Tips untuk menyiapkan daftar kirim email Anda

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Tidak peduli seberapa pintar pesan email Anda adalah, itu akan berdampak kecil jika Anda mengirim ke orang yang salah.

Semakin Anda menargetkan Anda surat di segmen pelanggan yang cenderung akan tertarik Penawaran tertentu, semakin besar kampanye email tingkat keberhasilan. Merencanakan mencurahkan antara ketiga dan setengah email kampanye waktu dan anggaran untuk menyempurnakan daftar Kirim Anda untuk menargetkan segmen pelanggan yang sesuai.

Anda bisa membatasi daftar Kirim Anda ke nama dan alamat email, atau Anda bisa menyertakan detail selengkapnya tentang masing-masing pelanggan sehingga Anda bisa mengkategorikan pelanggan ke segmen yang masuk akal untuk bisnis Anda.

Dalam artikel ini

Bagaimana cara menggunakan data pelanggan

Membuat daftar kirim

Menggabungkan daftar dari beberapa sumber ke dalam satu daftar

Sempurnakan daftar Penerima

Bagaimana cara menggunakan data pelanggan

Setelah Anda mendapatkan informasi tentang pelanggan dan pelanggan potensial, pelacakan atribut yang mereka memiliki kesamaan bisa sangat berguna. Detail lainnya yang Anda ambil gambarnya dalam daftar Kirim Anda, opsi lainnya yang Anda miliki untuk menargetkan surat Anda.

Tapi pastikan bahwa data detail yang Anda melacak data yang akan Anda gunakan. Lebih kompleksitas Anda tambahkan ke daftar Kirim Anda, lebih banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk mempertahankan daftar Anda.

Misalnya, Anda bisa menggunakan data pelanggan di salah satu cara berikut ini.

  • Email ke pelanggan di lokal khusus     Memfilter daftar Kirim Anda menurut kota atau kode pos, sehingga Anda bisa dengan mudah mengumumkan promosi hanya untuk pelanggan yang tinggal di lokasi tertentu.

  • Menambahkan salam yang dipersonalisasi     Mempersonalisasi Surat dengan menyertakan Penerima pertama atau terakhir nama di baris salam dengan memisahkan nama ke bidang data berbeda judul, nama depandan nama belakang .

  • Fokus pada penerima dari waktu tertentu     Beri tahu pelanggan produk atau layanan yang sesuai untuk tahap tersebut pelanggan kehidupan (seperti perencanaan pensiun di dua puluhan versus perencanaan pensiun di buah mereka) dengan mengumpulkan tanggal lahir pelanggan Anda sebagai lahir tahun (seperti "1945").

    Jika Anda ingin menawarkan hadiah promosi ke semua pelanggan yang ulang tahun yang jatuh pada bulan saat ini, Anda bisa mengumpulkan mereka tanggal lahir sebagai hari, bulan, tahun (seperti "1 Januari 2000").

  • Surat-menyurat terpisah khusus menurut gender     Mengumumkan baris produk baru untuk hanya pria dan wanita hanya dengan menyertakan pelanggan masing-masing gender ("pria" atau "perempuan") dalam daftar Kirim Anda.

  • Gunakan membeli Riwayat     Mengirim pengumuman khusus untuk orang-orang yang telah dibuat pembelian utama terbaru, atau beri tahu pelanggan saat Anda memiliki model merek favorit mereka yang baru. Untuk melakukan ini, Anda perlu melacak riwayat pembelian pelanggan. Anda bisa juga bisa memberi tahu pelanggan tentang produk serupa ("Pelanggan yang membeli item Anda juga menemukan item ini berguna").

Atas halaman

Membuat daftar kirim

Pada dasarnya, daftar kirim adalah file teks yang memisahkan Penerima catatan ke bidang yang umum. Daftar seperti biasanya berupa lembar kerja atau tabel, dengan setiap catatan di dalam barisnya sendiri, dipisahkan ke dalam kolom yang berisi bidang individual data, seperti daftar kirim dasar yang digambarkan di sini.

Daftar kirim dasar dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat.

Daftar kompleks mungkin menyertakan bidang data tambahan, seperti produk ukuran dan warna preferensi, pembelian Riwayat, tanggal lahir, dan gender.

Jika Anda membuat daftar Kirim untuk pertama kalinya, Anda bisa melakukan tanpa meninggalkan Publisher.

Buat daftar Penerima

  1. Pada menu alat , arahkan ke surat-menyurat dan Katalog, dan lalu klik Buat daftar alamat.

  2. Sebelum Anda mulai mengetik informasi untuk daftar Anda, Anda bisa mengkustomisasi bidang dengan menambahkan, menghapus, mengganti nama, atau bidang penataan yang muncul di kotak dialog Daftar alamat yang baru .

    Caranya?

    1. Klik Kustomisasi kolom, dan lakukan salah satu hal berikut:

      • Untuk menambahkan bidang, klik Tambahkan. Dalam kotak dialog Tambahkan bidang , ketikkan nama untuk bidang baru Anda, dan lalu klik OK.

