Pengenalan ke data eksternal

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Menggunakan layanan konektivitas bisnis Anda bisa menyambungkan data eksternal ke situs SharePoint Anda dan menggunakannya seolah-olah asli ke situs Anda. Berikut adalah kumpulan informasi tentang data eksternal apa, mana mendapatkannya, dan cara menggunakannya.

Gambaran umum data eksternal

Untuk informasi selengkapnya, lihat menemukan konten tentang data eksternal.

Dalam artikel ini

Memahami gambaran besarnya

Mengapa menggunakan data eksternal?

Tiga skenario penting

Mencapainya saja sudah menyenangkan

Topi mana yang Anda pakai?

Meletakkan dasar

Mengenali lingkungan SharePoint Anda

Mendapatkan perangkat lunak yang tepat

Menyetel perangkat lunak dengan tepat

Memilih data eksternal Anda dengan bijak

Mempertimbangkan kinerja

Mempraktikkan keselamatan terlebih dahulu

Menetapkan fondasinya: tipe konten eksternal

Menggali data eksternal dalam produk SharePoint

Membaca dan menulis dalam daftar eksternal

Menambahkan kolom data eksternal ke daftar dan pustaka

Membuat solusi dengan komponen Web Data bisnis

Menggunakan data eksternal dalam halaman profil, tindakan atau pencarian

Menggunakan data eksternal dalam alur kerja

Menggali data eksternal dalam produk Office

Menganalisis data eksternal di Excel

Menambahkan data eksternal ke dokumen Word

Menyinkronkan data eksternal dalam Outlook

Meningkatkan akses data eksternal dengan formulir InfoPath

Menambahkan data eksternal untuk menerbitkan diagram Visio

Mengimpor dan me-refresh data eksternal dalam Access

Memahami gambaran besarnya

Ada banyak alasan menggunakan data eksternal. Dan sebuah tim kecil bisa melakukan hal-hal besar ketika bekerja bersama untuk membuat solusi bisnis berdasarkan data eksternal. Beginilah hal tersebut lazim dilakukan dan manfaat yang bisa dihasilkannya.

Mengapa menggunakan data eksternal?

Saat Anda menggunakan produk SharePoint untuk membantu merampingkan aktivitas bisnis, Anda mungkin perlu untuk menggabungkan data eksternal seperti database, aplikasi Lini Bisnis dan layanan web. Tetapi data eksternal ini sering kali seperti pulau terpencil yang terbatas untuk orang-orang yang kaya, atau semata sangat sulit mencapainya. Apakah ada cara untuk mendapatkan data eksternal ini dengan mulus ke dalam produk SharePoint, dan juga produk Office, sehingga Anda bisa memanfaatkan antarmuka yang tidak asing dan lebih meningkatkan bisnis Anda?

Itulah inti dari Layanan Konektivitas Bisnis. Layanan ini memungkinkan akses baca/tulis yang aman dan efisien ke data eksternal yang sangat beragam. Ini dilakukan melalui sebuah kerangka kerja yang komprehensif yang menyediakan antarmuka pengguna standar dan antarmuka pemrograman. Lebih jauh lagi, Anda bisa membuat serangkaian luas solusi bisnis, baik solusi Komposit SharePoint tanpa kode untuk aktivitas yang sederhana hingga sedang maupun solusi berbasis kode untuk kebutuhan tingkat lanjut. Sebagai contoh, Anda bisa:

  • Membuat daftar data personil karyawan eksternal SharePoint yang disimpan di database back-end yang bisa digunakan pengguna untuk membaca dan menulis, mirip dengan daftar asli SharePoint.

  • Menyambungkan ke data pelanggan terbaru dalam sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP, Enterprise Resource Planning) sebagai sekumpulan kontak Outlook dan bahkan menyediakan akses offline.

  • Membuat solusi perencanaan acara yang tertaut ke aplikasi Lini Bisnis yang terkontrol, tetapi menggunakan kalender SharePoint agar bisa dilihat oleh semua orang.

  • Membuat aplikasi Microsoft Silverlight dengan antarmuka visual yang keren yang bekerja dengan eksternal data dari web.

Singkatnya, Konektivitas Data Bisnis memungkinkan Anda untuk tersambung, berinteraksi dengan dan membuka kunci eksternal data.

Atas halaman

Tiga skenario penting

Ingin tahu lebih lagi? Ini adalah tiga contoh solusi penting yang didasarkan pada Layanan Konektivitas Bisnis.

Meja bantuan    Sebuah perusahaan besar memiliki meja bantuan, yang menyediakan dukungan teknis internal. Dukungan permintaan dan basis pengetahuan dukungan teknis disimpan di database eksternal, tapi sepenuhnya terintegrasi di situs SharePoint dengan menggunakan daftar eksternal dan komponen Web Data bisnis. Pekerja informasi bisa juga menampilkan permintaan mereka saat ini di Microsoft Outlook 2013 online. Spesialis dukungan teknologi bisa menampilkan permintaan akses ditetapkan untuk mereka dalam Outlook 2013 online dan offline. Alur kerja secara otomatis mengelola masalah dukungan melalui setiap tahap: Buka, ditetapkan, Escalated, diselesaikan, dan tertutup. Manajer pada teknis dukungan tim, dengan izin yang tepat, bisa menampilkan dasbor yang menampilkan laporan Meja bantuan yang menunjukkan jumlah masalah dukungan yang ditetapkan untuk setiap spesialis dukungan, masalah yang paling saat ini atau penting, dan jumlah dukungan kejadian yang ditangani oleh masing-masing mendukung spesialis selama periode waktu tertentu. Manajer juga bisa mengekspor data ke Microsoft Excel 2013 untuk analisis lebih lanjut detail menggunakan pemformatan bersyarat dan bagan.

