Pertimbangan desain untuk memperbarui data

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Database didesain dengan baik tidak hanya membantu memastikan integritas data, tapi lebih mudah untuk mempertahankan dan memperbarui. Access database bukan file dalam pengertian sama sebagai dokumen Microsoft Word atau dek slide Microsoft PowerPoint. Sebagai gantinya, itu adalah kumpulan objek — tabel, formulir, laporan, kueri, dan lain-lain — yang harus bekerja bersama untuk berfungsi dengan baik.

Pengguna memasukkan data terutama melalui kontrol. Apa yang Anda lakukan dengan kontrol tertentu bergantung pada tipe data yang diatur untuk bidang tabel yang mendasari, apa pun properti diatur untuk bidang itu dan properti diatur untuk kontrol. Akhirnya, pertimbangkan menggunakan teknik database tambahan seperti validasi, nilai default, daftar, dan pencarian, dan cascading pembaruan. 

Untuk informasi selengkapnya tentang memperbarui data dari titik-dari-tampilan pengguna, lihat cara untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus catatan.

Dalam artikel ini

Desain database pengaruh entri data

Informasi yang Anda simpan di database disimpan dalam tabel, yang berisi data tentang subjek tertentu, seperti aset atau kontak. Setiap catatan dalam tabel berisi informasi tentang satu item, seperti kontak tertentu. Catatan dibuat dari bidang, seperti nama, alamat, dan nomor telepon. Catatan disebut baris, dan bidang yang disebut kolom. Objek ini harus mematuhi sekumpulan prinsip desain atau database yang akan berfungsi dengan buruk maupun gagal sekaligus. Pada akhirnya prinsip desain tersebut mempengaruhi bagaimana Anda memasukkan data. Pertimbangkan hal berikut ini:

  • Tabel    Access menyimpan semua data dalam satu atau beberapa tabel. Jumlah tabel yang Anda gunakan bergantung pada desain dan kerumitan database. Meskipun Anda mungkin menampilkan data dalam formulir, laporan, atau dalam hasil dikembalikan oleh kueri, Access menyimpan data saja dalam tabel dan objek lainnya dalam database yang dibangun di tabel tersebut. Setiap tabel harus berdasarkan satu subjek. Misalnya, tabel informasi kontak bisnis tidak harus berisi informasi penjualan. Jika tidak, menemukan dan mengedit informasi yang benar dapat menjadi sulit, jika tidak mungkin.

  • Tipe data    Biasanya, setiap bidang dalam tabel menerima hanya satu tipe data. Misalnya, Anda tidak bisa menyimpan catatan dalam bidang diatur untuk menerima nomor. Jika Anda mencoba untuk memasukkan teks dalam sebuah bidang, Access menampilkan pesan kesalahan. Namun, yang bukan aturan keras dan cepat. Misalnya, Anda bisa menyimpan nomor (seperti kode pos) di bidang diatur ke tipe data teks pendek, tetapi Anda tidak bisa melakukan perhitungan pada data tersebut karena Access menganggap bagian teks.

    Dengan pengecualian bidang dalam catatan harus menerima hanya satu nilai. Misalnya, Anda tidak dapat memasukkan lebih dari satu alamat dalam bidang alamat. Ini adalah berbeda dengan Microsoft Excel, yang memungkinkan Anda untuk memasukkan jumlah nama atau alamat atau gambar dalam sel tunggal kecuali jika Anda mengatur sel tersebut untuk menerima terbatas tipe data. 

  • Bidang multinilai    Access menyediakan fitur yang disebut bidang multinilai untuk melampirkan beberapa lembar data ke satu rekaman, dan untuk membuat daftar yang menerima beberapa nilai. Anda selalu dapat mengidentifikasi daftar multinilai karena Access menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar. Misalnya, Anda dapat melampirkan dek slide Microsoft PowerPoint dan jumlah gambar ke rekaman dalam database Anda. Anda juga bisa membuat daftar nama dan pilih sebagai banyak nama-nama yang diperlukan. Gunakan bidang multinilai mungkin sepertinya Hentian aturan desain database karena Anda dapat menyimpan lebih dari satu catatan per bidang tabel. Tapi Access memberlakukan aturan "di balik layar," dengan menyimpan data dalam tabel khusus, tersembunyi.

  • Menggunakan formulir    Yang biasanya Anda buat formulir ketika Anda ingin membuat database lebih mudah untuk menggunakan, dan untuk membantu memastikan bahwa pengguna memasukkan data secara akurat. Cara Anda menggunakan formulir untuk mengedit data tergantung pada desain formulir. Bentuk dapat berisi angka kontrol, seperti daftar, kotak teks, tombol, dan bahkan lembar data. Secara bergiliran, setiap kontrol pada formulir membaca data dari bidang atau menulis data ke bidang tabel yang mendasari.

Untuk informasi selengkapnya, lihat dasar-dasar desain Database dan membuat tabel dan menambahkan bidang.

Atas Halaman

Menetapkan nilai default untuk bidang atau kontrol

Jika sejumlah besar catatan berbagi nilai yang sama untuk bidang tertentu, seperti kota atau negara/kawasan, Anda dapat menghemat waktu dengan mengatur nilai default untuk kontrol yang terikat ke bidang tersebut atau bidang itu sendiri. Saat Anda membuka formulir atau tabel untuk membuat catatan baru, nilai default Anda muncul di kontrol atau bidang tersebut.

Dalam tabel

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas tampilan, pilih bidang.

