Tips untuk mempersonalisasi publikasi Anda

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Sebagian besar pelanggan menghargai sedang diingat di toko dan restoran yang mereka sering — tidak hanya disebut dengan nama, tapi diketahui oleh preferensi mereka. Misalnya, mereka mungkin disambut dengan salah satu hal berikut ini:

"Ingat bagaimana Anda meminta kami untuk memberitahu Anda ketika sampel baru datang? Mereka di sini, dan kami memiliki mereka dalam warna favorit Anda!"

"Saya telah disimpan tabel favorit Anda untuk Anda, dan salmon yang Anda menikmati begitu banyak waktu terakhir pada menu khusus sekarang."

Di artikel ini

Mengapa mempersonalisasi?

Menyiapkan data file

Menambahkan blok alamat dan ucapan

Menambahkan catatan dan hyperlink

Mengapa mempersonalisasi?

Pelanggan biasanya seperti untuk diingat dan membantu — jika karena alasan lain, karena mereka mendapatkan apa yang mereka inginkan lebih cepat dengan cara itu. Jenis pribadi perhatian menyusun pelanggan setia. Bila toko dan restoran melacak tutup minat pelanggan, pelanggan biasanya membalas dengan kembali dan pengeluaran lebih banyak waktu dan uang di sana.

Surat-menyurat bisa bekerja dengan cara yang sama. Saat Anda menyertakan konten dalam kirim yang alamat pelanggan Anda tertentu minat, pelanggan lebih cenderung kemungkinannya.

Mengumpulkan informasi pelanggan yang Anda butuhkan

Jelas, pelacakan masing-masing pelanggan minat dan karakteristik dapat tugas yang rumit. Anda harus mengumpulkan informasi, Simpan di formulir Anda bisa dengan mudah mendapatkan, dan filter untuk karakteristik yang masuk akal untuk bisnis Anda dan yang akan membantu Anda untuk memanfaatkan investasi surat Anda. Lebih akurat Anda bisa mengidentifikasi Pelanggan yang berbagi minat umum, kemungkinan besar laba atas investasi Anda.

Microsoft Office Publisher dapat membantu. Anda bisa memasukkan data pelanggan ke database yang Anda buat secara langsung di Microsoft Publisher atau di program lain, seperti Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Outlook dengan Business Contact Manager, dan Microsoft Office Access. Anda juga bisa menggunakan daftar yang Anda beli, seperti orang-orang dari Microsoft daftar penyusun.

Setelah Anda telah mengumpulkan informasi, Anda bisa menganalisis untuk mencari tahu apa pelanggan terbaik Anda miliki, grup pelanggan dengan afinitas mereka, dan mempersonalisasi surat Anda untuk menarik perhatian ke kepentingan mereka.

Atas Halaman

Menyiapkan data file

Alamat dan informasi pribadi yang Anda tambahkan ke publikasi harus berasal dari tempat. Itulah alasannya langkah pertama dalam mempersiapkan untuk surat menyurat massal untuk membuat file data berisi informasi kontak pelanggan Anda. Untuk file data Anda, Anda bisa menggunakan Microsoft Office Excel lembar kerja, tabel Microsoft Office Word, database Microsoft Office Access, atau bahkan folder kontak Microsoft Office Outlook. Daftar Kirim Anda akan dibuat dari data file.

Ketika Anda membuat data file, Ingatlah hal-hal berikut (saat Anda membaca daftar, lihat gambar berikut ini, yang memperlihatkan kolom di lembar kerja Excel dan bidang gabungan di kedua sisi kartu pos):

  • Tipe informasi dalam kolom     Setiap kolom di data file sesuai dengan salah satu bagian dari informasi yang ingin Anda tambahkan ke publikasi. Jika, misalnya, Anda ingin menambahkan alamat pelanggan dan catatan pribadi ke setiap salinan kartu pos yang Anda cetak, Anda harus memiliki kolom dalam file data untuk nama, alamat jalan, kota, negara bagian, kode pos, dan catatan pribadi.

  • Satu entri per baris     Masing-masing baris dalam data file berisi informasi yang masuk ke satu salinan dari publikasi. Misalnya, Semua informasi di baris 2 dari Excel lembar kerja masuk ke kartu pos yang Anda wakili dalam pengiriman untuk pelanggan 1, Semua informasi di baris 3 menuju ke kartu pos yang Anda wakili dalam pengiriman untuk pelanggan 2, dan lain sebagainya.

