Tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Apa yang ingin Anda ketahui?

• Apa itu alur kerja SharePoint?

• Proses apa yang bisa saya otomatisasi dengan menggunakan alur kerja SharePoint?

  • Persetujuan (rute dokumen atau item untuk disetujui atau ditolak)

  • Kumpulkan umpan balik (rute dokumen atau item untuk umpan balik)

  • Kumpulkan tanda tangan (rutekan dokumen, buku kerja, atau formulir untuk tanda tangan digital)

  • Persetujuan sifat (mengelola kedaluwarsa dan penyimpanan dokumen)

  • Tiga-status (melacak masalah, proyek, atau tugas melalui tiga status atau fase)

• Siapa yang bisa menambahkan dan memulai alur kerja SharePoint?

• Bagaimana cara menambahkan dan menjalankan alur kerja SharePoint?

• Bisakah saya membuat alur kerja SharePoint kustom saya sendiri?

• Apa selanjutnya?

Apa itu alur kerja SharePoint?

Anda mungkin sudah tahu apa itu Bagan alur. Ini adalah peta grafis dari suatu proses, dengan instruksi tentang apa yang terjadi di setiap langkah.

Alur kerja SharePoint mirip dengan Bagan alur otomatis yang memerlukan banyak pekerjaan, menebak, dan keacaran dari proses kerja standar Anda.

Misalnya, lihat proses persetujuan dokumen dalam ilustrasi. Menjalankan proses ini secara manual bisa sangat berarti untuk memeriksa dan memantau, meneruskan dokumen dan mengirim pengingat — dan setiap tugas tersebut harus dilakukan oleh Anda atau oleh satu atau beberapa kolega Anda. Itu berarti banyak pekerjaan tambahan dan (mungkin lebih buruk) aliran konstan interupsi.

Tapi saat Anda menggunakan alur kerja persetujuan dokumen SharePoint untuk menjalankan proses, Semua pemeriksaan dan pelacakan serta pengalihan dan penerusan dilakukan oleh alur kerja secara otomatis. Jika seseorang terlambat menyelesaikan tugas, atau jika beberapa hambatan lainnya muncul, sebagian besar alur kerja yang disertakan menghasilkan pemberitahuan untuk memberi tahu Anda mengenakannya. Tidak ada dalam grup yang harus memantau proses — karena dengan alur kerja SharePoint, prosesnya selalu memantau secara proaktif.

Dan menjalankan alur kerja SharePoint sangatlah mudah. Anda hanya memilih tipe alur kerja yang Anda inginkan, menentukan opsi yang akan berfungsi paling baik dalam situasi Anda, lalu biarkan SharePoint diambil alih. Dan tentu saja, Anda dapat membatalkan atau mengakhiri alur kerja Kapan saja.

Atas Halaman

Proses apa yang bisa saya otomatisasi dengan menggunakan alur kerja SharePoint?

Setiap tipe alur kerja yang disertakan dengan SharePoint bertindak seperti Templat. Anda menambahkan versi alur kerja untuk satu daftar atau pustaka, atau untuk keseluruhan kumpulan situs, menggunakan formulir inisiasi untuk menentukan opsi dan pilihan yang Anda inginkan untuk versi ini — siapa alur kerja menetapkan tugas, tenggat waktu tugas, bagaimana cara alur kerja bisa dimulai dan kepada siapa, instruksi akan disertakan dalam pemberitahuan tugas, dan seterusnya.

SharePoint 2010 menyediakan lima tipe alur kerja pra-terprogram

Siapa yang bisa menambahkan dan memulai alur kerja SharePoint?

Untuk menambahkan atau memulai alur kerja, Anda harus memiliki izin yang tepat untuk daftar, pustaka, atau kumpulan situs di mana alur kerja berjalan:

• Untuk menambahkan alur kerja   Secara default, Anda harus memiliki izin Kelola daftar untuk menambahkan alur kerja. (Pemilik grup memiliki izin Mengelola Daftar secara default; Anggota grup dan pengunjung tidak.)

• Untuk memulai alur kerja   Juga secara default, Anda harus mempunyai izin Edit Item untuk memulai alur kerja yang telah ditambahkan. (Grup anggota dan grup pemilik keduanya memiliki izin Edit item secara default; grup pengunjung tidak.)
  Alternatifnya, pemilik dapat memilih untuk mengonfigurasi alur kerja tertentu sehingga mereka bisa dimulai hanya oleh anggota grup pemilik.