  3. Di bagian bawah tampilan, pilih tab umum .

  4. Mengatur properti nilai Default untuk nilai yang Anda inginkan.

Dalam formulir

  1. Buka formulir dalam tata letak atau Tampilan desain.

  2. Klik kanan kontrol yang ingin Anda bekerja dengan dan lalu klik properti.

  3. Pada Data tab, atur properti Nilai Default untuk nilai yang Anda inginkan.

Atas Halaman

Menggunakan aturan validasi untuk membatasi data

Anda dapat memvalidasi data dalam database desktop Access saat Anda memasukkan dengan menggunakan aturan validasi. Aturan validasi dapat diatur di desain tabel atau tampilan lembar data tabel. Terdapat tiga tipe aturan validasi di Access:

  • Aturan validasi bidang    Anda bisa menggunakan aturan validasi bidang untuk menentukan kriteria yang harus memenuhi semua nilai bidang yang valid. Anda tidak diperbolehkan menentukan bidang saat ini sebagai bagian dari aturan kecuali jika menggunakan bidang dalam fungsi. Pembatasan terkait tipe karakter yang akan dimasukkan dalam bidang akan lebih mudah dilakukan dengan Masker Input. Misalnya, bidang tanggal mungkin memiliki aturan validasi yang melarang nilai di masa lalu.

  • Aturan validasi rekaman    Anda bisa menggunakan aturan validasi rekaman untuk menentukan kondisi yang harus memenuhi semua rekaman yang valid. Anda dapat membandingkan nilai di seluruh bidang yang berbeda menggunakan aturan validasi data. Misalnya, catatan dengan dua bidang tanggal mungkin mengharuskan bahwa nilai dari satu bidang selalu Awali nilai bidang lain (misalnya, StartDate adalah sebelum EndDate).

  • Validasi pada formulir    Anda dapat menggunakan properti aturan validasi ke kontrol pada formulir untuk menentukan kriteria yang harus memenuhi semua nilai input untuk kontrol tersebut. Properti kontrol Aturan Validasi berfungsi seperti aturan validasi bidang. Biasanya, Anda menggunakan aturan validasi formulir dan bukan aturan validasi bidang jika aturan tersebut hanya untuk formulir tersebut, bukan untuk tabel di mana pun aturan digunakan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat membatasi input data dengan menggunakan aturan validasi.

Atas Halaman

Bekerja dengan daftar nilai dan bidang pencarian

Ada dua jenis daftar data di Access:

  • Daftar nilai    Berikut ini berisi keras kode sekumpulan nilai yang Anda masukkan secara manual. Nilai berada dalam properti Sumber baris bidang.

  • Bidang Pencarian    Ini menggunakan kueri untuk mengambil nilai dari tabel lain. Properti Sumber baris bidang berisi kueri, sebagai ganti keras kode daftar nilai. Kueri mengambil nilai dari satu atau beberapa tabel dalam database. Secara default, bidang pencarian menyajikan nilai-nilai itu ke Anda di formulir daftar. Bergantung pada bagaimana Anda mengatur bidang pencarian, Anda bisa memilih satu atau beberapa item dari daftar tersebut.

    Catatan    Bidang pencarian dapat membingungkan pengguna Access baru karena daftar item yang muncul di satu lokasi (daftar yang Access membuat dari data di bidang pencarian), tapi data bisa berada di lokasi lain (tabel yang berisi data).

Secara default, Access menampilkan daftar data di kontrol kotak kombo, meskipun Anda bisa menentukan kontrol kotak daftar. Kotak kombo terbuka untuk menyajikan daftar, dan kemudian tertutup setelah Anda membuat pilihan. Kotak Daftar, sebaliknya, buka tetap sepanjang waktu.

Untuk mengedit daftar, Anda juga dapat menjalankan perintah Edit item daftar atau Anda bisa mengedit data secara langsung dalam properti Sumber baris tabel sumber. Ketika Anda memperbarui data dalam bidang pencarian, Anda memperbarui tabel sumber.

Jika properti Tipe sumber baris kotak Daftar atau kotak kombo diatur ke Daftar nilai, Anda bisa mengedit daftar nilai saat formulir dibuka dalam tampilan formulir — menghindari perlu beralih ke tampilan desain atau tampilan tata letak, membuka lembar properti , dan mengedit properti Sumber baris untuk kontrol tersebut setiap kali Anda perlu membuat perubahan ke daftar. Untuk mengedit daftar nilai, properti Perbolehkan Edit daftar nilai untuk daftar kotak atau kotak kombo harus disetel ke ya.

Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat daftar pilihan dengan menggunakan kotak Daftar atau kotak kombo.

Mencegah pengeditan daftar nilai dalam tampilan formulir

  1. Klik kanan formulir dalam panel navigasi lalu klik tampilan desain atau tampilan tata letak.

  2. Klik kontrol untuk memilihnya, dan lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti.

  3. Pada tab Data lembar properti, atur properti Perbolehkan Edit daftar nilai ke tidak.

  4. Klik File lalu klik Simpan, atau tekan Ctrl + S Gambar tombol .

Menentukan formulir yang berbeda untuk pengeditan daftar nilai

Secara default, Access menyediakan formulir bawaan untuk tujuan pengeditan daftar nilai. Jika Anda memiliki formulir lain yang Anda suka menggunakan untuk tujuan ini, Anda bisa memasukkan nama formulir dalam properti Formulir Edit item daftar , sebagai berikut:

