Praktik terbaik Outlook: Menulis email yang hebat

Praktik terbaik Outlook: Menulis email yang hebat

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Dalam artikel ini

Lakukan

Jangan lakukan

Cara menggunakan daftar distribusi dan grup (DLs) kontak

Cara menggunakan komentar sebaris

Kapan harus menggunakan Bcc

Mempersiapkan liburan

Lakukan

Aturan berikut akan membantu email Anda terlihat profesional dan menyampaikan pesan Anda.

  1. Baca pesan Anda sebelum mengirimkannya.

  2. Buat subjek deskriptif dan berorientasi tindakan. Misalnya: "Manajer: Silakan kirim tanggal Anda Retreat papan" berisi nama grup dan tindakan sehingga Penerima dapat langsung mengetahui apa yang mereka perlukan. Prefiks berguna lainnya menyertakan "FYI:" dan "Tindakan diperlukan."

  3. Jika tindakan diperlukan, nyatakan apa Anda inginkan pada baris subjek.

  4. Ubah subjek pesan jika topik percakapan berubah.

  5. Buat semua pesan singkat dan tidak bertele-tele.

  6. Tata konten pesan Anda dari paling penting ke kurang.

  7. Pertimbangkan untuk menebalkan informasi penting.

  8. Letakkan item tindakan atau pertanyaan di baris terpisah agar menonjol dan terlihat.

  9. Nama tebal orang saat mengajukan pertanyaan. Misalnya: "Ryan: apa status project?" Jika Anda menggunakan Outlook 2016 dengan Office 365, Pertimbangkan menggunakan @Mentions.

  10. Batas jumlah orang yang Anda kirimi pesan ke orang yang harus membacanya.

    • Letakkan orang yang harus diberitahu di baris Cc .

    • Letakkan orang yang harus merespons atau mengambil tindakan pada ke baris.

  11. Gunakan tanda tangan saat dibutuhkan, tapi mempertahankan tanda tangan sederhana, singkat, professional, dan jika memungkinkan, bebas dari grafik.

  12. Jika Anda menginginkan respons yang langsung, jangan kirim email. Telepon atau kirim pesan instan.

  13. Jika Anda berada di percakapan email yang memiliki lebih dari 10 pesan tanpa resolusi, pertimbangkan untuk melakukan panggilan atau menyiapkan Rapat untuk membahas masalah. Email tidak selalu menjadi medium yang efisien untuk mengatasi masalah yang kompleks.

  14. Nyatakan pesan membutuhkan balasan yang lebih ekstensif. Jika Anda terlalu sibuk untuk segera menjawab dengan jawaban lengkap, beritahu pengirim bahwa Anda sedang menangani masalah ini, dan akan merespons pada waktu atau tanggal tertentu. Bendera pesanuntuk mengingatkan Anda sendiri untuk membalas nanti.

  15. Gunakan sangat penting ( Ikon Sangat Penting di Outlook ) seperlunya.

    Catatan: Bahkan jika Anda telah menyiapkan aturan tertunda kirim, menandai pesan Sebagai sangat penting menyebabkan untuk dikirim langsung.

  16. Jika Anda mengajukan pertanyaan dan ada beberapa orang yang bisa merespons, pilih hanya satu orang daripada mengirimkan pertanyaan Anda ke grup.

Tombol untuk menulis pesan email baik adalah berempati dengan penerima Anda.

Menindaklanjuti: Menandai sedang dikirim

Saat Anda mengirim pesan kepada seseorang yang Anda perlukan jawabannya, lakukan hal berikut ini:

  1. Bendera untuk diri Anda sendiri pada kirim.

  2. Mengubah nama tugas email berbendera di bilah harus dilakukan untuk memulai dengan Tindak lanjut.

  3. Tandai pesan dengan kategori @Menunggu.

Saat Anda melakukan tiga langkah ini, Anda mengetahui bahwa tindakan berikutnya adalah mengirim pesan lain atau Cari respons.

Tips    Mengingatkan diri Anda untuk mengirim pesan lain seringkali lebih efektif daripada membenderai pesan untuk penerima. Demikian pula, saat Anda berjanji untuk melakukan sesuatu dalam pesan, benderai pesan untuk diri sendiri agar tugas ada dalam Bilah Harus Dilakukan untuk mengingatkan Anda.

Atas Halaman

Jangan lakukan

  1. Jangan gunakan alat tulis.

  2. Jangan sertakan manajer Anda di setiap pesan yang dikirim.

  3. Jangan kirim pesan bila Anda sudah angry. Agar lebih bagus menulisnya, simpan pesan ke folder draf Anda, dan kembali lagi nanti.

  4. Jangan mengharapkan balasan yang cepat saat mengirim pesan (lebih dari dua paragraf).

  5. Jangan kirim pesan tindak lanjut kurang dari sehari setelah pesan pertama. Jika Anda tidak mendengar kembali di waktu yang tepat, cobalah menggunakan telepon atau pesan instan.

  6. Jangan gunakan Baca tanda terima atau tanda terima pengiriman pada setiap pesan yang dikirim. Gunakanhanya jika Anda tidak yakin apakah penerima Anda akan menerima pesan tersebut.

  7. Tidak melampirkan bendera atau sangat penting Ikon Sangat Penting di Outlook ke setiap pesan yang dikirim. Penerima Anda akan belajar mengabaikannya.

  8. Jangan gunakan huruf besar semua.

  9. Jangan kirim lampiran — mengirimkan tautan sebagai gantinya.

  10. Tidak memperluas daftar distribusi atau grup kontak. Memperluas daftar distribusi membuat pesan lebih sulit dibaca dan menyebabkan mereka untuk masuk ke folder email yang salah.

