Pengenalan pustaka

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Pustaka adalah lokasi pada situs di mana Anda dapat mengunggah, membuat, memperbarui, dan berkolaborasi pada file dengan anggota tim. Setiap pustaka menampilkan daftar file dan informasi utama tentang file, seperti siapa orang terakhir yang mengubah file. Sebagian besar situs mencakup pustaka ketika Anda membuat situs. Sebagai contoh, situs tim memiliki pustaka Dokumen di mana Anda dapat mengatur dan berbagi dokumen Anda.

Pustaka dokumen

Yang Anda butuhkan pustaka lainnya, Anda bisa memilih dari beberapa aplikasi pustaka siap pakai dan menambahkan mereka ke situs Anda. Anda juga bisa mengkustomisasi pustaka dalam beberapa cara. Misalnya, Anda bisa mengontrol bagaimana dokumen yang ditampilkan, dikelola dan dibuat. atau melacak versi file, termasuk berapa banyak dan mana tipe versi. Anda bahkan bisa membuat tampilan kustom, formulir, dan alur kerja untuk membantu Anda mengelola proyek dan proses bisnis Anda.

Sebuah tim pemasaran di Contoso membuat situs tim di mana mereka berencana untuk mengelola proyek dan dokumen. Mereka memilih pemilik situs untuk mengelola situs. Pemilik situs mendapatkan tingkat izin Kontrol Penuh ketika ia ditambahkan ke grup Pemilik untuk situs. Dia berbagi situs tersebut dan memberikan izin kepada semua orang berkontribusi. Tim memutuskan untuk menggunakan pustaka Dokumen untuk mengelola siaran pers, file anggaran, kontrak, proposal, dan dokumen tim lainnya.

Pemilik situs mengunggah dokumen penting agar tim mulai menggunakan pustaka sebagai lokasi pusat. Lalu ia mengaktifkan pembuatan versi, sehingga tim memiliki riwayat bagaimana file berubah dan dapat memulihkan versi sebelumnya, jika diperlukan. Pemilik situs juga menambahkan templat standar ke pustaka untuk laporan pemasaran, kontrak penjualan, rencana kampanye, dan lembar kerja anggaran. Setiap templat memuat logo perusahaan dan format yang telah disetujui untuk digunakan semua orang. Ketika anggota membuat file baru dari pustaka dokumen, mereka dapat dengan mudah memilih templat yang ingin mereka gunakan.

Saat anggota tim menambahkan file dan berkolaborasi pada dokumen, mereka menata pustaka dengan menambahkan kolom dan membuat tampilan untuk membantu mereka menemukan dokumen dengan cepat. Sebagai contoh, pemilik situs menambahkan kolom "Nama Proyek" sehingga anggota dapat memfilter atau mengurutkan kolom tersebut. Anggota tim lainnya menambahkan tampilan publik yang mengelompokkan berdasarkan kuartal fiskal, dan memfilter kontrak yang berakhir dalam waktu enam bulan. Setiap anggota juga membuat tampilan pribadi untuk membantu mereka menemukan informasi dengan cepat dan menyelesaikan pekerjaan mereka.

Setelah banyak berdiskusi saat rapat staf, tim memutuskan untuk menyetel pemberitahuan pada tingkat pustaka untuk pembaruan laporan seminggu sekali. Setiap anggota dapat memutuskan cara mengatur pemberitahuan tambahan atau umpan RSS pada file tertentu, jika diperlukan.

Tab pustaka dengan pemberitahuan RSS disorot

Tim juga berkomitmen pada "praktik terbaik" yang penting dalam dunia baru kolaborasi ini. Ketika anggota ingin berbagi dokumen, mereka menahan godaan untuk melampirkannya ke pesan email, dan mengirim link ke dokumen sebagai gantinya. Pengiriman link melalui email mudah dilakukan dari pustaka dan mengarahkan orang-orang ke versi terbaru pada situs tim.