  1. Klik kanan formulir dalam panel navigasi, dan lalu klik tampilan desain atau tampilan tata letak pada menu pintasan.

  2. Klik kontrol untuk memilihnya, dan lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti.

  3. Pada tab Data dari lembar properti, klik panah turun bawah di dalam kotak properti Formulir Edit item daftar .

  4. Klik formulir yang ingin Anda gunakan untuk pengeditan daftar nilai.

  5. Klik File lalu klik Simpan, atau tekan Ctrl + S Gambar tombol .

Periksa bidang pencarian dalam formulir

  1. Buka formulir dalam tata letak atau Tampilan desain.

  2. Klik kanan kotak atau kombo kontrol kotak daftar dan klik properti.

  3. Di lembar properti, klik tab semua , lalu temukan properti Tipe sumber baris dan Sumber baris . Properti Tipe sumber baris harus berisi Daftar nilai atau Tabel/kueri, dan properti Sumber baris harus berisi salah satu daftar item yang dipisahkan oleh titik koma atau kueri. Untuk lebih banyak ruang, klik kanan properti, dan pilih Zoom atau tekan Shift + F2.

    Biasanya, daftar nilai menggunakan sintaks dasar ini: "item";" item";" item"

    Dalam kasus ini, daftar adalah sekumpulan item dikelilingi oleh tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.

    Kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar ini: pilih [nama_kueri_atau_tabel]. [ nama_bidang] FROM [nama_kueri_atau_tabel].

    Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausa pertama yang merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri tersebut. Klausa kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut adalah titik kunci untuk diingat: Pilih klausa tidak harus berisi nama tabel atau kueri, meskipun disarankan, dan mereka harus berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda bisa selalu menemukan sumber tabel atau kueri sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini.

    • Jika Anda menggunakan daftar nilai, edit item dalam daftar. Pastikan bahwa Anda setiap item dengan tanda kutip ganda mengapit, dan memisahkan setiap item dengan titik koma.

    • Jika kueri dalam pencarian daftar referensi kueri yang lain, buka yang kedua kueri dalam Tampilan desain (klik kanan kueri dalam panel navigasi, klik Tampilan desain). Catat nama tabel yang muncul di bagian atas perancang kueri, dan lalu masuk ke langkah berikutnya.

      Jika tidak, jika kueri dalam bidang pencarian merujuk ke tabel, perhatikan nama tabel, dan masuk ke langkah berikutnya.

  5. Buka tabel dalam Tampilan lembar data, dan lalu edit item daftar sesuai kebutuhan.

Periksa bidang pencarian dalam tabel

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas kisi desain kueri, di kolom Tipe Data , klik atau jika tidak tempatkan fokus pada setiap teks, angka, atau bidang ya/tidak.

  3. Di bagian bawah kisi desain tabel, klik tab pencarian , dan lalu lihat di properti Tipe sumber baris dan Sumber baris .

    Properti Tipe sumber baris harus baca Daftar nilai atau Tabel/kueri. Properti Sumber baris harus berisi daftar nilai atau kueri.

    Daftar nilai menggunakan sintaks dasar ini: "item";" item";" item"

    Dalam kasus ini, daftar adalah sekumpulan item dikelilingi oleh tanda kutip ganda dan dipisahkan oleh titik koma.

    Biasanya, kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar ini: pilih [nama_kueri_atau_tabel]. [ nama_bidang] FROM [nama_kueri_atau_tabel].

    Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausa pertama yang merujuk ke tabel atau kueri dan bidang dalam tabel atau kueri tersebut. Klausa kedua hanya merujuk ke tabel atau kueri. Berikut adalah titik kunci untuk diingat: Pilih klausa tidak harus berisi nama tabel atau kueri, meskipun disarankan, dan mereka harus berisi nama setidaknya satu bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri. Jadi, Anda bisa selalu menemukan sumber tabel atau kueri sumber untuk bidang pencarian dengan membaca klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini.

    • Jika Anda menggunakan daftar nilai, edit item dalam daftar. Pastikan bahwa Anda setiap item dengan tanda kutip ganda mengapit, dan memisahkan setiap item dengan titik koma.

    • Jika kueri dalam bidang pencarian merujuk ke kueri yang lain, di panel navigasi, buka kueri kedua itu dalam tampilan desain (klik kanan kueri dan klik Tampilan desain). Catat nama tabel yang muncul di bagian atas perancang kueri, dan lalu masuk ke langkah berikutnya.

      Jika tidak, jika kueri dalam bidang pencarian merujuk ke tabel, perhatikan nama tabel, dan masuk ke langkah berikutnya.

  5. Buka tabel dalam Tampilan lembar data, dan lalu edit item daftar sesuai kebutuhan.

Atas Halaman

Menghapus data dari daftar nilai atau bidang pencarian

Item dalam daftar nilai berada di tabel yang sama dengan nilai lain dalam catatan. Sebaliknya, data di bidang pencarian yang berada di satu atau beberapa tabel lain. Untuk menghapus data dari daftar nilai, buka tabel dan edit item.

Menghapus data dari daftar pencarian memerlukan beberapa langkah tambahan, dan langkah tersebut bervariasi tergantung pada apakah kueri untuk daftar pencarian tersebut mengambil data dari tabel atau dari kueri lain. Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada suatu tabel, identifikasi tabel tersebut dan bidang yang berisi data yang muncul dalam daftar. Buka tabel sumber dan edit data dalam bidang tersebut. Jika kueri untuk daftar pencarian didasarkan pada kueri lain, Anda harus membuka kueri kedua tersebut, temukan bidang dan tabel sumber tempat kueri kedua mengambil data, lalu ubah nilai dalam tabel tersebut.

