10 motivi per utilizzare Access con Excel

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Quando si utilizza la famiglia di prodotti Office, utilizzare Excel o utilizzare Access per gestire i dati in formato tabulare? Un altro articolo, utilizzando Access o Excel per gestire i dati, vengono illustrati i vantaggi di ogni prodotto e offrono alla tabella. Ma perché scegliere tra uno o un altro? Se si memorizzano i dati in Access e la connessione da Excel, si ottengono i vantaggi di entrambi. Ecco dieci motivi perché utilizzo combinato di Excel e Access rende numerose senso.

Anche se Excel non è un database, è ampiamente utilizzato per archiviare i dati e viene spesso utilizzato per risolvere i problemi di database semplice. Tuttavia, Excel è un database di file flat, non un database relazionale. Quando le tabelle semplici necessario si trasformano in più tabelle di dati correlati, l'accesso è la prima opzione per gli information worker creare rapidamente un'applicazione di database. L'accesso è sempre stata "dati destinazione pad" per raccogliere e consolidamento dei dati disparati dell'organizzazione, una grande quantità di cui si trova all'interno delle cartelle di lavoro di Excel. Dopo aver aggiunto i dati di Access, è possibile aggiungere altre tabelle e unirli, creare query (o visualizzazioni dei dati), strutturare i dati e definire i tipi di dati per assicurare l'integrità, condividere e aggiornare dati da più utenti e creare maschere e report avanzati.

Diversamente da quanto succede layout semplice foglio di calcolo di Excel, Access sono organizzate in modo diverso con diversi oggetti correlati che possono sembrare complicati inizialmente. Ma non è necessario essere un esperto per utilizzare Access. L'accesso è progettato per tutti i tipi di utenti ed è possibile eseguire solo per quanto riguarda è necessario passare.

Nuovo buccia accedere a un layer alla volta.

Livelli di accesso

1. utilizzare Access in tre modi: come un utente occasionale, power user o uno sviluppatore.

2. tabelle, query, maschere e report basarsi su di esse tra loro e costituiscono il cuore un'applicazione di database.

3. gli utenti occasionali hanno procedure guidate, generatori di proprietà, l'interfaccia utente Office Fluent e funzionalità Excel simili a quelle per ottenere rapidamente un processo completato.

4. gli utenti di potenza hanno macro, il riquadro proprietà, espressioni e strumenti di progettazione di database per ricerche approfondite ed eseguire operazioni più complesse.

5. gli sviluppatori possono lavorare con i moduli e sviluppare il codice VBA per creare soluzioni database personalizzato e distribuire le applicazioni di runtime.

Copiare dati di Excel in Access

Un buon metodo per iniziare è copiare i dati da Excel in Access. È possibile creare una tabella di Access e visualizzarli in visualizzazione Foglio dati, simile un foglio di lavoro di Excel. È possibile eseguire operazioni di creazione tabella comuni, ad esempio la definizione di un tipo di dati, un nome di campo o un nuovo campo, a destra in visualizzazione Foglio dati. Ad esempio, se si immette una data in un campo vuoto, set di dati Data/ora di accesso digitare per quel campo. Se si immette testo, ad esempio un nome, il tipo di dati testo verrà applicata al campo. Se si desidera spostare un campo, fare clic e trascinarla.

Quando si copiano dati da Excel e incollarli in Access, anche necessario prima creare una tabella non o aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati. Access chiede automaticamente se i dati con intestazioni, risulta utile plausibili in utilizzando il tipo di dati corretto e crea una tabella di Access. Non potrebbe essere più semplice.

Per ulteriori informazioni, vedere aprire un foglio dati vuoto.

Collegare dati di Excel ad Access

Uno dei modi più semplici per ottenere vantaggi di Excel e Access consiste nel creare un collegamento un foglio di lavoro di Excel a una tabella di Access. Utilizzare un collegamento di accesso quando si prevede di mantenere i dati in Excel, ma anche regolarmente sfruttare alcune delle numerose funzionalità di Access, ad esempio report e query. Collegare dati da Access e non da Excel.