Pelacak artis    Agen talenta mengintegrasikan database artis ke yang internal situs tim SharePoint, yang menyertakan daftar lengkap artis, informasi kontak dan kinerja jadwal. Perekaman kontrak dalam formulir Word Templat dokumen yang dihasilkan dan secara otomatis diisi dengan informasi artis terbaru. Alur kerja panduan setiap kontrak melalui tahapan berbagai. Agen bisa menambahkan artis baru ke daftar eksternal dengan menggunakan formulir InfoPath. Dengan menggunakan solusi ini, talenta agen selalu memiliki informasi yang mereka perlukan dekatnya, dan mereka bisa melakukan banyak tugas-tugas kunci dengan menggunakan produk Office yang sudah tak asing lagi.

Dasbor penjualan    Aplikasi dasbor penjualan membantu rekan penjualan dengan cepat menemukan pesanan penjualan dan pelanggan informasi dikelola di sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Bergantung pada peran dan izin masing-masing mereka, anggota tim bisa menampilkan informasi penjualan analitik, data penjualan kinerja anggota tim individual, calon prospek, dan informasi kontak pelanggan dan pesanan. Penjualan profesional bisa menampilkan kalender harian mereka, lihat tugas yang ditetapkan bagi mereka dengan manajer mereka, berkolaborasi dengan anggota tim, dan membaca berita industri. Diagram Visio wilayah penjualan peta penjualan dengan setiap bulan dan berisi langsung data dari database back-end yang mudah direfresh. Dengan menggunakan dokumen Word, manajer bisa dengan cepat penulis bulanan laporan status yang secara otomatis menyertakan data dari sistem eksternal.

Atas halaman

Mencapainya saja sudah menyenangkan

Layanan Konektivitas Bisnis adalah seperti sebuah payung besar yang meliputi banyak fitur SharePoint dan Office. Tetapi tidak bekerja “di luar kotak” karena setiap sumber data bersifat unik dan setiap organisasi memiliki kebutuhan tertentu. Setelah Anda meletakkan dasar, di tempat atau di awan, Anda menggali data eksternal di dalam produk SharePoint dan produk Office. Saat bekerja dengan data eksternal, biasanya Anda melalui tiga fase yang berbeda:

Fase dasar    Pada tahap ini, Anda merencanakan, menyiapkan dan menyiapkan cara mengakses data eksternal. Ini biasanya berarti bekerja sama dengan administrator dan terkadang pengembang untuk memahami apa yang perlu terjadi. Tujuan penting mengidentifikasi bisnis dan persyaratan teknis, menyiapkan sumber data eksternal, memastikan akses aman ke data dengan menggunakan layanan penyimpanan aman, pelingkupan solusi keseluruhan. Tujuan penting membuat tipe konten eksternal, yang merupakan paket detail koneksi, metadata, dan informasi lain yang digunakan untuk mengambil data eksternal.

Fase SharePoint    Setelah dasar diletakkan, sekarang Anda bisa permukaan data eksternal dalam produk SharePoint dalam berbagai cara, termasuk eksternal daftar, kolom data eksternal, komponen Web Data bisnis alur kerja, hasil pencarian, halaman profil, tindakan, aplikasi untuk SharePoint, dan berbasis kode komponen SharePoint atau solusi.

Fase Office    Setelah Anda membuat akses ke data eksternal dalam produk SharePoint, Anda sekarang bisa memunculkan data dalam berbagai produk Office (termasuk Excel, Word, Outlook, Visio, akses dan InfoPath), aplikasi untuk Office, dan komponen Office berbasis kode, add-in, atau solusi.

Ketiga fase pengembangan

Anda akan menemukan detail selengkapnya tentang fitur ini di bagian selanjutnya artikel ini.

Atas halaman

Topi mana yang Anda pakai?

Mengembangkan solusi berdasarkan data eksternal biasanya merupakan upaya tim dan cara kerja Anda bergantung pada peran Anda. Diagram berikut ini memperlihatkan sebuah tampilan tingkat tinggi dari peran dan solusi yang terlibat dalam keseluruhan siklus hidup pengembangan.

Peran dan tugas siklus hidup pengembangan

Pengguna    Pengguna memasang solusi yang sederhana dengan menggunakan kapabilitas dasar produk SharePoint dan produk Office. Contoh:

  • Membuat daftar eksternal, tampilan berbeda dari daftar tersebut, dan menambahkan berbagai filter dan pengurutan.

  • Mengekspor daftar eksternal ke Excel 2013 untuk analisis data lebih lanjut.

  • Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook 2013 untuk bekerja dengan data eksternal secara online dan offline.

Pengguna mahir    Pengguna mahir membuat sederhana untuk solusi bisnis menengah, tanpa kode dan sering mengharuskan keterampilan analis bisnis untuk memahami sistem database dan proses bisnis secara keseluruhan dalam organisasi. Mereka juga berkomunikasi persyaratan untuk administrator dan pengembang manajer bisnis dan mungkin situs desainer. Contoh:

  • Membuat tipe konten eksternal dengan menggunakan Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Membuat kolom data eksternal dalam pustaka dan menautkan kolom ke kontrol konten dalam templat Word yang dikustomisasi, seperti kontrak atau faktur.

  • Mengkustomisasi formulir InfoPath untuk menggantikan formulir daftar SharePoint default.

  • Merancang halaman web yang menyambungkan Komponen Web Data Bisnis dengan cara yang berguna untuk membuat sebuah ruang kerja informasi.

  • Membuat solusi berbasis Outlook yang menyediakan formulir, tampilan, perintah pita, tindakan, dan panel tugas yang dikustomisasi.

  • Membuat alur kerja yang menggunakan data daftar eksternal.

Administrator    Administrator mengatur izin pengguna dan keamanan untuk beberapa komponen SharePoint termasuk tipe konten eksternal dan database eksternal. Kegiatan penting yang melibatkan pengaturan aplikasi target layanan penyimpanan aman, pemetaan kredensial, dan menentukan metode autentikasi terbaik. Contoh lain tentang operasi meliputi:

  • Mengelola dan menyiapkan akses data eksternal, izin, dan kueri.

