Pengenalan ke situs Pusat rekaman

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Templat situs Pusat rekaman dalam Office SharePoint Server 2007 dirancang untuk membantu organisasi menerapkan manajemen rekaman dan penyimpanan program.

Dalam artikel ini

Fitur Templat situs Pusat rekaman

Mendesain situs Pusat rekaman

Fitur Templat situs Pusat rekaman

Pusat rekaman dimaksudkan untuk berfungsi sebagai penyimpanan pusat di mana organisasi bisa menyimpan dan mengelola semua catatan tersebut. Pusat rekaman mendukung seluruh rekaman manajemen proses, dari kumpulan catatan melalui manajemen rekaman untuk disposisi catatan. Biasanya, situs Pusat rekaman didesain dan dikonfigurasi dengan profesional manajemen rekaman organisasi dan informasi teknologi staf untuk mendukung organisasi file paket.

Templat situs Pusat rekaman menggabungkan beberapa tersedia di Office SharePoint Server 2007 fitur standar dengan beberapa fitur manajemen Catatan tambahan yang khusus untuk menyediakan kapabilitas berikut ini:

  • Kemampuan penyimpanan     Pusat rekaman memiliki beberapa fitur yang membantu memastikan integritas catatan yang disimpan di dalamnya:

    • Catatan tidak pernah secara otomatis diubah oleh sistem. Ini memastikan bahwa catatan yang sedang diunggah ke situs Pusat rekaman dan lalu mengunduh lagi nanti selalu identik.

    • Administrator situs bisa dengan mudah mengonfigurasi pusat rekaman dengan pengaturan yang mencegah langsung gangguan dengan catatan dengan penerapan versi perubahan apa pun yang dibuat ke konten dokumen dan dengan pengauditan jenis perubahan.

    • Pusat rekaman memungkinkan catatan manajer untuk menambahkan dan mempertahankan metadata pada item secara terpisah dari metadata catatan, sehingga informasi yang berkaitan dengan tugas manajemen rekaman yang dapat diperbarui tanpa memodifikasi rekaman pokok. Perubahan untuk metadata juga versi.

  • Penerapan kebijakan manajemen informasi   Office SharePoint Server 2007 menyertakan beberapa fitur kebijakan yang berguna untuk manajemen rekaman: 

    • Pengauditan     Fitur ini log kejadian dan operasi yang dilakukan pada file. Dalam konteks manajemen rekaman, pengauditan ini berguna untuk catatan yang menampilkan dan mengakses informasi dalam pusat rekaman.

    • Kedaluwarsa     Fitur ini menentukan berapa lama rekaman harus dipertahankan dan tindakan apa yang harus terjadi ketika periode penyimpanan berakhir, seperti penghapusan atau inisiasi alur kerja persetujuan disposisi. Dalam konteks manajemen rekaman, periode penyimpanan rekaman biasanya dimulai saat catatan awalnya dikirimkan ke pusat rekaman.

    • Kode batang     Fitur ini menyediakan setiap catatan dengan gambar kode batang unik dan nilai numerik. Nilai kode batang disimpan dan terindeks bersama dengan versi elektronik catatan. Dalam konteks manajemen rekaman, kode batang berguna untuk mempertahankan dan pelacakan fisik catatan. Saat catatan di pustaka memiliki versi fisik, kode batang menyediakan cara untuk menghubungkan versi fisik dengan mitra elektronik.

  • Antarmuka diprogram kumpulan catatan     Pusat rekaman mendukung sekumpulan layanan yang memfasilitasi kumpulan catatan. Pusat rekaman diprogram antarmuka memungkinkan organisasi untuk mengonfigurasi sistem dokumen kedua manajemen dan email untuk secara otomatis mengirimkan file ke situs Pusat rekaman. Konten yang bisa dikirim ke pusat rekaman melalui Layanan Web dengan menggunakan SOAP protokol atau melalui email dengan menggunakan protokol SMTP.

  • Catatan perutean     Pusat rekaman menyertakan daftar perutean catatan yang secara otomatis merutekan masuk catatan (baik dikirim secara otomatis atau manual) ke lokasi yang tepat, berdasarkan pada tipe catatan mereka. Saat catatan dikirimkan ke pusat rekaman, sering disertai dengan informasi terkait tambahan, seperti Riwayat audit dan metadata. Riwayat audit catatan yang disimpan di pusat rekaman sebagai XML file, dan metadata catatan yang disimpan dalam file XML yang dan dalam kolom metadata di situs Pusat rekaman.

  • Tahan     Pusat rekaman memungkinkan organisasi untuk membuat rekaman yang berada di bawah hukum penemuan sebagai bagian dari litigasi, atau relevan bagi audit atau investigasi, dan menempatkannya di daftar memegang. Saat rekaman sedang menangguhkan, mereka ditangguhkan dari kebijakan kedaluwarsa apa pun yang mungkin berlaku, dan mereka sehingga diproteksi dari kerusakan. Misalnya, jika dalam Kejadian litigasi, tempat organisasi yang relevan catatan yang mungkin diperlukan untuk menghasilkan pada tahan, Catatan ini tersedia hingga litigasi selesai. Rekaman bisa dapat ditangguhkan lebih dari satu pada satu waktu. Manajer rekaman juga bisa mencari pusat rekaman untuk catatan yang diperlukan untuk dapat ditangguhkan.

