Pengenalan Access

Mulai menggunakan database

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Browser Anda tidak mendukung video. Instal Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, atau Internet Explorer 9.

Aplikasi web database dan dapat menghasilkan keuntungan bisnis besar. Desain database sangat penting untuk mencapai tujuan Anda, Apakah Anda ingin mengelola informasi karyawan, menyediakan mingguan laporan terhadap data, atau melacak pesanan pelanggan. Investasi waktu untuk memahami desain database akan membantu Anda membangun database yang berfungsi kanan waktu pertama dan yang mengakomodasi kebutuhan berubah.

Penting: Aplikasi web Access berbeda dari database desktop. Artikel ini tidak membahas desain aplikasi web.

Konsep dan istilah

Mari kita mulai dengan mempelajari beberapa syarat dan konsep. Untuk desain database berguna, Anda membuat tabel yang fokus pada satu subjek. Dalam tabel Anda, Anda ambil semua data yang diperlukan untuk subjek di bidang, yang memungkinkan satuan terkecil data.

Database relasional

Database di mana data dibagi menjadi tabel, yang seperti lembar bentang. Setiap tabel memiliki hanya satu subjek, seperti pelanggan (satu tabel) atau produk (tabel lain).

Catatan dan bidang

Penyimpanan untuk diskrit data dalam tabel. Baris (atau catatan) menyimpan setiap titik data yang unik, seperti nama pelanggan. Kolom (atau bidang) mengisolasi informasi yang direkam tentang setiap titik data ke dalam unit kemungkinan terkecil — nama depan mungkin satu kolom dan nama belakang mungkin lain.

Kunci utama

Nilai yang memastikan setiap catatan unik. Sebagai contoh, mungkin terdapat dua pelanggan dengan nama yang sama, Elizabeth Andersen. Tapi salah satu catatan Elizabeth Andersen memiliki angka 12 sebagai kunci utama yang dan lainnya memiliki kunci utama 58.

Hubungan induk-anak

Umum hubungan antara tabel. Sebagai contoh, satu pelanggan mungkin memiliki beberapa pesanan. Tabel induk memiliki kunci utama. Tabel anak memiliki kunci asing, yang merupakan nilai dari kunci utama yang memperlihatkan bagaimana anak tabel catatan yang ditautkan ke tabel induk. Tombol ini ditautkan dengan hubungan.

Apa itu desain database yang bagus?

Prinsip dua dasar desain database baik:

  • Hindari duplikat informasi (juga disebut data berlebihan). Membuang ruang dan meningkatkan kemungkinan kesalahan.

  • Memastikan bahwa data benar dan lengkap. Informasi yang belum selesai atau salah mengalir melalui dalam kueri dan laporan dan pada akhirnya mungkin menyebabkan informasi keputusan.

Untuk bantuan dengan masalah ini:

  • Membagi database informasi ke dalam tabel berbasis subjek dengan fokus sempit. Hindari duplikasi informasi dalam beberapa tabel. (Misalnya, nama pelanggan yang harus masuk dalam satu tabel saja.)

  • Menggabungkan tabel bersama-sama menggunakan tombol alih-alih menduplikasi data.

  • Menyertakan proses yang mendukung dan memastikan akurasi dan integritas informasi database.

  • Desain database Anda dengan pemrosesan data Anda dan kebutuhan pelaporan.

Untuk meningkatkan manfaat jangka panjang dari database Anda, ikuti langkah lima desain ini:

Langkah 1: Tentukan tujuan database Anda

Sebelum Anda mulai, memiliki tujuan untuk database Anda.

Untuk mempertahankan desain Anda fokus, meringkas tujuan database dan sering merujuk ke ringkasan. Jika Anda ingin database kecil untuk bisnis berbasis rumah, misalnya, Anda mungkin menulis sesuatu yang sederhana, seperti, "database pelanggan membuat daftar pelanggan informasi untuk menghasilkan surat-menyurat dan laporan." Untuk database perusahaan, Anda mungkin perlu beberapa paragraf untuk menjelaskan Kapan dan bagaimana orang dalam peran berbeda akan menggunakan database dan datanya. Membuat pernyataan misi tertentu dan detail untuk merujuk ke seluruh proses desain.