  • Mengimpor dan mengekspor tipe konten eksternal dari penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis.

  • Membuat halaman profil kustom, tindakan, dan hasil pencarian.

Pengembang    Pengembang membuat berbagai solusi kustom rentang tersebut dari komponen tertarget, dapat digunakan kembali untuk solusi berbasis kode tingkat lanjut. Contoh:

  • Tipe konten eksternal tingkat lanjut yang dikembangkan dalam Microsoft Visual Studio, seperti tipe bidang kustom yang menggunakan data hierarkis yang kompleks.

  • Data agregat dari beberapa layanan yang disajikan sebagai model BDC tunggal.

  • Komponen pakai ulang, Komponen Web kustom, aktivitas alur kerja kustom dan kode di balik formulir InfoPath.

  • Komponen data eksternal kustom untuk solusi.

  • Aplikasi Microsoft Silverlight dan add-in Office.

  • Pemberitahuan kustom dengan menggunakan Kerangka Kerja Kejadian.

  • Koneksi atau solusi kustom menggunakan kode yang dikelola.

Atas halaman

Meletakkan dasar

Solusi data eksternal apa pun yang Anda putuskan untuk dibuat, Anda memerlukan fondasi yang kuat, dan itu artinga: mendapatkan dan menyetel perangkat lunak yang tepat, memilih dan menyiapkan sumber sumber data eksternal, mengaktifkan layanan dan akun SharePoint, dan membuat tipe konten eksternal.

Mengenali lingkungan SharePoint Anda

Saat Anda menggunakan atau membuat solusi data eksternal, ada perbedaan dalam fitur dan fungsionalitas yang harus Anda ketahui berdasarkan pada lingkungan SharePoint Anda:

  • Di tempat    Jika Anda membuat sebuah solusi di mana pengguna dan solusi Anda seluruhnya di tempat (di balik firewall), maka semua fitur layanan konektivitas bisnis didukung.

  • Awan    Jika Anda menggunakan SharePoint Online (paket 2, E3 dan E4) di Office 365, lalu sekumpulan fitur tersedia. Misalnya, daftar eksternal, komponen Web Data bisnis dan kerangka kerja kejadian yang didukung, tapi Halaman profil, tindakan, dan kerangka kerja konektor tidak. Selain itu, Anda hanya bisa menyambungkan ke sumber data berikut ini: Layanan Web WCF, OData, dan SQL Server Azure.

  • Hibrid    Organisasi Anda mungkin sudah Investasi signifikan di sumber data di tempat, seperti aplikasi Line of Business dan sistem ERP. Tapi organisasi Anda mungkin juga dalam lingkungan hibrid SharePoint, di mana beberapa karyawan di tempat dan beberapa di awan. Dalam lingkungan hibrid, Anda juga bisa membuat solusi data eksternal hibrid sehingga pengguna di awan bisa mengakses sumber data di tempat. Misalnya, pengguna bisa menyelesaikan laporan pengeluaran dalam perjalanan bisnis dengan menggunakan SharePoint Online, dan biaya bisa segera dicocokkan dengan sistem SAP di tempat. Anda bisa menyambungkan ke sumber data di tempat yang didukung, tapi Anda harus menggunakan OData layanan dan ekstensif pengembangan dan konfigurasi mungkin diperlukan.

Mendapatkan perangkat lunak yang tepat

Fitur Layanan Konektivitas Bisnis (BCS, Business Connectivity Services) didistribusikan di seluruh edisi SharePoint. Gunakan tabel berikut untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat.

Fitur Layanan Konektivitas Bisnis

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standar)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
Paket 2
(E3, E4)

Komentar

Daftar eksternal

Kolom data Eksternal

Layanan Konektivitas Data Bisnis

SPO hanya mendukung Konektor WCF dan SQL Server Azure

Layanan Penyimpanan Aman

SPO hanya mendukung kredensial grup

Pencarian Data Eksternal

Halaman Profil

Tindakan

Komponen Web Data Bisnis

Dukungan produk Office

Ekstensi Klien Kaya *

BCS lingkup aplikasi

Kerangka kerja konektor

Kerangka kerja kejadian

Konektor OData

API OM BCS OM

Hibrid (SPO ke Di tempat)

Hanya dengan menggunakan konektor OData

* Termasuk kontrol formulir unruk menampilkan data eksternal dan tata letak untuk menampilkan data dalam panel tugas Outlook dan daerah formulir. Hanya tersedia di Microsoft Office Professional Plus 2013.

Atas halaman

Menyetel perangkat lunak dengan tepat

Setelah Anda menyetel perangkat lunak yang benar, pastikan Anda menyetelnya dengan tepat. Secara khusus:

Menyiapkan sumber data eksternal    Seorang administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat mempunyai akses ke data tersebut dan bahwa data tidak jatuh ke tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.

Mengonfigurasi SharePoint services    Administrator harus mengaktifkan layanan konektivitas Data Bisnis, layanan penyimpanan aman, dan Visio Services.

Konfigurasikan layanan penyimpanan aman    Administrator harus menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.

Mengonfigurasi Layanan konektivitas Data bisnis    Administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal mempunyai izin ke penyimpanan metadata konektivitas Data bisnis (BDC) dan pengguna yang sesuai mempunyai akses ke tipe konten eksternal yang berdasarkan daftar eksternal.

