Panduan Walkthrough: menyiapkan berita untuk organisasi Anda

Panduan Walkthrough: menyiapkan berita untuk organisasi Anda

Dengan SharePoint, Anda dapat berbagi konten berita di seluruh organisasi dengan cara yang bermakna dan mudah ditemukan. Secara default, Berita SharePoint diperlihatkan pada halaman mulai SharePoint , pada situs tim, situs komunikasi, situs hub, dan di aplikasi seluler sesuai dengan seberapa relevan berita untuk pengguna tersebut. Misalnya, jika sebuah cerita berita penting diposting oleh seseorang dalam lingkup tertutup Anda dalam pekerjaan atau diposting ke situs tempat Anda aktif, itu akan diperlihatkan kepada pengguna.

Organisasi memiliki banyak opsi untuk jenis berita yang diperlihatkan, tempat yang diperlihatkan, yang memiliki kemampuan untuk menulis postingan, dan lainnya.

Dalam artikel ini, kami akan memperlihatkan kepada Anda cara menerapkan strategi komprehensif untuk menyiapkan berita di semua tingkatan organisasi Anda.

Strategi

Dalam panduan ini, kami akan melakukan lebih dari sekedar menyiapkan komponen Web berita di berbagai situs-kami akan memperlihatkan kepada Anda strategi komprehensif yang menyertakan penyiapan situs berita "resmi" untuk berita yang secara visual membedakan sebagai berita organisasi; menyiapkan kategori untuk berbagai tipe Berita; dan bahkan menyiapkan proses persetujuan untuk postingan berita. Kami akan menampilkan berita di situs hub intranet yang berasal dari situs komunikasikorporat, situs komunikasi Departemen, dan situs timDepartemen.

Beranda situs hub menampilkan semua berita yang disetujui untuk setiap situs yang terkait dengan hub. Itu berarti pengguna melihat semua postingan berita yang dibuat di situs berita korporat, Semua postingan berita yang dibuat di situs komunikasi Departemen, dan cerita berita hanya untuk situs tim departemennya.

Contoh berita di situs hub intranet.

Nomor 1 berita dari situs "resmi" komunikasi perusahaan yang merupakan bagian dari situs hub

Nomor 2 berita dari situs komunikasi Departemen yang merupakan bagian dari situs hub

Nomor 3 berita dari situs tim Departemen yang merupakan bagian dari situs hub

Konten ditampilkan dengan cara berikut ini di situs di Hub:

  • Setiap situs komunikasi Departemen menampilkan postingan berita untuk Departemen tersebut.

  • Setiap situs tim Departemen menampilkan postingan berita yang dibuat di situs tim serta postingan yang dibuat di situs berita korporat.

Berikut cara kerja alur berita:

  • Semua karyawan memiliki izin untuk membuat berita pada situs tim mereka. Postingan bisa ditandai sebagai "tonggak" atau hanya "Departmental."

  • Setiap departemen memiliki satu atau beberapa karyawan yang ditugaskan untuk membuat postingan berita di situs komunikasi departemennya.

  • Semua cerita berita yang dibuat di situs komunikasi Departemen melalui alur persetujuan halaman di mana orang yang ditunjuk dari Departemen Komunikasi korporat menyetujui postingan.

  • Postingan Berita resmi dari Departemen Komunikasi korporat dibuat di situs khusus yang disebut Berita korporat, yang tidak terkait dengan situs hub. Situs ini ditetapkan sebagai berita "resmi".

  • Secara bulanan, buletin yang berisi berita yang dipilih dari komunikasi korporat diemail ke semua karyawan.

Struktur situs hub

Semua situs tim dan komunikasi, dengan pengecualian situs komunikasi korporat, dikaitkan dengan satu situs hub.

Setiap departemen memiliki situs komunikasi untuk berbagi informasi dengan seluruh organisasi, dan situs tim untuk komunikasi internal di antara karyawan Departemen.

Contoh struktur situs hub.