Langkah 2: Menemukan dan menata informasi yang diperlukan

Mengumpulkan semua jenis informasi yang Anda inginkan untuk merekam, seperti nama produk dan nomor.

Mulai dengan informasi yang sudah ada dan metode pelacakan. Sebagai contoh, mungkin Anda sedang merekam pesanan pembelian di buku besar atau Anda mempertahankan pelanggan informasi pada formulir kertas. Gunakan sumber tersebut untuk daftar informasi Anda saat ini mengambil (misalnya, semua kotak pada formulir Anda). Di mana Anda saat ini tidak merekam informasi penting, menurut informasi diskrit apa yang Anda perlukan. Setiap tipe individual data menjadi bidang di database Anda.

Jangan khawatir tentang membuat daftar pertama Anda tepat — Anda bisa menyempurnakan seiring waktu. Tapi pertimbangkan orang-orang yang menggunakan informasi ini, dan minta mereka ide.

Berikutnya, memikirkan tentang apa yang Anda inginkan dari database dan tipe laporan atau surat yang Anda inginkan untuk menghasilkan. Lalu, pastikan bahwa Anda sedang merekam informasi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut. Misalnya, jika Anda ingin laporan yang memperlihatkan penjualan menurut wilayah, Anda perlu mengambil data penjualan di tingkat kawasan. Mencoba sketsa laporan dengan informasi yang sebenarnya yang Anda inginkan untuk melihatnya. Lalu, daftar data yang Anda butuhkan untuk membuat laporan. Lakukan hal yang sama untuk surat-menyurat atau lain output yang Anda inginkan dari database.

Contoh

Misalnya, Anda memberi pelanggan kesempatan untuk masuk ke (atau luar) pembaruan berkala email, dan Anda ingin mencetak daftar orang-orang yang ikut. Anda membutuhkan Kirim Email kolom dalam tabel pelanggan, dengan nilai-nilai diperbolehkan ya dan tidak.

Untuk menerima email, Anda membutuhkan alamat email, yang juga memerlukan bidang. Jika Anda ingin menyertakan salam yang tepat (seperti Tn., ibu atau Ms.), termasuk bidang salam. Jika Anda menginginkan alamat pelanggan dengan nama dalam email, tambahkan bidang nama depan.

Tips: Ingatlah untuk setiap bagian informasi masuk ke terkecil berguna bagiannya, seperti nama depan dan nama belakang untuk tabel pelanggan. Secara umum, jika Anda ingin mengurutkan, mencari, menghitung, atau laporan berdasarkan pada item informasi (seperti pelanggan nama belakang), Anda harus meletakkan item tersebut di bidang masing-masing.

Langkah 3: Membagi informasi ke dalam tabel

Membagi item informasi ke dalam badan utama atau subjek, seperti produk, pelanggan dan pesanan. Subjek setiap menjadi tabel.

Setelah Anda memiliki daftar informasi yang diperlukan, menentukan badan utama (atau subjek) Anda perlukan untuk menata data Anda. Hindari menduplikasi data di seluruh entitas. Misalnya, daftar awal untuk database penjualan produk mungkin terlihat seperti ini:

Cuplikan layar item informasi dikelompokkan ke dalam subjek

Adalah entitas utama: pelanggan, pemasok, produk dan pesanan. Jadi mulai dengan tabel tersebut empat: satu untuk fakta-fakta tentang pelanggan, satu untuk fakta-fakta tentang pemasok, dan seterusnya. Ini mungkin tidak desain final Anda, namun sangat bagus titik awal.

