Pertimbangan desain untuk memperbarui data

Database yang didesain dengan baik tidak hanya membantu memastikan integritas data, tetapi lebih mudah dipelihara dan diperbarui. Database Access bukan file dalam arti yang sama seperti dokumen Microsoft Word atau dek slide Microsoft PowerPoint. Sebagai gantinya, ini adalah kumpulan objek — tabel, formulir, laporan, kueri, dan seterusnya — yang harus bekerja sama agar berfungsi dengan baik.

Pengguna memasukkan data terutama melalui kontrol. Apa yang Anda lakukan dengan kontrol tertentu bergantung pada kumpulan tipe data untuk bidang tabel yang mendasari, setiap properti yang diatur untuk bidang itu, dan properti yang diatur untuk kontrol. Terakhir, pertimbangkan menggunakan teknik database tambahan seperti validasi, nilai default, daftar dan pencarian, dan pembaruan bertingkat. 

Untuk informasi selengkapnya tentang memperbarui data dari titik pengguna, lihat cara menambahkan, mengedit, dan menghapus rekaman.

Di artikel ini

Bagaimana desain database mempengaruhi entri data

Informasi yang Anda simpan dalam database disimpan dalam tabel, yang berisi data tentang subjek tertentu, seperti aset atau kontak. Setiap catatan dalam tabel berisi informasi tentang satu item, seperti kontak tertentu. Catatan terdiri dari bidang, seperti nama, alamat, dan nomor telepon. Rekaman biasanya disebut baris, dan bidang biasanya disebut kolom. Objek ini harus mematuhi sekumpulan prinsip desain atau database yang akan berfungsi baik atau gagal sama sekali. Sebaliknya, prinsip desain tersebut mempengaruhi cara Anda memasukkan data. Pertimbangkan hal berikut ini:

  • Tabel    Access menyimpan semua data dalam satu atau beberapa tabel. Jumlah tabel yang Anda gunakan tergantung pada desain dan kompleksitas database. Meskipun Anda mungkin melihat data dalam formulir, laporan, atau hasil yang dikembalikan oleh kueri, Access hanya menyimpan data dalam tabel dan objek lainnya dalam database dibangun di atas tabel tersebut. Setiap tabel harus didasarkan pada satu subjek. Misalnya, tabel informasi kontak bisnis seharusnya tidak berisi informasi penjualan. Jika tidak, menemukan dan mengedit informasi yang benar dapat menjadi sulit, jika tidak mustahil.

  • Tipe data    Biasanya, setiap bidang dalam tabel hanya menerima satu tipe data. Misalnya, Anda tidak bisa menyimpan catatan dalam kumpulan bidang untuk menerima angka. Jika Anda mencoba memasukkan teks di bidang tersebut, Access menampilkan pesan kesalahan. Namun, itu bukan aturan yang sulit dan cepat. Misalnya, Anda bisa menyimpan angka (seperti kode pos) dalam bidang yang diatur ke tipe data teks pendek, tapi Anda tidak bisa melakukan penghitungan pada data tersebut karena Access menganggapnya sebagai teks.

    Dengan beberapa pengecualian, bidang dalam catatan hanya akan menerima satu nilai. Misalnya, Anda tidak dapat memasukkan lebih dari satu alamat dalam bidang alamat. Ini berlawanan dengan Microsoft Excel, yang memungkinkan Anda memasukkan beberapa nama atau alamat atau gambar dalam satu sel kecuali Anda menyetel sel tersebut untuk menerima tipe data terbatas. 

  • Bidang multinilai    Access menyediakan fitur yang disebut bidang multifvaluasi untuk melampirkan beberapa bagian data ke satu catatan, dan untuk membuat daftar yang menerima beberapa nilai. Anda selalu bisa mengidentifikasi daftar yang memiliki beberapa nilai karena Access menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar. Misalnya, Anda bisa melampirkan tumpukan slide Microsoft PowerPoint dan sejumlah gambar ke rekaman dalam database Anda. Anda juga dapat membuat daftar nama dan memilih sebanyak mungkin nama yang diperlukan. Penggunaan bidang multifvaluasi mungkin terlihat melanggar aturan desain database karena Anda bisa menyimpan lebih dari satu bidang data per tabel. Tetapi Access memberlakukan aturan "di balik layar," dengan menyimpan data dalam tabel khusus dan tersembunyi.

  • Menggunakan formulir    Anda biasanya membuat formulir ketika Anda ingin membuat database lebih mudah digunakan, dan untuk membantu memastikan bahwa pengguna memasukkan data secara akurat. Cara Anda menggunakan formulir untuk mengedit data bergantung pada desain formulir. Formulir dapat berisi sejumlah kontrol, seperti daftar, kotak teks, tombol, dan bahkan lembar data. Secara bergiliran, setiap kontrol pada formulir membaca data dari bidang atau menulis data ke bidang tabel yang mendasari.

Untuk informasi selengkapnya, lihat dasar-dasar desain database dan Buat tabel dan tambahkan bidang.

Atas Halaman

Mengatur nilai default untuk bidang atau kontrol

Jika sejumlah besar catatan berbagi nilai yang sama untuk bidang tertentu, seperti kota atau negara/kawasan, Anda bisa menghemat waktu dengan mengatur nilai default untuk kontrol yang terikat ke bidang tersebut atau bidang itu sendiri. Saat Anda membuka formulir atau tabel untuk membuat catatan baru, nilai default Anda muncul di bidang tersebut.