Menerapkan strategi

Di bagian ini, Anda akan menelusuri proses penyiapan lingkungan SharePoint Anda untuk memenuhi persyaratan strategi berita ini. Ini melibatkan penyiapan komponen web Berita dan membuat proses persetujuan halaman di pustaka halaman, membuat kategori untuk berita, dan menetapkan satu situs sebagai "Berita resmi."

Dalam contoh ini, asumsi adalah bahwa setiap situs komunikasi dan tim telah dikaitkan dengan situs hub (dengan pengecualian komunikasi perusahaan) dan sudah ada beberapa postingan berita di situs komunikasi korporat. Jika Anda perlu mengetahui cara menyetel tipe situs ini, lihat menyiapkan situs hub SharePoint Anda, membuat situs komunikasi di SharePoint online, dan membuat situs tim di SharePoint.

Siapkan situs komunikasi korporat Anda untuk berita organisasi "resmi"

Menyiapkan situs komunikasi korporat Anda untuk "resmi" berita organisasi memungkinkan kisah berita dari komunikasi korporat muncul dengan penekanan sehingga pengguna Anda segera mengetahui bahwa ini adalah berita perusahaan resmi, seperti dalam contoh ini:

Contoh berita perusahaan pada sebuah situs

Untuk mengaktifkan fitur ini dan menentukan situs untuk berita organisasi, admin SharePoint harus menggunakan perintah PowerShell SharePoint online:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Menyiapkan Berita pada situs tim Departemen

Di situs tim Departemen Anda, Anda akan menambahkan komponen Web berita ke halaman tiga kali. Setiap komponen Web akan menampilkan informasi Berita berbeda berdasarkan sumber berita dan kategori. Untuk membuat kategori, tambahkan kolom ke pustaka halaman untuk memperbolehkan penulis menandai halaman mereka dengan kategori yang sesuai.

Membuat kolom untuk kategori

  1. Pada situs tim Departemen Anda, klik link halaman di navigasi situs untuk masuk ke pustaka halaman.

  2. Pilih + Tambahkan kolom atau + di sebelah kanan nama kolom terakhir di bagian atas halaman.

    Contoh menyiapkan kolom untuk Kategori Berita

  3. Dalam bidang nama , masukkan nama posting tipe.

  4. Di menu turun bawah, pilih pilihan sebagai tipe kolom.

  5. Sediakan dua pilihan: "Department News" dan "Milestone."

  6. Klik Simpan.

    Berikutnya, kita akan menambahkan komponen Web berita ke halaman situs tim Departemen untuk memperlihatkan Berita Departemen, Berita tonggak, dan berita dari situs web korporat.

Tambahkan Berita Departemen

  1. Menambahkan bagian kanan sepertiga ke halaman Beranda.

  2. Di kolom pertama, tambahkan komponen Web Berita , dan beri judul "Department News."

  3. Klik Edit Tombol Edit komponen Web di toolbar komponen web.

  4. Atur opsi berikut ini di panel properti komponen Web:

    • Sumber berita: situs ini

    • Memperlihatkan judul dan perintah: aktif

    • Tata letak: cerita teratas

    • Filter: properti Halaman

    • Nama properti: tipe posting sama dengan Departemen News

  5. Klik Terapkan untuk menyimpan perubahan Anda.

Menambahkan berita tonggak prestasi

  1. Di kolom yang sama, di bawah komponen web yang baru saja Anda tambahkan, tambahkan komponen Web Berita lagi, dan beri judul "tonggak."

  2. Klik Edit Tombol Edit komponen Web di toolbar komponen web.

  3. Atur opsi berikut ini di panel properti komponen Web:

    • Sumber berita: situs ini

    • Memperlihatkan judul dan perintah: aktif

    • Tata letak: berdampingan

    • Filter: properti Halaman

    • Nama properti: tipe posting sama dengan tonggak pencapaian

  4. Klik Terapkan untuk menyimpan perubahan Anda.

Tambahkan Berita korporat

  1. Di kolom kedua (kanan), tambahkan komponen Web Berita lagi, dan beri judul "berita perusahaan."

  2. Klik Edit Tombol Edit komponen Web di toolbar komponen web.

  3. Atur opsi berikut ini di panel properti komponen Web:

    • Sumber berita: Pilih Pilih situs, lalu pilih situs berita perusahaan Anda.

