Praktik terbaik Outlook: Menulis email yang hebat

Praktik terbaik Outlook: Menulis email yang hebat

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Di artikel ini

Lakukan

Jangan lakukan

Cara menggunakan daftar distribusi dan grup (DLs)

Bagaimana cara menggunakan komentar sebaris

Kapan harus menggunakan Bcc

Mempersiapkan liburan

Lakukan

Aturan berikut akan membantu email Anda terlihat profesional dan membuat pesan Anda tersampaikan.

  1. Baca pesan Anda sebelum mengirimkannya.

  2. Membuat subjek deskriptif dan berorientasi aksi. Misalnya: "Manajer: kirimkan tanggal mundur papan" berisi nama grup dan tindakan sehingga Penerima bisa dengan cepat mengetahui apa yang mereka perlukan. Prefiks berguna lain menyertakan "FYI:" dan "Tindakan diperlukan."

  3. Jika tindakan diperlukan, nyatakan apa Anda inginkan pada baris subjek.

  4. Ubah subjek pesan jika topik percakapan berubah.

  5. Buat semua pesan singkat dan titik.

  6. Tata konten pesan Anda dari paling penting ke kurang.

  7. Pertimbangkan untuk menebalkan informasi penting.

  8. Letakkan item tindakan atau pertanyaan di baris terpisah agar menonjol dan terlihat.

  9. Nama tebal orang saat mengajukan pertanyaan. Misalnya: "Ryan: apa yang status project?" jika Anda menggunakan Outlook 2016 dengan Office 365, Pertimbangkan menggunakan @Mentions.

  10. Membatasi jumlah orang yang Anda kirimi pesan kepada orang yang harus membacanya.

    • Letakkan orang-orang yang harus diberitahu di baris Cc .

    • Letakkan orang-orang yang harus merespons atau mengambil tindakan di baris kepada .

  11. Gunakan tanda tangan saat dibutuhkan, tapi mempertahankan tanda tangan sederhana, singkat, professional, dan jika memungkinkan, bebas dari grafik.

  12. Jika Anda ingin jawaban langsung, jangan kirim email. Telepon atau mengirim pesan instan.

  13. Jika Anda berada di percakapan email yang memiliki lebih dari 10 pesan tanpa resolusi, pertimbangkan panggilan atau menyiapkan Rapat untuk mendiskusikan masalah. Email adalah tidak selalu media yang efisien untuk mengatasi masalah kompleks.

  14. Akui pesan yang memerlukan respons lebih luas. Jika Anda terlalu sibuk untuk merespons dengan jawaban penuh segera, biarkan pengirim tahu bahwa Anda sedang mencari masalah dan akan membalas dengan waktu atau tanggal tertentu. Bendera pesanuntuk mengingatkan Anda sendiri untuk menjawab nanti.

  15. Gunakan sangat penting ( Ikon Sangat Penting di Outlook ) seperlunya.

    Catatan: Bahkan jika Anda telah menyetel aturan kirim tertunda, menandai pesan Sebagai sangat penting menyebabkan untuk dikirim langsung.

  16. Jika Anda mengajukan pertanyaan dan ada beberapa orang yang bisa membalas, pilih hanya satu orang daripada mengirimkan pertanyaan Anda ke grup.

Tombol untuk menulis pesan email baik adalah berempati dengan penerima Anda. Untuk melihat lebih mendalam Etiket email, lihat ini artikel.

Menindaklanjuti: Menandai sedang dikirim

Saat Anda mengirim pesan kepada seseorang yang Anda perlukan jawabannya, lakukan hal berikut ini:

  1. Bendera untuk diri Anda sendiri di kirim.

  2. Mengubah nama tugas email berbendera di bilah harus dilakukan untuk memulai dengan Tindak lanjut.

  3. Tandai pesan dengan kategori @Waiting .

Saat Anda melakukan tiga langkah ini, Anda mengetahui bahwa tindakan berikutnya adalah mengirim pesan lain atau Cari respons.

Tips    Mengingatkan diri Anda untuk mengirim pesan lain yang sering kali lebih efektif daripada menandai pesan dengan bendera untuk penerima Anda. Demikian pula, ketika Anda menjanjikan untuk melakukan sesuatu di pesan, benderai pesan untuk diri Anda sehingga Anda memiliki tugas di bilah harus dilakukan untuk mengingatkan Anda.

Atas halaman

Jangan lakukan

  1. Jangan gunakan alat tulis.

  2. Jangan sertakan manajer Anda di setiap pesan yang dikirim.

  3. Jangan kirim pesan bila Anda sudah angry. Lebih baik untuk menulis, Simpan ke folder draf Anda, dan kembali ke sana nanti.

  4. Jangan mengharapkan balasan yang cepat saat mengirim pesan (lebih dari dua paragraf).

  5. Jangan kirim pesan tindak lanjut kurang dari hari setelah pesan pertama. Jika Anda tidak mendengar kembali di waktu yang tepat, cobalah menggunakan telepon atau pesan instan.

  6. Jangan gunakan Baca tanda terima atau tanda terima pengiriman pada setiap pesan yang dikirim. Gunakan mereka hanya jika Anda tidak yakin apakah Anda penerima akan menerima pesan.

  7. Tidak melampirkan bendera atau sangat penting Ikon Sangat Penting di Outlook ke setiap pesan yang dikirim. Penerima Anda akan mempelajari mengabaikannya.

  8. Jangan gunakan huruf besar semua.

  9. Jangan kirim lampiran — mengirimkan link sebagai gantinya.

  10. Tidak memperluas daftar distribusi atau grup kontak. Memperluas daftar distribusi membuat pesan lebih sulit dibaca dan menyebabkan mereka untuk masuk ke folder email yang salah.