Menghapus data dari daftar nilai

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas kisi desain, pilih bidang tabel yang berisi daftar nilai.

  3. Di bagian bawah kisi, klik tab Pencarian, lalu temukan properti Sumber Baris.

    Secara default, tanda kutip ganda mengapit item dalam daftar nilai, dan titik koma memisahkan setiap item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Jika diperlukan, hapus item dari daftar. Ingat untuk menghapus tanda kutip yang mengapit setiap item yang dihapus. Selain itu, jangan biarkan ada titik koma di depan, jangan letakkan titik koma bersama-sama (;;), dan jika Anda menghapus item terakhir dalam daftar, hapus titik koma terakhir.

    Penting    Jika menghapus item dari daftar nilai, dan rekaman dalam tabel sudah menggunakan item yang dihapus tersebut, item tersebut masih akan menjadi bagian rekaman hingga Anda mengubahnya. Misalnya, katakanlah perusahaan Anda memiliki gudang di Kota A, namun bangunan tersebut kemudian dijual. Jika menghapus "Kota A" dari daftar gudang, Anda masih akan melihat "Kota A" dalam tabel hingga nilai-nilai tersebut diubah.

Menghapus data dari bidang pencarian

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian atas kisi desain, pilih bidang pencarian.

  3. Di bagian bawah kisi desain, klik tab Pencarian, lalu temukan Tipe Sumber Baris, kemudian properti Sumber Baris.

    Properti Tipe Sumber Baris harus menampilkan Tabel/Kueri, dan properti Sumber Baris harus berisi kueri yang merujuk tabel atau kueri lain. Kueri untuk bidang pencarian selalu dimulai dengan kata pilih.

    Biasanya (namun tidak selalu), kueri pemilihan menggunakan sintaks dasar ini: SELECT [nama_kueri_atau_tabel].[nama_bidang] FROM [nama_kueri_atau_tabel].

    Dalam hal ini, kueri berisi dua klausul (SELECT dan FROM). Klausul pertama merujuk ke tabel dan bidang dalam tabel tersebut; sebaliknya, klausul kedua hanya merujuk ke tabel. Satu hal untuk diingat: Klausul FROM akan selalu memberi tahu nama tabel atau kueri sumber. Klausul SELECT mungkin tidak selalu berisi nama tabel atau kueri, meskipun setidaknya selalu berisi nama sebuah bidang. Namun, semua klausul FROM harus merujuk ke tabel atau kueri.

  4. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika kueri dalam bidang pencarian merujuk ke kueri yang lain, klik tombol Build (pada tab Data dari lembar properti, klik Tombol Penyusun berikutnya) untuk membuka kueri dalam tampilan desain. Catat nama tabel yang muncul di bagian atas desainer kueri, lalu lanjutkan ke langkah 5.

    • Jika kueri dalam bidang Pencarian merujuk ke sebuah tabel, catat nama tabel, lalu lanjutkan ke langkah 5.

  5. Buka tabel sumber dalam Tampilan lembar data.

  6. Temukan bidang berisi data yang digunakan dalam daftar pencarian, lalu edit data tersebut sesuai kebutuhan.

Atas Halaman

Cara tipe data mempengaruhi cara Anda memasukkan data

Saat Anda mendesain tabel database, Anda memilih tipe data untuk setiap bidang dalam tabel itu, proses yang membantu memastikan lebih akurat entri data.

Tampilan tipe data

Lakukan salah satu hal berikut:

Menggunakan tampilan lembar data

  1. Buka tabel di Tampilan Lembar data.

  2. Pada tab bidang , dalam grup pemformatan , lihat nilai dalam daftar Tipe Data. Perubahan nilai sebagai Anda Letakkan kursor di berbagai bidang dalam tabel Anda:

    Daftar Tipe Data

Menggunakan tampilan desain

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Lihat kisi desain. Bagian atas kisi memperlihatkan nama dan tipe data dari setiap bidang tabel.

    Bidang dalam tampilan Desain

Bagaimana tipe data mempengaruhi entri data

Tipe data yang Anda tetapkan untuk setiap bidang tabel menyediakan tingkat pertama kontrol atas apa tipe data diizinkan ke dalam bidang. Dalam beberapa kasus, seperti bidang teks panjang, Anda bisa memasukkan data apa pun yang Anda inginkan. Dalam kasus lain, seperti bidang AutoNumber, pengaturan tipe data untuk bidang mencegah Anda memasukkan informasi apa pun di semua. Tabel berikut ini mencantumkan tipe data tersebut Access menyediakan, dan menjelaskan bagaimana mereka mempengaruhi entri data.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Tipe Data untuk database desktop Access dan Ubah atau Ubah tipe data pengaturan untuk bidang.

Tipe data

Efek pada entri data

Teks Pendek

Catatan, dimulai dari Access 2013, tipe data Teks telah diganti namanya ke Teks Pendek.

Bidang teks pendek terima teks atau numerik karakter, termasuk dibatasi daftar item. Bidang teks menerima lebih kecil jumlah karakter dari tidak bidang teks panjang — dari 0 hingga 255 karakter. Dalam beberapa kasus, Anda bisa menggunakan fungsi konversi untuk melakukan perhitungan pada data di bidang teks pendek.

Teks Panjang

Perhatikan, mulai dari Access 2013, data Memo tipe telah diganti nama menjadi Teks panjang.

