Suplemen privasi untuk Microsoft Outlook 2010

Terakhir Diperbarui: 2010 Maret

Menautkan ke gambar dan dokumen lain

Jika Anda memilih untuk membuat link ke gambar, file, sumber data, atau dokumen lain pada hard disk Anda atau di server, jalur ke file tersebut disimpan di item Outlook Anda. Dalam beberapa kasus, link mungkin menyertakan nama pengguna Anda atau informasi tentang server di jaringan Anda. Dalam hal koneksi data, Anda bisa memilih untuk menyimpan nama pengguna atau kata sandi dalam link koneksi data.

Juga, saat Anda menerapkan Skema XML ke sebuah dokumen, jalur ke Skema XML yang Anda buat disimpan ke dokumen tersebut. Dalam beberapa kasus, jalur tersebut mungkin menyertakan nama pengguna Anda.

Pencetakan

Saat Anda mencetak item Microsoft Outlook 2010, lalu simpan item tersebut, Outlook 2010 menyimpan jalur ke printer Anda dengan item. Dalam beberapa kasus, jalur mungkin menyertakan nama pengguna atau nama komputer.

Situs ruang kerja dokumen

Outlook 2010 memungkinkan Anda mengakses situs ruang kerja dokumen di situs Microsoft SharePoint Foundation 2010. Situs ruang kerja dokumen adalah ruang bersama tempat Anda dapat berkolaborasi dengan anggota tim lain pada satu atau beberapa dokumen.

Saat Anda mengakses situs ruang kerja dokumen, Outlook 2010 mengunduh data dari situs ruang kerja dokumen untuk memberi Anda informasi tentang situs tersebut. Data ini mencakup:

  • Nama situs SharePoint Foundation

  • URL atau alamat situs

  • Nama, alamat email, dan tingkat izin pengguna situs

  • Daftar dokumen, tugas, dan informasi lain yang tersedia dari situs

Outlook 2010 juga menyimpan daftar situs SharePoint Foundation yang telah Anda kunjungi di komputer Anda, dalam bentuk cookie. Daftar ini digunakan untuk memberi Anda akses cepat ke situs yang telah Anda kunjungi sebelumnya. Daftar situs yang telah Anda kunjungi tidak diakses oleh Microsoft dan tidak terpapar ke Internet kecuali jika Anda memilih untuk membuat daftar lebih luas tersedia.

Layanan Faks

Layanan faks memungkinkan Anda mengirim Faks melalui internet dan menata Faks yang telah Anda kirim di Outlook 2010. Untuk menggunakan layanan faks, Anda harus mendaftar dengan penyedia layanan faks, terpisah dari Microsoft, yang memproses Faks dan mengirimkannya melalui internet. Microsoft tidak mengumpulkan data apa pun oleh layanan faks.

Saat Anda mendaftar untuk layanan faks, penyedia layanan faks membuat paket pendaftaran yang disimpan oleh penyedia layanan faks dan Outlook 2010. Paket terdiri dari alamat situs web penyedia layanan faks dan "token" mengkonfirmasikan akses Anda ke penyedia layanan faks. Saat Anda mengirim Faks dari program Office, paket registrasi ini ditambahkan ke dokumen.

Anda juga dapat menggunakan layanan faks untuk menghitung harga Faks tanpa mengirimkan Faks. Jika Anda memilih untuk menghitung harga Faks, Outlook 2010 menggunakan koneksi terenkripsi untuk mengirim token pendaftaran Anda, nomor telepon tempat Faks akan dikirim, dan jumlah halaman Faks ke penyedia layanan faks. Microsoft tidak menerima atau menyimpan informasi ini.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 menyediakan berbagi, situs ruang kerja berbasis web di mana Anda bisa berkolaborasi pada dokumen atau rapat.

Saat Anda mengakses situs SharePoint, dengan menggunakan browser web atau program Office apa pun, situs menyimpan cookie ke komputer Anda jika Anda memiliki izin untuk membuat subsitus baru di situs tersebut. Bersama-sama, semua cookie ini membentuk daftar situs yang Anda miliki izinnya. Daftar ini digunakan oleh beberapa program Office untuk memberi Anda akses cepat ke situs yang telah Anda kunjungi sebelumnya.

Daftar situs yang telah Anda kunjungi tidak diakses oleh Microsoft dan tidak terpapar ke Internet kecuali jika Anda memilih untuk membuat daftar lebih luas tersedia.