Dalam tabel

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas tampilan, pilih bidang.

  3. Di bagian bawah tampilan, pilih tab umum .

  4. Atur properti nilai default ke nilai yang Anda inginkan.

Dalam formulir

  1. Buka formulir dalam tampilan tata letak atau desain.

  2. Klik kanan kontrol yang ingin Anda kerjakan, lalu klik properti.

  3. Pada tab data , atur properti nilai default ke nilai yang Anda inginkan.

Atas Halaman

Menggunakan aturan validasi untuk membatasi data

Anda dapat memvalidasi data di database desktop Access selagi memasukkannya dengan menggunakan aturan validasi. Aturan validasi dapat diatur di desain tabel atau tampilan lembar data tabel. Terdapat tiga tipe aturan validasi di Access:

  • Aturan validasi bidang    Anda bisa menggunakan aturan validasi bidang untuk menentukan kriteria yang harus dipenuhi oleh nilai bidang yang valid. Anda tidak diperbolehkan menentukan bidang saat ini sebagai bagian dari aturan kecuali jika menggunakan bidang dalam fungsi. Pembatasan terkait tipe karakter yang akan dimasukkan dalam bidang akan lebih mudah dilakukan dengan Masker Input. Misalnya, bidang tanggal mungkin memiliki aturan validasi yang melarang nilai di masa lalu.

  • Aturan validasi rekaman    Anda bisa menggunakan aturan validasi rekaman untuk menentukan kondisi yang harus dipenuhi oleh semua catatan yang valid. Anda dapat membandingkan nilai di seluruh bidang yang berbeda menggunakan aturan validasi data. Misalnya, catatan dengan dua bidang tanggal mungkin mengharuskan bahwa nilai dari satu bidang selalu mendahului nilai dari bidang lainnya (misalnya, StartDate sebelum tanggal akhir).

  • Validasi pada formulir    Anda dapat menggunakan properti aturan validasi kontrol pada formulir untuk menentukan kriteria yang semua nilai input ke kontrol tersebut harus memenuhi. Properti kontrol Aturan Validasi berfungsi seperti aturan validasi bidang. Biasanya, Anda menggunakan aturan validasi formulir dan bukan aturan validasi bidang jika aturan tersebut hanya untuk formulir tersebut, bukan untuk tabel di mana pun aturan digunakan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat membatasi input data menggunakan aturan validasi.

Atas Halaman

Bekerja dengan bidang nilai dan pencarian

Ada dua tipe data daftar di Access:

  • Daftar nilai    Ini berisi sekumpulan nilai berkode keras yang Anda masukkan secara manual. Nilai berada di properti sumber baris bidang.

  • Bidang pencarian    Ini menggunakan kueri untuk mengambil nilai dari tabel lain. Properti sumber baris dari bidang berisi kueri dan bukan daftar nilai yang dikode. Kueri mengambil nilai dari satu atau beberapa tabel dalam database. Secara default, bidang pencarian menyajikan nilai tersebut kepada Anda dalam bentuk daftar. Bergantung pada cara Anda mengatur bidang pencarian, Anda dapat memilih satu atau beberapa item dari daftar tersebut.

    Catatan    Bidang pencarian bisa membingungkan pengguna Access baru karena daftar item muncul di satu lokasi (daftar yang dibuat oleh Access dari data dalam bidang pencarian), tapi data bisa berada di lokasi lain (tabel yang berisi data).

Secara default, Access menampilkan data daftar dalam kontrol kotak kombo, meskipun Anda bisa menentukan kontrol kotak daftar. Kotak kombo terbuka untuk menyajikan daftar, lalu ditutup setelah Anda membuat pilihan. Kotak Daftar, sebaliknya, tetap terbuka sepanjang waktu.

Untuk mengedit daftar, Anda juga bisa menjalankan perintah Edit item daftar atau Anda bisa mengedit data secara langsung di properti sumber baris dari tabel sumber. Saat Anda memperbarui data dalam bidang pencarian, Anda memperbarui tabel sumber.

Jika properti tipe sumber baris dari kotak Daftar atau kotak kombo Anda diatur ke Daftar nilai, Anda bisa mengedit daftar nilai saat formulir dibuka dalam tampilan formulir — menghindari perlunya beralih ke tampilan desain atau tampilan tata letak, membuka lembar properti, dan mengedit properti sumber baris untuk kontrol setiap kali Anda perlu membuat perubahan pada daftar. Untuk mengedit daftar nilai, properti Perbolehkan Edit daftar nilai untuk kotak Daftar atau kotak kombo harus disetel ke ya.

Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat daftar pilihan dengan menggunakan kotak Daftar atau kotak kombo.