Anda bisa memasukkan jumlah besar teks dan data numerik dalam jenis bidang hingga 64.000 karakter. Juga, Anda mengatur bidang untuk mendukung pemformatan kaya teks, Anda bisa menerapkan tipe pemformatan yang Anda biasanya menemukan dalam program pemrosesan kata, seperti Word. Misalnya, Anda bisa menerapkan font dan ukuran font berbeda untuk karakter tertentu dalam teks Anda, dan membuatnya menjadi tebal atau miring, dan sebagainya. Anda juga bisa menambahkan tag Hypertext Markup Language (HTML) ke data. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyisipkan atau menambahkan bidang teks kaya.

Selain itu, bidang teks panjang memiliki properti yang disebut Menambahkan hanya. Saat Anda mengaktifkan properti tersebut, Anda dapat menambahkan data baru ke bidang teks panjang, tetapi Anda tidak bisa mengubah data yang sudah ada. Fitur yang dimaksudkan untuk digunakan dalam aplikasi seperti masalah pelacakan database, di mana Anda mungkin perlu menyimpan permanen yang tetap tidak dapat diubah. Saat Anda menempatkan kursor dalam bidang teks panjang dengan Menambahkan hanya properti diaktifkan, secara default, teks dalam bidang menghilang. Anda tidak dapat menerapkan perubahan pemformatan atau untuk teks.

Seperti bidang teks pendek, Anda juga dapat menjalankan fungsi konversi terhadap data dalam bidang teks panjang.

Angka

Anda bisa memasukkan hanya nomor di tipe bidang ini, dan Anda bisa melakukan perhitungan pada nilai dalam bidang angka.

Angka Besar

Perhatikan, tipe data angka besar hanya tersedia dalam langganan Office 365 versi Access.

Anda bisa memasukkan hanya nomor di tipe bidang ini, dan Anda bisa melakukan perhitungan pada nilai dalam bidang angka besar.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan tipe data Angka Besar.

Tanggal/Waktu

Anda bisa memasukkan hanya tanggal dan waktu di tipe bidang ini. 

Anda dapat mengatur masker input untuk bidang (serangkaian karakter literal dan tempat penampung yang muncul saat Anda memilih bidang), Anda harus memasukkan data dalam format yang menyediakan masker dan spasi. Misalnya, jika Anda melihat sebuah topeng seperti MMM_DD_YYYY, Anda harus mengetik Okt 2017 11 di ruang yang disediakan. Anda tidak bisa memasukkan nama bulan lengkap, atau nilai tahun dua digit. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengontrol format entri data dengan masker input.

Jika Anda tidak membuat masker input, Anda dapat memasukkan nilai yang menggunakan tanggal yang valid atau format waktu apa pun. Misalnya, Anda dapat mengetik 11 Oktober 2017, 10/11/17, 11 Oktober 2017, dan seterusnya.

Anda juga bisa menerapkan format tampilan untuk bidang. Dalam hal ini, jika masker input tidak ada, Anda bisa memasukkan nilai di hampir format apa pun, tapi Access menampilkan tanggal sesuai dengan format tampilan. Misalnya, Anda bisa memasukkan 11/10/2017, namun format tampilan mungkin menyetel sehingga menampilkan nilai sebagai 11-Okt-2017.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menyisipkan tanggal hari ini.

Mata Uang

Anda bisa memasukkan hanya nilai mata uang di tipe bidang ini. Selain itu, Anda tidak memiliki untuk memasukkan simbol mata uang secara manual. Secara default, Access berlaku simbol mata uang (¥, £, $, dan seterusnya) ditentukan di pengaturan regional Windows. Anda bisa mengubah simbol mata uang untuk mencerminkan mata uang yang berbeda, jika diperlukan.

AutoNumber

Anda tidak bisa memasukkan atau mengubah data di tipe bidang ini kapan saja. Access akan menambahkan nilai dalam bidang Nomorotomatis kapan pun Anda menambahkan rekaman baru ke tabel.

Terhitung

Anda tidak bisa memasukkan atau mengubah data di tipe bidang ini kapan saja. Hasil bidang ini yang ditentukan oleh ekspresi yang Anda tentukan. Akses memperbarui nilai dalam bidang terhitung setiap kali Anda menambahkan atau mengedit catatan baru ke tabel.

Ya/Tidak

Saat Anda mengklik bidang yang diatur ke tipe data ini, Access menampilkan kotak centang atau daftar turun bawah, bergantung pada cara Anda memformat bidang. Jika Anda memformat bidang untuk memperlihatkan daftar, Anda bisa memilih baik ya atau tidak, True atau False, atau atau menonaktifkan dari daftar, lagi bergantung pada format yang diterapkan ke bidang. Anda tidak bisa memasukkan nilai dalam daftar atau mengubah nilai dalam daftar secara langsung dari formulir atau tabel.

Objek OLE

Anda menggunakan tipe bidang ini saat Anda ingin menampilkan data dari file yang dibuat dengan program lain. Misalnya, Anda bisa menampilkan file teks, bagan Excel atau dek slide PowerPoint dalam bidang Objek OLE.

Lampiran menyediakan cara lebih cepat, lebih mudah dan lebih fleksibel untuk menampilkan data dari program lain.

Hyperlink

Anda bisa memasukkan data apa pun di tipe bidang ini, dan akses dibungkus di alamat Web. Misalnya, jika Anda mengetikkan nilai dalam bidang, akses mengelilingi teks Anda dengan http://www.your_text.com. Jika Anda memasukkan alamat Web yang valid, link Anda akan berfungsi. Jika tidak, link Anda akan mengakibatkan pesan kesalahan.

