Panduan untuk mendesain laporan

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Access menyediakan Anda dengan jumlah alat yang membantu Anda dengan cepat membuat laporan yang menarik, mudah dibaca yang menyajikan data dalam cara yang paling sesuai kebutuhan pengguna. Anda bisa menggunakan perintah pada tab buat untuk membuat laporan sederhana dengan sekali klik. Anda bisa menggunakan panduan laporan untuk membuat laporan lebih rumit, atau Anda bisa membuat laporan dengan menambahkan semua data dan pemformatan elemen diri Anda sendiri. Metode apa pun yang Anda pilih, Anda mungkin akan membuat setidaknya beberapa perubahan desain laporan agar menampilkan data dengan cara yang Anda inginkan. Artikel ini membahas proses umum mendesain laporan dan lalu memperlihatkan kepada Anda cara untuk menambahkan elemen desain tertentu ke laporan Anda.

Di artikel ini

Menentukan cara untuk meletakkan laporan Anda

Menggunakan tata letak kontrol untuk meratakan data Anda

Menambahkan atau menghapus bagian laporan atau halaman header dan footer

Tips untuk pemformatan tipe data yang berbeda

Menentukan cara untuk meletakkan laporan Anda

Saat Anda mendesain laporan, Anda terlebih dahulu harus mempertimbangkan bagaimana Anda ingin data yang disusun pada halaman dan cara data disimpan dalam database. Selama proses desain, Anda bahkan mungkin menemukan bahwa pengaturan data dalam tabel tidak akan memungkinkan Anda untuk membuat laporan yang Anda inginkan. Ini bisa menunjukkan bahwa tabel tidak dinormalkan — ini berarti bahwa data tidak disimpan dengan cara paling efisien.

Membuat sketsa laporan Anda

Langkah ini tidak diperlukan — Anda mungkin menemukan bahwa panduan laporan Access atau alat laporan (yang tersedia pada tab buat , dalam grup laporan ) menyediakan desain awal cukup untuk laporan Anda. Namun, jika Anda memutuskan untuk mendesain laporan Anda tanpa menggunakan alat ini, Anda mungkin menemukan itu berguna untuk membuat sketsa kasar laporan Anda di selembar kertas dengan menggambar kotak tempat setiap bidang masuk dan tulis nama bidang di setiap kotak. Alternatifnya, Anda bisa menggunakan program seperti Word atau Visio untuk membuat mockup laporan. Metode apa pun yang Anda gunakan, pastikan untuk menyertakan baris cukup untuk menunjukkan bagaimana data mengulangi.

formulir yang diselesaikan tumang tindih dengan sketsa pendahuluan

Misalnya, Anda bisa menggunakan baris untuk informasi produk, lalu beberapa baris berulang untuk penjualan produk tersebut, dan akhirnya baris Total penjualan untuk produk. Lalu, urutan mengulangi untuk produk berikutnya dan lain sebagainya hingga akhir laporan. Atau, mungkin laporan Anda adalah daftar sederhana data dalam tabel, dalam hal sketsa Anda bisa berisi hanya serangkaian baris dan kolom.

Catatan: Teknik ini juga merupakan sangat berguna jika Anda mendesain laporan untuk orang lain. Dalam kasus ini, orang lain bisa menggambar sketsa sebelum Anda mulai bekerja.

Setelah Anda membuat sketsa, menentukan tabel atau tabel yang berisi data yang ingin Anda Tampilkan dalam laporan. Jika semua data terdapat di dalam satu tabel, Anda bisa dasar laporan Anda secara langsung pada tabel itu. Lebih sering, data yang Anda inginkan disimpan dalam beberapa tabel yang Anda harus bekerja sama di dalam kueri, sebelum Anda bisa menampilkan di laporan. Kueri yang bisa disematkan dalam properti RecordSource laporan, atau Anda bisa membuat kueri terpisah, disimpan dan dasar laporan itu.

Memutuskan mana data akan diletakkan di setiap bagian laporan

Setiap laporan memiliki satu atau beberapa bagian laporan. Satu bagian yang ada dalam setiap laporan adalah bagian Detail. Bagian ini mengulangi satu kali untuk setiap catatan di tabel atau kueri yang laporan berdasarkan. Bagian lain opsional dan ulangi kurang sering dan biasanya digunakan untuk menampilkan informasi yang umum untuk grup rekaman, halaman laporan, atau seluruh laporan.