Mencegah pengeditan daftar nilai dalam tampilan formulir

  1. Klik kanan formulir di panel navigasi dan klik tampilan desain atau tampilan tata letak.

  2. Klik kontrol untuk memilihnya, lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti.

  3. Pada tab data lembar properti, atur properti Perbolehkan pengeditan daftar nilai ke tidak.

  4. Klik file lalu klik Simpan, atau tekan Ctrl + S Gambar tombol .

Menentukan formulir berbeda untuk mengedit daftar nilai

Secara default, Access menyediakan formulir bawaan untuk tujuan pengeditan daftar nilai. Jika Anda memiliki formulir lain yang ingin Anda gunakan untuk tujuan ini, Anda bisa memasukkan nama formulir dalam properti formulir Edit item daftar , sebagai berikut:

  1. Klik kanan formulir di panel navigasi, lalu klik tampilan desain atau tampilan tata letak pada menu pintasan.

  2. Klik kontrol untuk memilihnya, lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti.

  3. Pada tab data dari lembar properti, klik panah turun bawah dalam kotak properti Edit formulir daftar .

  4. Klik formulir yang ingin Anda gunakan untuk mengedit daftar nilai.

  5. Klik file lalu klik Simpan, atau tekan Ctrl + S Gambar tombol .

Memeriksa bidang pencarian dalam formulir

  1. Buka formulir dalam tampilan tata letak atau desain.

  2. Klik kanan kontrol kotak Daftar atau kotak kombo dan klik properti.

  3. Dalam lembar properti, klik tab semua , lalu temukan properti tipe sumber baris dan sumber baris. Properti tipe sumber baris harus berisi Daftar nilai atau tabel/kueri, dan properti sumber baris harus berisi daftar item yang dipisahkan oleh titik koma atau kueri. Untuk lebih banyak ruang, klik kanan properti, lalu pilih zoom atau tekan Shift + F2.

    Biasanya, daftar nilai menggunakan sintaks dasar ini: "item"; " item";" item"

    Dalam kasus ini, daftar adalah sekumpulan item yang dikelilingi tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.

    Pilih kueri gunakan sintaks dasar ini: Select [table_or_query_name]. [ field_name] dari [table_or_query_name].

    Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausa pertama merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri tersebut. Klausa kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut ini adalah titik penting untuk diingat: Pilih klausul tidak harus berisi nama tabel atau kueri, meskipun dianjurkan, dan mereka harus berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda selalu bisa menemukan tabel sumber atau kueri sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini.

    • Jika Anda menggunakan daftar nilai, Edit item dalam daftar. Pastikan Anda mengelilingi setiap item dengan tanda kutip ganda, dan memisahkan setiap item dengan titik koma.

    • Jika kueri dalam daftar pencarian mereferensikan kueri lain, buka kueri kedua tersebut dalam tampilan desain (klik kanan kueri di panel navigasi dan klik tampilan desain). Perhatikan nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, lalu lanjutkan ke langkah berikutnya.

      Jika kueri dalam bidang pencarian mereferensikan tabel, catat nama tabel, dan lanjutkan ke langkah berikutnya.

  5. Buka tabel dalam tampilan lembar data, lalu Edit item daftar sesuai keperluan.

Memeriksa bidang pencarian dalam tabel

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas kisi desain kueri, di kolom tipe data , klik atau Tempatkan fokus pada bidang teks, angka, atau ya/tidak.

  3. Di bagian bawah kisi desain tabel, klik tab pencarian , lalu lihat properti tipe sumber baris dan baris .

    Properti tipe sumber baris harus membaca Daftar nilai atau tabel/kueri. Properti sumber baris harus berisi daftar nilai atau kueri.

    Daftar nilai menggunakan sintaks dasar ini: "item"; " item";" item"

    Dalam kasus ini, daftar adalah sekumpulan item yang dikelilingi tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.

    Biasanya, pilih kueri gunakan sintaks dasar ini: Select [table_or_query_name]. [ field_name] dari [table_or_query_name].

    Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausa pertama merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri tersebut. Klausa kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut ini adalah titik penting untuk diingat: Pilih klausul tidak harus berisi nama tabel atau kueri, meskipun dianjurkan, dan mereka harus berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda selalu bisa menemukan tabel sumber atau kueri sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini.

    • Jika Anda menggunakan daftar nilai, Edit item dalam daftar. Pastikan Anda mengelilingi setiap item dengan tanda kutip ganda, dan memisahkan setiap item dengan titik koma.

    • Jika kueri dalam bidang pencarian mereferensikan kueri lain, di panel navigasi, buka kueri kedua dalam tampilan desain (klik kanan kueri dan klik tampilan desain). Perhatikan nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, lalu lanjutkan ke langkah berikutnya.

      Jika kueri dalam bidang pencarian mereferensikan tabel, catat nama tabel, dan lanjutkan ke langkah berikutnya.

  5. Buka tabel dalam tampilan lembar data, lalu Edit item daftar sesuai keperluan.

Atas Halaman

Menghapus data dari bidang daftar nilai atau pencarian

Item dalam daftar nilai berada di tabel yang sama dengan nilai lain dalam catatan. Sebaliknya, data dalam bidang pencarian berada dalam satu atau beberapa tabel lainnya. Untuk menghapus data dari daftar nilai, buka tabel dan Edit item.

Menghapus data dari daftar pencarian memerlukan beberapa langkah tambahan, dan langkah tersebut bervariasi tergantung pada apakah kueri untuk daftar pencarian tersebut mengambil data dari tabel atau dari kueri lain. Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada suatu tabel, identifikasi tabel tersebut dan bidang yang berisi data yang muncul dalam daftar. Buka tabel sumber dan edit data dalam bidang tersebut. Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada kueri lain, Anda harus membuka kueri kedua tersebut, temukan bidang dan tabel sumber tempat kueri kedua mengambil data, lalu ubah nilai dalam tabel tersebut.