Juga, pengeditan hyperlink yang sudah ada bisa sulit karena mengklik bidang hyperlink dengan mouse Anda memulai browser Anda dan akan membawa Anda ke situs yang ditentukan dalam tautan. Untuk mengedit bidang hyperlink, Anda pilih bidang yang berdekatan, gunakan tombol TAB atau panah untuk memindahkan fokus ke bidang hyperlink, dan lalu tekan F2 untuk mengaktifkan pengeditan.

Lampiran

Anda dapat melampirkan data dari program lainnya ke tipe bidang ini, tetapi Anda tidak bisa mengetik atau jika tidak Masukkan teks atau data numerik.

Untuk informasi selengkapnya, lihat melampirkan file dan grafik ke rekaman dalam database Anda.

Panduan Pencarian

Panduan pencarian bukan tipe data. Sebagai gantinya, Anda menggunakan panduan untuk membuat dua jenis daftar turun bawah: nilai daftar dan bidang pencarian. Daftar nilai menggunakan daftar dibatasi item yang Anda masukkan secara manual ketika Anda menggunakan panduan pencarian. Nilai tersebut dapat independen data atau objek dalam database Anda.

Sebaliknya, bidang pencarian menggunakan kueri untuk mengambil data dari satu atau beberapa tabel dalam database. Bidang pencarian lalu menampilkan data dalam daftar turun bawah. Secara default, panduan pencarian mengatur bidang tabel ke tipe data angka.

Anda bisa bekerja dengan bidang pencarian secara langsung dalam tabel, dan juga di formulir dan laporan. Secara default, nilai di bidang pencarian muncul di tipe daftar kontrol yang disebut kotak kombo — daftar yang memiliki panah turun bawah:

Daftar pencarian kosong

Anda juga bisa menggunakan kotak daftar yang menampilkan beberapa item dengan bilah gulir untuk melihat lebih banyak item:

Kontrol kotak daftar dasar pada formulir

Bergantung pada bagaimana Anda mengatur bidang pencarian dan kotak kombo, Anda dapat mengedit item dalam daftar dan menambahkan item ke daftar dengan menonaktifkan properti Batasi ke daftar bidang pencarian.

Jika Anda tidak bisa langsung mengedit nilai dalam daftar, Anda harus menambahkan atau mengubah data dalam daftar nilai Anda sudah ditentukan sebelumnya, atau dalam tabel yang bertindak sebagai sumber untuk bidang pencarian.

Akhirnya, saat Anda membuat bidang pencarian, Anda dapat secara opsional menyiapkannya untuk mendukung beberapa nilai. Saat Anda melakukannya, daftar hasil menampilkan kotak centang di samping setiap item daftar, dan Anda bisa memilih atau mengosongkan sebagai banyak item sesuai kebutuhan. Gambar berikut mengilustrasikan daftar multinilai umum:

Kotak centang daftar

Untuk informasi tentang membuat bidang pencarian multinilai dan menggunakan daftar hasil, lihat membuat atau menghapus bidang multinilai.

Atas Halaman

Bagaimana properti bidang tabel mempengaruhi cara Anda memasukkan data

Selain prinsip desain yang mengontrol struktur database dan tipe data yang mengontrol apa yang bisa Anda masukkan dalam bidang tertentu, beberapa properti bidang juga dapat mempengaruhi bagaimana Anda memasukkan data ke Access database.

Menampilkan properti untuk bidang tabel

Access menyediakan dua cara untuk menampilkan properti untuk bidang tabel.

Dalam tampilan lembar data

  1. Buka tabel di Tampilan Lembar data.

  2. Klik tab bidang dan Gunakan kontrol dalam grup pemformatan untuk menampilkan properti untuk setiap bidang tabel.

Dalam tampilan desain

  1. Buka tabel di Tampilan Desain.

  2. Di bagian bawah kisi, klik tab umum , jika belum dipilih.

  3. Untuk melihat properti untuk bidang pencarian, klik tab pencarian .

Bagaimana properti dampak entri data

Tabel berikut ini mencantumkan properti yang memiliki dampak terbesar di entri data dan menjelaskan bagaimana mereka mempengaruhi entri data.

Properti

Lokasi di kisi desain tabel

Nilai yang mungkin

Perilaku ketika Anda mencoba untuk memasukkan data

Ukuran Bidang

Tab Umum

0-255

Batas karakter hanya berlaku untuk bidang diatur ke tipe data teks. Jika Anda mencoba untuk memasukkan lebih dari jumlah karakter yang ditentukan, bidang memotong mereka.

Diperlukan

Tab Umum

Ya/Tidak

Pada saat diaktifkan, properti ini memaksa Anda memasukkan nilai dalam bidang, dan Access tidak akan memungkinkan Anda menyimpan setiap data yang baru hingga Anda menyelesaikan bidang yang diperlukan. Ketika dinonaktifkan, bidang akan menerima nilai kosong, artinya bidang dapat tetap kosong.

Nilai null hal yang tidak sama sebagai nilai nol. Nol adalah digit, dan "kosong" adalah nilai yang hilang, diketahui atau tidak terdefinisi.

Perbolehkan string panjang nol

Tab Umum

Ya/Tidak

Pada saat diaktifkan, Anda bisa memasukkan string panjang-nol — string yang berisi karakter tidak ada. Untuk membuat string panjang-nol, Anda memasukkan sepasang tanda kutip ganda dalam bidang ("").