Access supporta sostanzialmente diversi modi di creazione di tabelle di database. Gli utenti possono creare nuove tabelle native per archiviare i dati in un database di Access o possono creare collegamenti ai dati esistenti di fuori del database di Access. Dati nelle tabelle collegate aspetto e il comportamento in molti modi come tabelle native. La procedura guidata Gestione tabelle collegate consente di tenere traccia, individuare e aggiornare il foglio di lavoro di Excel o un'altra origine dati se si sposta e le interruzioni di collegamento.

Quando si collega un foglio di lavoro o un intervallo denominato, Access crea una nuova tabella è collegata ai dati di Excel. Se si desidera aggiungere, modificare o eliminare dati, si apportare le modifiche in Excel e aggiornare i dati nella tabella di Access (o inviare una nuova query). Tuttavia, è possibile modificare il contenuto della tabella in Access. Con i dati collegati a Excel, è possibile creare report, query e moduli di sola lettura in Access.

Per ulteriori informazioni, vedere importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel.

Importare dati da Excel ad Access

Se si decide di tagliare il cavo di dati, è possibile spostare i dati in Excel importando i dati in Access. Si noti che word importare ha due diversi significato tra Excel e Access. In Excel, quando importare o collegare, si crea una connessione permanente ai dati che possono essere aggiornati. In Access quando si importano i dati inseriti in una sola volta Access, ma senza una connessione dati permanenti. Quando si importano dati, Access memorizza i dati in una tabella nuova o esistente senza modificarne i dati in Excel. In Access è possibile importare uno o tutti i fogli di lavoro in una cartella di lavoro di Excel in un'unica operazione.

Importazione guidata viene illustrata la procedura di importazione e consente di definire importante decidere se si desidera modificare i tipi di dati e aggiungere le intestazioni. Se si verificano errori durante l'importazione dei dati, Access notifica l'esistenza di e Salva gli errori in una tabella in modo che è possibile trovare e correggere rapidamente. Ad esempio, può essere un codice postale alfanumerico passare inosservato profondità verso il basso in una colonna in cui si era tutti numerico o è stato rilevato un ID duplicato per un campo chiave primaria. Apportare le modifiche nella cartella di lavoro di Excel e reimportare i dati oppure apportare le modifiche nella nuova tabella di Access. Al termine dell'operazione, è possibile salvare i passaggi che è stato utilizzato e anche creare un'attività di Outlook per ricordare di eseguire l'operazione di importazione a intervalli regolari.

Una volta dell'importazione dei dati, è ora nativo per l'accesso ed è possibile utilizzare nelle maschere e per aggiungere, modificare ed eliminare i dati. Dopo aver importato i dati, è possibile decidere se eliminare i dati da Excel. In genere è consigliabile avere solo un percorso per l'aggiornamento dei dati.

Nota: Importazione di dati da Excel in Access, formule, solo i risultati delle formule non vengono importate.

Per maggiori informazioni, vedere:

Connettersi ai dati di Access da Excel

È anche possibile riconnettersi dati di Access in Excel. A tale scopo, creare una connessione in Excel, spesso memorizzati in un file Office Data Connection (odc), al database di Access e recuperare tutti i dati da una tabella o query. Dopo la connessione ai dati, è possibile anche automaticamente aggiornare (o) le cartelle di lavoro di Excel dal database di Access originale ogni volta che il database viene aggiornato con le nuove informazioni.

Per maggiori informazioni, vedere:

Report dei dipendenti con un layout tabulare

Dopo aver aggiunto i dati di Access, è possibile trarre vantaggio della matrice corretta del report strumenti di creazione e la personalizzazione. Se si desidera creare un report con pochi clic. Utilizzare la creazione guidata Report. Progettare e modificare il layout in tempo reale con dati reali, spostare e ridimensionare blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi da e vedere immediatamente le modifiche mentre si creano? Utilizzare la visualizzazione Layout. Se si vuole interagire con il rapporto di ricerca, filtrare e ordinare i dati live? Utilizzare la visualizzazione del Report. Aggiungere pulsanti di comando, i numeri di pagina, immagini, collegamenti ipertestuali e dall'aspetto professionale stili tutti autonomamente? Usare i numerosi creazioni guidate controllo e raccolte nei gruppi di controlli e Layout nella scheda Progettazione della barra multifunzione. Se si utilizza Access, è possibile creare facilmente report semplici, raggruppamento e report di riepilogo, etichette di indirizzi, report grafici e sottoreport.