Catatan: Database terbaik berisi beberapa tabel. Hindari godaan untuk menempatkan semua informasi di dalam satu tabel. Ini hasil dalam informasi duplikat, ukuran database lebih besar, dan meningkatkan kesalahan. Desain untuk merekam fact setiap sekali saja. Jika Anda berulang informasi, seperti alamat pemasok, menyusun ulang database Anda untuk meletakkan informasi di tabel terpisah.

Untuk memahami mengapa beberapa tabel lebih baik daripada kurang, pertimbangkan tabel yang diperlihatkan di sini:

Cuplikan layar data produk dan pemasoknya

Setiap baris berisi informasi tentang produk dan pemasok tersebut. Karena Anda mungkin memiliki banyak produk dari pemasok yang sama, pemasok nama dan alamat informasi yang akan diulang berkali-kali. Ini membuang ruang disk. Sebagai gantinya, merekam informasi pemasok sekali saja dalam tabel pemasok terpisah dan kemudian link tabel ke tabel produk.

Masalah kedua dengan desain ini terlihat ketika Anda perlu mengubah informasi tentang pemasok. Misalnya, Anda perlu mengubah alamat pemasok. Karena muncul di banyak tempat, Anda mungkin tidak sengaja mengubah alamat di satu tempat tapi lupa untuk mengubahnya di yang lain. Perekaman pemasok alamat hanya di satu tempat memecahkan masalah tersebut.

Akhirnya, misalnya hanya satu produk yang disediakan oleh Coho Winery, dan Anda ingin menghapus produk tapi mempertahankan informasi nama dan alamat pemasok. Mendesain ini bagaimana Anda akan menghapus catatan produk tanpa juga kehilangan informasi pemasok? Anda tidak bisa. Karena setiap catatan berisi fakta-fakta tentang produk selain fakta-fakta tentang pemasok, tidak mungkin untuk menghapus satu tanpa menghapus yang lain. Untuk mempertahankan fakta berikut terpisah, pisahkan tabel ini ke dalam dua: pertama untuk informasi produk dan yang kedua untuk pemasok informasi. Lalu, saat Anda menghapus catatan produk, Anda menghapus hanya fakta-fakta tentang produk — tidak fakta-fakta tentang pemasok.

Langkah 4: Mengaktifkan item informasi ke dalam kolom

Tentukan informasi apa yang Anda perlukan untuk menyimpan dalam setiap tabel. Bagian ini diskrit data menjadi bidang dalam tabel. Misalnya, tabel karyawan yang mungkin menyertakan bidang seperti nama belakang, nama depan dan membayar tanggal.

Setelah Anda memilih subjek untuk tabel database, kolom dalam tabel tersebut hanya harus menyimpan fakta-fakta tentang subjek tunggal. Misalnya, tabel produk harus menyimpan fakta-fakta hanya tentang produk — tidak tentang pemasok mereka.

Untuk menentukan informasi apa yang melacak dalam tabel, gunakan daftar yang Anda buat sebelumnya. Misalnya, tabel pelanggan mungkin menyertakan: nama depan, nama belakang, alamat, Kirim Email, salam, dan alamat Email. Setiap catatan (pelanggan) dalam tabel berisi rangkaian yang sama yang kolom, sehingga Anda menyimpan informasi yang sama untuk masing-masing pelanggan.

Membuat daftar pertama, lalu tinjau dan memperbaiki itu. Ingatlah untuk memecah informasi ke dalam bidang kemungkinan terkecil. Misalnya, jika daftar awal Anda memiliki alamat sebagai bidang, mengurai yang menjadi alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos — atau, jika Anda pelanggan global, ke dalam bidang lebih. Cara tersebut, misalnya, Anda bisa melakukan surat-menyurat dalam format yang tepat atau laporan di pesanan menurut negara bagian.

Setelah Anda telah menyempurnakan kolom data dalam setiap tabel, Anda sudah siap untuk memilih setiap tabel kunci utama.