Tanggung jawab penting untuk tim ini adalah mengusulkan kampanye pemasaran untuk meningkatkan penjualan dan pendapatan. Ketika anggota tim mengembangkan rencana kampanye baru, mereka menulis bersama dokumen dan melacak versi minor file. Penulisan bersama memungkinkan beberapa orang mengedit dokumen pada waktu yang sama, tanpa harus khawatir tentang rekonsiliasi perubahan. Jika mereka melakukan kesalahan dalam satu versi dari sebuah dokumen, mereka dapat memulihkan versi sebelumnya. Ketika mereka menyelesaikan rencana kampanye, mereka dapat membuat versi utama dan kemudian mengirimkannya untuk disetujui oleh departemen hukum dan manajer mereka. Ketika file tersebut disetujui, karyawan lain di perusahaan dapat melihat file tersebut.

Pemilik situs meneliti dokumentasi dan pelatihan online, dan mempelajari cara mengatur alur kerja, mengaitkannya ke pustaka, dan mengotomatisasi proses pengumpulan umpan balik, pengumpulan tanda tangan, dan penerbitan dokumen final.

Setelah tiga bulan penggunaan, pustaka dan situs Dokumen telah menjadi penting bagi tim pemasaran dan membantu meningkatkan produktivitas dan visibilitas di seluruh perusahaan mereka. Mereka tidak bisa membayangkan bekerja tanpa itu, dan mengeksplorasi cara lain untuk menggunakan teknologi SharePoint untuk berkolaborasi lebih baik.

Berikut beberapa cara untuk bekerja dengan pustaka dan membuatnya lebih berguna untuk grup Anda (diatur secara terpisah dari dasar sampai tingkat lanjut):

Menggunakan dan membuat tampilan     Anda bisa menggunakan tampilan untuk melihat file di Pustaka yang paling penting bagi Anda atau yang paling sesuai tujuan. Konten pustaka tidak berubah, tetapi setiap tampilan menata atau memfilter file untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan dan untuk menelusuri dengan cara yang berarti. Untuk informasi selengkapnya tentang tampilan, lihat membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.

Bilah tampilan pustaka gambar dengan mengubah tampilan yang dipilih

Melacak versi     Jika Anda perlu menyimpan versi sebelumnya dari file, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan dan memulihkan file. Anda bisa memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menetapkan beberapa versi sebagai utama, seperti menambahkan bab baru manual, dan beberapa versi sebagai kecil, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, secara opsional Anda bisa memilih jumlah setiap tipe versi yang ingin Anda simpan.

Tips:  Jika tim Anda berencana untuk menggunakan penulisan bersama, kami sarankan mengaktifkan setidaknya pembuatan versi utama di pustaka, untuk berjaga-jaga jika seseorang membuat kesalahan dan mengunggah dokumen dengan nama yang sama dalam pustaka di mana setiap orang menulis bersama. Dengan cara ini, jika Anda kehilangan perubahan, Anda dapat memulihkan versi sebelumnya dari dokumen.

Untuk informasi selengkapnya tentang pembuatan versi, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasikan penerapan versi untuk daftar atau pustaka.

Penulisan bersama atau check-out file     Saat Anda mengedit dokumen Microsoft Word dan PowerPoint dari pustaka tanpa memeriksa keluar, orang lain bisa mengeditnya di saat yang sama (yang penulisan bersama). Saat Anda check out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang bisa mengedit file hingga Check in. Anda bisa haruskan dokumen dicheck-out di Pustaka yang berisi dokumen sensitif, atau saat Anda ingin hati-hati melacak evolusi dari dokumen. Tapi perhatikan bahwa mengharuskan Check Out akan membuat mungkin untuk orang-orang untuk penulisan bersama dokumen. Menggunakan check out, orang-orang akan diminta untuk meninggalkan komentar tentang apa yang mereka berubah dalam dokumen, namun check out akan juga memperlambat pengeditan dan meninjau proses. Untuk informasi selengkapnya, lihat kolaborasi dan penulisan bersama atau Check out, check in, atau membuang perubahan pada file di pustaka.