Pastikan produk Office siap digunakan    Untuk menyinkronkan data eksternal dengan produk Office, Anda harus memiliki Windows 7 atau yang lebih baru dan produk perangkat lunak gratis berikut, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4, dan WCF Data Services 5.0 untuk OData V3 pada setiap komputer klien (jika diperlukan, Anda akan secara otomatis diminta untuk mengunduh perangkat lunak). Juga, pastikan opsi Instalasi Office, Layanan konektivitas bisnis diaktifkan (ini adalah default). Opsi ini akan menginstal Business Connectivity Services Client Runtime yang melakukan hal berikut ini: cache dan menyelaraskan dengan data eksternal, memetakan data bisnis ke tipe konten eksternal, menampilkan pemilih item eksternal dalam produk Office, dan berjalan kustom solusi di dalam produk Office.

Atas halaman

Memilih data eksternal Anda dengan bijak

Anda bisa bekerja dengan beragam sumber data eksternal, termasuk database, Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP, Enterprise Resource Planning), OData, dan konektor tingkat lanjut.

Database    Organisasi dan perusahaan semua bentuk dan ukuran bergantung pada database untuk operasi harian mereka. Database berisi berbagai tipe data termasuk teks, angka, Gambar, dan dokumen, dan banyak tujuan, termasuk keuangan, manufaktur, asuransi, dan yang digerakkan oleh data perusahaan situs Web. Umum database didukung meliputi: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 dan database yang sesuai dengan OLE DB atau ODBC antarmuka standar.

Sistem ERP    Sistem ERP mengintegrasikan data garis lini bisnis dan proses di seluruh organisasi dan melakukan banyak aktivitas mendasar untuk bisnis termasuk:

Fungsi Bisnis

Proses Bisnis

Keuangan dan Akuntansi

Buku besar, utang, piutang, manajemen kas, aset tetap, dan penganggaran.

Sumber daya manusia

Penggajian, pelatihan, manfaat, pensiun, perekrutan, dan manajemen dan manajemen keragaman.

Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM, Customer Relationship Management )

Penjualan dan pemasaran, komisi, layanan, kontak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.

Manufaktur

Teknik, daftar material, perintah kerja, penjadwalan, manajemen alur kerja, kendali mutu, dan manajemen siklus hidup produk.

Rantai suplai

Inventarisasi, entri pesanan, pembelian, perencanaan, inspeksi, dan pemrosesan klaim.

Manajemen Proyek

Pembiayaan, penagihan, waktu dan pengeluaran, unit kinerja, dan manajemen aktivitas.

Sistem ERP umum yang didukung antara lain SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel, dan JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) menyediakan standar berbasis lainnya untuk membuat (postingan), baca (Dapatkan), pembaruan (menempatkan), dan menghapus (menghapus) operasi yang mengakses layanan Web. Anggaplah OData sebagai nilai yang setara berbasis web ODBC dan OLE DB. Data dikembalikan baik dalam format XML atau JavaScript Object Notation (JSON). Umum OData sumber menyertakan situs Web yang sudah tak asing lagi (seperti Amazon, E-bay, Pasar Data Azure dan Netflix), database, dan bahkan situs SharePoint lainnya.

Konektor tingkat lanjut    Untuk sumber data lain, pengembang bisa menyediakan akses data eksternal tingkat lanjut dengan:

  • Menggunakan ADO.NET, yang memungkinkan akses ke setiap sumber data dengan penyedia ADO.NET.

  • Menggunakan WCF dan layanan web, yang memungkinkan akses ke layanan web dan Windows Communication Foundation (WCF).

  • Menggunakan .NET Connectivity Assemblies, yang memungkinkan akses ke sumber data bila penyedia ADO.NET atau layanan web tidak tersedia.

  • Mengonversi tipe data eksklusif yang tidak didukung menjadi tipe data .NET yang didukung.

  • Membuat solusi kustom untuk sumber data dengan skala yang lebih besar dengan struktur data yang sering berubah yang memerlukan koneksi data, metode transfer, dan instalasi koneksi kustom.

Atas halaman

Mempertimbangkan kinerja

Setiap solusi bisnis harus mempertimbangkan kinerja dan data eksternal tidaklah terkecuali. Untungnya, Layanan Konektivitas Bisnis telah didesain untuk mengurangi banyak hambatan dan masalah kinerja. Secara umum, pengambilan data, pembuatan halaman, pemfilteran, dan pengurutan dibongkar muat ke sumber data eksternal untuk membantu mengurangi memori dan sumber daya pemrosesan yang dibutuhkan oleh produk SharePoint.

Juga, Layanan Konektivitas Bisnis memiliki singgahan bawaan di baik di server (Singgahan Layanan Konektivitas Bisnis) dan komputer klien (Singgahan Business Connectivity Services Client Runtime) dan mungkin tidak segera menampilkan nilai terbaru dari sistem data eksternal. Tetapi, Anda bisa menyesuaikan interval refresh berdasarkan pada kebutuhan pengguna Anda dan solusi yang Anda buat. Tidak semua pengguna ingin segera melihat data terbaru, tetapi jika mereka ingin, mereka bisa, misalnya, me-refresh daftar eksternal atau folder kontak Outlook.

Kemampuan untuk bekerja offline di komputer klien juga berarti bahwa pengguna bisa melakukan pekerjaan tambahan tanpa harus tersambung ke data eksternal, tetapi ketahuilah bahwa ketika mereka kembali online, data diperbarui dan dicocokkan dengan tepat.

Secara keseluruhan, fitur kinerja ini membantu mempercepat penayangan, refresh, dan operasi data dari data eksternal di halaman web SharePoint dan dalam produk Office.

Atas halaman

Mempraktikkan keselamatan terlebih dahulu

Penting sekali agar solusi data eksternal aman karena sering kali data tersebut sangat penting bagi bisnis dan tidak boleh ditampilkan atau diubah oleh pengguna yang salah. Juga, ada banyak cara untuk mengamankan data dan Anda menginginkan agar solusi Anda sederhaan dan juga aman. Untungnya, ada banyak cara untuk meminimalkan kompleksitas, terutama dengan menggunakan Layanan Penyimpanan Aman.

