Pengenalan Layanan formulir InfoPath

Gambaran umum Layanan Formulir InfoPath

Pengguna tidak harus memiliki InfoPath yang terinstal di komputer mereka untuk mengisi Templat formulir yang didukung browser, atau mereka diminta untuk mengunduh apa-apa tambahan dari Web. Semua yang mereka butuhkan adalah akses ke browser, seperti Windows Internet Explorer, Apple Safari atau Mozilla Firefox. Layanan Formulir InfoPath juga memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengelola formulir dan formulir Templat di lokasi terpusat. Layanan Formulir InfoPath dibangun dan memerlukan Windows SharePoint Services 3.0, yang memungkinkan Anda untuk menerbitkan Templat formulir yang Anda desain ke lokasi bersama seluruh organisasi. Selain itu, pengguna bisa mengirimkan formulir ke pustaka SharePoint yang folder tempat kumpulan file disimpan serta tempat file sering menggunakan templat yang sama. Juga dimungkinkan untuk mengintegrasikan formulir ke manajemen dokumen dan tugas siklus hidup seperti alur kerja dan hak manajemen.

Teknologi Layanan Formulir InfoPath yang tersedia di Office SharePoint Server 2007 CAL perusahaan dan juga, secara terpisah, di Office Forms Server 2007.

Mencapai pelanggan, mitra, dan dengan mudah dikenali formulir

Ketika Anda menerbitkan Templat formulir ke server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath, Anda bisa mendistribusikan tidak hanya di intranet perusahaan Anda, tapi juga pada situs Web, seperti ekstranet situs atau situs Web perusahaan. Ini memungkinkan Anda untuk kumpulkan data dari pelanggan, mitra, pemasok, dan orang lain yang penting untuk keberhasilan bisnis Anda. Sebagai contoh, asuransi perusahaan besar bisa menggunakan templat formulir yang didukung browser tunggal untuk mengumpulkan dan memproses klaim asuransi. Pelanggan yang asuransi bisa menggunakan browser untuk mengisi formulir klaim di situs Web perusahaan. Alternatifnya, jika pelanggan panggilan asuransi untuk melaporkan klaim, agen asuransi bisa menggunakan InfoPath untuk mengisi formulir klaim yang sama di situs intranet. Demikian pula, lembaga pemerintah bisa mengumpulkan data dari masyarakat dengan memposting Templat formulir yang didukung browser di situs Web.

Saat pengguna mengakses formulir, baik dengan menavigasi ke pustaka atau dengan memasukkan URL untuk formulir di browser mereka, salah satu dari dua hal yang bisa terjadi:

• Formulir terbuka di browser    Jika pengguna tidak memiliki InfoPath yang terinstal di komputer mereka, formulir terbuka di browser, tempat mereka bisa mengisinya seperti mereka akan bentuk berbasis Web lain.

• Formulir terbuka di InfoPath    Jika pengguna memiliki InfoPath yang terinstal di komputer mereka, formulir terbuka di InfoPath, tempat mereka bisa mengisinya seperti mereka akan formulir InfoPath lainnya. Karena mereka mengisi formulir di InfoPath, pengguna akan memiliki manfaat tambahan untuk dapat menggunakan fitur rentang penuh InfoPath untuk mengisi formulir, yang tidak tersedia di formulir browser.

  Catatan: Itu Anda lebih suka, Anda bisa mengkustomisasi pengaturan untuk Templat formulir Anda sehingga selalu terbuka di browser, bahkan jika pengguna memiliki InfoPath yang terinstal di komputer mereka. Ini bisa berguna ketika Anda ingin pengalaman mengisi formulir sama untuk semua orang, atau jika Anda tidak ingin formulir untuk dibuka di InfoPath, karena Anda ingin mencegah pengguna membuka atau memodifikasi Templat formulir yang mendasari dalam mode desain.

Jika pengguna akan mengisi formulir di perangkat seluler, seperti asisten pribadi digital (PDA) atau ponsel cerdas, Anda bisa mendesain Templat formulir yang didukung browser Anda agar dapat dibuka dan diisi dengan menggunakan browser perangkat seluler. Ketika pengguna menggunakan perangkat seluler untuk mengakses formulir, itu terbuka di layar mereka dalam format yang disederhanakan.

Merampingkan proses bisnis yang digerakkan formulir

Formulir berada di tengah banyak proses bisnis. Oleh hosting Templat formulir yang didukung browser pada server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath, Anda bisa mengintegrasikan formulir data dengan proses bisnis yang sudah ada atau aplikasi. Misalnya, Anda bisa:

• Kirim data ke sistem bisnis yang sudah ada    Saat Anda mendesain Templat formulir yang kompatibel dengan browser, Anda bisa membuat koneksi data ke layanan Web atau sumber data eksternal lainnya. Ini memungkinkan Anda untuk mengirim data ke sistem bisnis yang sudah ada, aplikasi perusahaan, atau database korporat. Sebagai contoh, Departemen penjualan bisa mendesain formulir yang dapat mengirimkan informasi pemimpin dan pelanggan penjualan ke sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang sudah ada.

• Kueri data dari sistem bisnis yang sudah ada    Juga dimungkinkan untuk kueri data dalam sistem bisnis yang sudah ada, aplikasi perusahaan atau database korporat. Misalnya, ketika pengguna membuka formulir yang didasarkan pada Templat formulir Anda, Anda mungkin ingin data dari sumber data eksternal muncul di bidang nama dan alamat pada formulir. Ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan data organisasi yang sudah ada dan menyederhanakan proses mengisi formulir.