Menghapus data dari daftar nilai

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas kisi desain, pilih bidang tabel yang berisi daftar nilai.

  3. Di bagian bawah kisi, klik tab Pencarian, lalu temukan properti Sumber Baris.

    Secara default, tanda kutip ganda mengapit item dalam daftar nilai, dan titik koma memisahkan setiap item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Jika diperlukan, hapus item dari daftar. Ingat untuk menghapus tanda kutip yang mengapit setiap item yang dihapus. Selain itu, jangan biarkan ada titik koma di depan, jangan letakkan titik koma bersama-sama (;;), dan jika Anda menghapus item terakhir dalam daftar, hapus titik koma terakhir.

    Important    Jika menghapus item dari daftar nilai, dan rekaman dalam tabel sudah menggunakan item yang dihapus tersebut, item tersebut masih akan menjadi bagian rekaman hingga Anda mengubahnya. Misalnya, katakanlah perusahaan Anda memiliki gudang di Kota A, namun bangunan tersebut kemudian dijual. Jika menghapus "Kota A" dari daftar gudang, Anda masih akan melihat "Kota A" dalam tabel hingga nilai-nilai tersebut diubah.

Menghapus data dari bidang pencarian

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas kisi desain, pilih bidang pencarian.

  3. Di bagian bawah kisi desain, klik tab Pencarian, lalu temukan Tipe Sumber Baris, kemudian properti Sumber Baris.

    Properti Tipe Sumber Baris harus menampilkan Tabel/Kueri, dan properti Sumber Baris harus berisi kueri yang merujuk tabel atau kueri lain. Kueri untuk bidang pencarian selalu dimulai dengan kata pilih.

    Biasanya (namun tidak selalu), kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar ini: SELECT [nama_kueri_atau_tabel].[nama_bidang] FROM [nama_kueri_atau_tabel].

    Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausul pertama merujuk ke tabel dan bidang dalam tabel tersebut; sebaliknya, klausul kedua hanya merujuk ke tabel. Satu hal untuk diingat: Klausul FROM akan selalu memberi tahu nama tabel atau kueri sumber. Klausul SELECT mungkin tidak selalu berisi nama tabel atau kueri, meskipun setidaknya selalu berisi nama sebuah bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika kueri dalam bidang pencarian merujuk pada kueri lain, klik tombol susun (pada tab data dari lembar properti, klik Tombol Penyusun berikutnya) untuk membuka kueri dalam tampilan desain. Catat nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, lalu lanjutkan ke langkah 5.

    • Jika kueri dalam bidang Pencarian merujuk ke sebuah tabel, catat nama tabel, lalu lanjutkan ke langkah 5.

  5. Buka tabel sumber dalam tampilan lembar data.

  6. Temukan bidang berisi data yang digunakan dalam daftar pencarian, lalu edit data tersebut sesuai kebutuhan.

Atas Halaman

Bagaimana tipe data mempengaruhi cara Anda memasukkan data

Saat Anda mendesain tabel database, Anda memilih tipe data untuk setiap bidang dalam tabel tersebut, proses yang membantu memastikan entri data yang lebih akurat.

Menampilkan tipe data

Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

Menggunakan tampilan lembar data

  1. Buka tabel di Tampilan Lembar data.

  2. Di tab bidang , dalam grup pemformatan , lihat nilai dalam daftar tipe data. Nilai berubah saat Anda menempatkan kursor di berbagai bidang dalam tabel Anda:

    Daftar Tipe Data

Menggunakan tampilan desain

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Lihat kisi desain. Bagian atas kisi memperlihatkan nama dan tipe data dari setiap bidang tabel.

    Bidang dalam tampilan Desain

Bagaimana tipe data mempengaruhi entri data

Tipe data yang Anda setel untuk setiap bidang tabel menyediakan tingkat kontrol pertama atas tipe data yang diizinkan ke dalam bidang. Dalam beberapa kasus, seperti bidang teks panjang, Anda dapat memasukkan data apa pun yang Anda inginkan. Dalam kasus lain, seperti bidang AutoNumber, pengaturan tipe data untuk bidang mencegah Anda memasukkan informasi apa pun. Tabel berikut ini mencantumkan tipe data yang Access sediakan, dan menjelaskan pengaruhnya terhadap entri data.

Untuk informasi selengkapnya, lihat tipe data untuk database desktop Access dan memodifikasi atau mengubah pengaturan tipe data untuk bidang.

Tipe data

Efek pada entri data

Teks Pendek

Catatan, dimulai dari Access 2013, tipe data Teks telah diganti namanya ke Teks Pendek.

Bidang teks pendek menerima teks atau karakter numerik, termasuk daftar item yang dibatasi. Bidang teks menerima jumlah karakter yang lebih kecil dari pada bidang teks panjang — dari 0 hingga 255 karakter. Dalam beberapa kasus, Anda bisa menggunakan fungsi konversi untuk melakukan penghitungan pada data dalam bidang teks pendek.

Teks Panjang

Catatan, dimulai di Access 2013, tipe data memo telah diganti nama menjadi teks panjang.