    • Memperlihatkan judul dan perintah: aktif

    • Tata letak: berdampingan

    • Filter: properti Halaman

    • Nama properti: tipe posting sama dengan tonggak pencapaian

  4. Klik Terapkan untuk menyimpan perubahan Anda.

Untuk menguji apa yang telah Anda lakukan sejauh ini, buat beberapa postingan berita di situs Departemen. Atur properti halaman di halaman cerita berita Anda sehingga dalam beberapa tipe postingan diatur ke berita Departemen, dan di lainnya, atur tipe posting menjadi tonggak. Untuk penyegaran tentang properti pengaturan untuk halaman, lihat menampilkan, mengedit, dan menambahkan detail halaman.

Seperti inilah tampilan homepage halaman setelah selesai:

Contoh berita di situs web Departemen

Menyiapkan situs komunikasi Departemen Anda

Dalam contoh ini, postingan berita yang dibuat di situs komunikasi harus disetujui. Anda bisa menyetel persetujuan halaman menggunakan Microsoft Flow. Beri aliran nama yang menyertakan nama situs seperti "persetujuan halaman sumber daya manusia" dan atur pemberi persetujuan kepada karyawan di departemen komunikasi perusahaan.

Panel opsi persetujuan Halaman

Berikutnya, siapkan laman situs untuk menampilkan berita dari situs ini.

  1. Pada halaman beranda situs komunikasi Departemen Anda, tambahkan komponen Web Berita .

  2. Pilih Edit Tombol Edit komponen Web di toolbar komponen web.

  3. Atur opsi berikut ini di panel properti komponen Web:

    • Sumber berita: situs ini

    • Tata letak: cerita teratas

  4. Buat postingan berita yang ingin Anda Tampilkan di halaman Beranda Anda. Bila Anda sudah selesai, kirimkan halaman untuk persetujuan dengan memilih Kirim untuk persetujuan di bagian kanan atas halaman.

Karyawan yang ditunjuk sebagai pemberi persetujuan saat Anda menyiapkan alur akan menerima email yang menunggu persetujuan halaman. Setelah disetujui, halaman akan muncul di komponen Web berita di situs komunikasi Departemen Anda.

Lanjutkan dan buat beberapa postingan berita di situs ini. Pastikan bahwa setiap halaman dikirim untuk persetujuan lalu disetujui.

Dalam contoh ini, Anda bisa melihat jenis berita yang ditampilkan pada situs komunikasi Departemen untuk Departemen sumber daya manusia:

Contoh situs komunikasi Departemen

Menyiapkan homepage situs hub intranet

  • Tambahkan bagian dua kolom ke halaman beranda situs hub Anda.

  • Di kolom sebelah kiri, tambahkan komponen Web Berita .

    Pilih Edit Tombol Edit komponen Web di toolbar komponen web.

  • Atur opsi berikut ini di panel properti komponen Web:

    • Sumber berita: Pilih Pilih situs, lalu pilih situs komunikasi korporat.

    • Tata letak: cerita teratas

  • Di kolom sebelah kanan, tambahkan kembali komponen Web Berita .

  • Atur opsi berikut ini di panel properti komponen Web:

    • Sumber berita: semua situs di hub

    • Tata letak: Berita hub

Bila sudah selesai, Anda hanya akan melihat postingan berita dari komunikasi korporat di sisi kiri halaman, dan postingan berita dari setiap situs yang terkait dengan hub di komponen Web di sebelah kanan.

Contoh menggulung berita di situs hub

Mengembangkan strategi berita Anda sendiri

Setelah melihat cara meletakkan strategi tertentu, Anda dapat memikirkan strategi Anda sendiri. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk ditanyakan kepada Anda sendiri, dan organisasi Anda, untuk membantu Anda mempersiapkan:

  • Bagaimana Kabar sedang dikomunikasikan? Bagaimana Anda dapat menggunakan orang atau proses yang sama dengan yang sudah ada saat menggunakan pendekatan baru?