Mengedit file dari program desktop    Ketika Anda menyimpan dokumen di situs SharePoint, Anda bisa membuat, mengedit, dan penulisan bersama dokumen secara langsung dari program desktop yang kompatibel, seperti Microsoft Word atau PowerPoint, tanpa ke situs. Misalnya, Anda bisa mengedit presentasi PowerPoint pada saat yang sama seperti orang lain sedang mengedit tersebut (juga dikenal sebagai penulisan bersama). Anda juga bisa mengelola check-in dan Check Out secara langsung dari PowerPoint. Selain itu, Anda bisa menggunakan OneDrive for Business atau Outlook untuk membuat pustaka konten offline, bekerja dengan dokumen tersebut dari lokasi jarak jauh, dan lalu lancar menyinkronkan perubahan ketika Anda kembali online.

Tetap mengikuti informasi perubahan    Untuk tetap diperbarui saat dokumen di pustaka perubahan, menyiapkan pemberitahuan, berlangganan umpan RSS, atau mengikuti dokumen. Perbedaan utama antara pemberitahuan, RSS, dan berikut ini adalah tempat Anda menerima pemberitahuan. Pemberitahuan dan umpan RSS menginformasikan Anda tentang pembaruan, dan keduanya memungkinkan Anda untuk mengkustomisasi seberapa banyak informasi yang Anda terima. Anda bisa menyetel pemberitahuan atau RSS untuk mencari tahu kapan ada perubahan di pustaka. Jika Anda peduli hanya dokumen tertentu, membuat pemberitahuan atau ikuti dokumen. Pemberitahuan bisa datang sebagai pesan email atau teks. Pemberitahuan RSS tiba di umpan konsolidasi yang dapat Anda baca di Outlook atau lain umpan pembaca. Jika Anda mengikuti dokumen, Anda akan menerima pemberitahuan di umpan berita Anda (jika organisasi Anda menggunakan umpan Berita). Untuk informasi selengkapnya tentang pemberitahuan, lihat membuat pemberitahuan atau berlangganan umpan RSS.

Memerlukan persetujuan dokumen     Anda dapat meminta dokumen untuk disetujui sebelum semua orang dapat melihatnya. Dokumen tetap dalam status tertunda sampai mereka disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda dapat mengontrol kelompok pengguna mana yang dapat melihat dokumen sebelum disetujui. Fitur ini dapat membantu jika pustaka Anda berisi pedoman penting atau prosedur yang perlu diselesaikan sebelum orang lain melihatnya.

Mengatur izin    Grup SharePoint dan tingkat izin membantu Anda untuk mengelola akses ke konten secara efisien. Secara default, izin di pustaka, folder dalam Pustaka, dan dokumen diwariskan dari situs. Menetapkan izin unik untuk pustaka tertentu atau dokumen bisa membantu Anda untuk memproteksi konten sensitif, seperti kontrak atau informasi anggaran, tanpa pembatasan akses di seluruh situs. Untuk informasi selengkapnya tentang izin, lihat memahami tingkat izin di SharePoint.

Membuat alur kerja     Sebuah pustaka dokumen atau tipe konten dapat menggunakan alur kerja yang telah ditetapkan organisasi Anda untuk proses bisnis, seperti mengelola persetujuan atau tinjauan dokumen. Grup Anda dapat menerapkan proses bisnis untuk dokumen, yang dikenal sebagai alur kerja, yang menentukan tindakan yang perlu diambil secara berurutan, seperti menyetujui dokumen. Alur kerja SharePoint adalah cara otomatis memindahkan dokumen atau item melalui urutan tindakan atau tugas. Tiga alur kerja yang tersedia untuk pustaka secara default: Persetujuan, yang merutekan dokumen ke grup orang untuk disetujui; Kumpulkan Umpan balik, yang merutekan dokumen ke grup orang untuk umpan balik dan mengembalikan dokumen ke orang yang memulai alur kerja sebagai kompilasi; dan Kumpulkan Tanda Tangan, yang merutekan dokumen ke grup orang untuk mengumpulkan tanda tangan digital mereka.

Catatan:  Hanya alur kerja tiga-status tersedia di SharePoint Foundation.

Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, lihat tentang alur kerja yang disertakan dengan SharePoint.

Menentukan tipe konten     Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda bisa memperluas fungsionalitas Pustaka Anda dengan mengaktifkan dan menetapkan beberapa tipe konten. Tipe konten menambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten bisa menentukan Templat dan bahkan alur kerja proses. Templat yang bertindak sebagai titik awal, untuk memformat dan semua teks boilerplate dan untuk properti yang diterapkan ke dokumen tipe tersebut, seperti nama Departemen atau kontrak nomor.

Pelacakan audit    Jika Anda memiliki grup sensitif file, dan akan berguna untuk mengetahui bagaimana dokumen yang sedang digunakan, Anda bisa menentukan kebijakan yang memungkinkan Anda untuk mengaktifkan pelacakan audit acara, seperti perubahan file, salinan atau penghapusan.

Mengatur kebijakan    Pengaturan kebijakan mengaktifkan dokumen kedaluwarsa, otomatis penghapusan atau berkala Tinjau (melalui alur kerja) dokumen yang telah mencapai usia tertentu. Ketika pustaka berkembang, menggunakan pengaturan disposisi ini bisa menghemat waktu dan usaha melalui mencoba untuk secara manual membersihkan ruang hard disk yang dikemas penuh atau untuk menghindari mencapai batas kuota.

Catatan:  Pengaturan kebijakan tidak tersedia di SharePoint Foundation.

Menggunakan situs Pusat dokumen    Anda bisa menggunakan situs Pusat dokumen saat Anda ingin membuat, mengelola, dan menyimpan sejumlah besar dokumen. Pusat dokumen didesain untuk berfungsi sebagai penyimpanan terpusat untuk mengelola banyak dokumen. Fitur, seperti metadata dan navigasi tampilan pohon, tipe konten dan komponen Web, membantu Anda menata dan mengambil dokumen. "Pengurus konten" dapat dengan cepat mengonfigurasi navigasi metadata yang dikendalikan untuk melakukan baik untuk sebagian besar pustaka tanpa secara eksplisit membuat indeks. Atau pengurus konten bisa membuat indeks untuk meningkatkan kinerja atas lebih luas filter dan tampilan. Anda bisa menggunakan situs Pusat dokumen sebagai lingkungan penulisan (di mana pengguna memeriksa file masuk dan keluar dan membuat struktur folder untuk file tersebut) atau arsip konten sebagai (di mana pengguna hanya menampilkan atau mengunggah dokumen).

Catatan: Pusat dokumen ini tidak tersedia di SharePoint Foundation.

Cara Anda mengatur file Anda di pustaka tergantung pada kebutuhan grup Anda dan cara Anda memilih untuk menyimpan dan mencari informasi Anda. Beberapa perencanaan dapat membantu Anda mengatur struktur yang paling sesuai untuk grup Anda. Pustaka memiliki beberapa fitur yang membantu Anda bekerja dengan beberapa file dalam satu pustaka. Namun, beberapa pustaka mungkin lebih sesuai untuk grup Anda.

Anda mungkin ingin satu pustaka dapat melayani beragam kebutuhan. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki beberapa proyek dalam grup yang sama, atau beberapa grup yang bekerja pada proyek yang sama. Pertimbangkan menggunakan pustaka tunggal ketika:

  • Grup Anda perlu melihat informasi ringkasan tentang, atau tampilan yang berbeda dari, kumpulan file yang sama. Sebagai contoh, manajer mungkin ingin melihat semua file dikelompokkan menurut departemen atau tanggal jatuh tempo.

  • Orang ingin mencari file di lokasi yang sama pada situs.

  • Anda ingin menerapkan pengaturan yang sama ke file, seperti pelacakan versi file atau permintaan persetujuan.

  • Grup yang bekerja dengan pustaka memiliki karakteristik yang sama, seperti tingkat izin yang sama.

  • Anda ingin menganalisis informasi tentang file di dalam lembar bentang, atau menerima pembaruan konsolidasi tentang file.