Anda dapat memasukkan teks dalam jumlah besar dan data numerik dalam bidang ini hingga 64.000 karakter. Selain itu, Anda mengatur bidang untuk mendukung pemformatan teks kaya, Anda bisa menerapkan tipe pemformatan yang biasanya Anda temukan di program pengolah kata, seperti Word. Misalnya, Anda bisa menerapkan font dan ukuran font yang berbeda ke karakter tertentu dalam teks Anda, dan membuatnya tebal atau miring, dan seterusnya. Anda juga dapat menambahkan tag Hypertext Markup Language (HTML) ke data. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyisipkan atau menambahkan bidang teks kaya.

Selain itu, bidang teks panjang memiliki properti yang disebut tambahkan saja. Saat Anda mengaktifkan properti tersebut, Anda bisa menambahkan data baru ke bidang teks yang panjang, tapi Anda tidak bisa mengubah data yang sudah ada. Fitur ini dimaksudkan untuk digunakan dalam aplikasi seperti database pelacakan masalah, di mana Anda mungkin perlu menyimpan catatan permanen yang tidak dapat diubah. Saat Anda menempatkan kursor dalam bidang teks panjang dengan properti tambahkan saja diaktifkan, secara default, teks dalam bidang menghilang. Anda tidak bisa menerapkan setiap pemformatan atau perubahan lainnya pada teks.

Seperti bidang teks pendek, Anda juga bisa menjalankan fungsi konversi terhadap data dalam bidang teks yang panjang.

Angka

Anda hanya dapat memasukkan angka dalam bidang ini, dan Anda bisa melakukan penghitungan pada nilai dalam bidang angka.

Angka Besar

Catatan, tipe data angka besar hanya tersedia dalam versi akses langganan Office 365 .

Anda hanya dapat memasukkan angka dalam bidang ini, dan Anda bisa melakukan penghitungan pada nilai dalam bidang angka besar.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan tipe data Angka Besar.

Tanggal/Waktu

Anda hanya dapat memasukkan tanggal dan waktu dalam bidang ini. 

Anda dapat mengatur masker input untuk bidang (rangkaian karakter literal dan tempat penampung yang muncul saat Anda memilih bidang), Anda harus memasukkan data dalam spasi dan format yang disediakan masker. Misalnya, jika Anda melihat masker seperti MMM_DD_YYYY, Anda harus mengetikkan 11 2017 Okt di ruang yang disediakan. Anda tidak dapat memasukkan nama bulan penuh, atau nilai dua digit tahun. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengontrol format entri data dengan masker input.

Jika Anda tidak membuat masker input, Anda bisa memasukkan nilai menggunakan format tanggal atau waktu yang valid. Misalnya, Anda bisa mengetik 11 Oct. 2017, 10/11/17, October 11, 2017, dan seterusnya.

Anda juga dapat menerapkan format tampilan ke bidang. Dalam hal ini, jika tidak ada masker input, Anda bisa memasukkan nilai dalam hampir semua format, tetapi Access menampilkan tanggal sesuai dengan format tampilan. Misalnya, Anda bisa memasukkan 10/11/2017, tapi format tampilan mungkin diatur sehingga menampilkan nilai sebagai 11-Oct-2017.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menyisipkan tanggal hari ini.

Mata Uang

Anda hanya dapat memasukkan nilai mata uang dalam bidang ini. Selain itu, Anda tidak harus memasukkan simbol mata uang secara manual. Secara default, Access menerapkan simbol mata uang (¥, £, $, dan seterusnya) yang ditentukan di pengaturan kawasan Windows Anda. Anda dapat mengubah simbol mata uang ini untuk mencerminkan mata uang yang berbeda, jika diperlukan.

AutoNumber

Anda tidak dapat memasukkan atau mengubah data dalam bidang tipe ini kapan saja. Access menambahkan nilai dalam bidang AutoNumber kapan pun Anda menambahkan catatan baru ke tabel.

Terhitung

Anda tidak dapat memasukkan atau mengubah data dalam bidang tipe ini kapan saja. Hasil dari bidang ini ditentukan oleh ekspresi yang Anda tentukan. Access memperbarui nilai dalam bidang terhitung setiap kali Anda menambahkan atau mengedit catatan baru ke tabel.

Ya/Tidak

Saat Anda mengklik bidang yang diatur ke tipe data ini, Access menampilkan kotak centang atau daftar turun bawah, tergantung pada cara Anda memformat bidang. Jika Anda memformat bidang untuk memperlihatkan daftar, Anda bisa memilih ya atau tidak, True atau false, atau aktif atau nonaktif dari daftar, lagi tergantung pada format yang diterapkan ke bidang. Anda tidak bisa memasukkan nilai dalam daftar atau mengubah nilai dalam daftar langsung dari formulir atau tabel.

Objek OLE

Gunakan tipe bidang ini saat Anda ingin menampilkan data dari file yang dibuat dengan program lain. Misalnya, Anda bisa menampilkan file teks, bagan Excel, atau tumpukan slide PowerPoint dalam bidang Objek OLE.

Lampiran menyediakan cara yang lebih cepat, lebih mudah, dan lebih fleksibel untuk menampilkan data dari program lain.

Hyperlink

Anda dapat memasukkan semua data dalam bidang ini, dan Access membungkusnya dalam alamat web. Misalnya, jika Anda mengetikkan nilai dalam bidang, Access mengelilingi teks Anda dengan http://www.your_text. com. Jika Anda memasukkan alamat web yang valid, tautan Anda akan berfungsi. Jika tidak, link Anda akan menghasilkan pesan kesalahan.