Tabel berikut menguraikan tempat setiap bagian berada dan bagaimana bagian biasanya digunakan.

Bagian

Lokasi

Konten Umum

Bagian header laporan

Muncul hanya sekali, di bagian atas halaman pertama laporan.

  • Judul laporan

  • Logo

  • Tanggal saat ini

Bagian footer laporan

Muncul setelah baris terakhir dari data, di atas bagian Footer halaman pada halaman terakhir laporan.

Total laporan (jumlah, hitungan, rata-rata, dan seterusnya)

Bagian header halaman

Muncul di bagian atas setiap halaman laporan.

  • Judul laporan

  • Nomor halaman

Bagian footer halaman

Muncul di bawah setiap halaman laporan.

  • Tanggal saat ini

  • Nomor halaman

Bagian header grup

Muncul hanya sebelumnya grup rekaman.

Bidang yang dikelompokkan di

Bagian footer grup

Muncul hanya setelah grup rekaman.

Mengelompokkan Total (jumlah, hitungan, rata-rata, dan seterusnya)

Untuk informasi tentang menambahkan atau menghapus laporan header dan footer bagian atau halaman header dan footer bagian, lihat bagian Tambahkan atau Hapus laporan atau halaman header dan footer bagian di artikel ini. Anda bisa menambahkan grup bagian header dan footer dengan menggunakan panel Kelompokkan, Urutkan, dan Total dalam tampilan tata letak atau tampilan desain.

Memutuskan cara menyusun detail data

Sebagian besar laporan yang disusun dalam tabel atau tata letak bertumpuk, tapi Access memberi Anda fleksibilitas untuk menggunakan pengaturan apa saja catatan dan bidang yang Anda inginkan.

Tata letak tabular    Tata letak tabular sama dengan lembar bentang. Label yang di atas, dan data rata dalam kolom di bawah label. Tabular merujuk ke tampilan data seperti tabel. Ini adalah tipe laporan yang Access membuat saat Anda mengklik laporan dalam grup laporan dari tab buat . Tata letak tabular adalah bagus untuk menggunakan jika laporan memiliki relatif kecil jumlah bidang yang ingin Anda Tampilkan dalam format daftar sederhana. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan tata letak tabular.

Laporan karyawan dalam tata letak tabular

Tata letak tumpuk    Tata letak bertumpuk terlihat seperti formulir yang Anda mengisi saat Anda membuka rekening bank atau melakukan pembelian dari toko online. Setiap bagian dari data berlabel, dan bidang yang saling bertumpuk. Tata letak ini baik untuk laporan yang berisi terlalu banyak bidang untuk ditampilkan dalam tabular format — yaitu, lebar kolom lebih lebar laporan. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan tata letak bertumpuk.

Laporan karyawan dalam tata letak tumpuk

Catatan: Dalam panduan laporan, tata letak ini dirujuk sebagai kolumnar tata letak.

Tata letak campuran    Anda bisa mencampur elemen tata letak tabular dan tumpuk. Misalnya, untuk setiap catatan, Anda bisa mengatur beberapa bidang dalam baris horizontal di bagian atas bagian Detail dan menyusun bidang lain dari catatan yang sama dalam satu atau beberapa tata letak bertumpuk di bawah baris teratas. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan tata letak campuran. Bidang ID, nama depan dan nama belakang diatur dalam tata letak kontrol tabular, dan bidang jabatan pekerjaan dan telepon kantor diatur dalam tata letak bertumpuk. Dalam contoh ini, garis kisi digunakan untuk menyediakan pemisahan visual bidang untuk setiap karyawan.

Laporan karyawan yang menggunakan tata letak campuran

Rata kanan kiri tata letak    Jika Anda menggunakan panduan laporan untuk membuat laporan Anda, Anda bisa memilih untuk menggunakan tata letak kanan-kiri. Tata letak ini menggunakan lebar penuh halaman untuk menampilkan catatan kompak mungkin. Tentu saja, Anda bisa mendapatkan hasil yang sama tanpa menggunakan panduan laporan, tetapi bisa proses yang teliti untuk meratakan bidang yang sama persis. Ilustrasi berikut memperlihatkan laporan karyawan yang dibuat dengan menggunakan panduan laporan Tampilan.