Untuk bekerja secara efisien dengan dokumen di satu pustaka, Anda dapat mengatur file di dalam pustaka dengan menambahkan kolom, menentukan tampilan, atau membuat folder.

Anda mungkin ingin membuat beberapa pustaka ketika ada perbedaan yang jelas antara kumpulan file yang ingin Anda simpan dan kelola, atau di antara kelompok orang yang bekerja dengan file. Gunakan beberapa pustaka ketika:

  • Tipe file yang ingin Anda simpan dan kelola bersifat khusus, dan Anda tidak menginginkan orang untuk sering melihat ringkasan file atau mencari file bersama-sama.

  • Grup orang yang menggunakan file tersebut berlainan dan memiliki tingkat izin yang jelas berbeda.

  • Anda perlu menerapkan pengaturan yang berbeda, seperti pembuatan versi atau persetujuan, ke kumpulan file yang berbeda.

  • Anda tidak perlu menganalisis file bersama atau menerima pembaruan konsolidasi tentang file.

  • Anda ingin memberikan kumpulan opsi yang berbeda untuk membuat file baru, atau Anda menginginkan opsi pada menu Baru di pustaka untuk muncul dalam urutan yang berbeda.

Berikut ini beberapa cara agar Anda dapat bekerja secara efisien dengan beberapa pustaka.

Menyiapkan Templat dan kolom situs    Jika organisasi Anda ingin menetapkan beberapa pengaturan yang konsisten di seluruh pustaka tersebut, itu bisa menyiapkan Templat situs dan kolom situs. Anda bisa berbagi pengaturan di beberapa pustaka sehingga Anda tidak perlu membuat ulang pengaturan setiap kali.

Mengirim file ke lokasi lain    Jika Anda menginginkan file akan tersedia di beberapa pustaka, Anda bisa menyimpannya di satu pustaka, dan kemudian mengirim salinan ke pustaka lainnya. Anda bisa memilih untuk mengingatkan untuk memperbarui setiap salinan dokumen saat Anda membuat perubahan ke sel asli.

Membuat Templat pustaka    Jika Anda ingin menetapkan beberapa pengaturan uniform untuk pustaka atau menggunakan kembali karakteristik di pustaka, Anda bisa menyimpan pustaka sebagai Templat. Templat pustaka tersedia sebagai opsi pada halaman Tambahkan aplikasi di situs Anda.

Ada beberapa cara untuk menata file di pustaka. Anda dapat menambahkan kolom, menentukan tampilan, dan membuat folder. Setiap pendekatan memiliki keunggulan tersendiri, dan Anda dapat menggabungkan setiap pendekatan bersama-sama agar sesuai dengan kebutuhan unik pustaka dan tim Anda.

Secara default, pustaka melacak nama file, serta informasi tentang status file, seperti apakah file di-check in. Tapi, Anda dapat menentukan kolom tambahan yang membantu grup Anda mengategorikan dan melacak file, seperti nama kampanye atau nomor proyek, atau informasi lain yang penting untuk tim Anda. Anda punya beberapa opsi untuk tipe kolom yang Anda buat, termasuk baris teks tunggal, daftar turun bawah opsi, sebuah angka yang dihitung dari kolom lain, atau bahkan nama dan gambar seseorang di situs Anda.

Kolom menyediakan header kolom yang memudahkan orang untuk mengurutkan dan memfilter dokumen. Ketika Anda menampilkan file di pustaka, Anda dapat mengurutkan atau memfilter file sementara dengan mengarahkan ke nama kolom, lalu mengklik panah bawah di samping nama. Hal ini berguna jika Anda perlu melihat file dengan cara tertentu, tetapi Anda harus mengulangi langkah-langkah tersebut saat berikutnya Anda menampilkan pustaka.

Untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan kolom, lihat membuat, mengubah, atau menghapus kolom di dalam daftar atau pustaka.