Selain itu, mengedit hyperlink yang sudah ada sulit karena mengklik bidang hyperlink dengan mouse Anda memulai browser Anda dan membawa Anda ke situs yang ditentukan dalam link. Untuk mengedit bidang hyperlink, Anda memilih bidang yang berdekatan, gunakan tombol TAB atau panah untuk memindahkan fokus ke bidang hyperlink, lalu tekan F2 untuk mengaktifkan pengeditan.

Lampiran

Anda bisa melampirkan data dari program lain ke bidang tipe ini, tapi Anda tidak bisa mengetikkan atau tidak memasukkan teks atau data numerik.

Untuk informasi selengkapnya, lihat melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda.

Panduan Pencarian

Panduan pencarian bukan tipe data. Sebagai gantinya, Anda menggunakan panduan untuk membuat dua tipe daftar turun bawah: bidang nilai dan bidang pencarian. Daftar nilai menggunakan daftar item yang dibatasi yang Anda masukkan secara manual saat Anda menggunakan panduan pencarian. Nilai tersebut bisa terlepas dari data atau objek lain di database Anda.

Sebaliknya, bidang pencarian menggunakan kueri untuk mengambil data dari satu atau beberapa tabel lain dalam database. Bidang pencarian kemudian menampilkan data dalam daftar turun bawah. Secara default, panduan pencarian mengatur bidang tabel ke tipe data angka.

Anda dapat bekerja dengan bidang pencarian langsung dalam tabel, serta dalam formulir dan laporan. Secara default, nilai dalam bidang pencarian muncul dalam tipe kontrol daftar yang disebut kotak kombo — daftar yang memiliki panah turun bawah:

Daftar pencarian kosong

Anda juga bisa menggunakan kotak daftar yang menampilkan beberapa item dengan bilah gulir untuk melihat lebih banyak item:

Kontrol kotak daftar dasar pada formulir

Bergantung pada cara Anda mengatur bidang pencarian dan kotak kombo, Anda bisa mengedit item dalam daftar dan menambahkan item ke daftar dengan menonaktifkan properti Batasi ke daftar bidang pencarian.

Jika Anda tidak bisa langsung mengedit nilai dalam daftar, Anda harus menambahkan atau mengubah data dalam daftar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya, atau dalam tabel yang berfungsi sebagai sumber untuk bidang pencarian.

Akhirnya, saat Anda membuat bidang pencarian, Anda bisa secara opsional mengaturnya untuk mendukung beberapa nilai. Saat Anda melakukannya, daftar yang dihasilkan menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar, dan Anda bisa memilih atau menghapus sebanyak mungkin item yang diperlukan. Angka ini mengilustrasikan daftar multi-nilai umum:

Kotak centang daftar

Untuk informasi tentang membuat bidang pencarian multi-nilai dan menggunakan daftar hasil, lihat membuat atau menghapus bidang yang multi nilai.

Atas Halaman

Cara properti bidang tabel mempengaruhi cara Anda memasukkan data

Selain prinsip desain yang mengontrol struktur database dan tipe data yang mengontrol apa yang bisa Anda masukkan dalam bidang tertentu, beberapa properti bidang juga bisa mempengaruhi cara Anda memasukkan data ke dalam database Access.

Menampilkan properti untuk bidang tabel

Access menyediakan dua cara untuk menampilkan properti untuk bidang tabel.

Dalam tampilan lembar data

  1. Buka tabel di Tampilan Lembar data.

  2. Klik tab bidang dan Gunakan kontrol dalam grup pemformatan untuk menampilkan properti untuk setiap bidang tabel.

Dalam tampilan desain

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian bawah kisi, klik tab umum , jika belum dipilih.

  3. Untuk melihat properti untuk bidang pencarian, klik tab pencarian .

Cara properti mempengaruhi entri data

Tabel berikut ini mencantumkan properti yang memiliki dampak terbesar pada entri data dan menjelaskan pengaruhnya terhadap entri data.

Properti

Lokasi di kisi desain tabel

Nilai yang mungkin

Perilaku saat Anda mencoba memasukkan data

Ukuran Bidang

Tab Umum

0-255

Batas karakter hanya berlaku untuk bidang yang diatur ke tipe data teks. Jika Anda mencoba memasukkan lebih dari jumlah karakter yang ditentukan, bidang akan dipotong.

Diperlukan

Tab Umum

Ya/Tidak

Ketika diaktifkan, properti ini memaksa Anda untuk memasukkan nilai dalam bidang, dan Access tidak memperbolehkan Anda menyimpan data baru hingga Anda menyelesaikan bidang yang diperlukan. Saat dinonaktifkan, bidang akan menerima nilai null, artinya bidang dapat tetap kosong.

Nilai null tidak sama dengan nilai nol. Nol adalah digit, dan "null" adalah nilai yang hilang, tidak terdefinisi, atau tidak diketahui.

Perbolehkan string panjang nol

Tab Umum

Ya/Tidak

Ketika diaktifkan, Anda dapat memasukkan string kosong — string yang tidak berisi karakter. Untuk membuat string kosong, Anda memasukkan sepasang tanda kutip ganda di bidang ("").

