Pengantar formulir

Formulir di Access adalah objek database yang bisa Anda gunakan untuk membuat antarmuka pengguna untuk aplikasi database. Formulir "terikat" merupakan formulir yang terhubung langsung ke sumber data seperti tabel atau kueri, serta dapat digunakan untuk memasukkan, mengedit, atau menampilkan data dari sumber data tersebut. Atau, Anda dapat membuat formulir "tidak terikat" yang tidak tertaut langsung ke sumber data, namun masih berisi tombol perintah, label, atau kontrol lain yang diperlukan untuk mengoperasikan aplikasi.

Fokus utama artikel terletak pada formulir terikat. Anda dapat menggunakan formulir terikat untuk mengontrol akses ke data, seperti bidang atau baris data mana yang ditampilkan. Misalnya, pengguna tertentu mungkin hanya perlu melihat beberapa bidang dalam tabel dengan banyak bidang. Menyediakan formulir yang berisi bidang-bidang tersebut saja akan mempermudah pengguna tersebut dalam menggunakan database. Anda juga dapat menambahkan tombol perintah dan fitur lain ke formulir untuk mengotomatisasi tindakan yang sering dilakukan.

Anggaplah formulir terikat sebagai jendela yang dipakai orang lain untuk melihat dan menjangkau database Anda. Formulir yang efektif akan mempercepat penggunaan database Anda karena orang lain tidak perlu mencari yang mereka perlukan. Formulir yang menarik secara visual akan membuat proses bekerja dengan database menjadi lebih menyenangkan dan efisien, serta dapat membantu mencegah masuknya data yang salah.

Catatan: Artikel ini mengasumsikan bahwa Anda sudah membuat tabel (atau kueri yang didasarkan pada satu atau beberapa tabel), dan ingin menyusun formulir untuk menampilkan atau bekerja dengan data.

Dalam artikel ini

Membuat formulir menggunakan alat Formulir
Membuat formulir terpisah menggunakan alat Formulir Terpisah
Membuat formulir yang menampilkan beberapa rekaman menggunakan alat Beberapa Item
Membuat formulir menggunakan Panduan Formulir
Membuat formulir menggunakan alat Formulir Kosong
Memahami tampilan Tata Letak dan tampilan Desain
Menyesuaikan formulir Anda dalam tampilan Tata Letak
Menyesuaikan formulir Anda dalam tampilan Desain

Membuat formulir menggunakan alat Formulir

Anda dapat menggunakan alat Formulir untuk membuat formulir dengan sekali klik. Saat Anda menggunakan alat ini, semua bidang dari sumber data yang mendasari akan ditempatkan di formulir. Anda dapat langsung mulai menggunakan formulir baru atau mengubahnya dalam tampilan Tata Letak atau tampilan Desain agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.

Menggunakan alat Formulir untuk membuat formulir baru

Di Panel Navigasi, klik tabel atau kueri yang berisi data yang ingin ditampilkan pada formulir Anda.
Pada tab Buat, dalam grup Formulir, klik Formulir.

Access membuat formulir dan menampilkannya dalam tampilan Tata Letak. Dalam tampilan Tata Letak, Anda bisa membuat perubahan desain ke formulir tersebut saat formulir sedang menampilkan data. Misalnya, Anda bisa menyesuaikan ukuran kotak teks agar cocok dengan data, jika dibutuhkan.

Jika Access menemukan tabel tunggal yang memiliki hubungan satu ke banyak dengan tabel atau kueri yang Anda gunakan untuk membuat formulir, Access menambahkan lembar data ke formulir yang didasarkan pada tabel atau kueri terkait. Misalnya, jika Anda membuat formulir sederhana yang didasarkan pada tabel Karyawan dan terdapat hubungan satu-ke-banyak yang ditentukan antara tabel Karyawan dan tabel Pesanan, lembar data akan menampilkan semua rekaman di dalam tabel Pesanan yang berkaitan dengan rekaman Karyawan saat ini. Anda dapat menghapus lembar data dari formulir jika tidak membutuhkannya. Jika ada lebih dari satu tabel dengan hubungan satu ke banyak dengan tabel yang Anda gunakan untuk membuat formulir, Access tidak menambahkan lembar data apa pun ke formulir.

Membuat formulir terpisah menggunakan alat Formulir Terpisah

Formulir terpisah menyediakan dua tampilan data secara bersamaan: tampilan Formulir dan tampilan Lembar Data.

Formulir terpisah berbeda dari kombinasi formulir/subformulir karena kedua tampilan tersebut terhubung ke sumber data yang sama dan tersinkron satu sama lain sepanjang waktu. Memilih bidang di satu bagian formulir akan memilih bidang yang sama di bagian lain formulir tersebut. Anda dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus data dari bagian mana pun (selama sumber rekaman tersebut dapat diperbarui dan Anda belum mengonfigurasi formulir untuk mencegah tindakan tersebut).

