Introduzione ai database

Per guidare la progettazione, definisci lo scopo del database e fai riferimento regolarmente a questa definizione. Se vuoi creare un piccolo database per un'azienda a conduzione familiare, ad esempio, potresti scrivere qualcosa di semplice come "Il database dei clienti mantiene un elenco di informazioni sui clienti allo scopo di produrre la corrispondenza e i report". Per un database aziendale, potresti dover scrivere più paragrafi per descrivere quando e come persone di diversi ruoli useranno il database e i dati contenuti. Crea una definizione degli obiettivi specifica e dettagliata cui fare riferimento durante tutto il processo di progettazione.

Inizia dalle informazioni e dai metodi di raccolta dei dati esistenti. Attualmente potresti, ad esempio, registrare gli ordini di acquisto nella contabilità generale o conservare le informazioni sui clienti in moduli cartacei. Usa queste origini per elencare le informazioni attualmente acquisite, ad esempio tutte le sezioni nei moduli. Se ancora non registri alcune informazioni importanti, determina quali sono i dati discreti di cui hai bisogno. Ogni singolo tipo di dati diventa un campo nel database.

Non preoccuparti di creare un elenco che sia inizialmente perfetto, perché potrai perfezionarlo nel tempo. Considera tuttavia tutte le persone che usano queste informazioni e chiedi la loro opinione.

Quindi, pensa a cosa vuoi ottenere dal database e i tipi di report o di corrispondenza che vuoi generare. Assicurati di acquisire le informazioni necessarie per realizzare questi obiettivi. Ad esempio, se vuoi un report che mostri le vendite in base all'area, devi acquisire i dati sulle vendite a livello di area geografica. Prova a delineare una bozza del report con i dati effettivi che deve contenere. Elenca quindi i dati necessari per creare il report. Fai la stessa cosa per la corrispondenza o altri output che vuoi ottenere dal database.

Esempio

Immagina che i tuoi clienti abbiano la possibilità di fornire o negare il consenso per ricevere gli aggiornamenti periodici tramite posta elettronica e che tu voglia stampare un elenco di chi ha dato il proprio consenso. Dovrai creare una colonna Invia messaggio nella tabella dei clienti, con valori consentiti Sì e No.

Per i clienti disposti a ricevere messaggi di posta elettronica, devi includere un indirizzo di posta elettronica, che a sua volta richiede un campo. Se vuoi includere una formula di apertura appropriata (come Signore, Signora o Gentile cliente), includi il campo Formula di apertura. Se nei messaggi di posta elettronica vuoi rivolgerti ai clienti usandone il nome, aggiungi il campo Nome.

Dopo aver elencato le informazioni necessarie, determina le entità (o argomenti) principali che ti servono per organizzare i dati. Evita di duplicare i dati tra entità. Ad esempio, l'elenco preliminare per un database delle vendite dei prodotti può avere un aspetto simile a questo:

Le entità principali sono clienti, fornitori, prodotti e ordini. Inizia quindi con queste quattro tabelle, una per i dati relativi ai clienti, una per quelli relativi ai fornitori e così via. Questa progettazione potrebbe non essere quella finale, ma è un buon punto di partenza.

Per capire perché sia preferibile lavorare con un maggior numero di tabelle, osserva questa tabella:

Ogni riga contiene informazioni sul prodotto e sul suo fornitore. Poiché possono essere presenti molti prodotti dello stesso fornitore, le informazioni su nome e indirizzo del fornitore devono essere ripetute molte volte. Questo provoca uno spreco dello spazio su disco. In alternativa, puoi registrare le informazioni sul fornitore una sola volta in una tabella Fornitori separata e quindi collegare questa tabella alla tabella Prodotti.

Un secondo problema in questa progettazione è evidente quando devi modificare le informazioni sul fornitore. Supponi di dover modificare l'indirizzo di un fornitore. Poiché è visualizzato in molti punti, potresti accidentalmente modificare l'indirizzo in un punto dimenticando di modificarlo negli altri. La registrazione dell'indirizzo del fornitore in un'unica posizione risolve il problema.