Terindeks

Tab Umum

Ya/Tidak

Saat Anda mengindeks bidang tabel, Access mencegah Anda menambahkan nilai duplikat. Anda juga dapat membuat indeks dari lebih dari satu bidang. Jika Anda melakukan ini, Anda bisa menduplikasi nilai dalam satu bidang, tapi tidak di kedua bidang.

Masker Input

Tab Umum

Ditetapkan atau kumpulan kustom karakter literal dan tempat penampung

Masker input memaksa Anda memasukkan data dalam format yang sudah ditentukan sebelumnya. Masker muncul ketika Anda memilih bidang dalam tabel atau kontrol pada formulir. Misalnya, Anda mengklik bidang tanggal dan melihat kumpulan karakter ini: MMM-DD-YYYY. Itulah masker input. Ini memaksa Anda untuk memasukkan nilai bulan sebagai singkatan tiga huruf, seperti OCT, dan nilai Year sebagai empat digit — misalnya, OCT-15-2017.

Masker input hanya mengontrol cara Anda memasukkan data, bukan bagaimana Access menyimpan atau menampilkan data tersebut.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengontrol format entri data dengan masker input dan memformat bidang tanggal dan waktu.

Daftar Batasi

Tab pencarian

Ya/Tidak

Mengaktifkan atau menonaktifkan perubahan pada item dalam bidang pencarian. Pengguna terkadang mencoba mengubah item dalam bidang pencarian secara manual. Saat Access mencegah Anda mengubah item dalam bidang, properti ini diatur ke ya. Jika properti ini diaktifkan dan Anda perlu mengubah item dalam daftar, Anda harus membuka daftar tersebut (jika Anda ingin mengedit daftar nilai) atau tabel yang berisi data sumber untuk daftar (jika Anda ingin mengedit bidang pencarian) dan mengubah nilai di sana.

Perbolehkan Pengeditan Daftar Nilai

Tab pencarian

Ya/Tidak

Mengaktifkan atau menonaktifkan perintah Edit item daftar untuk daftar nilai, namun tidak untuk bidang pencarian. Untuk mengaktifkan perintah tersebut untuk bidang pencarian, masukkan nama formulir yang valid dalam properti formulir Edit item daftar . Perintah Izinkan pengeditan daftar nilai muncul pada menu pintasan yang Anda buka dengan mengklik kanan kotak Daftar atau kontrol kotak kombo. Saat Anda menjalankan perintah, kotak dialog Edit item daftar muncul. Sebagai gantinya, jika Anda menentukan nama formulir dalam properti formulir Edit item daftar , Access akan memulai bentuk tersebut dan bukan menampilkan kotak dialog.

Anda dapat menjalankan perintah Edit item daftar dari kotak daftar dan kontrol kotak kombo yang berada di formulir, dan dari kontrol kotak kombo yang terletak di tabel dan kumpulan hasil kueri. Formulir harus dibuka dalam tampilan desain atau tampilan penelusuran; tabel dan rangkaian hasil kueri harus terbuka dalam tampilan lembar data.

Daftar Formulir Edit Item

Tab pencarian

Nama formulir entri data

Jika Anda memasukkan nama dari formulir entri data sebagai nilai dalam properti tabel ini, formulir tersebut akan terbuka ketika pengguna menjalankan perintah Edit item daftar . Jika tidak, kotak dialog Edit item daftar muncul saat pengguna menjalankan perintah.

Atas Halaman

Menggunakan Pembaruan berjenjang untuk mengubah nilai kunci utama dan Asing

Terkadang, Anda mungkin perlu memperbarui nilai kunci primer. Jika Anda menggunakan kunci utama tersebut sebagai kunci asing, Anda bisa secara otomatis memperbarui perubahan Anda melalui semua turunan kunci foreign key.

Sebagai pengingat, kunci utama adalah nilai yang secara unik mengidentifikasi setiap baris (catatan) dalam tabel database. Kunci asing adalah kolom yang cocok dengan kunci utama. Biasanya, kunci asing berada di tabel lain, dan mereka memungkinkan Anda membuat hubungan (link) antara data dalam tabel.

Misalnya, Anda menggunakan nomor ID Produk sebagai kunci utama. Satu nomor ID secara unik mengidentifikasi satu produk. Anda juga menggunakan nomor ID tersebut sebagai kunci asing dalam tabel data pesanan. Dengan demikian, Anda bisa menemukan semua pesanan yang melibatkan setiap produk, karena setiap kali seseorang menempatkan pesanan untuk produk tersebut, ID menjadi bagian dari pesanan.

Terkadang, nomor ID tersebut (atau tipe kunci utama lainnya) berubah. Saat mereka melakukannya, Anda bisa mengubah nilai kunci utama Anda dan memiliki perubahan tersebut secara otomatis melalui semua catatan turunan yang terkait. Anda mengaktifkan perilaku ini dengan mengaktifkan integritas referensial dan pembaruan bertingkat di antara dua tabel.

Ingatlah aturan penting ini:

  • Anda dapat mengaktifkan pembaruan berjenjang hanya untuk bidang kunci utama yang diatur ke tipe data teks atau angka. Anda tidak dapat menggunakan Pembaruan berjenjang untuk bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber.

  • Anda dapat mengaktifkan pembaruan bertingkat hanya antar tabel dengan hubungan satu ke banyak.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat hubungan. Lihat panduan untuk hubungan tabel dan membuat, mengedit atau menghapus hubungan.