  • Menambahkan bidang di publikasi Anda     Untuk menggunakan informasi yang ada di file data Anda, Anda meletakkan bidang di publikasi Anda — satu bidang untuk setiap bagian dari informasi yang Anda inginkan untuk muncul. Misalnya, jika Anda ingin mencetak nama, alamat jalan, kota, negara bagian, kode pos, dan catatan pribadi pada setiap salinan kartu pos, publikasi kartu pos harus berisi bidang untuk setiap potongan informasi.

Kolom di lembar bentang Excel sesuai dengan bidang dalam publikasi kartu pos

Tips: Jika Anda ingin menggabungkan gambar ke publikasi yang Anda ingin email, file data Anda harus menyertakan kolom yang berisi data nama file gambar. Masing-masing baris dalam kolom tersebut harus berisi nama file gambar tertentu, misalnya: Firstphoto.jpg. Jika gambar tidak berada di folder yang sama yang sumber data, menyertakan jalur ke setiap gambar.

Atas Halaman

Menambahkan blok alamat dan ucapan

Alamat tercetak blok pada buletin (bukan label Surat melekat) dan ucapan yang menyertakan nama adalah teknik personalisasi sederhana yang mengindikasikan bahwa Anda kirim dimaksudkan khusus untuk tiap Penerima.

Menambahkan blok alamat yang memiliki nama, alamat, dan informasi lain

  1. Di panel tugas gabungan Surat (langkah 2: menyiapkan publikasi Anda) di bawah item lainnya, klik blok alamat.

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Blok Alamat, klik elemen alamat yang ingin disertakan, lalu klik OK.

    Catatan: Jika nama bidang data di sumber data Anda tidak cocok dengan nama bidang yang Publisher digunakan untuk blok alamat, Anda mungkin perlu klik Cocok dengan bidang dalam kotak dialog Sisipkan blok alamat . Dalam kotak dialog Cocokkan bidang , gunakan daftar turun bawah untuk memilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang Publisher.

Menambahkan baris salam

  1. Di panel tugas gabungan Surat (langkah 2: menyiapkan publikasi Anda) di bawah item lainnya, klik baris salam.

  2. Di kotak dialog Sisipkan baris salam , pilih format baris salam, yang mencakup salam, format nama, dan tanda baca berikut ini. Atau ketik entri baru di setiap kotak teks.

  3. Masukkan teks yang ingin Anda munculkan dalam kasus di mana Publisher tidak bisa menginterpretasikan nama penerima — misalnya, ketika sumber data berisi tidak ada nama depan atau belakang Penerima, tapi hanya nama perusahaan.

  4. Klik OK.

    Catatan: Jika nama bidang data di sumber data Anda tidak cocok dengan nama bidang yang Publisher digunakan untuk baris salam, Anda mungkin perlu klik Cocok dengan bidang dalam kotak dialog Baris salam . Dalam kotak dialog Cocokkan bidang , gunakan daftar turun bawah untuk memilih bidang dari sumber data Anda yang sesuai dengan bidang Publisher.

Menambahkan gambar ke alamat

Anda bisa menambahkan gambar atau foto ke blok alamat, serta untuk setiap area publikasi Anda. Gambar yang diperlihatkan bisa bervariasi agar sesuai dengan kepentingan merek pelanggan, usia, gender atau bidang data lain yang Anda Lacak.

Untuk informasi detail tentang menggabungkan gambar dan menyiapkan file data Anda dengan informasi file gambar, lihat membuat sumber data untuk gabungan surat atau gabungan Katalog.

  1. Dalam publikasi Anda, klik tempat Anda ingin menyisipkan bidang gabungan untuk gambar (misalnya, di samping blok alamat).

  2. Di panel tugas gabungan Surat (langkah 2: menyiapkan publikasi Anda) di bawah item lainnya, klik bidang gambar.

  3. Dalam kotak dialog Sisipkan gambar bidang , pilih bidang yang terkait dengan informasi foto dalam file data Anda, dan lalu klik OK.

    Publisher menyisipkan bidang gabungan dalam bingkai gambar ke publikasi Anda pada titik penyisipan dipilih. Anda bisa mengubah ukuran atau Pindahkan ke bingkai gambar.

Atas Halaman

Menambahkan catatan dan hyperlink

Jika Anda telah menyiapkan file data Anda untuk menyimpan informasi pribadi yang relevan tentang pelanggan Anda, seperti yang diuraikan di Tips untuk menyiapkan daftar kirim email Anda, Anda bisa menggunakan informasi yang dikumpulkan untuk menyampaikan konten yang ditargetkan khusus minat pelanggan Anda. Menyajikan konten yang cocok dengan pelanggan minat adalah bentuk efektif personalisasi. Misalnya, Anda mungkin:

  • Surat-menyurat terpisah khusus menurut gender     Mengumumkan baris produk baru untuk hanya pria dan wanita hanya dengan menyertakan pelanggan masing-masing gender ("pria" atau "perempuan") dalam daftar Kirim Anda, dan lalu memfilter pada masing-masing gender, atau cukup memfilter daftar di entri berbeda di bidang judul ("Tuan" dan "Ms."). Anda bisa menyertakan URL (di cetak) atau link langsung ke halaman Web (dalam email) untuk masing-masing gender yang menguraikan opsi mereka. Untuk melakukan ini, Tambahkan URL yang sesuai untuk setiap catatan dalam sebuah kolom yang ditetapkan untuk tujuan ini.