Langkah 5: Tentukan kunci utama

Pilih kunci utama setiap tabel. Kunci utama, seperti ID Produk atau ID pesanan, secara unik mengidentifikasi setiap catatan. Jika Anda tidak memiliki pengidentifikasi unik, jelas, gunakan Access untuk membuatnya untuk Anda.

Anda membutuhkan cara untuk secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam setiap tabel. Ingat contoh sebelumnya di mana pelanggan dua memiliki nama yang sama? Karena mereka berbagi nama, Anda membutuhkan cara untuk mengidentifikasi secara terpisah masing-masing.

Sehingga setiap tabel harus menyertakan kolom (atau sekumpulan kolom) yang secara unik mengidentifikasi setiap baris. Ini disebut kunci utama dan sering angka unik, seperti nomor ID karyawan atau nomor seri. Access menggunakan kunci utama untuk dengan cepat mengaitkan data dari beberapa tabel dan untuk membawa data bersama-sama untuk Anda.

Kadang-kadang kunci utama terdiri dari dua atau beberapa bidang. Misalnya, dalam tabel detail pesanan yang menyimpan item baris untuk pesanan mungkin menggunakan dua kolom dalam kunci utama yang: ID pesanan dan ID Produk. Saat kunci utama menggunakan lebih dari satu kolom, juga disebut kunci komposit.

Cuplikan layar tabel produk

Jika Anda sudah memiliki pengidentifikasi unik untuk informasi dalam tabel, seperti nomor produk yang secara unik mengidentifikasi setiap produk dalam Katalog Anda, gunakan itu, namun hanya jika nilai memenuhi aturan ini untuk kunci utama:

  • Pengidentifikasi akan selalu berbeda untuk setiap catatan. Nilai duplikat yang tidak diperbolehkan di kunci utama.

  • Selalu ada nilai untuk item. Setiap rekaman dalam tabel Anda harus menjadi kunci utama. Jika Anda menggunakan beberapa kolom untuk membuat kunci (seperti bagian keluarga dan bagian angka), kedua nilai harus selalu berada sajikan.

  • Kunci utama adalah nilai yang tidak berubah. Karena tombol direferensikan oleh tabel lain, perubahan apa pun kunci utama dalam satu tabel berarti perubahan ke dalamnya mana pun yang dirujuk. Perubahan sering meningkatkan risiko kesalahan.

Jika Anda tidak memiliki pengidentifikasi jelas, gunakan nomor yang sewenang-wenang dan unik sebagai kunci utama. Misalnya, Anda dapat menetapkan angka unik urutan setiap pesanan untuk tujuan untuk mengidentifikasi urutan.

Tips: Untuk membuat angka unik sebagai kunci utama, tambahkan kolom menggunakan tipe data AutoNumber. Tipe data AutoNumber secara otomatis menetapkan nilai numerik yang unik untuk setiap catatan. Pengidentifikasi tipe ini berisi informasi tidak fakta menjelaskan baris yang mewakili. Itu ideal untuk digunakan sebagai kunci utama karena angka tidak berubah — seperti kunci utama yang berisi fakta-fakta tentang baris, seperti nomor telepon atau nama pelanggan.

Ingin tahu selengkapnya?

Panduan penamaan bidang, kontrol dan objek

Pengenalan tabel

Pelatihan Excel

Pelatihan Outlook

Database terbaik memulai dengan desain struktur yang baik. Dalam video ini, Anda akan mempelajari apa database yang lebih spesifik lagi, database RELASIONAL, yang bisa Anda buat dengan akses. Anda akan mempelajari cara menata database Anda dengan tabel dan cara membuat hubungan antara tabel Anda dengan tombol.

Jadi, apa itu database, tetap? Secara luas, database adalah setiap teratur kumpulan data. Buku masak Anda semua database, dan jadi yang sederhana daftar nama dan nomor telepon di Excel.

