Ada opsi berbeda yang bisa Anda gunakan saat menyiapkan, bergabung, dan menyajikan dalam Rapat Lync . Praktik terbaik ini membantu Anda mengambil manfaat dari fitur yang membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan menyediakan pengalaman rapat yang menyenangkan.
Menyiapkan Rapat Lync
Menjadwalkan rapat
-
Untuk rapat kecil dan biasa bersama orang-orang di dalam perusahaan Anda, gunakanlah opsi rapat default dan jangan ubah pengaturannya. Ingatlah bahwa opsi default memungkinkan setiap orang menjadi penyaji dan ikut rapat secara langsung.
-
Jika Anda memiliki persyaratan rapat spesifik, misalnya, audiens yang lebih besar, data yang aman atau pelanggan eksternal, pastikan untuk mengubah opsi rapat agar sesuai dengan persyaratan itu. Untuk informasi, lihat Mengatur opsi untuk Rapat Lync.
Catatan:Â Jumlah maksimum peserta rapat adalah 250.
-
Jika Anda memiliki peserta tatap muka dan online, Anda bisa menjalankan Rapat Lync Anda di ruang konferensi. Klik Penemu Ruangan dalam Outlook untuk menemukan dan menambahkan ruang konferensi di gedung yang Anda inginkan. Atau pesan ruangan secara terpisah, dan tambahkan informasi ruangan dalam kotak Lokasi dalam permintaan rapat.
Menunjuk penyaji cadangan
Pilihlah penyaji cadangan, siapa tahu Anda tidak bisa bergabung atau datang terlambat. Penyaji cadangan juga bisa memulai perekaman, membantu dan mengelola audiens, atau memantau pertanyaan yang diajukan dalam rapat sehingga Anda bisa fokus pada presentasi Anda. Ini terutama penting jika Anda mengadakan rapat atau acara besar.
Mengetahui PIN Anda
Sering kali, Anda tidak memerlukan nomor indentifikasi pribadi (PIN) saat Anda menelepon rapat menggunakan telepon. Anda langsung tersambung dan nomor Anda muncul di daftar peserta. Tapi, jika Anda ingin menelepon sebagai pemimpin atau penelepon terautentikasi, Anda akan dimintai PIN Anda dan/atau nomor atau ekstensi kantor.
Catatan:Â Menelepon sebagai penelepon terautentikasi semata berarti bahwa rapat itu aman dan Anda perlu diidentifikasi sebelum ikut rapat.
Ada baiknya agar PIN Anda selalu siap sedia kalau-kalau Anda membutuhkannya. Jika Anda tidak mengingat PIN Anda, klik Lupa PIN Panggilan Masuk Anda? di permintaan rapat dan ikuti instruksi di halaman untuk me-reset.
Menyertakan dokumen atau link pelatihan di dalam permintaan rapat Anda
Jika Anda mengundang peserta yang tidak terbiasa dengan Lync, sertakan dokumen pelatihan Cara penggunaan atau link ke pelatihan Lync dalam permintaan rapat untuk membantu mereka mempelajari tentang fitur rapat sebelum bergabung dalam rapat.
Bergabung dalam Rapat Lync
-
Masukkan ke rapat Anda 10 hingga 15 menit sebelumnya untuk bersiap dan agar Anda memiliki waktu untuk melakukan pemecahan masalah, jika diperlukan.
-
Sebelum rapat, putuskan apakah Anda akan menggunakan audio komputer (Lync audio dan video terintegrasi) atau telepon untuk bagian audio rapat Anda.
-
Jika Anda menggunakan audio komputer, setel perangkat audio dan video, serta periksa kualitasnya. Anda bisa menggunakan mikrofon dan speaker komputer Anda atau memasang headset. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan, menguji, dan memecahkan masalah audio Lync.
-
Jika Anda menggunakan telepon untuk audio rapat, manfaatkan fitur LyncPanggil Saya . Di jendela Gabung dalam Audio Rapat, pilih Panggil saya di, dan ketikkan nomor telepon yang ingin Anda gunakan menerima panggilan. Bila Anda menggunakan fitur ini, Anda tidak akan perlu memasukkan ID atau PIN rapat.
-
Jika memungkinkan, gunakanlah headset, bukan mikrofon dan speaker komputer, untuk mendapatkan kualitas audio yang lebih tinggi.