Akankah pengguna sering ingin melihat: semua dokumen yang terkait dengan proyek tertentu, semua dokumen yang termasuk dalam departemen tertentu, atau mengelompokkan dokumen menurut bulan jatuh tempo? Jika Anda berharap untuk sering menampilkan file dengan cara tertentu, Anda dapat menentukan tampilan. Anda dapat menggunakan tampilan ini setiap kali Anda bekerja dengan pustaka. Ketika Anda membuat tampilan, tampilan akan ditambahkan ke daftar turun bawah Tampilan Saat Ini yang terletak di pita pustaka.

Tampilan pustaka adalah pilihan kolom pada halaman yang menampilkan item dalam pustaka, dan sering menentukan susunan urutan tertentu, filter, pengelompokan, dan tata letak kustom. Pustaka dapat memiliki tampilan pribadi dan tampilan publik. Siapa pun yang telah ditetapkan ke grup Anggota pada situs (yang memiliki tingkat izin Kontribusi) dapat membuat pandangan pribadi untuk melihat file dengan cara tertentu atau untuk memfilter hanya file yang ingin mereka lihat. Jika Anda memiliki izin untuk mendesain pustaka, Anda dapat membuat tampilan publik yang bisa digunakan siapa pun saat menampilkan pustaka. Anda juga dapat membuat tampilan publik menjadi tampilan default, sehingga orang secara otomatis melihat tampilan tersebut untuk pustaka.

Jika anggota grup Anda menampilkan pustaka pada perangkat seluler, Anda bahkan dapat membuat tampilan seluler yang memberikan batasan, seperti jumlah item yang ditampilkan dalam tampilan, yang optimal untuk bandwidth dan batasan perangkat.

Untuk informasi selengkapnya tentang tampilan, lihat membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.

Folder adalah wadah yang dapat digunakan untuk mengelompokkan dan mengelola konten di pustaka atau daftar. Jika folder diaktifkan untuk pustaka, Anda dapat menambahkan folder ke sebagian besar tipe pustaka. Jika pustaka Anda berisi banyak item, folder juga meningkatkan efisiensi mengakses item tersebut. Ketika Anda membuat folder, di belakang layar Anda membuat indeks internal. Indeks internal ini juga dibuat untuk folder akar, atau tingkat atas dari pustaka atau daftar. Ketika Anda mengakses item di dalam folder, Anda secara efektif menggunakan indeks internal ini untuk mengakses data.

Jika pustaka berisi banyak item yang dapat dikelompokkan dengan cara tertentu, Anda dapat menggunakan folder untuk mengatur konten dalam pustaka. Contoh grup yang baik termasuk proyek, tim, departemen, kategori produk, rentang usia, daftar alfabetis, dan subgrup alfabetis (A-C, D-F, dan lain-lain). Folder dapat membantu orang untuk memindai dan mengelola banyak file dengan cara yang familiar.

Folder di pustaka

Secara default, pustaka dengan folder diaktifkan menampilkan folder dalam tampilan default pustaka tanpa filter. Ini berguna karena pengguna dapat memilih folder yang tepat saat mereka menyisipkan dokumen baru. Menampilkan semua folder juga membuat kecil kemungkinan bahwa item yang akan ditambahkan dengan tidak benar di luar folder di pustaka. Anda bisa dengan mudah menata ulang dokumen ke folder Pustaka yang berbeda dengan menggunakan perintah buka dengan Explorer yang tersedia di pita pustaka.

Catatan:  Tampilan pustaka dapat diatur ke Urutkan hanya menurut kriteria tertentu, yaitu ketika folder tidak muncul terlebih dahulu sebelum setiap item dalam tampilan. Anda mungkin tidak ingin menggunakan opsi urutkan tampilan ini jika Anda ingin pengguna dengan mudah menemukan folder yang tepat.

Meskipun folder perpustakaan tidak ditampilkan di navigasi situs, pemilik situs atau pengguna dengan izin untuk merancang sebuah situs dapat mengaktifkan Tampilan Pohon, yang menampilkan bagian Konten Situs di navigasi situs, dan memungkinkan Anda memperluas, menciutkan, dan dengan mudah menavigasi folder pustaka.

Tampilan pohon di situs

Untuk informasi selengkapnya tentang folder, lihat membuat folder di pustaka dokumen atau menghapus folder di pustaka.