Atas halaman

Mendesain situs Pusat rekaman

Di bagian tingkat tertinggi, ada dua langkah utama yang terlibat dalam mendesain situs Pusat rekaman untuk menerapkan manajemen rekaman program:

  1. Organisasi harus mengembangkan strategi manajemen rekaman dan formal catatan manajemen paket. Ini merupakan upaya kolaboratif yang melibatkan koordinasi manajer rekaman, para petugas kepatuhan, profesional TI dan pekerja informasi.

  2. Organisasi harus mengonfigurasi satu atau beberapa situs Pusat rekaman untuk melaksanakan rencananya manajemen rekaman.

Bagian di bawah kerangka elemen utama yang terlibat dalam setiap langkah-langkah ini.

Perencanaan manajemen rekaman

Sebelum organisasi bisa mengonfigurasi situs Pusat rekaman sebagai solusi manajemen rekaman tersebut, itu akan mengembangkan paket formal untuk strategi manajemen rekaman. Elemen tertentu paket manajemen formal catatan mungkin menjadi unik untuk masing-masing organisasi atau perusahaan. Namun, semua catatan manajemen paket yang menyertakan dokumen dan proses berikut ini:

  • Rencana file     Rencana file menguraikan jenis dokumen atau item yang organisasi mengetahui sebagai catatan bisnis resmi. Menunjukkan tempat Catatan ini disimpan, dan menyediakan informasi yang membedakan satu tipe catatan dari lainnya. Paket file yang berfungsi sebagai kumpulan komprehensif kebijakan, proses, dan panduan untuk membuat, menyimpan dan mengelola catatan. Rencana file harus mencakup semua catatan, terlepas dari media, termasuk kertas, email, dan file elektronik. Juga harus menentukan bagaimana setiap catatan diklasifikasikan, aman, dan pada akhirnya rusak. Ini juga harus menyertakan pertimbangan khusus kategori dari catatan, seperti rahasia, Vital, rahasia dagang atau hak istimewa catatan. Akhirnya, paket file harus menentukan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengelola setiap tipe catatan.

  • Penyimpanan jadwal     Jadwal Penyimpanan menentukan berapa lama setiap tipe catatan di paket file harus dipertahankan (periode penyimpanan) dan proses untuk membuang ketika mencapai akhir periode ini (proses disposisi). Panduan di Jadwal Penyimpanan biasanya didasarkan pada persyaratan hukum, risiko ke organisasi, dan kebutuhan bisnis. Selain itu, Jadwal Penyimpanan biasanya menguraikan kemungkinan manajemen risiko yang menentukan periode penyimpanan untuk setiap tipe catatan.

  • Kepatuhan persyaratan dokumen     Dokumen persyaratan kepatuhan menetapkan aturan untuk sistem yang TI untuk manajemen rekaman harus mematuhi, kapabilitas mereka harus, dan jenis pengawasan mereka harus dukungan untuk memastikan.

  • Proses resmi untuk menangguhkan disposisi catatan     Proses ini, yang sering disebut tahan, detail bagaimana organisasi menunda disposisi catatan saat terjadi kejadian seperti litigasi, audit, atau investigasi.

  • Sistem memantau dan cara menangani catatan     Untuk memastikan bahwa karyawan pengarsipan, mengakses, dan mengelola catatan menurut ditetapkan kebijakan dan proses, catatan manajemen program harus proses atau sistem memantau dan penanganan catatan.

Atas halaman

Mengonfigurasi situs Pusat rekaman

Setelah organisasi terlibat dalam detail perencanaan manajemen rekaman dan mengembangkan formal paket untuk manajemen rekaman, bisa membuat dan mengonfigurasikan situs Pusat rekaman untuk membantu melaksanakan program ini.

Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut untuk mengonfigurasi situs Pusat rekaman:

  1. Membuat dokumen pustaka atau daftar untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file.

    Kami menyarankan Anda membuat satu dokumen pustaka untuk setiap tipe konten dalam paket catatan Anda.

    Saat catatan dikirimkan pusat rekaman, mereka dirutekan ke relevan daftar atau pustaka.

  2. Membuat kolom untuk pustaka dokumen yang relevan, daftar, atau tipe konten untuk berisi dan menampilkan metadata untuk setiap tipe catatan yang ditentukan dalam paket file.

  3. Menetapkan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe catatan di situs Pusat rekaman. Kebijakan ini harus mencerminkan periode penyimpanan dan pengauditan persyaratan yang ditentukan di organisasi Anda file paket dan penyimpanan jadwal.

  4. Mengonfigurasi daftar catatan perutean untuk merutekan setiap tipe rekaman ke lokasi yang sesuai. Saat catatan dikirimkan ke situs Pusat rekaman, baik secara manual atau secara terprogram, Office SharePoint Server 2007 menggunakan tabel ini untuk menentukan cara mengklasifikasikan catatan dalam situs Pusat rekaman dan tempat untuk mengirimnya.

Atas halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×