  • Fokus pada penerima dari waktu tertentu     Beri tahu pelanggan produk atau layanan yang sesuai untuk tahap tersebut pelanggan kehidupan (seperti perencanaan pensiun di dua puluhan versus perencanaan pensiun di buah mereka) dengan mengumpulkan tanggal lahir pelanggan Anda sebagai kelahiran year (seperti "1945").

    Jika Anda ingin menawarkan hadiah promosi ke semua pelanggan yang ulang tahun yang jatuh pada bulan saat ini, Anda bisa mengumpulkan mereka tanggal lahir sebagai hari, bulan, tahun (seperti "1 Januari 2008").

  • Gunakan membeli Riwayat     Mengirim pengumuman khusus untuk orang-orang yang telah dibuat pembelian utama terbaru, atau beri tahu pelanggan saat Anda memiliki model merek favorit mereka yang baru. Jika Anda melacak pembelian tertentu, Anda bisa mengurutkan file data Anda untuk mengidentifikasi merek pembelian riwayat saat Anda menerima pengiriman baru lini produk, atau untuk memberitahu mereka tentang produk-produk terkait pelanggan lain telah membeli ("Pelanggan yang membeli item Anda juga menemukan item ini berguna").

Menambahkan catatan pribadi

Anda bisa mengirim pesan teks yang dikustomisasi ke setiap segmen pelanggan yang dibagikan bunga umum. Untuk melakukannya, tambahkan bidang (atau kolom) ke file data Anda berisi pesan ini, dan lalu tambahkan pesan yang sesuai untuk setiap catatan (atau baris). Anda mungkin mengaitkan pesan tertentu dengan pelanggan yang memiliki jenis kelamin yang sama, yang memiliki usia yang sama atau tanggal lahir, atau siapa yang membuat pembelian 6 bulan sebelumnya. Untuk informasi selengkapnya tentang menyiapkan daftar Kirim Anda, lihat Tips untuk daftar kirim.

  1. Klik kotak teks di publikasi Anda tempat Anda ingin informasi yang dipersonalisasi muncul. Alternatifnya, klik Kotak teks pada menu sisipkan , dan seret persegi dengan ukuran yang Anda inginkan.

    • Jika ada teks dalam kotak teks, dan Anda ingin mengganti teks tersebut, pilih itu, juga.

    • Jika ada teks dalam kotak teks, dan Anda ingin menyimpan teks, tempatkan kursor di tempat Anda ingin menyisipkan pesan pribadi.

  2. Di panel tugas gabungan Surat , klik bidang gabungan yang sesuai dalam kotak Daftar di panel tugas.

Menambahkan hyperlink yang dipersonalisasi

Anda bisa menyertakan hyperlink yang mengarahkan pelanggan Anda ke halaman Web yang alamat tertentu minat atau atribut. Anda bisa menambahkan nama pelanggan atau bidang data lain ke teks hyperlink agar benar-benar pribadi.

  1. Di panel tugas Gabungan email (langkah 2: menyiapkan publikasi Anda), di bawah item lainnya, klik sisipkan hyperlink yang dipersonalisasi.

  2. Dalam kotak dialog Sisipkan Hyperlink yang dipersonalisasi , ketik teks yang Anda inginkan ditampilkan dan alamat situs Web yang Anda ingin penerima untuk masuk ke ketika mereka mengklik hyperlink.

  3. Jika Anda ingin menggunakan bidang data di tampilan teks, klik Tampilkan teks, dan lalu, di kotak Daftar di sebelah kanan, klik bidang data yang ingin Anda Sisipkan.

    Catatan: Jika Anda menyisipkan bidang data, Anda bisa menentukan substitute menampilkan teks dan alamat Web untuk setiap entri kosong yang sesuai dengan bidang data disisipkan. Pilih kotak centang gunakan teks default untuk entri kosong dan gunakan default hyperlink untuk entri kosong , jika diperlukan, dan lalu ketikkan teks pengganti dan alamat Web.

    Gambar kotak dialog Sisipkan Hyperlink yang Dipersonalisasi

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×