Semua tiga pendekatan bisa bekerja sama. Kolom yang sama yang Anda gunakan untuk melacak dokumen di tampilan default pustaka bisa digunakan untuk membuat tampilan dengan beberapa kriteria filter. Orang-orang bisa mengurutkan dan memfilter tampilan secara dinamis dengan mengklik header kolom untuk menemukan konten di mendadak. Jika struktur folder yang telah ditetapkan di pustaka, Anda bisa "meratakan" tampilan pustaka dengan mengatur opsi Perlihatkan semua item tanpa folder di folder bagian saat Anda membuat atau memodifikasi tampilan. Setiap pendekatan dapat melengkapi lainnya untuk mendapatkan konten yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar untuk Anda.

Beberapa pustaka dibuat untuk Anda ketika Anda membuat situs baru, seperti pustaka Dokumen di dalam situs tim. Anda dapat mengkustomisasi pustaka ini untuk tujuan Anda, atau Anda dapat membuat pustaka tambahan sendiri. Setiap tipe pustaka memiliki tujuan tertentu dan beberapa memiliki kumpulan perilaku dan fitur yang berbeda.

Penting:  Anda mungkin memiliki pustaka lebih sedikit atau lebih banyak pustaka tersedia pada situs Anda, tergantung pada versi SharePoint yang menjadi basis situs Anda, rencana Office 365 yang menjadi langganan organisasi Anda, atau apakah fitur tertentu diaktifkan pada situs Anda.

Pustaka Aset     Untuk berbagi dan mengelola aset media digital, seperti file gambar, audio dan video, gunakan pustaka aset. Sebuah pustaka aset memudahkan pengguna untuk menemukan dan menggunakan kembali file media digital yang telah dibuat orang lain, seperti logo dan gambar perusahaan. Sebuah pustaka aset juga menyediakan tipe konten dengan properti dan tampilan untuk mengelola dan menelusuri aset media, seperti gambar mini dan kata kunci metadata. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin mengelola dan menyimpan gambar bermerek dan fragmen konten yang dapat digunakan kembali dari aplikasi sehingga tersedia di seluruh perusahaan Anda dan secara konsisten digunakan.

Pustaka dasbor    Memuat halaman Komponen Web, halaman Komponen Web dengan Daftar Status, dan dasbor dengan PerformancePoint.

Pustaka Koneksi Data     Untuk menyederhanakan pemeliharaan dan pengelolaan koneksi data, gunakan pustaka koneksi data. Pustaka koneksi data adalah tempat terpusat untuk menyimpan file Koneksi Data Office (ODC, Office Data Connection). Masing-masing file (.odc) ini berisi informasi tentang bagaimana untuk menemukan, masuk, menjalankan kueri, dan mengakses sumber data eksternal. Memusatkan file ODC di pustaka koneksi data juga memungkinkan untuk berbagi, mengelola, dan mencari file koneksi data dari dalam situs SharePoint, dan membantu memastikan bahwa data dan laporan bisnis, khususnya lembar bentang, mempertahankan kumpulan nilai dan rumus yang konsisten yang menghasilkan "satu versi kebenaran".

Catatan: Untuk menyederhanakan pemeliharaan dan pengelolaan file koneksi data untuk PerformancePoint, gunakan pustaka koneksi data untuk PerformancePoint. Di pustaka ini, Anda dapat menyimpan ODC dan file Koneksi Data Universal (UDC, Universal Data Connection).

Pustaka dokumen     Untuk banyak tipe file, termasuk dokumen dan lembar bentang, gunakan pustaka dokumen. Anda dapat menyimpan jenis file lain dalam pustaka dokumen, meskipun beberapa tipe file diblokir untuk alasan keamanan. Ketika Anda bekerja dengan program yang tidak diblokir, Anda dapat membuat file tersebut dari pustaka. Sebagai contoh, tim pemasaran Anda mungkin memiliki pustaka dokumen sendiri untuk materi perencanaan, rilis berita, dan publikasi.