  11. Jangan gunakan sarkasme. Humor Anda mungkin dianggap.

  12. Tidak menulis sesuatu Anda tidak ingin semua orang di perusahaan Anda untuk membaca. Anda tidak tahu tempat pesan email Anda mungkin berakhir.

  13. Jangan gunakan huruf sambung atau sangat artistik font yang sulit dibaca.

  14. Jangan gunakan font merah, karena sulit dibaca dan dapat ditafsirkan sebagai sangat penting.

  15. Tidak mengirim Balasan ke semua ke daftar distribusi atau hubungi grup meminta untuk dihapus. Jangan pernah.

Atas Halaman

Aturan untuk grup kontak dan daftar distribusi (DLs)

  • Jika Anda merespons ke grup kontak besar, ikuti semua email Dos dan tidak boleh dilakukan.

  • Jika Anda membutuhkan informasi selengkapnya dari satu atau sedang menyelidiki masalah secara terpisah, respons ke daftar distribusi seluruh agar semua orang tahu bahwa Anda merespons dan lalu membalas individu secara terpisah. Pastikan untuk merespons ke daftar distribusi setelah masalahnya sudah diatasi dengan resolusi.Melakukannya memungkinkan resolusi dirujuk oleh orang lain di daftar distribusi.

Cara mengarahkan ulang orang-orang

Jika seseorang mengirim pesan ke daftar distribusi yang Anda menjadi anggota, dan pesan yang lebih baik dijawab oleh orang lain atau daftar distribusi yang lain, lakukan hal berikut:

  1. Membalas dengan daftar benar distribusi atau orang di baris untuk .

  2. Memiliki balasan dikirim ke daftar distribusi benar atau orang.

  3. Jangan memasukkan daftar distribusi asli di baris Bcc karena pesan Anda tidak bisa difilter oleh orang lain aturan. Suka, biarkan daftar distribusi di baris kepada atau Cc .

Cara agar dihapus dari DL

Jika Anda menerima email dari daftar distribusi yang tidak ingin menyala, mengirim pesan ke administrator jaringan Anda atau ke pemilik daftar distribusi dan mintalah dihapus. Jangan membalasnya ke daftar distribusi seluruh. Untuk menemukan daftar DL pemilik, klik ganda nama daftar distribusi.

Atas Halaman

Cara menggunakan komentar sebaris

Menambahkan komentar sebaris ke email Anda menerima adalah cara yang mudah untuk menjawab pertanyaan dan langsung merespons masalah. Yang dianggap sebagai cara terbaik adalah seperti berikut ini:

  1. Di pesan Anda, sebutkan bahwa Anda menggunakan komentar sebaris. Misalnya, sertakan tulisan "Lihat komentar tambahan di bawah ini."

  2. Bedakan teks Anda dari pesan aslinya. Beberapa saran antara lain:

    • Mengubah warna font

    • Pra-tertunda nama atau inisial Anda dalam tanda kurung, misalnya, [Melissa], [MM]

    • Mengubah font menjadi tebal atau miring atau keduanya

  3. Jangan menghapus apa pun yang tidak Anda tulis.

Gambar

Atas Halaman

Kapan harus menggunakan Bcc

Gunakan fitur Bcc untuk menghapus orang dari percakapan email saat Anda menganggap bahwa mereka tidak lagi membutuhkan email lanjutan atau jika topik telah berubah.

Misalnya, jika Anda salah satu dari lima orang yang menerima pertanyaan dan Anda ingin menjawab itu, memindahkan empat orang lain untuk Bcc garis dan negara sesuatu seperti "Bcc'ing Joe, Jeff, James, dan Jennifer. Berikut adalah jawaban …" Pesan mendatang kemudian akan antara hanya Anda dan pengirim asli.

Jangan menggunakan Bcc untuk memungkinkan pihak ketiga (seperti manajer Anda) tahu tentang pesan sensitif. Penerima Bcc tidak mungkin menyadari bahwa ia telah menerima Bcc dan mungkin merespons ke semua orang, memperlihatkan bahwa mereka menerima Bcc. Ini mungkin menemukan sebagai licik perilaku pada bagian Anda.

Daripada menggunakan Bcc untuk menginformasikan pihak ketiga masalah, Teruskan pesan tersebut setelah Anda mengirimkannya.

Atas Halaman

Mempersiapkan liburan

Jika Anda menggunakan Outlook dengan Office 365, akun Outlook.com, Hotmail.com atau Live.com, atau akun Microsoft Exchange, Anda bisa menyiapkan sebuah pesan di luar kantor untuk mengizinkan orang-orang di dalam organisasi Anda tahu bahwa Anda sedang tidak berada.

Sebagai praktik terbaik, mengikuti nasihat di menambahkan waktu menjauh dari kantor ke rekan kerja Outlook kalender.

Jika Anda atau administrator Anda telah membuat kalender bersama liburan, pastikan untuk memposting liburan Anda ada di sana. Jika semua orang menggunakan kalender bersama, Anda tidak perlu mengirimkan permintaan Rapat terpisah untuk memberi tahu Anda sedang tidak di tempat, sebagai menyarankan artikel yang direferensikan sebelumnya, tapi pesan email yang bisa bertindak sebagai pengingat baik semua orang.

Tentang penulis

Patricia Eddy adalah calon prospek penulis konten untuk Outlook. Patricia Eddy adalah calon prospek penulis konten untuk Outlook Desktop. Dia adalah MVP Outlook mantan dan penulis beberapa buku pada versi Outlook yang sangat lama. Ia berada di Seattle mana dia menikmati membaca dan bermain gitar.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×