Prosedur berikut ini berjalan beriringan dan menjelaskan cara pertama membuat hubungan, lalu mengaktifkan pembaruan bertingkat untuk hubungan tersebut.

Membuat hubungan

  1. Pada tab Alat Database, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Hubungan.

  2. Pada tab desain , di grup hubungan , klik Perlihatkan tabel.

  3. Dalam kotak dialog Perlihatkan tabel , pilih tab tabel , pilih tabel yang ingin Anda ubah, klik Tambahkan, lalu klik tutup.

    Anda bisa menekan SHIFT untuk memilih beberapa tabel, atau Anda bisa menambahkan setiap tabel secara terpisah. Pilih hanya tabel di sisi "satu" dan "banyak" hubungan.

  4. Di jendela hubungan , seret kunci utama dari tabel di sisi "satu" hubungan dan jatuhkan di bidang kunci asing tabel pada sisi "banyak" hubungan.

    Kotak dialog Edit Hubungan muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Hubungan dengan hubungan yang sudah ada

  5. Pilih kotak centang Terapkan integritas referensial dan klik buat.

Mengaktifkan pembaruan bertingkat dalam kunci utama

  1. Pada tab Alat Database, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Hubungan.

  2. Jendela hubungan muncul, dan menampilkan gabungan (diperlihatkan sebagai garis sambung) antar tabel dalam database. Gambar berikut ini memperlihatkan hubungan umum:

  3. Klik kanan garis gabungan antara tabel induk dan turunan, dan klik Edit hubungan.

    Hubungan antara dua tabel

    Kotak dialog Edit Hubungan muncul. Gambar berikut ini memperlihatkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Hubungan

  4. Pilih bidang terkait pembaruan Cascade, pastikan bahwa kotak centang Terapkan integritas referensial dipilih, lalu klik OK.

Atas Halaman

Mengapa nomor ID terkadang mengabaikan angka

Saat Anda membuat bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber, Access secara otomatis menghasilkan nilai untuk bidang tersebut dalam setiap catatan baru. Nilai bertambah secara default, sehingga setiap rekaman baru mendapatkan nomor berurutan yang tersedia berikutnya. Tujuan tipe data AutoNumber adalah untuk memasok nilai yang cocok untuk digunakan sebagai kunci utama. Untuk informasi selengkapnya, lihat menambahkan, mengatur, mengubah, atau menghapus kunci utama.

Saat Anda menghapus baris dari tabel yang berisi bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber, nilai dalam bidang AutoNumber untuk baris tersebut tidak selalu digunakan secara otomatis. Oleh karena itu, angka yang dihasilkan oleh Access mungkin bukan angka yang Anda harapkan, dan celah mungkin muncul dalam urutan nomor ID — ini adalah desain. Anda harus hanya mengandalkan pada keunikan nilai dalam bidang AutoNumber, dan bukan urutannya.

Atas Halaman

Memperbarui data secara massal dengan menggunakan kueri

Menambahkan, memperbarui, dan menghapus kueri adalah cara ampuh untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus rekaman secara massal. Selain itu, pembaruan massal lebih mudah dan lebih efisien dijalankan saat Anda menggunakan prinsip desain database yang baik. Menggunakan kueri penambahan, pembaruan, atau penghapusan dapat menghemat waktu karena Anda juga bisa menggunakan kembali kueri.

Important    Cadangkan data Anda sebelum menggunakan kueri ini. Memiliki cadangan di tangan dapat membantu Anda memperbaiki kesalahan dengan cepat yang mungkin dilakukan secara tidak sengaja.

Menambahkan kueri    Gunakan untuk menambahkan banyak rekaman ke satu atau beberapa tabel. Salah satu penggunaan kueri penambahan yang paling sering adalah menambahkan grup catatan dari satu atau beberapa tabel dalam database sumber ke satu atau beberapa tabel dalam database tujuan. Misalnya, Anda mendapatkan beberapa pelanggan baru dan database yang berisi tabel informasi tentang pelanggan tersebut. Untuk menghindari memasukkan data baru secara manual, Anda bisa menambahkannya ke tabel atau tabel yang sesuai dalam database Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat menambahkan rekaman ke tabel menggunakan kueri penambahan.

Memperbarui kueri    Gunakan untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus bagian (tetapi tidak semua) dari banyak catatan yang sudah ada. Anda dapat menganggap kueri pembaruan sebagai bentuk yang canggih dari kotak dialog Temukan dan Ganti. Anda memasukkan kriteria pemilihan (persamaan kasar dari string pencarian) dan kriteria pembaruan (persamaan kasar dari string pengganti). Tidak seperti kotak dialog, kueri pembaruan dapat menerima beberapa kriteria, memungkinkan Anda memperbarui rekaman dalam jumlah besar dalam sekali berlalu, dan memungkinkan Anda mengubah catatan di lebih dari satu tabel. Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat dan menjalankan kueri pembaruan.

Menghapus kueri    Jika Anda ingin menghapus secara cepat banyak data atau menghapus sekumpulan data secara berkala, Hapus berguna karena kueri memungkinkan untuk menentukan kriteria untuk menemukan dan menghapus data dengan cepat. Untuk informasi selengkapnya, lihat cara menambahkan, mengedit, dan menghapus rekaman.

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×