SharePoint Foundation juga menyimpan daftar lima situs ruang kerja Rapat yang telah Anda gunakan paling baru ke registri sistem Anda. Entri registri berisi nama situs dan URL dari setiap lima situs ini, ID bahasa Templat, ID Templat, nama Templat, dan nama penyelenggara Rapat. Ini memungkinkan Anda melacak situs yang paling sering digunakan dengan mudah.

Di SharePoint Foundation, ketika Anda membuat situs web atau daftar baru, atau menambahkan atau mengundang orang ke situs web atau daftar yang sudah ada, situs menyimpan hal-hal berikut ini untuk setiap orang, termasuk Anda:

  • Nama lengkap

  • Alamat email

ID pengguna ditambahkan ke setiap elemen yang Anda atau pengguna lain Tambahkan atau Ubah situs tersebut di situs. Seperti semua konten di situs SharePoint, hanya administrator dan anggota situs itu yang harus memiliki akses ke informasi ini.

Semua elemen situs SharePoint menyertakan dua bidang: dibuat oleh dan dimodifikasi oleh. Bidang dibuat oleh diisi dengan nama pengguna orang yang semula membuat elemen dan tanggal ketika dibuat. Bidang dimodifikasi oleh diisi dengan nama pengguna orang yang terakhir mengubah dokumen Outlook 2010 dan tanggal Kapan terakhir diubah.

Administrator server tempat situs SharePoint dihosting memiliki akses ke beberapa data dari situs tersebut, yang digunakan untuk menganalisis pola penggunaan situs dan meningkatkan persentase waktu ketika situs tersebut tersedia. Data ini hanya tersedia untuk administrator server dan tidak dibagikan dengan Microsoft kecuali Microsoft hosting situs SharePoint. Data yang secara khusus diambil meliputi nama, alamat email, dan izin setiap orang dengan akses ke situs.

Semua pengguna dengan akses ke situs SharePoint tertentu bisa mencari dan menampilkan semua konten yang tersedia di situs itu.

Pengauditan

Microsoft SharePoint Foundation 2010 menyediakan fitur pengauditan yang memungkinkan administrator untuk menyimpan jejak audit yang andal tentang bagaimana pengguna bekerja dengan konten tertentu.

Saat administrator SharePoint Foundation mengaktifkan fitur audit, server otomatis merekam dalam database konten SharePoint tindakan tertentu yang dilakukan oleh pengguna. Tindakan ini mencakup tampilan, Edit, Check-In, dan Check-Out. Untuk setiap tindakan yang direkam, server merekam data yang mengidentifikasi informasi tentang file, tindakan, dan ID SharePoint pengguna. Tidak ada data yang dikirim ke Microsoft sebagai bagian dari fitur ini.

Fitur ini nonaktif secara default dan hanya tersedia untuk administrator situs SharePoint tempat konten disimpan.

Pesan instan dan pemberitahuan

Outlook 2010 memberi Anda kemampuan untuk mengirim pesan instan dari dalam program itu sendiri dan memberi Anda kemampuan untuk diperingatkan saat orang sedang online atau ketika perubahan tertentu dilakukan pada dokumen atau ruang kerja bersama.

Outlook 2010 bisa menggunakan klien pesan instan untuk memberi Anda kemampuan untuk melihat kehadiran online orang lain dan untuk mengirim pesan ke mereka. Outlook 2010 menyertakan kontrol web yang memungkinkan kehadiran pesan instan ditampilkan di dalam halaman web. Halaman Microsoft SharePoint Foundation 2010 dan halaman Microsoft SharePoint Server 2010 keduanya menggunakan kontrol ini. Tidak satu pun tipe Halaman ini akan mengirimkan kembali data kehadiran ke server web. Kontrol web ini dapat digunakan untuk mengirimkan data kehadiran dari program pesan instan Anda ke server web. Secara default, data kehadiran hanya dapat dikirim ke situs intranet, situs tepercaya, dan situs di komputer lokal.

Merekam makro

Perekaman makro memungkinkan Anda merekam rangkaian tindakan sehingga Anda dapat mereproduksi tindakan di lain waktu. Jika Anda memilih untuk merekam makro, nama pengguna Anda disimpan sebagai komentar dalam kode ketika makro awalnya dibuat. Anda dapat menghapus nama pengguna Anda secara manual dari lokasi ini.