Supponi infine che Coho Winery fornisca un solo prodotto e di voler eliminare il prodotto conservando invece le informazioni su nome e indirizzo del fornitore. Con questa progettazione potresti eliminare il record del prodotto senza perdere anche le informazioni sul fornitore? No, non potresti. Poiché ogni record contiene i dati su un prodotto insieme ai dati su un fornitore, è impossibile eliminare i primi senza eliminare anche gli altri. Per mantenere separati questi dati, dividi la tabella in due: la prima per le informazioni sui prodotti e la seconda per le informazioni sui fornitori. In questo modo, quando elimini il record di un prodotto, eliminerai solo i dati sul prodotto e non quelli sul fornitore.

Dopo aver scelto l'argomento per una tabella di database, le colonne della tabella devono archiviare dati solo su questo argomento specifico. Una tabella di prodotti, ad esempio, deve archiviare solo dati sui prodotti e non sui rispettivi fornitori.

Per determinare le informazioni di cui tenere traccia nella tabella, usa l'elenco che hai creato in precedenza. La tabella Clienti, ad esempio, può includere: Nome, Cognome, Invia messaggio, Formula di apertura e Posta elettronica. Ogni record (cliente) nella tabella contiene lo stesso set di colonne, in modo da poter archiviare esattamente le stesse informazioni per ogni cliente.

Crea prima di tutto l'elenco e quindi esaminalo e perfezionalo. Ricorda di suddividere le informazioni nei campi più piccoli possibile. Ad esempio, se l'elenco iniziale ha un campo Indirizzo, suddividi queste informazioni in Via, Città, Paese e CAP oppure, se i tuoi clienti sono internazionali, in un numero ancora maggiore di campi. In questo modo, ad esempio, puoi creare corrispondenze nel formato appropriato o report sugli ordini in base al paese.

Dopo aver perfezionato le colonne di dati in ogni tabella, puoi scegliere la chiave primaria di ogni tabella.

È necessario un modo per identificare in modo univoco ogni riga in ogni tabella. Ricordare l'esempio precedente in cui due clienti hanno lo stesso nome? Poiché condividono un nome, è necessario un modo per identificarli separatamente.

Di conseguenza, ogni tabella deve includere una colonna (o set di colonne) che identifichi in modo univoco ogni riga. Questa è la chiave primaria ed è spesso un numero univoco, ad esempio un ID dipendente o un numero di serie. Access usa le chiavi primarie per associare rapidamente dati di più tabelle e unire i dati automaticamente.

A volte la chiave primaria è costituita da due o più campi. Ad esempio, una tabella Dettagli ordine che archivia voci per gli ordini può usare due colonne nella propria chiave primaria: ID ordine e ID prodotto. Quando una chiave primaria usa più di una colonna, è chiamata anche chiave composta.

Se hai già un identificatore univoco per le informazioni in una tabella, come i numeri di prodotto che identificano in modo univoco ogni prodotto nel catalogo, puoi usarlo, ma solo se i valori soddisfano queste regole per le chiavi primarie:

• L'identificatore sarà sempre diverso per ogni record. In una chiave primaria non sono permessi valori duplicati.

• L'elemento è sempre associato a un valore. Ogni record nella tabella deve avere una chiave primaria. Se usi più colonne per creare la chiave (come Famiglia parte e Numero parte), entrambi i valori devono essere sempre presenti.

• La chiave primaria è un valore che non cambia. Poiché altre tabelle fanno riferimento alle chiavi, qualsiasi modifica apportata a una chiave primaria in una tabella ne implica la modifica in qualsiasi punto in cui si fa riferimento alla chiave. Modifiche frequenti aumentano il rischio di errori.

Se non hai un identificatore chiaro, usa un numero univoco arbitrario come chiave primaria. Ad esempio, puoi assegnare a ogni ordine un numero di ordine univoco per poter identificare l'ordine.