Terindeks

Tab Umum

Ya/Tidak

Saat Anda mengindeks bidang tabel, Access mencegah Anda menambahkan nilai duplikat. Anda juga bisa membuat indeks dari lebih dari satu bidang. Jika Anda melakukan ini, Anda bisa nilai duplikat dalam satu bidang, tetapi tidak dalam kedua bidang.

Masker Input

Tab Umum

Kumpulan yang sudah ditentukan sebelumnya atau kustom dari karakter tempat penampung dan literal

Masker input memaksa Anda memasukkan data dalam format yang sudah ditentukan sebelumnya. Masker muncul saat Anda memilih bidang di tabel atau kontrol pada formulir. Misalnya, Anda mengklik bidang tanggal dan lihat rangkaian ini karakter: MMM-DD-YYYY. Itu masker input. Memaksa Anda untuk memasukkan nilai bulan sebagai singkatan tiga huruf, seperti OKT, dan nilai tahun sebagai empat digit — misalnya, OKT-15-2017.

Masker input hanya mengontrol bagaimana Anda memasukkan data, tidak Bagaimana mengakses toko atau menampilkan data tersebut.

Untuk informasi selengkapnya Lihat mengontrol format entri data dengan masker input dan memformat bidang tanggal dan waktu.

Batasi ke daftar

Tab pencarian

Ya/Tidak

Mengaktifkan atau menonaktifkan perubahan untuk item dalam bidang pencarian. Pengguna kadang-kadang mencoba mengubah item dalam bidang pencarian secara manual. Saat Access mencegah Anda mengubah item dalam bidang, properti ini diatur ke ya. Jika properti ini diaktifkan dan Anda perlu mengubah item dalam daftar, Anda harus membuka daftar (jika Anda ingin mengedit daftar nilai) atau tabel yang berisi data sumber untuk daftar (jika Anda ingin mengedit bidang pencarian) dan Ubah nilai ada.

Perbolehkan Pengeditan Daftar Nilai

Tab pencarian

Ya/Tidak

Mengaktifkan atau menonaktifkan perintah Edit item daftar untuk daftar nilai, tetapi tidak untuk bidang pencarian. Untuk mengaktifkan perintah tersebut untuk bidang pencarian, masukkan nama formulir valid dalam properti Formulir Edit item daftar . Perbolehkan Edit daftar nilai perintah muncul di menu pintasan yang Anda buka dengan mengklik kanan kotak atau kombo kontrol kotak daftar. Saat Anda menjalankan perintah, kotak dialog Edit item daftar muncul. Selain itu, jika Anda menentukan nama formulir di properti Formulir Edit item daftar , Access memulai formulir itu sebagai ganti dari menampilkan kotak dialog.

Anda dapat menjalankan perintah Edit item daftar dari kotak daftar dan kontrol kotak kombo terletak pada formulir, dan dari kontrol kotak kombo yang terletak di tabel dan hasil kueri set. Formulir harus dibuka di tampilan desain atau tampilan Telusuri; tabel dan kumpulan hasil kueri harus terbuka dalam tampilan lembar data.

Daftar Formulir Edit Item

Tab pencarian

Nama formulir entri data

Jika Anda memasukkan nama formulir entri data sebagai nilai dalam properti tabel ini, formulir tersebut akan terbuka saat pengguna menjalankan perintah Edit item daftar . Jika tidak, kotak dialog Edit item daftar muncul ketika pengguna menjalankan perintah.

Atas Halaman

Gunakan berjenjang pembaruan untuk mengubah nilai kunci utama dan Asing

Pada kali, Anda mungkin perlu memperbarui nilai kunci utama. Jika Anda menggunakan kunci utama tersebut sebagai kunci asing, Anda dapat memperbarui secara otomatis perubahan Anda melalui semua anak contoh kunci asing.

Sebagai pengingat, kunci utama adalah nilai yang secara unik mengidentifikasi setiap baris (catatan) dalam tabel database. Kunci asing adalah kolom yang cocok dengan kunci utama. Biasanya, kunci asing berada di tabel lain, dan mereka memungkinkan Anda untuk membuat hubungan (link) antara data dalam tabel.

Misalnya, Anda menggunakan nomor ID Produk sebagai kunci utama. Satu nomor ID secara unik mengidentifikasi salah satu produk. Anda juga menggunakan nomor ID tersebut sebagai kunci asing dalam tabel pesanan data. Cara tersebut, Anda dapat menemukan semua pesanan yang melibatkan setiap produk, karena kapan pun seseorang tempat pesanan untuk produk tersebut, ID menjadi bagian dari pesanan.

Terkadang, nomor ID itu (atau kunci utama jenis lain), Ubah. Saat mereka lakukan, Anda dapat mengubah nilai kunci utama Anda dan perubahan tersebut secara otomatis penghapusan bertingkat melalui semua rekaman terkait anak. Anda mengaktifkan perilaku ini dengan mengaktifkan integritas referensial dan cascading pembaruan antara dua tabel.

Ingatlah aturan ini penting:

  • Anda bisa mengaktifkan pembaruan berjenjang hanya untuk bidang kunci utama yang diatur ke tipe data teks atau angka. Anda tidak dapat menggunakan Pembaruan berjenjang untuk bidang diatur ke tipe data AutoNumber.

  • Anda bisa mengaktifkan pembaruan berjenjang hanya antara tabel dengan hubungan satu-ke-banyak.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat hubungan. Lihat panduan untuk hubungan tabel dan membuat, mengedit atau menghapus hubungan.