Fitur Outlook

Sebagai manajer informasi pribadi, Outlook 2010 menyimpan email, janji temu, entri kontak dan buku alamat, tugas, catatan apa pun yang Anda buat dengan menggunakan catatan Outlook, dan setiap entri jurnal yang disimpan dalam jurnal Outlook.

Secara default, Semua informasi ini disimpan ke komputer pribadi Anda dan hanya dapat diakses oleh Anda. Namun, Anda memiliki opsi untuk berbagi informasi ini dengan orang lain dengan salah satu cara berikut ini:

  • Anda bisa mengirim pesan email atau permintaan rapat.

  • Anda dapat mengirim atau berbagi kontak atau tugas. Jika Anda mengirim atau berbagi kontak dengan seseorang, Semua informasi yang telah Anda simpan di kontak tersebut dibagikan dengan orang lain.

  • Anda dapat memilih untuk berbagi informasi kalender dengan orang lain di perusahaan Anda atau dengan orang lain di jaringan lain yang bisa berkomunikasi dengan sistem kalender perusahaan Anda, misalnya dengan orang yang memiliki gabungan Microsoft Exchange Server atau Windows Akun Live ID. Anda dapat memilih untuk berbagi kalender dan berapa banyak informasi dari kalender Anda untuk dibagikan. Anda dapat berhenti berbagi kalender Kapan saja.

  • Anda dapat mengirim pesan email terenkripsi dengan tanda tangan digital. Jika Anda menandatangani pesan secara digital, tanda tangan tersebut disimpan dengan pesan. Tanda tangan digital berisi sertifikat digital, yang bisa menyertakan alamat email. Jika Anda menggunakan Exchange Server, Anda juga bisa menerbitkan kunci publik ke komputer server Exchange tersebut.

Integrasi Outlook dengan server Exchange

Saat Anda bekerja dengan server menggunakan Microsoft Exchange Server, Outlook 2010 mengumpulkan statistik kinerja tertentu tentang panggilan prosedur jarak jauh yang telah dikirim oleh Outlook ke server tersebut. Tujuan dari fitur ini adalah untuk memperbolehkan administrator server Exchange untuk menentukan seberapa baik kinerja server mereka.

Panggilan prosedur jarak jauh adalah panggilan dari Outlook 2010 ke server Exchange, meminta server Exchange untuk menjalankan tugas dan mengembalikan hasilnya ke Outlook. Misalnya, Outlook 2010 masalah panggilan prosedur jarak jauh ke server Exchange ketika meminta server Exchange untuk mengirimkan pesan email baru.

Outlook 2010 mengumpulkan statistik pada jumlah panggilan prosedur jarak jauh yang dibuat, jumlah panggilan yang berhasil dan gagal, jumlah panggilan prosedur jarak jauh yang telah dibatalkan, dan jumlah waktu yang diambil setiap panggilan prosedur jarak jauh. Data ini disimpan ke dalam file bernama log kejadian. Tidak ada informasi pribadi yang disimpan dalam log ini. Secara default, log hanya tersedia di komputer pengguna, tetapi administrator jaringan bisa membuat log ini tersedia untuk administrator server Exchange.

Konfigurasi otomatis akun

Outlook 2010 memberi Anda opsi untuk mengonfigurasi kotak surat Outlook Anda secara otomatis untuk mengirim dan menerima pesan email dari server. Untuk mengonfigurasi akun Anda secara otomatis, Anda perlu menyediakan nama pengguna, kata sandi, dan alamat email Anda dalam kotak dialog Tambahkan akun email baru selama dijalankan pertama kali. Untuk mengubah nilai ini, lakukan hal berikut:

  1. Klik tab File.

  2. Klik pengaturan akun.

  3. Klik pengaturan akun, lalu pilih akun yang akan diubah.

Secara default, nama pengguna dan kata sandi Anda dikirim melalui Internet ke server dengan nama domain alamat email yang Anda sediakan. Alternatifnya, Anda dapat memilih untuk mengonfigurasi pengaturan server email secara manual dengan mengklik opsi konfigurasikan pengaturan server secara manual di kotak dialog Tambahkan akun email baru selama dijalankan pertama kali. Untuk mengubah nilai ini, lakukan hal berikut:

  1. Klik tab File.

  2. Klik pengaturan akun.

  3. Klik pengaturan akun, lalu pilih akun yang akan diubah.

Mengirim dan melacak pesan email

Outlook 2010 memberi Anda opsi untuk menerapkan bendera tindak lanjut (ketika menulis pesan baru, klik tindak lanjut di pita) ke pesan email Anda. Bendera ini digunakan untuk melacak dan menindaklanjuti pesan email yang dikirim dan diterima. Data bendera disimpan sebagai bagian dari pesan email dan dalam beberapa kasus mungkin tersedia untuk orang lain kepada siapa Anda meneruskan pesan. Secara default, Microsoft Exchange Server menghapus data bendera sebelum mengirim pesan ke penerima.