      • Untuk menghapus bidang, pilih bidang di bawah Nama bidang, lalu klik Hapus.

      • Untuk mengganti nama bidang, pilih bidang di bawah Nama bidang, lalu klik ganti nama. Dalam kotak dialog Ganti nama bidang , ketikkan nama baru dalam kotak untuk , dan lalu klik OK.

      • Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin Anda Pindahkan, dan kemudian klik Pindah ke atas atau Pindah ke bawah hingga berada di tempat yang Anda inginkan.

    2. Ulangi langkah-langkah ini hingga Anda selesai merevisi daftar nama bidang, dan lalu klik OK.

  3. Dalam kotak dialog Baru daftar alamat , ketik informasi untuk entri pertama dalam bidang yang relevan (judul, nama depan, nama belakang, dan seterusnya).

  4. Saat Anda selesai memasukkan informasi untuk entri pertama, klik Entri baru atau tekan TAB.

  5. Ulangi langkah 3 dan 4 hingga Anda selesai menambahkan entri.

  6. Klik OK.

  7. Dalam kotak dialog Simpan daftar alamat , ketikkan nama untuk daftar alamat Anda dalam kotak nama File .

    Secara default, daftar alamat yang disimpan di folder saya sumber Data. Sebaiknya terus membuat daftar alamat di sini, karena ini adalah folder default, di mana Microsoft Publisher mencari sumber data.

  8. Klik Simpan.

Atas halaman

Menggabungkan daftar dari beberapa sumber

Jika Anda memiliki atau membeli daftar kirim, Publisher memudahkan untuk menggabungkan dan mengubah daftar pelanggan dari beberapa sumber di Publisher. Anda bisa memilih apa yang terbaik untuk Anda dengan perakitan Publisher daftar Kirim Anda dari setiap kombinasi dari daftar lain yang dibuat di program berikut:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook dengan Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Anda juga bisa menggunakan daftar yang Anda beli, seperti orang-orang dari Microsoft daftar penyusun.

Menentukan daftar untuk menambahkan

  1. Pada menu alat , klik surat menyurat dan Katalog, dan kemudian klik Gabungan email untuk membuka panel tugas Gabungan email .

    Jika publikasi tersambung ke daftar Penerima, verifikasi koneksi, dan lalu klik Edit Daftar Penerima dalam panel tugas Gabungan email . Jika publikasi tidak tersambung ke daftar Penerima yang sudah ada, klik salah satu opsi di bawah buat daftar Penerima, dan kemudian klik berikutnya: membuat atau menyambung ke daftar Penerima.

  2. Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , di bawah Tambahkan ke daftar Penerima, lakukan salah satu hal berikut:

    • Klik pilih daftar yang sudah ada, pilih sumber data di kotak dialog Pilih sumber Data , dan lalu klik buka.

    • Klik pilih dari kontak Outlook (jika Anda diminta untuk memilih profil email, klik profil yang Anda ingin), lalu klik OK. Pilih folder atau daftar distribusi dalam kotak dialog Pilih kontak , dan lalu klik OK.

    • Klik tipe daftar baru, tambahkan entri yang Anda inginkan dalam kotak dialog Baru daftar alamat , dan lalu klik OK.

Mengatasi perbedaan saat menggabungkan daftar

Saat Anda menambahkan satu daftar kirim ke yang lain, satu atau beberapa bidang dalam daftar tambahan mungkin tidak memiliki kecocokan dalam daftar yang sudah ada. Misalnya, daftar alamat yang Anda tambahkan mungkin menyertakan CompanY nama bidang, tapi tidak boleh daftar asli.

Publisher meminta Anda untuk memperbaiki mismatches antar bidang dalam berbagai daftar sumber dengan membuka kotak dialog Tambahkan ke daftar Penerima .

  1. Dalam kotak dialog Tambahkan ke daftar Penerima , pilih bidang yang tidak dicentang di kolom Matched , pilih bidang yang Anda inginkan agar sesuai dalam daftar penerima daftar bidang dengan bidang yang cocok , dan kemudian klik Cocokkan.

  2. Dalam kotak dialog Cocokkan bidang , verifikasi bahwa Anda memilih bidang yang tercantum di bawah cocok dengan bidang daftar Penerima atau pilih lainnya, dan lalu klik OK.

  3. Jika Anda perlu menambahkan bidang baru ke daftar Penerima Anda untuk membuat pertandingan, pilih bidang yang ingin Anda tambahkan di daftar baru (kiri daftar dalam kotak dialog Tambahkan ke daftar Penerima ), klik Tambahkan, dan lalu klik OK. Menambahkan bidang yang diperlihatkan di bawah bidang baru ditambahkan ke daftar Penerima.

    Tips: Menghapus bidang yang ditambahkan dengan memilihnya dalam kotak bidang baru ditambahkan ke daftar Penerima , lalu klik Hapus.