  11. Jangan gunakan sarkasme. Humor Anda mungkin salah memahami.

  12. Tidak menulis sesuatu Anda tidak ingin setiap orang di perusahaan Anda untuk membaca. Anda tidak mengetahui tempat pesan email Anda mungkin berakhir.

  13. Jangan gunakan huruf sambung atau tinggi font yang sulit dibaca.

  14. Jangan gunakan font merah, karena sulit dibaca dan dapat ditafsirkan sebagai sangat penting.

  15. Jangan kirim Balasan kepada semua ke daftar distribusi atau hubungi grup untuk meminta dihapus. Sebelumnya.

Atas halaman

Aturan untuk grup kontak dan daftar distribusi (DLs)

  • Jika Anda merespons ke grup kontak besar, ikuti semua email Dos dan tidak boleh dilakukan.

  • Jika Anda memerlukan informasi selengkapnya dari satu orang atau menyelidiki masalah secara terpisah, merespons daftar distribusi seluruh untuk memungkinkan orang mengetahui bahwa Anda membalas dan lalu membalas individu secara terpisah. Pastikan untuk merespons daftar distribusi setelah masalah telah diatasi dengan resolusi. Melakukannya memungkinkan resolusi akan menjadi referensi oleh orang lain di daftar distribusi.

Cara mengarahkan ulang orang-orang

Jika seseorang mengirim pesan ke daftar distribusi yang Anda menjadi anggota, dan pesan yang lebih baik dijawab oleh orang lain atau daftar distribusi lain, lakukan hal berikut:

  1. Balas dengan daftar distribusi benar atau orang pada baris kepada .

  2. Balasan dikirim ke daftar distribusi benar atau orang.

  3. Jangan daftar distribusi asli di baris Bcc karena pesan Anda tidak bisa difilter menurut aturan orang lain. Sebaliknya, biarkan daftar distribusi pada baris kepada atau Cc .

Cara agar dihapus dari DL

Jika Anda menerima email dari daftar distribusi yang tidak diinginkan harus, mengirim pesan ke administrator jaringan Anda atau ke pemilik daftar distribusi dan mintalah dihapus. Tidak membalas ke daftar distribusi seluruh. Untuk menemukan daftar DL pemilik, klik ganda nama daftar distribusi.

Atas halaman

Cara menggunakan komentar sebaris

Menambahkan komentar sebaris ke email Anda menerima merupakan cara yang mudah untuk menjawab pertanyaan dan respons langsung ke masalah. Ini dianggap praktik terbaik untuk melakukan hal berikut:

  1. Di pesan Anda, sebutkan bahwa Anda menggunakan komentar sebaris. Misalnya, sertakan tulisan "Lihat komentar tambahan di bawah ini."

  2. Bedakan teks Anda dari pesan aslinya. Beberapa saran antara lain:

    • Mengubah warna font

    • Menyisipkan nama atau inisial Anda dalam tanda kurung, misalnya, [Melissa], [MM]

    • Mengubah font menjadi tebal atau miring atau keduanya

  3. Jangan menghapus apa pun yang tidak Anda tulis.

Gambar
Gambar 1 contoh komentar sebaris dalam pesan Outlook

Gambar 1 contoh komentar sebaris dalam pesan Outlook

Atas halaman

Kapan harus menggunakan Bcc

Gunakan fitur Bcc untuk menghapus orang dari sebuah percakapan email saat Anda menganggap bahwa mereka tidak lagi membutuhkan email lanjutan atau jika topik telah berubah.

Misalnya, jika Anda adalah salah satu dari lima orang yang menerima pertanyaan dan Anda ingin menjawab, memindahkan empat orang lain Bcc garis dan negara bagian sesuatu seperti "Bcc'ing Joe, Jeff, James dan Jennifer. Berikut ini adalah jawaban …" Pesan yang akan datang akan antara hanya Anda dan pengirim asli.

Jangan gunakan Bcc untuk memungkinkan pihak ketiga (seperti manajer Anda) mengetahui tentang pesan sensitif. Penerima Bcc mungkin tidak menyadari bahwa ia telah menerima Bcc dan mungkin merespons setiap orang, memperlihatkan bahwa ia diterima Bcc. Ini mungkin tampil sebagai licik perilaku Anda.

Daripada menggunakan Bcc untuk menginformasikan masalah pihak ketiga, Teruskan pesan tersebut setelah Anda mengirimkannya.

Atas halaman

Mempersiapkan liburan

Jika Anda menggunakan Outlook dengan Office 365, akun Outlook.com, Hotmail.com, atau Live.com, atau akun Microsoft Exchange, Anda bisa menyiapkan sebuah pesan di luar kantor untuk memungkinkan orang-orang di dalam organisasi Anda tahu bahwa Anda sudah tidak ada.

Sebagai cara terbaik, mengikuti nasihat di menambahkan waktu berada di kantor ke kalender Outlook rekan kerja.

Jika Anda atau administrator Anda telah membuat kalender bersama liburan, pastikan untuk memposting liburan Anda ada di sana. Jika semua orang menggunakan kalender bersama, Anda tidak perlu mengirim permintaan Rapat terpisah untuk memperbolehkan setiap orang yang tahu Anda, seperti artikel yang direferensikan sebelumnya menunjukkan, tapi pesan email yang bisa bertindak sebagai pengingat yang baik.

Tentang penulis

Patricia Eddy adalah penulis konten utama untuk Outlook. Patricia Eddy adalah penulis konten utama untuk Outlook Desktop. Ia adalah MVP Outlook mantan dan penulis beberapa buku pada versi Outlook yang sangat lama. Dia tinggal di Seattle mana dia menikmati membaca dan bermain gitar.

Atas halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×