Manajemen Hak Informasi

Manajemen hak informasi (IRM) memungkinkan Anda memberi pengguna atau grup tertentu hak untuk mengakses dan mengubah item. Meskipun beberapa kemiripan, IRM tidak sama dengan proteksi dokumen. IRM memungkinkan Anda mengatur izin untuk seluruh item untuk tindakan tertentu, seperti mencetak item atau meneruskan item ke orang lain, serta untuk membaca atau mengedit item.

Saat Anda menyimpan item dengan IRM yang diaktifkan, Outlook 2010 menyimpan ke item daftar setiap pengguna yang memiliki hak atas item tersebut dan apa izin mereka. Informasi ini dienkripsi sehingga hanya pemilik item yang bisa mengakses informasi ini.

Selain itu, item dengan IRM yang diaktifkan berisi lisensi konten. Lisensi konten berisi alamat email, izin, dan informasi autentikasi. Setiap kali ada upaya untuk membuka item dengan IRM yang diaktifkan, Outlook 2010 memeriksa lisensi konten yang disimpan di item terhadap identitas pengguna. Jika pengguna tidak pernah membuka dokumen sebelumnya, Outlook 2010 menghubungi server IRM, memverifikasi identitas pengguna, mengunduh lisensi konten baru untuk pengguna (asalkan pengguna memiliki hak yang diperlukan), dan menyimpan lisensi konten tersebut ke item tersebut.

Pemilik item memiliki opsi untuk menghindari menyimpan lisensi konten ke item. Namun, jika lisensi konten ini tidak disimpan ke item, Outlook 2010 harus menghubungi server IRM setiap kali item dibuka. Jika Outlook 2010 tidak tersambung ke jaringan atau tidak dapat menghubungi server IRM, item tidak bisa dibuka.

Add-in rekan SharePoint Server

Add-in impor kolega Microsoft SharePoint Server membantu menemukan kolega dan subjek yang sering Anda bahas di dalam Outlook 2010 dan menampilkannya di situs saya yang tepercaya di Microsoft SharePoint Server 2010. Untuk membuat daftar kolega Anda mungkin, add-in memindai folder email item terkirim Anda untuk mencari nama dan kata kunci beserta frekuensi nama dan kata kunci tersebut. Daftar diperbarui secara berkala dan disimpan di bawah profil pengguna di komputer lokal Anda. Daftar kolega yang memungkinkan diakses oleh situs saya tambahkan rekan kerja tempat Anda dapat memilih rekan yang ingin Anda tambahkan ke situs saya yang tepercaya. Add-in ini diaktifkan secara default saat Anda menginstal Outlook 2010. Anda dapat memilih untuk menonaktifkan Add-in rekan SharePoint dan mencegah Add-in memindai folder email item terkirim serta mengunggah informasi ke situs saya dengan melakukan hal berikut:

  1. Klik tab File.

  2. Di bawah Bantuan, klik Opsi.

  3. Klik Tingkat Lanjut.

  4. Di bawah lainnya, kosongkan kotak centang Perbolehkan analisis email terkirim untuk mengidentifikasi orang yang sering Anda kirimi email dan subjek yang sering Anda Diskusikan, dan Unggah informasi ini ke situs saya di Microsoft SharePoint Server .

Berbagi informasi di beberapa akun

Anda dapat mengakses beberapa akun dengan Outlook 2010. Misalnya, Anda bisa menggunakan Outlook 2010 untuk mengakses beberapa akun Microsoft Exchange atau akun Windows Live Hotmail Anda menggunakan Outlook Connector. Secara default, akun ini menyimpan datanya secara terpisah, namun berbagi beberapa informasi konfigurasi, seperti pengaturan yang disimpan dalam opsi Outlook. Selain itu, data yang disimpan secara terpisah mungkin digabungkan menjadi satu tampilan di Outlook 2010, misalnya daftar kontak yang Anda kirimi pesan email untuk yang paling sering adalah menyimpan secara terpisah tetapi divisualisasikan dalam satu daftar.