Prosedur berikut ini masuk di tangan dan menjelaskan cara terlebih dahulu membuat hubungan dan lalu Aktifkan pembaruan berjenjang untuk hubungan tersebut.

Membuat hubungan

  1. Pada tab Alat Database, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Hubungan.

  2. Pada tab desain , di grup hubungan , klik Perlihatkan tabel.

  3. Dalam kotak dialog Perlihatkan tabel , pilih tab tabel , pilih tabel yang ingin Anda ubah, klik Tambahkan, dan kemudian klik tutup.

    Anda bisa menekan SHIFT untuk memilih beberapa tabel, atau Anda bisa menambahkan setiap tabel satu per satu. Pilih hanya tabel di sisi "satu" dan "banyak" dari hubungan itu.

  4. Dalam jendela hubungan , seret kunci primer dari tabel di sisi "satu" dari hubungan itu dan jatuhkan ke bidang kunci asing tabel di sisi "banyak" dari hubungan itu.

    Kotak dialog Edit Hubungan muncul. Gambar berikut memperlihatkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Hubungan dengan hubungan yang sudah ada

  5. Pilih kotak centang Terapkan integritas referensial dan klik buat.

Aktifkan pembaruan berjenjang dalam kunci utama

  1. Pada tab Alat Database, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Hubungan.

  2. Jendela hubungan muncul, dan menampilkan gabungan (diperlihatkan sebagai penghubung garis) antara tabel dalam database. Gambar berikut memperlihatkan hubungan umum:

  3. Klik kanan garis gabungan antara tabel induk dan turunan, dan klik Edit hubungan.

    Hubungan antara dua tabel

    Kotak dialog Edit Hubungan muncul. Gambar berikut memperlihatkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Hubungan

  4. Pilih Pembaruan bertingkat bidang terkait, pastikan bahwa kotak centang Terapkan integritas referensial dipilih, dan lalu klik OK.

Atas Halaman

Mengapa nomor ID terkadang tampaknya Lewati angka

Saat Anda membuat bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber, Access secara otomatis akan menghasilkan nilai untuk bidang tersebut dalam setiap rekaman baru. Nilai yang bertambah secara default, sehingga setiap catatan baru mendapatkan nomor berurutan tersedia berikutnya. Tujuan tipe data AutoNumber adalah untuk memasukkan nilai yang cocok untuk digunakan sebagai kunci utama. Untuk informasi selengkapnya, lihat menambahkan, mengatur, mengubah, atau menghapus kunci utama.

Saat Anda menghapus baris dari tabel yang berisi bidang yang diatur ke tipe data AutoNumber, nilai di bidang AutoNumber untuk baris tersebut digunakan tidak selalu secara otomatis kembali. Alasan, nomor yang menghasilkan Access mungkin tidak angka yang ingin dilihat, dan kesenjangan mungkin muncul dalam urutan ID angka — ini adalah dengan desain. Anda harus mengandalkan hanya keunikan nilai di bidang AutoNumber, dan tidak urutan mereka.

Atas Halaman

Massal memperbarui data menggunakan kueri

Penambahan, pembaruan, dan Hapus kueri yang kuat cara untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus catatan secara massal. Selanjutnya, pembaruan massal lebih mudah dan lebih efisien untuk melakukan saat Anda menggunakan baik prinsip desain database. Menggunakan penambahan, pembaruan, atau Hapus kueri yang sudah dapat menghemat waktu karena Anda juga bisa menggunakan kembali kueri.

Penting    Mencadangkan data Anda sebelum Anda menggunakan kueri ini. Memiliki cadangan diketahui dapat membantu Anda memperbaiki kesalahan apa pun yang Anda secara tidak sengaja mungkin membuat dengan cepat.

Menambahkan kueri    Gunakan untuk menambahkan banyak catatan ke satu atau beberapa tabel. Salah satu paling sering menggunakan kueri penambahan adalah menambahkan grup rekaman dari satu atau beberapa tabel dalam database sumber ke satu atau beberapa tabel di database tujuan. Misalnya, Anda peroleh beberapa pelanggan yang baru dan database yang berisi tabel informasi tentang pelanggan tersebut. Untuk menghindari memasukkan data baru tersebut secara manual, Anda bisa menambahkan itu ke sesuai tabel atau tabel dalam database Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat menambahkan rekaman ke tabel menggunakan kueri penambahan.

Memperbarui kueri    Gunakan untuk menambahkan, mengubah, atau menghapus komponen (namun tidak semua) dari banyak catatan yang sudah ada. Anda dapat menganggap kueri pembaruan sebagai bentuk yang canggih dari kotak dialog Temukan dan Ganti. Anda memasukkan kriteria pilih (kasar setara dengan string pencarian) dan kriteria pembaruan (kasar setara dengan string pengganti). Tidak seperti kotak dialog, kueri pembaruan dapat menerima beberapa kriteria, memungkinkan Anda untuk memperbarui sejumlah besar rekaman dalam sekali jalan, dan memungkinkan Anda mengubah rekaman di lebih dari satu tabel. Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat dan menjalankan kueri pembaruan.

Menghapus kueri    Saat Anda ingin baik dengan cepat menghapus banyak data atau menghapus kumpulan data secara teratur, Hapus berguna karena kueri membuatnya dapat menentukan kriteria untuk dengan cepat menemukan dan menghapus data. Untuk informasi selengkapnya, lihat cara untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus catatan.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×