Dengan formulir terpisah, Anda dapat memperoleh manfaat dari kedua jenis formulir di dalam satu formulir. Misalnya, Anda dapat menggunakan bagian lembar data dari formulir untuk menemukan rekaman dengan cepat, lalu menggunakan bagian formulir untuk menampilkan atau mengedit rekaman.

Untuk membuat formulir terpisah menggunakan alat Formulir Terpisah:

Dalam Panel Navigasi, klik tabel atau kueri yang berisi data yang ingin ditampilkan di formulir Anda. Atau, buka tabel atau kueri dalam tampilan Lembar Data.
Pada tab Buat, dalam grup Formulir, klik Formulir Lainnya, lalu klik Formulir Terpisah.

Access membuat formulir dan menampilkannya dalam tampilan Tata Letak. Dalam tampilan Tata Letak, Anda bisa membuat perubahan desain ke formulir tersebut saat formulir sedang menampilkan data. Misalnya, Anda dapat menyesuaikan ukuran kotak teks agar sesuai dengan data, jika dibutuhkan. Untuk informasi selengkapnya tentang tampilan formulir, lihat bagian Memahami tampilan Tata Letak dan tampilan Desain.

Membuat formulir yang menampilkan beberapa rekaman menggunakan alat Beberapa Item

Saat Anda membuat formulir menggunakan alat Formulir, formulir yang Access buat menampilkan satu rekaman dalam satu waktu. Jika menginginkan formulir yang menampilkan beberapa rekaman namun lebih dapat dikustomisasi daripada lembar data, Anda dapat menggunakan alat Beberapa Item.

Di Panel Navigasi, klik tabel atau kueri yang berisi data yang ingin ditampilkan pada formulir Anda.
Pada tab Buat, dalam grup Formulir, klik Formulir Lainnya, lalu klik Beberapa Item.

Access membuat formulir dan menampilkannya dalam tampilan Tata Letak. Dalam tampilan Tata Letak, Anda bisa membuat perubahan desain ke formulir tersebut saat formulir menampilkan data.

Saat Anda menggunakan alat Beberapa Item, formulir yang Access buat menyerupai lembar data. Data akan disusun dalam baris dan kolom, dan Anda akan melihat lebih dari satu rekaman dalam satu waktu. Namun, formulir Beberapa Item akan menyediakan lebih banyak opsi kustomisasi daripada lembar data, seperti kemampuan untuk menambahkan elemen grafis, tombol, dan kontrol lain. Untuk informasi selengkapnya tentang mengustomisasi formulir, lihat bagian Menyesuaikan formulir Anda dalam tampilan Tata Letak dan Menyesuaikan formulir Anda dalam tampilan Desain.

Membuat formulir menggunakan Panduan Formulir

Agar dapat lebih selektif dalam menentukan bidang yang muncul pada formulir, Anda dapat menggunakan Panduan Formulir dan bukan berbagai alat penyusun formulir yang disebutkan sebelumnya. Anda juga dapat menentukan cara data dikelompokkan dan diurutkan, serta dapat menggunakan bidang dari lebih dari satu tabel atau kueri, selama Anda telah menentukan hubungan antara tabel dan kueri sebelumnya.

Di tab Buat, dalam grup Formulir, klik Panduan Formulir.
Ikuti arahan pada halaman Panduan Formulir.

Catatan: Jika ingin menyertakan bidang dari beberapa tabel dan kueri di formulir Anda, jangan mengklik Berikutnya atau Selesai setelah memilih bidang dari tabel atau kueri pertama di halaman pertama Panduan Formulir. Ulangi langkah-langkah untuk memilih tabel atau kueri, lalu klik bidang tambahan yang ingin disertakan di formulir tersebut. Kemudian, klik Berikutnya atau Selesai untuk melanjutkan.
Pada halaman terakhir panduan, klik Selesai.

Membuat formulir menggunakan alat Formulir Kosong

Jika panduan atau alat penyusun formulir tidak memenuhi kebutuhan Anda, gunakan alat Formulir Kosong untuk menyusun formulir. Ini dapat menjadi cara yang sangat cepat untuk menyusun formulir, terutama jika Anda berencana untuk hanya menempatkan beberapa bidang di formulir.

Pada tab Buat, dalam grup Formulir, klik Formulir Kosong.

Access membuka formulir kosong dalam tampilan Tata Letak, dan menampilkan panel Daftar Bidang .
Dalam panel Daftar Bidang, klik tanda plus (+) di sebelah tabel yang berisi bidang yang ingin ditampilkan pada formulir.
Untuk menambahkan bidang ke formulir, klik dua kali atau seret ke formulir.
- Setelah bidang pertama ditambahkan, Anda dapat menambahkan beberapa bidang sekaligus dengan menahan tombol CTRL, mengklik beberapa bidang, lalu menyeretnya ke formulir dalam waktu yang sama.
- Urutan tabel di panel Daftar Bidang dapat berubah, tergantung pada bagian formulir yang sedang dipilih. Jika bidang yang ingin ditambahkan tidak terlihat, coba pilih bagian lain dari formulir, lalu coba tambahkan kembali bidang.
Gunakan alat dalam grup Header/Footer pada tab Desain Tata Letak Formulir untuk menambahkan logo, judul, atau tanggal dan waktu ke formulir.
Gunakan alat dalam grup Kontrol dari tab Desain Tata Letak Formulir untuk menambahkan beragam kontrol ke formulir.