Singkat kata, mengamankan data eksternal Anda memerlukan jawaban dari dua pertanyaan dasar:

Siapakah Anda?    Ini juga disebut autentikasi dan merupakan proses memverifikasi identitas Anda dengan mendapatkan kredensial Anda (nama pengguna dan kata sandi).

Apa yang diperbolehkan untuk Anda lakukan?    Ini disebut otorisasi dan merupakan proses menentukan tugas apa yang boleh Anda lakukan pada item data yang mana dengan mendapatkan daftar izin yang diberikan kepada Anda.

Pertama-tama, administrator membantu menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal tersebut. Perhatikan bahwa sangatlah lazim bagi solusi bisnis untuk mengautentikasi akses ke data eksternal di mana pengguna saat ini memiliki akun yang berbeda. Tetapi masuk dengan menggunakan kredensial yang berbeda bisa menjadi sangat rumit dan tidak praktis. Layanan Penyimpanan Aman memberi jalan keluar dengan menyediakan penyimpanan dan pemetaan kredensial. Ini sangat memudahkan karena pengguna cukup masuk satu kali untuk menggunakan sumber data eksternal.

Misalnya, jika Anda masuk ke situs SharePoint dengan satu kredensial, tetapi ingin mengakses sebuah daftar eksternal yang ditempatkan di aplikasi Siebel yang menggunakan kredensial yang lain, administrator bisa menyetel Layanan Penyimpanan Aman untuk memetakan kedua kredensial tersebut sehingga Anda tidak perlu masuk lagi.

Layanan Penyimpanan Aman juga membantu mengelola masalah "lompatan ganda" di mana setiap autentikasi memerlukan sebuah "lompatan" antara dua komputer, yang bisa dibobol, kecuali sudah mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya.

Bagaimana masalah lompatan ganda ini diatasi

Berikutnya, administrator membuat beberapa lapis keamanan berdasarkan pada izin, hampir sama seperti beberapa lini pertahanan di sekeliling kubu pertahanan, untuk memastikan otorisasi dan akses yang tepat menuju:

  • Data dalam database atau sistem eksternal.

  • Tipe konten eksternal dalam penyimpanan metadata Layanan Konektivitas Bisnis.

  • Daftar eksternal atau kolom data eksternal.

Akhirnya, administrator dapat menambahkan lapisan proteksi ekstra melalui enkripsi. Jika solusi data eksternal Anda juga menggunakan aplikasi Office, administrator dapat memproteksi singgahan Business Connectivity Services Client Runtime dengan menggunakan Windows Encrypting File System. Beberapa sumber data eksternal juga menyediakan berbagai cara untuk mengenkripsi data.

Atas halaman

Menetapkan fondasinya: tipe konten eksternal

Tipe konten eksternal merupakan jantung dari setiap solusi data eksternal. Sama seperti seorang perantara antara Anda dan sumber data eksternal. Tipe konten eksternal yang umum merupakan paket informasi yang ditata yang berisi hal berikut:

  • Informasi koneksi ke sumber data, seperti lokasi, nama, dan mode autentikasi.

  • Definisi tabel, bidang, kunci utama dan asing, validasi, dan tipe data (juga disebut metadata).

  • Operasi data yang bisa Anda lakukan, seperti Buat, Baca, Perbarui, Hapus dan Kueri (juga disebut CRUDQ, Create, Read, Update, Delete, dan Query).

  • Informasi dan perilaku lain seperti tipe data Office yang dipetakan, atau mengaktifkan sinkronisasi offline.

  • Berbagai filter, yang melakukan data dan membantu mengisolasi hasil, serta batas-batas untuk meningkatkan kinerja.

  • Bidang identitas dan kolom tampilan untuk pemilih konten eksternal digunakan untuk mendapatkan data eksternal di seluruh antarmuka pengguna.

  • Sebuah asosiasi berdasarkan pada kunci utama dan asing di antara dua tabel terkait, seperti Pesanan dan Pelanggan.

Seorang pengguna yang mantap menentukan tipe konten eksternal dan dengan demikian melindungi penggguna lain dari kompleksitas yang melekat dalam bekerja dengan data eksternal. Lebih lanjut, semua informasi ini disimpan dalam file BDCM khusus (.bdcm), dalam format XML, dan disimpan dalam penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis. Pendekatan ini memudahkan untuk memelihara, memperbarui, mengamankan dan menggunakan ulang tipe konten eksternal dalam berbagai situs berbeda. Misalnya, Anda bisa dengan mudah mengekspor dan mengimpor file untuk menyebarkannya dari sebuah pengembangan ke lingkungan produksi, atau membagikannya kepada kumpulan situs lainnya.

Omong-omong, pengguna Anda yang mantap itu tidak mesti seorang pakar dalam XML. Untuk membantu membuat tipe konten eksternal, ada dua pilihan alat:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Anda bisa menentukan dan perbarui tipe konten eksternal dengan cara deklaratif dan lalu menerbitkannya ke penyimpanan metadata konektivitas Data bisnis.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Jika data eksternal Anda kompleks atau tidak didukung oleh SharePoint Designer 2013, Anda bisa menggunakan Editor XML pada Visual Studio (yang menyediakan Intellisense) untuk membuat model XML Anda, atau gunakan Visual Studio eksternal konten tipe desainer untuk membuat perakitan konektivitas .NET yang menyediakan kustom back-end integrasi logika melalui .NET Framework.

Atas halaman

Menggali data eksternal dalam produk SharePoint

Kini setelah Anda membuat fondasi yang kuat dan aman untuk data eksternal Anda, inilah yang bisa Anda lakukan padanya dalam produk SharePoint.