Laporan karyawan yang menggunakan tata letak kanan-kiri

Tata letak kanan-kiri itu tata letak yang bagus untuk menggunakan jika Anda menampilkan sejumlah besar bidang dalam laporan. Dalam contoh sebelumnya, jika Anda menggunakan tata letak tabular untuk menampilkan data yang sama, bidang memperluas tepi halaman. Jika Anda menggunakan tata letak bertumpuk, masing-masing catatan membutuhkan lebih banyak ruang vertikal, yang membuang kertas dan membuat laporan lebih sulit dibaca.

Atas Halaman

Menggunakan tata letak kontrol untuk meratakan data Anda

Tata letak kontrol yang panduan yang bisa Anda tambahkan ke laporan saat dibuka dalam tampilan tata letak atau tampilan desain. Access menambahkan tata letak kontrol secara otomatis saat Anda menggunakan panduan laporan untuk membuat laporan, atau saat Anda membuat laporan dengan mengklik laporan dalam grup laporan dari tab buat . Tata letak kontrol itu seperti tabel, setiap sel yang bisa berisi label, kotak teks, atau tipe lainnya kontrol. Ilustrasi berikut memperlihatkan tata letak kontrol tabular di laporan.

Tata letak kontrol tabular dasar

Garis oranye menunjukkan baris dan kolom tata letak kontrol, dan mereka terlihat hanya saat laporan dibuka di tampilan tata letak atau tampilan desain. Tata letak kontrol membantu Anda mendapatkan perataan uniform data dalam baris dan kolom, dan mereka membuatnya lebih mudah untuk menambahkan, mengubah ukuran, atau menghapus bidang. Dengan menggunakan alat di grup tabel dan posisi pada tab susun (tersedia dalam tampilan tata letak atau tampilan desain), Anda bisa mengubah satu tipe tata letak kontrol ke bentuk lain, dan Anda bisa menghapus kontrol dari tata letak sehingga Anda bisa meletakkan mengontrol kapan pun Anda ingin dalam laporan.

Catatan: Jika Anda menggunakan Access 2007, Anda bisa menemukan alat di grup tata Letak kontrol pada tab susun .

Atas Halaman

Menambahkan atau menghapus bagian laporan atau halaman header dan footer

Seperti yang disebutkan sebelumnya dalam artikel ini, header dan footer adalah bagian laporan yang bisa Anda gunakan untuk menampilkan informasi yang umum untuk seluruh laporan, atau untuk setiap halaman laporan. Misalnya, Anda bisa menambahkan bagian Footer halaman untuk menampilkan nomor halaman di bagian bawah setiap halaman, atau Anda bisa menambahkan bagian Header laporan untuk menampilkan judul untuk seluruh laporan.

Menambahkan bagian laporan atau halaman header dan footer

  1. Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Verifikasi bagian yang sudah ada dalam laporan. Bagian yang dipisahkan oleh berarsir horizontal disebut pemilih bagian. Label pada setiap bagian pemilih menunjukkan apakah bagian secara langsung di bawahnya.

    Laporan dalam tampilan Desain

    Setiap laporan memiliki bagian Detail dan juga bisa memuat bagian Header laporan, Header halaman, halaman Footer, dan Footer laporan. Selain itu, jika ada tingkat pengelompokan dalam laporan, Anda mungkin melihat grup header atau footer (seperti File sebagai Header diperlihatkan dalam ilustrasi sebelumnya). Secara default, group header dan footer bernama dengan menggunakan nama bidang atau ekspresi yang menjadi dasar grup. Dalam kasus ini, nama bidang pengelompokan adalah "File sebagai".

  3. Untuk menambahkan header halaman dan Bagian footer, atau bagian header dan footer laporan ke laporan Anda, klik kanan pemilih bagian apa pun dan lalu klik Footer halaman Header atau Footer laporan Header pada menu pintasan.

    Perhatian: Jika bagian yang sudah ada di laporan, Access memperingatkan Anda yang akan menghapus bagian yang sudah ada dan kontrol di dalamnya.

    Anda sekarang bisa memindahkan kontrol yang sudah ada atau Tambahkan kontrol baru untuk bagian baru.