Dopo aver creato il report, utilizzare Access per distribuire elettronicamente il report. Ad esempio, può inviare il report tramite un messaggio di posta elettronica o salvare il report in diversi formati, ad esempio uno snapshot di Access o un file PDF, da aggiungere a una pagina web o un sito di SharePoint.

Per maggiori informazioni, vedere:

Modulo di esempio

Dopo aver aggiunto i dati di Access, è possibile sfruttare i numerosi strumenti di creazione e la personalizzazione modulo. Se si desidera creare una maschera con pochi clic. Utilizzare la creazione guidata Maschera. Progettare e modificare il layout del modulo in tempo reale con dati reali, spostare e ridimensionare blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi da e vedere immediatamente le modifiche mentre si creano? Utilizzare la visualizzazione Layout. Aggiungere pulsanti di comando, caselle di riepilogo, le caselle combinate, gruppi di opzioni, immagini, le maschere di input, grafici, collegamenti ipertestuali e dall'aspetto professionale stili tutti autonomamente? Usare i numerosi creazioni guidate controllo e raccolte nei gruppi di controlli e Layout nella scheda Progettazione della barra multifunzione. Tramite Access è possibile creare con facilità moduli semplici, moduli su schede, maschere continue, maschere popup, finestre di dialogo modale e sottomaschere.

In Access, è possibile creare con facilità una maschera divisa, che consente di visualizzare un foglio dati sincronizzati e visualizzazione in modo che è possibile ottenere i migliori di entrambi. Dopo aver creato una maschera raffinata, è facile scorrere, filtrare e anche eseguire la ricerca dati dietro la maschera utilizzando i pulsanti di spostamento standard e casella Cerca nella parte inferiore del modulo.

Maschera divisa

Per maggiori informazioni, vedere:

Filtro automatico

Qualunque prodotto è utilizzare per filtrare i dati per l'uso con un sottoinsieme di dati e si ordinano i dati per ordinare nel modo desiderato. In Access, Excel gli utenti possono filtrare e ordinare i dati in un foglio dati visualizzare senza dover apprendere nuovamente una completamente nuova interfaccia utente. Le icone, menu dei comandi, i comandi, criteri e finestre di dialogo sono molto simili, se si lavora con testo, numeri, date o valori vuoti. È anche possibile salvare i filtri e ordinamenti insieme alla visualizzazione Foglio dati.

È possibile creare una query in Access e senza sapere quali l'acronimo SQL. Quattro procedure guidate query consentono di creare query semplici, Trova duplicati, individuare i record non corrispondenti e creare query a campi incrociati. Non è necessario creare una query. è sufficiente filtrare e ordinare i dati nel modo desiderato per cercare e viene salvato con un foglio dati.

Criteri PaeseAreageografica

Per maggiori informazioni, vedere:

Prima pagina della Creazione guidata Etichetta

Ora che si è ampliata la tua famiglia, l'elenco di credito per le festività improvvisamente se si ha più grande ed è necessario tenere traccia delle molte più compleanni e anniversari. Non è un problema. È possibile utilizzare una tabella di Access o una query come origine dati stampa unione e creazione di un'operazione di stampa unione utilizzando la creazione guidata stampa unione di Word, per le lettere, schede, messaggi di posta elettronica e buste. Se si vuole semplicemente creare etichette postali, usare la creazione guidata etichetta in Access per creare e stampare le etichette da un rapporto creato. È possibile aggiungere anche automaticamente un codice a barre corrispondente a ogni indirizzo del destinatario.