  • Jenis konten berita apa yang ingin Anda bagikan?

  • Siapa yang akan menulis konten?

  • Apakah Berita perlu disetujui? Jika demikian, apa yang harus dilakukan proses persetujuan?

  • Bagaimana Kabar sedang dikomunikasikan?

Komunikasi organisasi dan seluruh Departemen

Di banyak organisasi, sudah ada cara formal untuk mengkomunikasikan informasi kepada karyawan di seluruh organisasi. Selain itu, dalam banyak kasus, karyawan di dalam Departemen berkomunikasi satu sama lain dengan cara yang kurang formal. Penting untuk memikirkan proses ini karena, dalam beberapa kasus, Anda dapat terus menggunakan orang atau proses yang sama dalam SharePoint.

Saat berpikir tentang komunikasi organisasi-lebar, tanyakan pada diri Anda hal-hal berikut ini:

  • Apakah seseorang di organisasi Anda membuat dan mengirim buletin?

  • Apakah mereka diemail? Jika demikian, apa proses saat ini untuk memungkinkan orang tersebut mengetahui Berita mana yang harus disertakan? Seberapa sering buletin dikirim?

  • Apa proses untuk menentukan Berita mana yang akan disertakan dan yang tidak? Siapa yang membuat keputusan itu?

  • Apa proses untuk mengedit konten?

  • Apa proses untuk memutuskan gambar mana yang disertakan dalam cerita?

Pada tingkat Departemen, tanyakan pada diri Anda sendiri jenis pertanyaan ini:

  • Apakah ada orang yang tanggung jawab pekerjaannya termasuk berbagi informasi dengan seluruh Departemen?

  • Apakah karyawan berbagi informasi secara informal dengan menggunakan alat seperti email atau pesan satu sama lain?

  • Konten apa yang dibagikan?

Tipe konten dan relevansinya

Langkah berikutnya dalam menyusun strategi berita Anda adalah mengevaluasi jenis konten berita yang dihasilkan oleh organisasi Anda. Tipe Berita mungkin meliputi:

  • Kisah "dalam Berita" yang memberi tahu karyawan bahwa perusahaan atau organisasi Anda mendapat tekan publik, seperti muncul di publikasi perdagangan atau di program berita

  • Pengumuman atau tonggak perusahaan, seperti melepaskan produk baru atau memulai prakarsa baru

  • Tonggak pencapaian karyawan, seperti saat karyawan menikah, memiliki anak, atau mengundurkan diri

  • Informasi yang mengharuskan karyawan untuk bertindak, seperti mendaftar untuk mendapatkan manfaat atau mengikuti pelatihan

Saat Anda memikirkan konten ini, penting untuk memikirkan relevansi dan pentingnya untuk berbagai grup dalam organisasi Anda. Misalnya:

  • Semua orang di organisasi Anda perlu mengetahui kapan mereka bisa mendaftar untuk mendapatkan manfaat. Ini penting dan relevan untuk semua orang.

  • Orang di departemen keuangan perlu mengetahui tentang hukum baru yang berhubungan dengan praktik akuntansi mereka. Ini relevan dan penting bagi mereka. Namun, tidak relevan dan tidak penting untuk orang lain dalam organisasi.

  • Departemen penjualan sedang mengadakan kompetisi memasak di ruang istirahat pada hari Jumat. Ini mungkin relevan dengan yang ada di Departemen penjualan, namun tidak memenuhi syarat sebagai penting, dan tidak ada orang lain dalam organisasi yang menganggapnya relevan atau penting.

Tujuan dari memikirkan konten Anda adalah untuk membuat catatan konten mana yang harus muncul dengan cara yang lebih dominan, cara sekunder, atau tidak sama sekali. Bagaimana Anda menjawab pertanyaan ini bergantung pada beberapa faktor seperti ukuran perusahaan Anda. Jika Anda adalah perusahaan kecil, Anda dapat memutuskan bahwa tonggak pencapaian karyawan harus ditampilkan di seluruh perusahaan, sedangkan perusahaan yang lebih besar hanya dapat memperlihatkan kepada karyawan di bagian tertentu.