Anda dapat menghentikan Outlook 2010 untuk berbagi informasi apa pun di antara akun dengan mengonfigurasi profil Outlook untuk setiap akun yang Anda akses.

Outlook Mobile Service

Layanan Outlook Mobile (OMS) memungkinkan Anda mengirim pesan layanan pesan singkat (SMS) atau pesan multimedia (MMS) melalui Internet menggunakan Outlook 2010. Jika Anda menggunakan Outlook 2010 dengan akun Microsoft Exchange 2010 yang mendukung pesan SMS/MMS, pesan dikirim melalui akun Exchange. Jika Anda menggunakan Outlook 2010 tanpa akun Exchange atau server Exchange Anda tidak mendukung SMS/MMS, Anda harus mendaftar dengan penyedia layanan pihak ketiga untuk mengirim pesan SMS dan MMS. Microsoft tidak mengumpulkan data apa pun dari fitur ini. Penyedia layanan Anda memproses pesan SMS dan MMS dan mengirimkannya melalui internet atas nama Anda. Microsoft tidak bertanggung jawab atas kebijakan privasi atau praktik penyedia layanan SMS atau MMS pihak ketiga.

Selama proses penyiapan akun OMS, Anda bisa menampilkan daftar penyedia layanan yang mendukung protokol OMS dan menawarkan layanan pesan di kawasan Anda. Setelah memilih penyedia layanan, Anda akan diarahkan ke situs web penyedia layanan untuk menyelesaikan penyiapan akun OMS Anda. Sebagian besar penyedia layanan SMS dan MMS menawarkan layanan mereka dengan biaya, dan mereka menangani semua informasi tagihan.

Outlook 2010 menyimpan alamat layanan web untuk penyedia layanan SMS atau MMS Anda yang digunakan untuk mengirim pesan OMS. Outlook juga dapat menyimpan nama pengguna dan kata sandi untuk penyedia layanan Anda yang digunakan untuk menyambungkan ke layanan. Saat menggunakan fitur OMS di Outlook 2010, pesan (SMS dan MMS) dikirim melalui Internet ke alamat layanan web yang disediakan oleh penyedia layanan dengan nama pengguna dan kata sandi untuk tujuan identifikasi, melalui koneksi Secure Sockets Layer (SSL). Pesan keluar (SMS dan MMS) disimpan di folder Item Terkirim di Outlook 2010.

Outlook Social Connector

Outlook Social Connector memungkinkan Anda menginstal Add-in untuk menyambungkan ke jejaring sosial. Secara default, Outlook memungkinkan Anda menyambungkan ke fitur jejaring sosial di Microsoft SharePoint Server 2010. Anda bisa menggunakan Outlook Social Connector untuk:

  • Simpan nama pengguna dan kata sandi untuk menyambungkan lebih mudah ke jejaring sosial. Jika Anda menyimpan nama pengguna dan kata sandi Anda, mereka disimpan di komputer Anda.

  • Sinkronkan kontak secara otomatis antara Outlook dan jejaring sosial. Untuk menonaktifkan sinkronisasi kontak dari jejaring sosial ke Outlook, lakukan hal berikut:

    1. Pada tab tampilan , di grup panel orang , klik pengaturan akun.

    2. Klik jejaring sosial yang ingin Anda ubah, lalu klik Ubah.

    3. Dalam kotak dialog pengaturan untuk jejaring sosial yang Anda pilih, klik opsi.

    4. Kosongkan kotak centang Unduh kontak dari jejaring sosial .

  • Tampilkan umpan aktivitas dalam Outlook dan Simpan umpan tersebut di Outlook untuk tampilan offline. Secara default, Anda bisa menampilkan item umpan Berita dalam mode offline selama 30 hari. Anda dapat mengubah jumlah item waktu yang dipertahankan untuk menampilkan secara offline dan menghapus item aktivitas dengan melakukan hal berikut:

    1. Pada tab tampilan , di grup panel orang , klik pengaturan akun.

    2. Klik pengaturan.

    3. Kosongkan kotak centang Hapus item aktivitas secara otomatis dari folder umpan setelah: 30 hari atau Ubah jumlah hari ke selain 30.

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×