Memperbolehkan orang lain mengelola email dan kalender Anda

Sama seperti memiliki asisten yang membantu Anda mengelola surat kertas masuk, orang lain, yang disebut delegasi, dapat menerima dan membalas pesan email serta permintaan dan tanggapan rapat atas nama Anda. Anda juga dapat memberi izin tambahan kepada delegasi untuk membaca, membuat, atau mengubah item dalam kotak surat Microsoft Exchange Server Anda.

Catatan: Akun Microsoft Exchange Server diperlukan.

Apa fungsi Delegasi Akses?

Delegasi Akses tidak hanya sekadar berbagi akses ke folder Anda. Delegasi akan menerima izin tambahan, seperti membuat pesan email atau menanggapi permintaan rapat atas nama Anda. Lihat Mengelola email dan item kalender orang lain untuk mempelajari bagaimana delegasi bisa melakukan tugas ini.

Sebagai pemberi izin, Anda menentukan tingkat akses delegasi ke folder Anda. Anda dapat memberi delegasi izin untuk membaca item dalam folder Anda atau untuk membaca, membuat, mengubah, dan menghapus item. Secara default, saat Anda menambahkan delegasi, maka delegasi tersebut dapat mengakses sepenuhnya folder Kalender dan Tugas Anda. Delegasi juga dapat menanggapi permintaan rapat atas nama Anda.

Apa saja tingkat izin delegasi?

Peninjau Dengan izin ini, delegasi dapat membaca item dalam folder Anda.
Penulis Dengan izin ini, delegasi dapat membaca dan membuat item serta mengubah dan menghapus item yang ia buat. Sebagai contoh, delegasi dapat langsung membuat permintaan tugas dan rapat langsung dalam folder Tugas atau Kalender Anda lalu mengirimkan item tersebut atas nama Anda.
Editor Dengan izin ini, delegasi dapat melakukan segala sesuatu yang dapat dilakukan oleh Penulis serta dapat mengubah dan menghapus item yang Anda buat.

Catatan: Jika Anda menggunakan Microsoft Outlook untuk menghapus item dari folder kotak surat pengguna lain yang memiliki hak istimewa penghapusan, dan item yang dihapus masuk ke folder Item Terhapus Anda sendiri, bukan folder Item Terhapus pemilik kotak surat. Anda dapat menggunakan kunci DelegasiWastebasketStyle yang ditemukan dalam artikel berikut ini untuk mengubah perilaku.

Atas Halaman

Menjadikan seseorang delegasi saya

Delegasi menerima izin Kirim Atas Nama secara otomatis. Secara default, delegasi hanya dapat membaca permintaan dan tanggapan rapat Anda. Delegasi tidak diberi izin untuk membaca pesan lain dalam Kotak Masuk Anda.

Pilih tab File , lalu pilih Pengaturan Akun > Akses Delegasi.
Dalam dialog, pilih Tambahkan.

Jika Tambahkan tidak ditampilkan, mungkin tidak ada koneksi aktif antara Outlook dan Exchange. Bilah status Outlook menampilkan status koneksi.
Ketik nama orang yang Anda inginkan sebagai delegasi Anda, atau cari lalu klik nama tersebut dalam daftar hasil pencarian.

Catatan: Delegasi harus seseorang dalam Daftar Alamat Global (GAL, Global Address List) Exchange organisasi Anda.
Pilih Tambahkan, lalu pilih OK.
Dalam kotak dialog Delegasi Izin, terima pengaturan izin default atau pilih tingkat akses kustom untuk folder Exchange.

Jika delegasi hanya memerlukan izin untuk bekerja dengan permintaan dan respons rapat, maka pengaturan izin default, seperti Delegasi menerima salinan pesan terkait rapat yang dikirim ke saya, sudah memadai. Anda dapat membiarkan pengaturan izin Kotak Masuk tetap Tidak ada. Permintaan dan tanggapan rapat akan dikirim langsung ke Kotak Masuk delegasi.

Catatan: Secara default, delegasi akan diberi izin Editor (dapat membaca, membuat, dan mengubah item) ke folder Kalender Anda. Apabila delegasi merespons rapat atas nama Anda, akan ditambahkan secara otomatis ke folder Kalender Anda.
Untuk mengirim pesan pemberitahuan perubahan izin kepada delegasi, pilih kotak centang Secara otomatis mengirim pesan ke delegasi tentang izin ini.
Jika diinginkan, pilih kotak centang Delegasi dapat melihat item privat saya.

Penting: Pengaturan ini akan mempengaruhi semua folder Exchange. Termasuk semua folder Email, Kontak, Kalender, Tugas, Catatan, dan Jurnal. Tidak ada cara untuk memberi akses ke item pribadi hanya dalam folder tertentu.
Klik OK.
Catatan:
- Pesan yang dikirim dengan izin Kirim Atas Nama mencantumkan nama delegasi dan nama Anda di samping Dari. Jika pesan dikirim dengan izin Kirim Sebagai, hanya nama Anda yang ditampilkan.
- Setelah Anda menambahkan seseorang sebagai delegasi, mereka bisa menambahkan kotak surat Exchange Anda ke profil Outlook mereka. Untuk instruksinya, lihat Mengelola email dan item kalender orang lain.

Atas Halaman

Mengubah izin untuk delegasi

Pilih tab File , lalu pilih Pengaturan Akun > Akses Delegasi.
Klik nama delegasi yang akan diubah izinnya, lalu klik Izin.

Catatan: Jika Anda ingin menghapus semua izin Delegasi Akses, jangan klik Izin tetapi klik Hapus lalu lewati semua langkah-langkah berikutnya.
Ubah izin untuk semua folder Outlook yang dapat diakses delegasi.
Untuk mengirim pesan pemberitahuan perubahan izin kepada delegasi, pilih kotak centang Secara otomatis mengirim pesan ke delegasi tentang izin ini.

Catatan: Jika Anda menginginkan salinan permintaan dan tanggapan rapat yang Anda terima dikirimkan ke delegasi, pastikan bahwa delegasi tersebut diberi izin Editor (dapat membaca, membuat, dan mengubah item) ke folder Kalender, lalu pilih kotak centang Delegasi menerima salinan pesan terkait rapat yang dikirim ke saya.

Atas halaman

Mengubah akses delegasi ke item pribadi

Jika Anda telah menetapkan izin kepada delegasi agar ia dapat mengakses folder Outlook Anda, maka Anda dapat menyembunyikan informasi pribadi dalam janji, rapat, tugas, dan kontak. Buka setiap item pribadi, lalu dalam grup Tag, klik Privat.

Untuk memberi akses ke item pribadi Anda, lakukan hal berikut:

Pilih tab File , lalu pilih Pengaturan Akun > Akses Delegasi.
Pilih nama delegasi yang ingin Anda ubah aksesnya ke janji temu pribadi Anda, lalu pilih Izin.
Pilih kotak centang Delegasi dapat melihat item pribadi saya.

Penting: Anda sebaiknya tidak hanya mengandalkan fitur Pribadi untuk mencegah orang lain mengakses detail janji, kontak, atau tugas Anda. Untuk memastikan orang lain tidak dapat membaca item yang Anda tandai sebagai pribadi, jangan beri mereka izin Peninjau (dapat membaca item) ke folder Kalender, Kontak, atau Tugas Anda.

Atas Halaman