere i messaggi aggiuntivi non necessari.
Creare più cartelle in cui archiviare i messaggi di posta elettronica.

Aprire più finestre di Windows

È mai capitato di dover alternare spesso tra posta in arrivo e calendario o di volerli visualizzare affiancati? Per passare tra posta elettronica, persone, calendario, attività, note, cartelle, collegamenti e componenti aggiuntivi, basta selezionare il pulsante appropriato sul riquadro di spostamento. È semplice. 

Se si vuole aprire una di queste opzioni in una nuova finestra di Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sui pulsanti invece di fare clic o di selezionarli. Scegliere Apri in un'altra finestra

Menzioni con @

A volte è necessario inviare un messaggio di posta elettronica a una decina di colleghi, anche se basta che rispondano solo un paio di loro. Si potrebbero usare effetti di testo come il grassetto e la sottolineatura, oltre a colori brillanti dei caratteri per evidenziarne i nomi. Adesso è disponibile un'altra opzione. 

Digitare il simbolo @ seguito dal nome e succederanno diverse cose. 

  • Il nome viene automaticamente aggiunto alla riga A del messaggio.

  • Il nome viene evidenziato nel corpo del messaggio.

  • Quando la persona riceve il messaggio nella sua posta in arrivo, vedrà il simbolo @ nell'elenco dei messaggi, a indicare che è stato menzionato per nome. 

Uso delle menzioni con @ per attirare l'attenzione di qualcuno.
Si ha un suggerimento da condividere? Inviarlo.

Si ha un suggerimento da condividere?

Uno dei principali vantaggi di Outlook è il numero elevato di funzioni che consente di svolgere: dalla gestione dei contatti alla creazione e assegnazione di attività, dalla stampa di bellissime etichette di spedizione alla gestione degli impegni digitali. Se si hanno suggerimenti e trucchi da condividere con noi e con il resto del mondo, lasciare un commento con la scelta delle funzioni più avanzate che Outlook può eseguire. 

Se si vuole aprire una di queste opzioni in una nuova finestra di Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sui pulsanti invece di fare clic o di selezionarli. Scegliere Apri in un'altra finestra

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