Per maggiori informazioni, vedere:

Access ed Excel fornire i comandi per connettersi ai dati in elenchi di SharePoint. Excel fornisce una connessione (unidirezionale) di sola lettura per gli elenchi SharePoint collegati; mentre in Access consente di leggere e scrivere dati (bidirezionale) in elenchi SharePoint collegati. Access e SharePoint combinare gli elenchi molto bene insieme. Tipi di dati di Access e SharePoint, ad esempio il formato RTF di accodare solo (per il supporto verifica la cronologia delle revisioni in un campo memo), allegati, numerazione automatica, ricerche e campi multivalore, ovvero effettuare per integrazione e solo pochi, eventuali incoerenze nei dati.

Quando si collega i dati dell'elenco SharePoint in un database di Access, è anche possibile eseguire l'elenco di SharePoint dati offline in un database di Access locale, usare i dati in locale e quindi riconnettersi al sito di SharePoint per caricare le modifiche. Le modifiche dei dati in conflitto apportate da altri utenti verranno gestite da una risoluzione guidata conflitti. Le maschere e report creati in Access sono in base agli stessi dati, ma collegate a elenchi di SharePoint.

Excel fornisce i seguenti punti di integrazione con SharePoint Server.

Punti di integrazione incentrati sui dati di Excel

1. Eseguire un'importazione una tantum dei dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint o esportare i dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint per creare una connessione dati unidirezionali permanente.

2. Usare la connessione dati unidirezionale permanente per aggiornare i dati in un foglio di lavoro di Excel dall'elenco di SharePoint.

3. pubblicare le cartelle di lavoro di Excel in Excel Services e visualizzare e interagire con i dati utilizzando la Web Part Excel Web Access in una pagina Web Part.

4. importazione (connessione) dati in una cartella di lavoro di Excel dal server OLAP, database di SQL Server e Access e file flat.

Access fornisce i seguenti punti di integrazione con SharePoint Server.

1. Eseguire un'importazione o esportazione una tantum di dati tra le visualizzazioni di Access e un elenco SharePoint.

2. collegare dati tra le tabelle di Access e un elenco di SharePoint tramite la creazione di una connessione bidirezionale permanente. (Dati aggiornati dell'elenco possono essere in visualizzate in una tabella di Access; aggiornati dati tabella di Access possono essere visualizzati nell'elenco).

3. Portare offline i dati dell'elenco, aggiornare in Access, riportare online, sincronizzare gli aggiornamenti e risolvere i conflitti.

4. Visualizzare e modificare i dati dell'elenco nelle visualizzazioni foglio dati, maschera e report di Access.

Per maggiori informazioni, vedere:

È possibile creare applicazioni di database desktop abbastanza complesse senza mai scrivere una riga di codice VBA. Ogni oggetto di accesso ha una vasta gamma di proprietà ed eventi facilmente accessibili da una finestra delle proprietà per personalizzare la soluzione. Tutti gli oggetti sono dettagliate Designer che mostra tutte le caratteristiche disponibili per l'utente. Modelli di database aggiuntivi sono disponibili in Office Online. Modelli di campo e tabella consentono di creare e personalizzare le nuove tabelle veloci. È possibile progettare un nuovo database da zero con gli strumenti di progettazione di database incorporati.

Macro di Access utilizzano un ambiente dichiarativo che non richiede la scrittura di codice VBA in modo che non è necessario essere uno sviluppatore. Ogni azione di macro esegue un'attività, ad esempio apertura di una maschera, esecuzione di una query, ricerca di record o visualizzare un messaggio. È possibile incorporare le macro in ogni caso di un report, una maschera o un controllo. La maggior parte delle macro avere argomenti ed è possibile aggiungere logica condizionale a tali ottenerli per eseguire le operazioni desiderate. È anche possibile definire le variabili ed eseguire il controllo degli errori, nuovo senza scrivere codice VBA.

Progettare un prototipo ed eseguirlo tramite il reparto IT. Creare una soluzione per il team quando necessario ASAP e farlo in shoestring con un personale di base. Tenere traccia di biglietti venduti per una festa, verificare la durata di conservazione dei materiali di produzione o stampare tag accettazione per parti. Tenere traccia delle attività, problemi e risultati finali in progetti team. Creare un database di pipeline di vendita per eseguire il monitoraggio delle previsioni di vendita in un piccolo gruppo di professionisti cliente.

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