Pertanyaan berikutnya: "apa yang membuat database Access yang berbeda? Mengapa saya harus menggunakan itu?" Jawaban struktur tabel RELASIONAL, dan inilah apa yang berarti.

Data Anda diatur menjadi tabel. Tabel yang ditautkan bersama-sama dengan bidang bersama yang disebut tombol.

Tombol melakukan dua hal. Pertama, mereka menetapkan nilai semacam untuk setiap baris dalam tabel. Anda bisa melihat bahwa Lester Baxley memiliki nilai "1" ditetapkan ke namanya dan Patricia White memiliki nilai "2" ditetapkan ke namanya.

Tombol juga menautkan tabel Anda dengan berbagi nilai antara bidang. Misalnya, Anda bisa melihat bahwa nilai kunci Lester tersebut dibagikan dengan dua nomor telepon, dan bahwa membuat tersebut nomor telepon nya. Anda juga bisa melihat tombol tersebut Naomi Barton nilai dibagikan tiga kali, dan nomor telepon tersebut termasuk padanya.

Sekarang, database Anda berisi dua jenis tombol. Nilai kunci berasal dalam bidang ini dan sedang berbagi dalam bidang ini, bidang tujuan. Bidang asalnya disebut kunci utama dan bidang tujuan disebut kunci asing. Tapi hanya memiliki bidang yang ada tidak menautkannya. Anda dapat melakukannya dengan membuat hubungan antara tabel.

Anda mungkin mempertimbangkan, "tunggu kedua, ini terasa terlalu banyak pekerjaan. Mengapa harus saya lakukan ini?" Pertanyaan besar. Pertama, Penyimpanan lebih efisien. Apakah Anda melihat seberapa sering nama diulang di sini?

Dalam struktur relasional, Anda memasukkan sebagian besar data Anda sekali saja. Yang bisa menyimpan banyak ruang. Struktur hubungan juga meningkatkan akurasi, karena ketika Anda memasukkan data lebih dari sekali, Anda mengalami risiko membuat kesalahan.

Sebagai contoh, lihat apa yang terjadi jika Anda salah mengeja nama Naomi Barton. Nomor telepon itu menjadi sulit untuk menemukan dan Anda mungkin tidak menemukan kesalahan. Karena Anda memasukkan sebagian besar data Anda hanya sekali dalam struktur relasional, Anda mengurangi kemungkinan kesalahan. Dan, jika Anda membuat kesalahan, Anda hanya harus memperbaiki di satu tempat.

Struktur hubungan juga cara yang hebat untuk mengambil transaksi. Bergantung pada jenis database Anda, transaksi dapat menunjukkan siswa yang berada di mana kelas, penjualan apa berlangsung atau yang Anda meminjamkan buku untuk.

Jadi, sekarang Anda mengetahui terlebih dahulu tiga langkah dasar dalam desain database. Langkah pertama adalah untuk menangkap semua data yang Anda perlukan untuk menyimpan. Dalam contoh ini, kami perlu nama pelanggan, nomor telepon, dan cara untuk mengkategorikan angka tersebut.

Langkah dua adalah untuk mengidentifikasi semua data yang Anda cenderung ulangi. Seperti nama pelanggan dalam contoh ini.

Akhirnya, langkah ketiga adalah untuk menata data itu ke dalam tabel sendiri.

Tapi apakah Anda melihat data berulang di bidang tipe? Menangkap baik. Anda bisa memilih melanggar data itu ke dalam tabel. Tapi karena ini hanya beberapa nilai, opsi yang lebih baik untuk membuat daftar melihat-up, yang merupakan hanya singkat pilih-daftar nilai.

Menggunakan tabel dan tombol untuk membuat struktur relasional adalah langkah dasar dalam desain database yang bagus. Dengan database relasional di Access, Anda bisa menghemat waktu, menghemat ruang, mengurangi kesalahan dan mengambil transaksi sekitar bit data Anda penting sehingga Anda bisa bekerja secara lebih efisien.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×