• Tambahkan alur kerja pada formulir    Anda bisa menambahkan alur kerja ke Templat formulir yang disimpan di pustaka. Ini memungkinkan Anda secara konsisten mengelola proses bisnis yang umum. Misalnya, sebagai manajer, Anda bisa menggunakan alur kerja persetujuan untuk merutekan formulir laporan pengeluaran melalui daftar dari penyetuju. Penyetuju bisa menyetujui atau menolak formulir laporan pengeluaran, menetapkan ulang tugas persetujuan, atau meminta perubahan pada formulir. Di InfoPath, pengguna klik perintah pada File menu untuk berpartisipasi dalam alur kerja. Di server, mereka bisa arahkan ke nama formulir di pustaka, klik panah yang muncul, dan lalu klik alur kerja untuk berpartisipasi dalam alur kerja.

  

Atas halaman

Mengelola formulir dan formulir Templat di lokasi terpusat

Anda bisa menyimpan Templat formulir dan bentuk terkait dalam penyimpanan terpusat pada server yang menjalankan Layanan Formulir InfoPath. Ini memudahkan untuk menemukan, berbagi, dan mengelola formulir dan Templat formulir.

Manfaat kunci meliputi kemampuan untuk:

• Simpan formulir dan formulir Templat di lokasi terpusat    Anda bisa mengaitkan Templat formulir dengan pustaka, yang merupakan lokasi pada situs SharePoint tempat Anda bisa membuat, kumpulkan, memperbarui dan mengelola file dengan orang lain di organisasi Anda. Saat pengguna mengisi formulir yang didasarkan pada Templat formulir di pustaka tersebut, selesai bentuk muncul di pustaka bersama dengan informasi kunci dari formulir itu sendiri. Bergantung pada bagaimana pustaka SharePoint yang didesain, pengguna bisa mengisi formulir yang didasarkan pada Templat formulir Anda, ekspor data dari selesai bentuk ke Microsoft Office Excel, atau menggabungkan data dari beberapa bentuk ke dalam satu formulir. Contoh berikut menunjukkan laporan pengeluaran yang disimpan di pustaka.

  

• Menggunakan tipe konten untuk mengelola Templat formulir    Anda bisa menggunakan panduan penerbitan InfoPath untuk menerbitkan Templat formulir sebagai situs tipe konten. Tipe konten menentukan Templat formulir, sekumpulan kolom, dan pengaturan manajemen dokumen di server, seperti pengaturan alur kerja atau kebijakan.

  Dengan membuat tipe konten, Anda bisa menggunakan ulang Templat formulir dan pengaturan seluruh kumpulan situs. Di masa lalu, jika Anda ingin menggunakan templat formulir di beberapa pustaka SharePoint, Anda harus menerbitkan dua salinan Templat formulir, satu untuk setiap Pustaka yang berbeda. Jika Anda ingin memperbarui Templat formulir, Anda harus mengubah Templat formulir di tempat kedua. Namun, sekarang Anda bisa menerbitkan Templat formulir sebagai tipe konten situs. Ketika Anda memperbarui tipe konten, perubahan Anda secara otomatis diterapkan mana tipe konten tersebut digunakan.

  Anda bisa menetapkan tipe konten tunggal untuk beberapa pustaka di kumpulan situs atau menetapkan beberapa tipe konten untuk pustaka tunggal. Misalnya, Anda bisa menambahkan tipe konten untuk formulir laporan status ke semua Pustaka yang digunakan oleh penjualan departemen di perusahaan Anda, sehingga setiap tim penjualan pengumpulan dan pelaporan tipe sama informasi untuk manajemen. Alternatifnya, anggap bahwa Departemen Anda menggunakan templat formulir yang berbeda untuk permintaan perjalanan, perjalanan laporan, dan formulir laporan pengeluaran. Anda bisa menerbitkan Templat formulir tiga sebagai tipe konten situs dan menambahkannya ke pustaka tunggal yang digunakan untuk menyimpan informasi terkait perjalanan tim. Ketika orang membuat formulir baru dari Pustaka, mereka bisa lalu pilih yang manakah dari Templat formulir ini mereka ingin gunakan.

• Mengelola formulir dan Templat formulir    Administrator layanan server bisa mengontrol bagaimana Templat formulir diakses oleh pengguna dan ditempatkan seluruh organisasi. Sebagai contoh, mereka bisa mengontrol siapa yang bisa menerbitkan Templat formulir seluruh situs atau memutuskan cara memutakhirkan Templat formulir pada server dengan minimal dampak untuk pengguna formulir.

• Mengelola koneksi data di lokasi terpusat    Jika beberapa Templat formulir yang akan menggunakan koneksi data yang sama, Anda bisa menyimpan pengaturan untuk koneksi data itu di file koneksi data di pustaka koneksi data. Saat pengguna terbuka formulir yang tersambung ke file koneksi data, InfoPath menggunakan pengaturan dalam file tersebut untuk menyambungkan ke sumber data eksternal. Cara ini, beberapa Templat formulir yang dapat menggunakan file koneksi data yang sama, sehingga tidak perlu untuk membuat koneksi data yang sama untuk setiap Templat formulir secara manual. Selain itu, jika mengubah pengaturan lokasi atau koneksi untuk sumber data eksternal, Anda tidak perlu memperbarui setiap Templat formulir yang menggunakan koneksi data. Sebagai gantinya, Anda cukup memperbarui file koneksi data satu kali, dan semua Templat formulir yang terus berfungsi seperti yang diharapkan.

Atas halaman