Access selalu menambahkan bagian header dan footer halaman dan laporan di pasangan. Yaitu, Anda tidak bisa menambahkan bagian header halaman atau laporan tanpa juga menambahkan bagian footer terkait. Jika Anda tidak perlu bagian kedua, Anda tidak bisa menghapus bagian, tapi Anda bisa mengubah ukuran bagian yang tak terpakai ke tinggi dari nol (0) untuk menghindari menambahkan spasi ekstra vertikal ke laporan Anda. Letakkan penunjuk di bagian bawah bagian yang tak terpakai hingga berubah menjadi panah berkepala dua Panah bersisi ganda , dan seret ke atas hingga bagian tersembunyi. Jika ada kontrol di bagian, Anda harus menghapus mereka sebelum Anda bisa sepenuhnya menyembunyikan bagian.

Menghapus bagian laporan atau halaman header dan footer

  1. Di Panel Navigasi, klik kanan laporan yang ingin Anda ubah, lalu klik Tampilan Desain pada menu pintasan.

  2. Klik kanan pemilih bagian apa pun dan lalu klik Footer halaman Header atau Footer laporan Header pada menu pintasan.

Jika Anda menghapus sepasang header dan footer dan bagian tersebut berisi kontrol, Access memperingatkan Anda yang menghapus bagian juga akan menghapus kontrol dan bahwa Anda tidak akan dapat membatalkan tindakan. Klik ya untuk menghapus bagian dan menghapus kontrol, atau klik tidak ada untuk membatalkan operasi.

Atas Halaman

Tips untuk pemformatan tipe data yang berbeda

Saat Anda membuat laporan dengan menggunakan alat laporan (tersedia pada tab buat , dalam grup laporan ), atau dengan menggunakan panduan laporan, Access menambahkan bidang ke laporan Anda dan membuat kontrol yang paling sesuai untuk menampilkan setiap bidang, berdasarkan tipe data bidang. Jika Anda menambahkan bidang ke laporan Anda sendiri, metode pilihan adalah menyeret setiap bidang dari Daftar bidang ke laporan. Sebagai panduan laporan atau alat laporan , Access membuat kontrol yang paling sesuai untuk setiap bidang, bergantung pada tipe data bidang. Untuk sebagian besar tipe data, kontrol (default) yang paling sesuai untuk menggunakan adalah kotak teks.

Bagian berikut ini menyediakan tips tentang cara memformat beberapa tipe data huruf khusus.

Bidang multinilai    Kontrol default untuk bidang multinilai adalah kotak kombo. Ini bisa tampak seperti aneh pilihan untuk kontrol pada sebuah laporan, karena Anda tidak bisa mengklik panah di kotak kombo dalam laporan. Namun, dalam konteks laporan, kotak kombo berperilaku seperti kotak teks. Panah terlihat hanya di tampilan desain.

Jika bidang berisi beberapa nilai, maka nilai-nilai yang dipisahkan oleh koma. Jika kotak kombo tidak cukup lebar untuk menampilkan semua nilai pada satu baris dan properti CanGrow kotak kombo diatur ke ya, nilai bungkus ke baris berikutnya. Jika tidak, nilai dipotong. Untuk mengatur CanGrow properti untuk kontrol, buka laporan dalam tampilan desain atau tampilan tata letak, klik kontrol dan lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti kontrol tersebut. Properti CanGrow terletak pada Format tab dan semua tab lembar properti untuk kontrol.

Bidang teks kaya    Kontrol default untuk bidang teks kaya adalah kotak teks. Jika kotak teks tidak cukup lebar untuk menampilkan semua nilai pada satu baris dan properti CanGrow kotak teks diatur ke ya, nilai bungkus ke baris berikutnya. Jika tidak, nilai dipotong. Untuk mengatur CanGrow properti untuk kontrol, buka laporan dalam tampilan desain atau tampilan tata letak, klik kontrol dan lalu tekan F4 untuk menampilkan lembar properti kontrol tersebut. Properti CanGrow terletak pada Format tab dan semua tab lembar properti untuk kontrol.

Bidang teks kaya membantu Anda untuk memformat teks di berbagai cara. Misalnya, beberapa kata dalam bidang bisa bergaris bawah, dan beberapa kata lain dalam bidang yang sama dapat miring. Anda bisa, namun, masih mengatur keseluruhan gaya pemformatan untuk kotak teks yang berisi teks kaya. Pemformatan kotak teks hanya berlaku untuk teks yang tidak telah khusus diformat dengan menggunakan pemformatan kaya teks.