Untuk pilihan kontrol yang lebih banyak, beralihlah ke tampilan Desain dengan mengklik kanan formulir, lalu mengklik Tampilan Desain.

Memahami tampilan Tata Letak dan tampilan Desain

Tampilan Tata Letak Tampilan Tata Letak adalah tampilan yang paling intuitif untuk digunakan untuk modifikasi formulir, dan bisa digunakan untuk hampir semua perubahan yang ingin Anda buat pada formulir di Access.

Dalam tampilan Tata Letak, formulir benar-benar sedang dijalankan. Oleh karena itu, Anda akan dapat melihat data karena akan muncul ketika formulir digunakan. Namun, Anda juga dapat mengubah desain formulir dalam tampilan ini. Karena Anda dapat melihat data saat memodifikasi formulir, ini adalah tampilan yang akan sangat membantu dalam mengatur ukuran kontrol atau melakukan hampir semua tugas lain yang memengaruhi tampilan serta kegunaan formulir.

Jika ada tugas yang tidak dapat dilakukan dalam tampilan Tata Letak, Anda dapat beralih ke tampilan Desain. Dalam situasi tertentu, Access menampilkan pesan yang menyatakan bahwa Anda harus beralih ke tampilan Desain sebelum Anda bisa membuat perubahan tertentu.

Tampilan Desain Tampilan Desain menyediakan tampilan yang lebih mendetail dari struktur formulir Anda. Anda dapat melihat bagian Header, Detail, dan Footer dari formulir. Formulir tidak benar-benar sedang dijalankan saat diperlihatkan dalam tampilan Desain. Oleh karena itu, Anda tidak dapat melihat data yang mendasari saat membuat perubahan desain. Namun, terdapat beberapa tugas yang dapat dilakukan dengan lebih mudah dalam tampilan Desain daripada tampilan Tata Letak. Anda dapat:

Menambahkan lebih banyak jenis kontrol ke formulir, seperti bingkai objek terikat, hentian halaman, serta bagan.
Mengedit sumber kontrol kotak teks dalam kotak teks itu sendiri tanpa menggunakan lembar properti.
Mengubah ukuran bagian formulir, seperti Header Formulir atau bagian Detail.
Mengubah properti formulir tertentu yang tidak dapat diubah dalam tampilan Tata letak.

Menyesuaikan formulir Anda dalam tampilan Tata Letak

Setelah membuat formulir, Anda dapat dengan mudah menyesuaikan desainnya dengan bekerja dalam tampilan Tata Letak. Dengan menggunakan data formulir aktual sebagai panduan, Anda dapat menyusun ulang kontrol serta menyesuaikan ukurannya. Anda dapat menempatkan kontrol baru pada formulir dan mengatur properti untuk formulir dan kontrolnya.

Untuk beralih ke tampilan Tata Letak, klik kanan nama formulir di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Tata Letak.

Access memperlihatkan formulir dalam tampilan Tata Letak.

Anda dapat menggunakan lembar properti untuk mengubah properti formulir serta kontrol dan bagiannya. Untuk menampilkan lembar properti, tekan F4.

Anda dapat menggunakan panel Daftar Bidang untuk menambahkan bidang dari tabel atau kueri yang mendasari ke desain formulir Anda. Untuk menampilkan panel Daftar Bidang:

Pada tab Desain Tata Letak Formulir , dalam grup Alat , klik Tambahkan Bidang yang Sudah Ada atau gunakan pintasan keyboard dengan menekan ALT+F8.

Lalu, Anda dapat menyeret bidang langsung dari panel Daftar Bidang ke formulir.

Untuk menambahkan satu bidang, klik dua kali atau seret bidang dari panel Daftar Bidang ke bagian formulir tempat bidang tersebut ingin ditampilkan.
Untuk menambahkan beberapa bidang sekaligus, tahan tombol CTRL lalu klik bidang yang ingin ditambahkan. Kemudian, seret bidang yang dipilih ke formulir.

Menyesuaikan formulir Anda dalam tampilan Desain

Anda juga dapat menyesuaikan desain formulir dengan bekerja dalam tampilan Desain. Anda dapat menambahkan kontrol dan bidang baru ke formulir dengan menambahkannya ke kisi desain. Lembar properti akan memberi Anda akses ke banyak properti yang dapat diatur untuk mengustomisasi formulir.

Untuk beralih ke tampilan Desain, klik kanan nama formulir di Panel Navigasi, lalu klik Tampilan Desain.

Access memperlihatkan formulir dalam tampilan Desain.