Membaca dan menulis dalam daftar eksternal

Daftar eksternal adalah blok penyusun kunci untuk solusi SharePoint berdasarkan data eksternal. Anda bisa membaca dan menulis data eksternal dengan pengalaman yang tak asing menggunakan daftar SharePoint. Daftar eksternal terlihat dan berperilaku sangat mirip seperti daftar asli, tapi ada beberapa perbedaan dalam perilakunya. Misalnya, Anda bisa membuat tampilan dan menggunakan nilai terhitung dengan rumus, tapi tidak bisa melampirkan file atau melacak versi.

Anda juga bisa membuat daftar eksternal dengan menggunakan SharePoint Designer 2013.

Atas halaman

Menambahkan kolom data eksternal ke daftar dan pustaka

Anda bisa mengombinasikan kolom data eksternal dengan kolom lain di daftar atau pustaka asli. Karena kolom data eksternal ditambahkan ke daftar asli atau pustaka asli, semua fitur fungsi atau pustaka terkait berfungsi, termasuk check-in dan check-out, dan lampiran file.

Katakanlah Anda telah membuat pustaka gambar yang memuat foto-foto produk yang dijual oleh organisasi Anda. Anda bisa menambahkan kolom data eksternal ke pustaka itu, yang mengakses nama produk, kode produk dan harga saat ini dari database eksternal. Karena aturan dan proses perusahaan Anda mengharuskan agar setiap perubahan terhadap informasi produk hanya dibuat melalui sistem database, Anda menentukan bahwa data eksternal itu bersifat baca saja saat Anda membuat tipe konten eksternal tersebut. Tetapi kini semakin banyak orang dalam organisasi Anda yang bisa melihat semua informasi produk umum bersama-sama dalam satu tampilan pustaka.

Atas halaman

Membuat solusi dengan Komponen Web Data Bisnis

Komponen Web Data Bisnis didesain untuk bekerja dengan data dari daftar eksternal dan Anda bisa mengombinasikan Komponen Web ini dengan cara yang berguna untuk membuat sebuah ruang kerja atau dasbor situs. Misalnya, Anda bisa menyambungkan Daftar dan komponen Web Item sehingga saat Anda memilih sebuah item laporan pengeluaran dalam Komponen Web Daftar, seperti biaya hari Kamis, item itu ditampilkan dalam Komponen Web Item, seperti hotel, perjalanan, dan biaya makan.

Tabel berikut ini meringkas secara singkat setiap Komponen web Data Bisnis.

Komponen Web

Deskripsi

Daftar Data Bisnis

Menampilkan sebuah daftar item dari sebuah data eksternal.

Item Data Bisnis

Menampilkan satu atau lebih item dari daftar eksternal.

Tindakan Data Bisnis

Menampilkan sebuah tindakan dari daftar eksternal.

Filter Konektivitas Data Bisnis

Memfilter konten Komponen Web Data Bisnis yang tersambung dengan menggunakan sebuah daftar nilai dari daftar eksternal.

Penyusun Item Data Bisnis

Membuat item Data Bisnis dari parameter dalam string kueri URL dan menyediakannya untuk Komponen Web Data Bisnis lainnya.

Daftar Terkait Data Bisnis

Menampilkan daftar item turunan yang terkait ke sebuah item induk dari daftar eksternal.

Atas halaman

Menggunakan data eksternal dalam halaman profil, tindakan atau pencarian

Halaman profil, tindakan, dan pencarian merupakan fitur yang terkait erat.

Halaman profil

Secara default, Layanan Konektivitas Bisnis secara otomatis membuat sebuah halaman profil berdasarkan pada tipe konten eksternal. Halaman profil adalah halaman web yang menampilkan informasi dari sebuah baris data eksternal, berdasarkan bidang ID, seperti semua bidang individual tentang pelanggan tertentu.

Halaman profil default sesungguhnya merupakan halaman web yang memuat Penyusun Item Data Bisnis dan Komponen Web Data Bisnis yang tersambung bersama-sama. Komponen Web Penyusun Item menganalisis parameter string kueri URL halaman profil, misalnya, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, dan menyerahkan nilai CustID kepada Komponen Web Item Data, yang kemudian menampilkan semua bidang pelanggan yang terkait.

Anda bisa membuat halaman profil Anda sendiri untuk memperlihatkan informasi kustom, atau administrator bisa mengkustomisasi halaman profil untuk Anda.

Tindakan

Anda bahkan bisa melakukan tindakan berdasarkan pada halaman profil untuk melakukan sesuatu yang berguna. Misalnya, Anda bisa membuat sebuah tindakan yang mengombinasikan informasi alamat tentang pengguna menggunakan peta Bing untuk menampilkan lokasi pelanggan atau untuk mendapatkan arah. Anda bisa membuat sebuah tindakan berdasarkan pada parameter string kueri URL halaman profil atau melalui kode kustom. Atau, seorang pengembang bisa menulis kode kustom yang memungkinkan Anda untuk memperbarui informasi karyawan dalam database back-end.

Secara default, Anda menggunakan tindakan ketika Anda mengklik perintah tindakan Tampilkan Profil dalam Tindakan Data Bisnis atau Komponen Web Data Bisnis. Saat menggunakan kolom data eksternal, Anda juga menjalankan tindakan dari perintah menu.

Pencarian

Akhirnya, jika Anda mau, administrator bisa mengaktifkan pencarian data eksternal. Data eksternal bisa dirayapi dan diindeks sama seperti data internal SharePoint, tetapi dengan kelengkapan keamanan untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang tepat yang dapat mengklik dan melihat hasil pencarian, yang ditampilkan dengan menggunakan halaman profil.

Dengan mengintegrasikan pencarian SharePoint ke dalam sistem data eksternal, pengguna bisa menemukan data yang tidak akan dapat mereka temukan bila tidak ada pencarian. Misalnya, jika Anda tahu bahwa perusahaan tempat kerja seorang pelanggan, tetapi lupa nama pelanggan itu, Anda bisa mencari nama perusahaan untuk membantu menemukan halaman profil pelanggan itu.