Gambar kotak dialog Tambahkan ke daftar penerima

Bagaimana cara mencocokkan bidang saat Publisher tidak meminta saya untuk?

  • Di Email menggabungkan panel tugas di bawah item lainnya, klik bidang alamat, dan kemudian klik Cocokkan bidang.

Menyimpan pintasan ke daftar gabungan

Anda bisa membuat pintasan ke daftar gabungan untuk digunakan di pengiriman surat lainnya. Setiap kali Anda mengedit entri individual dalam daftar gabungan, entri diedit juga memperbarui di file sumber asli jika file yang tersedia untuk pengeditan. Jika Anda tidak ingin memperbarui file sumber asli, mengekspor daftar Penerima ke file baru.

  1. Di panel tugas Gabungan email (langkah 3: Pilih email menggabungkan Output), di bawah bersiap untuk menindaklanjuti Kirim ini, klik Simpan pintasan ke daftar Penerima.

  2. Dalam kotak dialog Simpan File , ketikkan nama untuk daftar alamat gabungan Anda dalam kotak nama File .

    Secara default, daftar alamat yang disimpan di folder saya sumber Data. Sebaiknya terus membuat daftar alamat di sini, karena ini adalah folder default, di mana Microsoft Office Publisher mencari sumber data.

  3. Klik Simpan.

Atas halaman

Sempurnakan daftar Penerima

Saat bidang dalam berbagai sumber daftar cocok, Semua rekaman muncul di daftar yang sudah ada dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , di mana Anda bisa memfilter, mengurutkan, dan pilih penerima untuk sertakan dalam gabungan email. Pilih kotak centang di samping setiap penerima yang ingin Anda sertakan, dan Kosongkan kotak centang di samping setiap penerima yang ingin Anda keluarkan.

Pilih atau kosongkan semua item

  • Pilih atau kosongkan kotak centang di judul baris.

Memfilter item di dalam daftar

Jika Anda ingin menggunakan hanya entri tertentu dalam daftar Anda, Anda bisa memfilter daftar bidang tertentu atau kriteria. Setelah Anda memfilter daftar, Anda bisa menggunakan kotak centang untuk menyertakan dan tidak menyertakan catatan.

  1. Klik panah di samping judul kolom item yang ingin Anda filter.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Klik (kosong) untuk menampilkan semua catatan di mana bidang terkait kosong.

    • Klik (tidak kosong) untuk menampilkan semua catatan di mana bidang yang bersesuaian berisi informasi.

    • Klik (tingkat lanjut) untuk membuka Filter dan Urutkan kotak dialog, yang bisa Anda gunakan untuk memfilter pada beberapa kriteria.

      Catatan: Anda juga bisa membuka kotak dialog Filter dan Urutkan dengan mengklik Filter di bawah Perbaiki daftar Penerima dalam Penerima gabungan Surat.

  3. Tips: Jika sumber data Anda berisi catatan yang berbagi informasi yang sama, dan ada 10 atau lebih sedikit nilai unik dalam kolom, Anda bisa memfilter informasi spesifik. Misalnya, jika ada beberapa alamat daftar itu Australia sebagai negara atau kawasan Anda, Anda bisa memfilter pada Australia.

  4. Kotak dialog Penerima gabungan Surat menampilkan hanya catatan ditetapkan. Untuk menampilkan semua rekaman kembali, klik (semua).

Mengurutkan item dalam daftar

Jika Anda ingin melihat item dalam urutan alfabet, Anda bisa mengurutkan item dalam daftar Anda. Lakukan salah satu hal berikut ini:

  • Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , klik judul kolom item yang ingin Anda Urutkan.

    Misalnya, jika Anda ingin menampilkan daftar menurut abjad berdasarkan nama belakang, klik judul kolom Nama belakang .

  • Untuk mengurutkan dengan menggunakan beberapa kriteria, klik Urutkan di bawah Perbaiki daftar Penerima dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat . Dalam kotak dialog Filter dan Urutkan , pilih kriteria yang Anda inginkan untuk mengurutkan menurut.

    Klik OK untuk kembali ke panel tugas Gabungan email .

Menemukan duplikat

Untuk mencegah duplikat surat, Anda bisa menemukan dan menghilangkan catatan di daftar Anda gabungan yang paling (tapi tidak semua) bidang cocok.

  1. Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , klik temukan duplikat.

  2. Dalam kotak dialog Temukan duplikat , biarkan dicentang hanya entri yang ingin Anda sertakan, dan lalu klik OK.

Menemukan tertentu Penerima atau grup Penerima surat yang berbagi atribut Umum

Untuk mengidentifikasi individu atau grup orang yang berbagi atribut Umum (seperti nama belakang, kode pos, atau bulan lahir), Anda bisa mencari daftar.

  1. Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , klik temukan Penerima.

  2. Dalam kotak dialog Temukan entri , ketik atribut yang ingin Anda temukan dalam kotak teks Cari , tentukan bidang atau beberapa bidang yang ingin Anda Cari, dan lalu klik Temukan berikutnya.

Atas halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×