Pustaka formulir    Jika Anda perlu mengelola sebuah grup formulir bisnis berbasis XML, gunakan pustaka formulir. Sebagai contoh, organisasi Anda mungkin ingin menggunakan pustaka formulir untuk laporan pengeluaran. Menyiapkan pustaka formulir memerlukan editor XML atau program desain formulir XML, seperti Microsoft InfoPath. Formulir yang diisi orang hanya sebuah file .xml yang berisi data (dan hanya data) yang telah dimasukkan ke dalam formulir, seperti tanggal dan jumlah pengeluaran. Hal-hal lain yang membentuk laporan pengeluaran disediakan oleh templat formulir. Setelah orang mengisi formulir, Anda dapat menggabungkan data formulir atau mengekspornya untuk analisis.

Pustaka gambar    Untuk berbagi kumpulan gambar atau grafik digital, gunakan pustaka gambar. Meskipun gambar dapat disimpan di dalam tipe pustaka SharePoint, pustaka gambar memiliki beberapa keunggulan. Sebagai contoh, dari pustaka gambar Anda dapat menampilkan gambar dalam peragaan slide, mengunduh gambar ke komputer Anda, dan mengedit gambar dengan program grafik yang kompatibel, seperti Microsoft Paint. Pertimbangkan untuk membuat pustaka gambar jika Anda ingin menyimpan gambar acara tim atau peluncuran produk. Anda juga dapat membuat tautan ke gambar di dalam pustaka Anda dari tempat lain pada situs Anda, seperti dari wiki, dan blog.

Pustaka rekaman     Untuk menjaga repositori pusat guna menyimpan dan mengelola rekaman organisasi Anda atau dokumen bisnis penting, gunakan pustaka rekaman. Sebagai contoh, organisasi Anda mungkin perlu tunduk pada regulasi kepatuhan yang memerlukan proses terorganisir untuk mengelola dokumen yang berkaitan. Situs Pusat Rekaman dapat berisi sejumlah pustaka rekaman untuk menyimpan berbagai tipe catatan. Untuk setiap pustaka Anda dapat mengatur kebijakan yang menentukan rekaman apa untuk disimpan, bagaimana merutekan dan mengelola dokumen, dan berapa lama catatan harus dipertahankan.

Pustaka laporan     Untuk menyederhanakan pembuatan, pengelolaan dan pengiriman halaman web, dokumen dan indikator kinerja utama (KPI) dari metrik dan tujuan, gunakan pustaka laporan. Pustaka laporan adalah tempat pusat di mana Anda dapat membuat dan menyimpan laporan, seperti lembar kerja Excel, dan halaman dasbor. Ketika Anda menerbitkan buku kerja Excel ke pustaka laporan, buku kerja tersebut diatur dengan pengaktifan klik tunggal untuk dibuka dalam tampilan browser, yang merupakan cara nyaman untuk melihat buku kerja tanpa menambahkannya ke halaman komponen Web.

Pustaka Diagram Proses (Metrik dan Unit A.S.)    Untuk menyimpan dan berbagi dokumen proses diagram, seperti yang dibuat dengan Microsoft Visio, gunakan Pustaka Diagram Proses. Pustaka Metrik dan Unit A.S. disesuaikan dengan pengukuran masing-masing.

Pustaka Halaman Wiki    Untuk membuat koleksi halaman wiki terkait, gunakan pustaka halaman wiki. Sebuah wiki memungkinkan beberapa orang untuk mengumpulkan informasi dalam format yang mudah dibuat dan diubah. Anda juga dapat menambahkan halaman wiki yang berisi gambar, tabel, hyperlink, dan link internal, ke pustaka Anda. Sebagai contoh, jika tim Anda membuat situs wiki untuk proyek, situs dapat menyimpan tips dan trik dalam serangkaian halaman yang tersambung satu sama lain.

Catatan: Bergantung pada situs dan konfigurasi Anda, pustaka sistem tambahan, seperti pustaka gaya, pustaka aset situs, dan pustaka halaman situs, yang secara otomatis dibuat untuk Anda. Namun, Anda tidak dapat membuat pustaka khusus ini melalui antarmuka pengguna.

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×