Atas halaman

Menggunakan data eksternal dalam alur kerja

Alur kerja menyediakan alat yang efektif untuk pemodelan dan pengotomatisan proses bisnis berdasarkan pada daftar, pustaka, atau situs SharePoint. Proses bisnis ini bisa sesederhana proses persetujuan dokumen dengan penyetuju tunggal, atau serumit proses bisnis yang terstruktur. Meskipun Anda tidak bisa langsung mengaitkan sebuah alur kerja dengan daftar eksternal, Anda bisa membuat yang berikut ini:

Alur kerja asli    Alur kerja yang terkait dengan daftar asli yang membaca atau memperbarui data dari daftar eksternal dengan menggunakan tindakan buat Item daftar, perbarui Item daftar, dan menghapus Item daftar. Misalnya, Anda bisa memperbarui daftar eksternal item setiap kali mengubah item daftar atau Pustaka yang asli. Anda bisa menggunakan tindakan lain dengan daftar eksternal, seperti tetapkan variabel alur kerja untuk memodifikasi bidang Daftar eksternal. Anda juga bisa menggunakan daftar eksternal item sebagai tujuan untuk proses tugas, tapi link ke tugas tidak menampilkan judul untuk item daftar eksternal.

Alur kerja situs    Situs alur kerja tidak memerlukan kejadian pemicu untuk memulai dan bisa dimulai secara manual. Untuk mencegah akses tidak sah, alur kerja yang mengakses daftar eksternal selalu menjalankan di akun layanan, bahkan dengan mode autentikasi yang menggunakan peniruan.

Acara    Pengembang bisa membuat acara yang memicu di sumber data eksternal dan pengguna bisa membuat pemberitahuan yang merespons acara yang ini. Misalnya, Anda bisa menggunakan alur kerja SharePoint untuk mengirim pesan email ke karyawan saat akun pelanggan yang ditetapkan untuk karyawan di sumber data eksternal.

Demi alasan kinerja, hanya membaca sejumlah kecil kolom dalam daftar eksternal, atau membuat, memperbarui atau menghapus sejumlah kecil item dalam daftar eksternal merupakan praktik yang baik.

Atas halaman

Menggali data eksternal dalam produk Office

Kini setelah Anda menggali data dalam produk SharePoint, inilah apa yang bisa Anda lakukan dengan data itu dalam berbagai produk Office.

Menganalisis data eksternal di Excel

Anda bisa mengekspor data dari daftar eksternal ke Excel 2013 dan memelihara sinkronisasi data. Misalnya Anda mungkin ingin memelihara inventaris produk dalam daftar eksternal sehingga mudah untuk dibagikan dan diperbarui, tetapi lakukan pula analisis inventaris berkala di Excel 2013. Data eksternal yang diekspor ke Excel 2013 ditentukan oleh tampilan daftar eksternal saat ini, filter ditentukan atas tipe konten eksternal dan dalam daftar eksternal, serta bahasa pengaturan untuk situs SharePoint.

Saat Anda mengekspor daftar eksternal, sebuah Tabel Excel dibuat dengan koneksi data ke dafgar eksternal tersebut berdasarkan pada file kueri web. Untuk melihat perubahan lebih lanjut yang dibuat pada daftar SharePoint dalam Tabel Excel, Anda bisa me-refresh data. Perhatikanlah bahwa Anda tidak bisa membuat perubahan pada sumber data eksternal dan bahwa operasi refresh Excel akan menimpa setiap perubahan yang telah Anda buat dalam Tabel Excel.

Atas halaman

Menambahkan data eksternal ke dokumen Word

Dengan menambahkan kolom data eksternal dan templat Word dengan kontrol konten ke sebuah pustaka dokumen, Anda juga bisa memudahkan dan mejadikan aktivitas memasukkan data yang akurat, terbaru dalam dokumen terstruktur Microsoft Word 2013 efisien.

Katakanlah Anda memiliki pustaka dokumen yang memuat kontrak pelanggan. Tetapi, semua informasi pelanggan Anda dipelihara oleh dalam aplikasi Lini Bisnis, seperti SAP. Anda bisa melacak kontrak pelanggan dalam pustaka dokumen tetapi pastikan bahwa informasi pelanggan terkait adalah yang terbaru dan tidak terduplikasi. Berikut caranya:

  • Pertama, tambahkan kolom data eksternal ke pustaka untuk mengaitkan nama pelanggan yang tepat, nama perusahaan, dan nomor telepon dengan setiap kontrak yang disimpan dalam pustaka Kontrak.

  • Lalu, buat templat Word yang memuat teks boilerplate kontrak pelanggan dan kontrol konten untuk memasukkan nama pelanggan, nama perusahaan, dan nomor telepon. Word 2013 akan menggunakan pemilih item eksternal untuk membantu Anda memasukkan atau memperbarui informasi yang tepat dengan menampilkan dan mengambil informasi pelanggan yang tepat secara otomatis.

  • Akhirnya, setiap kali Anda membuat kontrak, memasukkan data pelanggan, dan menyimpan kembali kontrak tersebut ke pustaka, nilai data pelanggan dimajukan ke kolom data eksternal terkait.

Atas halaman

Menyinkronkan data eksternal dalam Outlook

Jika daftar eksternal berisi pelanggan, tugas, janji, atau postingan, Anda bisa menyambungkan daftar dengan Outlook 2013. Setelah tersambung, Anda bisa menampilkan, mengedit dan mencetak data tersebut menggunakan antarmuka pengguna Outlook yang sudah tidak asing lagi. Jika data itu merupakan informasi kontak, seperti pelanggan, Anda bahkan bisa memanggil mereka, mengirimi mereka pesan email, dan membuat permintaan rapat.