Atur pemformatan gaya untuk kotak teks yang menampilkan bidang teks kaya

  1. Klik kanan laporan dalam panel navigasi, dan lalu klik Tampilan tata letak pada menu pintasan.

  2. Klik kotak teks yang menampilkan bidang teks kaya, dan lalu, pada tab Format , di grup Font , klik gaya pemformatan yang ingin Anda Terapkan.

    Access menerapkan pemformatan untuk semua teks di bidang teks kaya yang tidak telah itu tipe (tetapi bukan nilai) dari pemformatan yang diterapkan di tampilan yang mendukung entri data, seperti tampilan lembar data untuk tabel atau kueri, atau tampilan formulir untuk formulir. Misalnya, jika sebagian teks dalam bidang yang diformat dengan warna font merah, dan Anda menerapkan warna biru font pada kotak teks, Access berubah semua teks biru kecuali untuk yang secara individual diformat sebagai warna merah. Sebagai contoh lain, jika sebagian teks dalam bidang yang diformat dengan ukuran font 11 poin, dan Anda menerapkan ukuran font 14 poin ke kotak teks, Access berlaku ukuran 14 poin font untuk semua teks kecuali untuk yang yang telah diformat secara individual di 11 poin TS.

    Bidang lampiran    Bidang lampiran menggunakan kontrol khusus yang tidak digunakan untuk tipe data lainnya. Anda bisa menambahkan beberapa file ke rekaman dengan menggunakan bidang lampiran tunggal, namun bidang hanya bisa menampilkan informasi tentang lampiran satu per satu. Secara default, kontrol lampiran menampilkan ikon atau gambar, bergantung pada tipe file lampiran yang sedang ditampilkan dengan kontrol. Jika Anda ingin, Anda bisa mengatur properti untuk kontrol lampiran sehingga semua file lampiran ditampilkan sebagai ikon, atau sehingga bidang hanya menampilkan ikon penjepit kertas dan jumlah lampiran. Dengan mengasumsikan bahwa Anda sudah menggunakan kontrol lampiran pada laporan Anda, Anda bisa menggunakan prosedur berikut ini untuk menyesuaikan properti kontrol untuk penggunaan kontrol yang berbeda.

Mengatur properti tampilan untuk bidang lampiran

  1. Klik kanan laporan dalam panel navigasi, dan lalu klik Tampilan tata letak pada menu pintasan.

  2. Klik kontrol lampiran. Jika lembar properti belum ditampilkan, tekan F4 untuk menampilkannya. Pada lembar properti, klik Format tab.

    Gunakan tabel berikut ini sebagai panduan untuk pengaturan properti kontrol lampiran.

    Properti

    Pengaturan

    Tampilkan sebagai

    • Gambar ikon menampilkan grafik sebagai gambar dan semua file lain sebagai ikon. Ini adalah pengaturan default.

    • Ikon menampilkan semua file sebagai ikon.

    • Penjepit kertas menampilkan ikon penjepit kertas yang diikuti dengan nomor lampiran dalam tanda kurung.

    Gambar default

    Untuk membuat gambar default muncul di kontrol lampiran bila ada lampiran file, klik Tombol Penyusun dalam kotak properti, telusuri ke gambar yang Anda inginkan, dan lalu klik buka.

    Catatan: Gambar default tidak ditampilkan jika properti Tampilan sebagai diatur ke penjepit kertas.

    Perataan gambar

    Pilih perataan yang Anda inginkan dari daftar. Pengaturan default adalah pusat. Menyesuaikan pengaturan ini dapat menghasilkan hasil yang tidak diharapkan, bergantung pada pengaturan properti Mode ukuran gambar .

    Mode ukuran gambar

    Pengaturan ini hanya tersedia hanya jika properti Tampilan sebagai diatur ke Gambar ikon.

    • Klip menampilkan gambar dalam ukuran yang sebenarnya. Gambar yang dipotong jika terlalu besar agar pas di dalam kontrol.

    • Bentang membentang gambar sehingga mengisi seluruh kontrol.

      Catatan: Kecuali kontrol lampiran berukuran sama persis dengan gambar, menggunakan pengaturan ini akan distorsikan gambar, sehingga muncul direntangkan secara vertikal atau horizontal.

    • Memperbesar menampilkan gambar besar mungkin tanpa kliping atau distorsi gambar. Ini adalah pengaturan default.

  3. Jika Anda menggunakan kontrol untuk menampilkan grafik, menyesuaikan ukuran kontrol lampiran sehingga Anda bisa melihat jumlah detail yang Anda inginkan.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×