Atas Halaman

Bagaimana cara menambahkan dan menjalankan alur kerja SharePoint?

Diagram berikut ini menyediakan tampilan tingkat tinggi dari tahapan dasar untuk merencanakan, menambahkan, menjalankan, dan memodifikasi alur kerja SharePoint. Masing-masing bagian pada setiap langkah yang diikuti.

Rencanakan pastikan bahwa Anda mengetahui opsi mana yang Anda inginkan dan informasi apa yang perlu Anda sediakan saat Anda menggunakan formulir intiasi untuk menambahkan versi alur kerja Anda.

• Pengetahuan    Cari tahu tipe alur kerja yang disertakan yang akan melakukan pekerjaan yang ingin Anda selesaikan.

• Ditambahkan    Isi formulir inisiasi untuk menambahkan versi alur kerja ke daftar, pustaka, atau kumpulan situs.

• Mulai    Mulai alur kerja baru Anda, baik secara manual atau otomatis, pada dokumen atau item lainnya dalam daftar atau pustaka. (Jika Anda memulainya secara manual, Anda akan memiliki kesempatan untuk mengubah beberapa pengaturan formulir Asosiasi alur kerja pada formulir inisiasi singkat.) Saat alur kerja dimulai, membuat tugas, mengirim pesan pemberitahuan, dan mulai melacak tindakan dan acara.

• Monitor    Saat alur kerja berjalan, Anda bisa menampilkan halaman status alur kerja untuk melihat tugas yang sudah selesai dan tindakan lain apa yang telah terjadi. Jika perlu, Anda bisa menyesuaikan tugas saat ini dan yang akan datang dari sini, dan bahkan membatalkan atau mengakhiri alur kerja ini.

• Peninjauan    Saat menjalankan selesai, seluruh sejarahnya dapat ditinjau pada halaman status alur kerja. Juga dari halaman status, laporan statistik kinerja umum alur kerja ini dapat dibuat.

• Mengubah    Jika alur kerja tidak berfungsi seperti yang Anda inginkan, Anda bisa membuka formulir kaitan asli yang Anda gunakan untuk menambahkannya, dan buat perubahan Anda di sana.

Atas Halaman

Bisakah saya membuat alur kerja SharePoint kustom saya sendiri?

Jika Anda membutuhkan lebih banyak fleksibilitas dengan alur kerja bawaan, Anda bisa mengkustomisasinya lebih lanjut dengan alat seperti SharePoint Designer,. Anda juga dapat membuat alur kerja asli Anda sendiri dari awal.

Menggunakan desainer alur kerja, Anda membuat aturan yang mengaitkan kondisi dan tindakan dengan item di daftar dan pustaka SharePoint. Perubahan pada item dalam daftar atau pustaka memicu tindakan dalam alur kerja.

Misalnya, Anda bisa mendesain alur kerja yang meluncurkan alur kerja persetujuan tambahan, jika biaya item melebihi jumlah tertentu.

Anda juga dapat menentukan alur kerja untuk sekumpulan dokumen terkait. Misalnya, jika alur kerja Anda terkait dengan pustaka dokumen, atau apakah difilter ke tipe konten dokumen, sekelompok tindakan kumpulan dokumen kontekstual muncul. Kumpulan dokumen adalah fitur baru di SharePoint Server 2010 yang memperbolehkan sekelompok dokumen untuk diperlakukan sebagai satu kesatuan, sehingga tindakan alur kerja untuk kumpulan dokumen akan berjalan pada setiap item dalam kumpulan dokumen tersebut.

Untuk informasi selengkapnya, lihat pengenalan untuk mendesain dan mengkustomisasi alur kerja.

Atas Halaman

Apa selanjutnya?

Lihat artikel berikut ini untuk instruksi yang lebih mendetail tentang bekerja dengan tipe alur kerja yang disertakan:

• Semua tentang alur kerja Persetujuan

• Semua tentang alur kerja Kumpulkan Umpan Balik

• Semua tentang alur kerja Kumpulkan Tanda Tangan

• Menggunakan alur kerja Tiga-keadaan

Dan jika Anda tertarik untuk membuat kustomisasi tambahan ke salah satu tipe alur kerja dasar yang disertakan — melampaui apa yang bisa Anda lakukan dengan menggunakan formulir Asosiasi, yaitu — atau jika Anda ingin membuat alur kerja asli Anda sendiri dari bawah ke atas, lihat artikel Pengenalan untuk mendesain dan mengkustomisasi alur kerja.

Atas Halaman