Sinkronisasi data tersebut bersifat dua arah. Perubahan yang dibuat di Outlook 2013 secara otomatis disinkronkan dengan sumber data eksternal. Perubahan yang dibuat ke sumber data eksternal disinkronkan dengan item di Outlook 2013, meskipun operasi refresh mungkin diperlukan.

Secara default, data otomatis di-refresh setiap enam jam tetapi nilai ini bisa diubah. Untuk memastikan Anda melihat data terbaru dari sumber data eksternal, klik kanan folder lalu klik Perubahan sinkronisasi DB.

Saat Anda membuat tipe konten eksternal tersebut, lakukan hal berikut ini:

  • Jika Anda menginginkan akses offline, aktifkan opsi dukungan Sinkronisasi Offline.

  • Lihat bidang Tipe Item Office untuk salah satu hal berikut ini: Kontak, Janji, Tugas, atau Postingan.

  • Petakan bidang individual dalam tipe konten eksternal, seperti Nama Depan Pelanggan, Nama Belakang Pelanggan, Alamat Pelanggan, dan Telepon Pelanggan ke masing-masing bidang Tipe Item Outlook seperti NamaDepan, NamaBelakang, AlamatKantor, dan TeleponKantor kontak.

Selain itu, dengan beberapa kode yang ditulis oleh pengembang, Anda bisa membuat sebuah solusi Outlook yang melakukan hal berikut ini:

  • Memperlihatkan komponen data asli atau kustom dalam panel tugas kustom untuk menyajikan data eksternal kepada pengguna.

  • Menyertakan perintah pita kustom untuk malakukan tindakan kustom.

  • Membuat definisi tampilan kustom untuk menampilkan kolom tertentu dari data eksternal.

  • Mendesain daerah formulir kustom untuk menyajikan data eksternal.

Atas halaman

Meningkatkan akses data eksternal dengan Formulir InfoPath

Ada sejumlah alasan mengapa Microsoft InfoPath 2013 berguna untuk digunakan dengan data eksternal:

Bekerja dengan tipe data kompleks    Jika bidang data eksternal hierarki, seperti bidang alamat yang berisi kode jalan, kota, dan pos sebagai subbidang, maka Anda tidak bisa bekerja dengan bidang ini di formulir SharePoint untuk daftar eksternal, dan bahkan tidak bahkan dibuat. Namun, Anda bisa mengonversi Formulir SharePoint untuk formulir InfoPath untuk membuat dan memperbarui bidang dengan menggunakan InfoPath 2013.

Menyematkan kontrol pemilih Item eksternal    Anda bisa menyeret dan meletakkan kontrol pemilih Item eksternal ke formulir InfoPath, menautkan ke daftar eksternal sebagai sumber data sekunder dan mempermudah pengguna untuk memilih item didasarkan pada bidang unik, seperti nama pelanggan atau ID Produk.

Lebih lanjut, jika Anda membuat asosiasi untuk tipe konten eksternal, seperti pelanggan dan pesanan, dan formulir InfoPath untuk daftar eksternal memuat kunci asing, seperti ID Pelanggan, kontrol Pemilih Item Eksternal tersebut bahkan ditambahkan secara otomatis pada formulir. Ini memungkinkan pengguna untuk menemukan pelanggan yang mereka inginkan saat bekerja mengerjakan pesanan.

Membuat beberapa tampilan formulir    Kadang-kadang, Anda mungkin ingin formulir memiliki beberapa tampilan data eksternal Anda, terutama jika ada banyak bidang dan daftar eksternal atau Formulir SharePoint tidak efektif. Beberapa tampilan juga berguna dalam tulis-sekali skenario di mana sistem eksternal tidak memperbolehkan memperbarui bidang setelah dibuat. Dalam kasus tersebut, Anda bisa membuat dua tampilan, satu untuk operasi buat dan lainnya untuk operasi pembaruan.

Menambahkan aturan atau kode belakang pada formulir    Anda bisa menambahkan deklaratif aturan atau kode di balik formulir untuk melakukan logika bisnis tambahan, seperti validasi dan perhitungan. Misalnya, Anda dapat memastikan kode negara/kawasan valid dengan menggunakan aturan, atau kode pos AS valid dengan menggunakan layanan Web.

Atas halaman

Menambahkan data eksternal untuk menerbitkan diagram Visio

Menggunakan Microsoft Visio 2013, Anda bisa menautkan data dari daftar eksternal ke sebuah diagram dan bentuknya. Kemudian Anda bisa menerbitkan diagram ke sebuah pustaka dokumen SharePoint sebagai sebuah gambar web interaktif sehingga pengguna bisa manmpilkan diagram dan menampilkan data eksternal terkait. Ada tiga cara untuk menautkan barisan data ke bentuk-bentuk dalam gambar Anda. Anda bisa menautkan baris ke bentuk yang sudah ada satu demi satu, Anda bisa menautkan baris ke bentuk secara otomatis atau Anda bisa membuat bentuk dari data tersebut.

Atas halaman

Mengimpor dan me-refresh data eksternal dalam Access

Microsoft Access 2013 merupakan bidang pendaratan untuk semua tipe data dan termasuk data eksternal. Anda bisa mengimpor sebuah daftar eksternal ke database Acces di komputer klien dan me-refresh data secara berkala. Data bersifat baca saja.

Langkah-langkah dasarnya adalah sebagai berikut:

  1. Ekspor tipe konten eksternal dari SharePoint Designer 2013 atau langsung dari penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis sebagai file BCDM.

  2. Di Access 2013, buat koneksi data Layanan Web dengan menggunakan file BDCM.

  3. Di Access 2013, buat tabel yang ditautkan berdasarkan pada koneksi data Layanan Web.

Perhatikan bahwa dalam kasus ini, singgahan Business Connectivity Services Client Runtime tidak digunakan untuk menyinkronkan dengan daftar eksternal saat Anda me-refresh data.

Atas halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×