Siapa yang melakukan apa

Siapa yang menulis konten Berita?

Di beberapa organisasi, konten Berita dibuat dan dikelola oleh orang tengah atau sekelompok orang, seperti Departemen Komunikasi korporat. Pendekatan terpusat ini membuat pendekatan sederhana untuk menulis dan mengelola konten Berita, memastikan bahwa konten yang penting dan relevan hanya diterbitkan untuk perusahaan karyawan. Namun, pendekatan ini mengurangi jumlah konten berita yang biasanya dihasilkan karena memerlukan waktu intensif dari satu individu atau satu grup orang. Dengan membuka proses publikasi kepada orang lain di organisasi Anda, Anda memberdayakan orang lain untuk menulis konten berita. Konten berita yang dibuat oleh pengguna dalam departemennya sendiri akan lebih baru dan lebih fokus pada aktivitas departemennya, meningkatkan relevansi konten.

Siapa yang menyetujui konten Berita?

Setelah Anda mengizinkan orang lain membuat konten Berita, mungkin konten tersebut akan dibuat yang tidak sesuai dengan kriteria Anda untuk konten berkualitas. Yang mungkin menyertakan konten yang memiliki kesalahan ejaan dan tata bahasa, menggunakan bahasa yang tidak pantas, atau hanya tidak relevan. Anda dapat memutuskan untuk menerapkan proses persetujuan guna memastikan bahwa konten memenuhi kriteria yang diperlukan untuk publikasi.

Bagaimana pengguna akan mengonsumsi Berita menggunakan SharePoint?

Secara tradisional, situs intranet dibangun dengan asumsi bahwa pengguna akan menavigasi ke homepage intranet dan mengonsumsi berita di sana. Dalam skenario ini, berita perusahaan penting akan disajikan pada homepage, dengan umpan Berita tambahan dari cerita yang diagregasi dari situs Departemen. Ini adalah skenario "tarik", di mana konten "resmi" (sering kali penting dan relevan bagi semua karyawan) ditampilkan dan konten yang diagregasi "ditarik" dari situs Departemen lainnya. Namun, dalam beberapa kasus, pengguna tidak menavigasi ke homepage intranet lagi. Pengguna dapat langsung menavigasi ke situs Departemen situs mereka, karena situs tersebut berisi sebagian besar informasi yang mereka temukan relevan. Dalam beberapa kasus, organisasi mungkin memilih untuk menerapkan skenario "push", di mana informasi resmi adalah "didorong" ke situs departmentalnya dan ditampilkan di samping cerita berita yang dibuat dalam departemennya.

Jika organisasi Anda menggunakan situs hub, Anda bisa menggabungkan konten berita di tingkat hub. Jika organisasi Anda telah menerapkan beberapa hub, penting untuk memikirkan cara ini memutar ke strategi Berita keseluruhan Anda. Ini adalah praktik umum untuk membuat situs Departemen internal dan eksternal. Situs Departemen internal biasanya merupakan situs tim SharePoint yang tersambung dengan grup. Situs tersebut hanya ditujukan untuk anggota departemen tersebut. Namun, ada juga situs komunikasi publik SharePoint , yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi dari Departemen tersebut ke luar organisasi.

Menggunakan model ini, semua pengguna akan melihat semua postingan berita yang dibuat di situs komunikasi Departemen, namun pengguna hanya akan melihat postingan berita yang dibuat di situs tim tersebut yang menjadi miliknya.

Penting untuk dipikirkan tentang tempat lain di mana pengguna mungkin konten Berita konsumen. Pengguna dapat membaca cerita Berita menggunakan aplikasi SharePoint di perangkat seluler mereka dan di halaman SharePoint di Office 365. Selain itu, ada kemungkinan bagi pemilik situs untuk membuat buletin tentang berita terbaru yang bisa dikirim kepada pengguna, atau bagi pengguna untuk memposting berita dari situs SharePoint yang terhubung ke saluran Microsoft teams.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×