-
Kualitas audio sangat bergantung pada kondisi jaringan. Gunakan koneksi jaringan berkabel lalu nonaktifkan nirkabel di komputer Anda.
-
Setelah ikut rapat, matikan suara mikrofon jika Anda tidak sedang berbicara.
Menyajikan dalam Rapat Lync
-
Mintalah seorang kolega untuk masuk ke dalam rapat bersama Anda untuk memverifikasi kualitas audio dan visual rapat.
-
Periksa opsi dalam rapat untuk memastikan bahwa Anda sudah mengaktifkan/menonaktifkan fitur audiens yang tepat, seperti izin peserta, menampilkan konten atau izin anotasi.
-
Jika Anda menggunakan PowerPoint:
-
Buatlah slide presentasi Anda sekitar 15 slide atau kurang, dengan font yang lebih besar (di atas 30 poin), dan latar belakang yang sederhana, untuk menghindari gangguan.
-
Unggah presentasi Anda sebelumnya, dan berlatihlah menggunakan kontrol untuk menggerakkan slide atau membuat anotasi. Misalnya, Anda bisa mengindikasikan poin penting menggunakan penunjuk laser atau stempel.
-
Gunakan catatan penyaji untuk membantu Anda mengingat pokok pembicaraan Anda. Lihat Menyajikan slide PowerPoint dalam Rapat Lync untuk informasi selengkapnya.
-
-
Jika Anda berbagi desktop atau program Anda:
-
Ingatlah bahwa ketika Anda sedang membagikan program, hanya program dan file yang Anda bagikan yang dapat dilihat oleh peserta. Jika Anda menelusuri program lain, itu tidak akan terlihat dalam rapat.
-
Gunakan berbagi desktop jika Anda perlu beralih antar program.
-
Klik Pratinjau dalam Rapat Lync untuk melihat apa yang dilihat peserta saat Anda berbagi desktop atau program.
-
Beritahukan kepada audiens Anda tahu bahwa mereka bisa memperluas area tampilan mereka dengan masuk ke mode Penuh.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Berbagi desktop atau program Anda dalam Rapat Lync.
-
-
Luangkan cukup waktu untuk pertanyaan dan beritahu kepada audiens bahwa mereka bisa mengetikkan pertanyaan atau komentar mereka di area pesan instan (IM).
-
Matikan suara Anda saat tidak berbicara, dan pastikan Anda mengetahui cara mematikan atau menyalakan suara peserta jika diperlukan, baik dengan menggunakan perintah nada sentuh Lync dan telepon, jika Anda menggunakan telepon (tekan *1 di tombol angka telepon Anda untuk mendengar perintah).
-
Di awal rapat, ingatkan kepada peserta cara mematikan dan menyalakan suara mereka.
-
Mengadakan rapat Anda dalam ruang konferensi
Ada baiknya memberi diri Anda waktu untuk menyiapkan ruang sebelum rapat Anda dimulai, untuk memastikan Lync disiapkan untuk bekerja dengan perangkat audio dan video ruang.
-
Sambungkan laptop ke proyektor dan telepon ruangan konferensi jika diperlukan.
-
Matikan suara mikrofon dan speaker komputer Anda jika ada gema. Mintalah orang lain di dalam ruangan untuk juga mematikan suara mikrofon dan speaker mereka jika masuk ke Lync.
-
Anda dapat menyambungkan telepon ruangan ke komputer Anda atau menggunakan telepon untuk memanggil masuk ke audio rapat.
-
Jika Anda menggunakan proyektor ruangan, sambungkan kabelnya ke komputer Anda, dan pilih tampilan yang sesuai. Pada keyboard Anda, tekan tombol Windows + P untuk memunculkan layar, lalu klik salah satu opsi berikut:
-
Duplikat, untuk memperlihatkan desktop Anda baik di monitor komputer maupun di proyektor ruangan.
-
Perluas, untuk memperluas desktop Anda dari monitor komputer dan proyektor ruangan.
-
Hanya proyektor, untuk memperlihatkan desktop Anda hanya di proyektor ruangan.
-
Kami merekomendasikan untuk memilih Duplikat agar Anda bisa melihat rapat di layar monitor maupun ruangan.
