Mungkin ada saat-saat ketika Anda ingin mengurutkan data, bukan menurut urutan alfabet atau numerik, tetapi menurut urutan yang ditentukan pengguna (juga disebut urutan kustom atau logika). Misalnya, mengurutkan hari kerja sehingga Senin muncul lebih masuk akal daripada pengurutan dalam urutan alfabet, di mana Hari Jumat muncul terlebih dahulu. Anda bisa mengurutkan data dalam tampilan Lembar Data tabel atau kueri, atau dalam tampilan Formulir formulir.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Mengurutkan jumlah nilai bidang unik yang kecil dan terbatas
Dalam prosedur ini, Anda akan menulis ekspresi yang menggunakan fungsi IIf untuk memberi peringkat judul karyawan.
Pertama, buat tabel yang berisi tiga bidang — Judul, NamaDepan, dan NamaBelakang. Di bidang Judul, masukkan nilai berikut ini untuk empat catatan baru:
-
Inside Sales Coordinator
-
Manajer Penjualan
-
Perwakilan Penjualan
-
Wakil Presiden, Sales
Dalam bidang NamaDepan dan NamaBelakang dari empat catatan, masukkan nama apa pun yang Anda inginkan.
-
Sekarang, buka tabel dalam tampilan Lembar Data.
-
Pada tab Beranda , dalam grup Urutkan & Filter , klik Tingkat Lanjut lalu klik Filter/Urutkan Tingkat Lanjut pada menu pintasan.
-
Tambahkan bidang yang Anda inginkan, seperti NamaDepan, NamaBelakang, dan Judul, ke kisi.
-
Klik kanan baris Bidang di kolom kosong pertama, klik Zoom, lalu ketikkan ekspresi berikut ini:
IIf ([Title] = "Vice President, Sales", 1, IIf ([Title] = "Sales Manager", 2, IIf ([Title] = "Sales Representative", 3, IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator", 4, 5)))))
Judul adalah nama bidang yang berisi nilai yang diberi peringkat. Nilai yang dimasukkan dalam tanda kutip adalah nilai individual yang disimpan dalam bidang. Nilai numerik yang mengikuti adalah peringkat yang ditetapkan padanya. Ekspresi sebelumnya menetapkan peringkat 1 sampai 4 ke empat judul berbeda, dan menetapkan peringkat 5 untuk semua judul lainnya. Saat Anda melakukan pengurutan, judul yang tidak disebutkan dalam ekspresi ini ditetapkan peringkat yang sama (5).
-
Di baris Urutkan untuk kolom yang berisi ekspresi, klik Naik.
-
Pada tab Beranda , dalam grup Urutkan & Filter , klik Alihkan Filter.
Fungsi IIf mengembalikan nilai numerik yang terkait dengan nilai dalam bidang Judul. Misalnya, jika nilai dalam bidang Judul adalah Manajer Penjualan, angka yang ditetapkan adalah 2. Jika ada nilai dalam bidang Judul yang tidak tercantum sebagai argumen dalam fungsi — misalnya, Koordinator Distrik — itu ditetapkan angka 5. Kueri kemudian mengurutkan angka ini dalam urutan naik.
Mengurutkan sejumlah besar nilai bidang unik
Jika Anda memiliki sejumlah besar nilai untuk diberi peringkat, cara yang lebih baik untuk mengurutkan data adalah dengan membuat tabel pencarian.
Anggaplah bahwa tabel Karyawan merujuk ke lebih dari 50 judul yang berbeda. Anda harus membuat tabel pencarian terlebih dahulu dan menyiapkan tabel yang sudah ada untuk mencari tabel baru. Anda lalu menghubungkan kedua tabel dan membuat kueri.
Membuat tabel pencarian dan mengubah tabel yang sudah ada
-
Buat tabel pencarian baru yang akan menyimpan judul. Beri nama tabel tblTitles, dan atur bidang ke tipe data yang ditunjukkan dalam tanda kurung, seperti yang diperlihatkan dalam tabel berikut ini:
TitleID
(AutoNumber)Judul
(Teks)1
Wakil Presiden, Sales
2
Manajer Penjualan
3
Perwakilan Penjualan
4
Inside Sales Coordinator
-
Atur bidang TITLEID sebagai kunci utama.
-
Ubah tabel Karyawan sehingga tabel tersebut mencari tabel tblTitles.
-
Dalam tampilan Desain, ubah nama bidang Judul menjadi ID Judul.
-
Dalam kolom Tipe Data , ubah Tipe Data menjadi Angka.
-
-
Pada tab Umum , di bawah Properti Bidang, ubah Ukuran Bidang menjadi Bilangan Bulat Panjang.
-
Simpan tabel dan abaikan peringatan tentang hilangnya data.
-
Beralih ke tampilan Lembar Data.
-
Mengisi kolom Judul dengan nilai TITLEID yang sesuai dengan nilai judul.
Misalnya, untuk catatan di mana nilai Judul adalah Manajer Penjualan, ketik 2. Untuk Perwakilan Penjualan, ketik 3.
-
Simpan dan tutup tabel.
Menghubungkan dua tabel
-
Pada tab Alat Database, di grup Hubungan, klik Hubungan.
-
Pada tab Desain , dalam grup Hubungan , klik Tambahkan Tabel (atau Perlihatkan Tabel dalam Access 2013).
-
Pilih tblTitles dan Karyawan, dan klik Tambahkan untuk menambahkannya ke jendela Hubungan. Tutup kotak dialog Perlihatkan Tabel.
-
Seret bidang IDJudul dari tabel tblTitles ke bidang ID Judul dalam tabel Karyawan.
Kotak dialog Edit Hubungan akan terbuka.
-
Pastikan bahwa nama bidang yang ditampilkan dalam dua kolom adalah Id Judul, dan juga bahwa kotak Tipe Hubungan menampilkan Satu-Ke-Banyak. Anda bisa mengubah nama bidang, jika perlu.
-
Pilih kotak centang Terapkan Integritas Referensial.
-
Klik Buat untuk membuat hubungan.
Kotak dialog Edit Hubungan tertutup, dan menyimpan perubahan.
-
Tutup tab Hubungan .
Membuat kueri
-
Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.
-
Dalam kotak dialog Tambahkan Tabel (Perlihatkan Tabel dalam Access 2013), klik tab Tabel , klik ganda Karyawan, lalu klik ganda tblTitle.
-
Tambahkan bidang IDPegawai, NamaBelakang, dan NamaDepan dari tabel Karyawan dan bidang Judul dari tabel tblTitles ke kisi desain kueri.
-
Beralih ke tampilan Lembar Data.
