Menyelenggarakan rapat sebagai penyaji

Apa yang ingin Anda lakukan?

• Mengelola peserta

• Bekerja dengan konten rapat

• Mengubah izin konten

• Menambahkan video ke rapat

• Mengakhiri atau keluar dari rapat

Mengelola peserta

Anda bisa melakukan sebagian besar tugas manajemen rapat dengan mengklik kanan satu atau beberapa orang dalam daftar peserta, atau dengan menggunakan menu Opsi Orang .

Memperlihatkan atau menyembunyikan daftar peserta

• Di jendela percakapan, klik menu Opsi Orang , lalu klik Perlihatkan Daftar Peserta.

Paling baik agar daftar peserta tetap terlihat selama rapat sehingga Anda bisa melacak siapa yang ada di sana, siapa yang sedang berbicara, dan siapa yang mungkin mengalami masalah dengan audio atau berbagi. Namun, Anda mungkin perlu menyembunyikan daftar peserta, misalnya, meninjau percakapan pesan instan (IM) yang panjang.

Mematikan atau menyalakan suara peserta

• Untuk mengelola audio untuk satu atau beberapa individu, klik kanan nama atau nama dalam daftar peserta, lalu klik Matikan atauNyalakan Suara.

  Penting:  Anda bisa mematikan dan menyalakan suara peserta yang menggunakan Lync untuk audio. Anda tidak bisa mematikan atau menyalakan suara peserta yang tersambung ke audio rapat dengan telepon, yaitu mereka yang telah menggunakan fitur Panggil saya Lync untuk meminta Rapat Lync menghubungi nomor telepon atau dengan menelepon masuk. (Orang-orang yang terhubung dengan telepon dapat menekan *1 di tombol tombol telepon mereka untuk mengakses perintah sentuh-nada untuk fitur audio, termasuk matikan suara dan nyalakan suara.)

Mengubah hak istimewa penyaji atau peserta selama rapat

• Lakukan salah satu dari langkah berikut ini:

  • Dalam daftar peserta, klik kanan satu atau beberapa peserta, lalu klik Jadikan Penyaji atau Jadikan Peserta, sebagaimana diperlukan.

  • Klik menu Opsi Orang , lalu klik Jadikan Semua Orang Sebagai Peserta.

    Tips:  Pilih opsi ini ketika ada begitu banyak penyaji yang mengganggu alur rapat.

Memasukkan atau menolak akses ke orang-orang di lobi

Lobi rapat hanya berfungsi untuk peserta yang tersambung ke rapat menggunakan VoIP. Peserta yang menghubungi rapat menggunakan telepon mereka akan melewati lobi rapat.

• Untuk memasukkan atau menolak akses ke orang-orang di lobi, lakukan salah satu hal berikut:

  • Dalam daftar peserta, di bawah Lobi, klik Masuki Semua atau Tolak Semua.

  • Dalam daftar peserta, di samping nama setiap orang, klik Izinkan atau Tolak sebagaimana diperlukan.

Memulai percakapan terpisah dengan satu atau beberapa peserta

• Dalam daftar peserta, pilih satu atau beberapa orang, klik kanan nama yang dipilih, lalu klik opsi kontak yang Anda inginkan.

Mengundang orang lain ke rapat

Untuk mengundang orang lain dengan menggunakan Lync Online, lakukan hal berikut ini.

1. (Opsional) Untuk mengubah opsi akses atau penyaji bagi orang-orang yang ingin Anda undang, lakukan hal berikut:

   • Di jendela percakapan rapat atau grup Lync Online, klik Informasi Bergabung dan Opsi Rapat.

   • Dalam kotak dialog Informasi Bergabung dan Opsi Rapat , klik tombol Opsi Rapat .

   • Mengubah opsi rapat sesuai keperluan. Untuk detailnya, lihat Mengubah opsi rapat selama rapat.

2. Klik menu Opsi Orang, lalu klik Undang menurut Nama atau nomor Telepon.

Untuk mengundang orang lain dengan mengirim pesan email, lakukan hal berikut:

1. Klik menu Opsi Orang , lalu klik Undang menurut Email.

2. (Opsional) Untuk mengubah opsi akses atau penyaji bagi orang yang ingin Anda undang, dalam undangan rapat, klik Opsi Rapat. Untuk detailnya, lihat Mengatur opsi rapat online.

Atas Halaman

Bekerja dengan konten rapat

Di Lync Online, konten rapat ditampilkan di sebelah kanan daftar peserta di area yang disebut tahap. Jika Anda adalah penyaji aktif, Anda bekerja dengan Microsoft PowerPoint presentasi, papan tulis, dan polling rapat di area ini. Saat Anda berbagi program atau desktop Anda, semua orang dalam rapat juga melihat apa yang Anda bagikan di panggung.

Upload atau menyiapkan konten sebelum rapat

Sebelum rapat dimulai, lakukan hal berikut:

1. Di klien olahpesan Microsoft Office Outlook dan Kalender klien kolaborasi, buka undangan untuk rapat yang Anda jadwalkan, lalu klik Bergabung dalam Rapat Online.

2. Di jendela percakapan, lakukan salah satu atau kedua hal berikut ini:

   • Klik menu Bagikan untuk berbagi desktop atau program, unggah presentasi PowerPoint, tambahkan papan tulis, atau buat polling baru.

   • Klik tombol Tambahkan atau tampilkan lampiran untuk mengunggah file.

Untuk detailnya, lihat prosedur yang sesuai selanjutnya dalam topik ini.

Memperlihatkan konten rapat yang telah diunggah

• Di jendela rapat, klik Bagikan, arahkan ke Konten Terbaru, lalu klik konten yang ingin Anda tampilkan.

Berbagi program atau desktop Anda

• Di jendela rapat, klik Bagikan, lalu klik Desktop atau Program. Untuk detailnya, lihat Berbagi desktop dan program Anda.

Upload file PowerPoint untuk presentasi

1. Di jendela rapat, klik Bagikan, lalu klik PowerPoint Presentasi.

2. Pilih file yang akan ditambahkan, lalu klik Upload. Untuk detailnya, lihat Memberikan Presentasi PowerPoint.

Upload lampiran bagi peserta untuk menampilkan dan menyimpan

Untuk mengunggah dokumen sehingga peserta bisa menyimpan salinan di komputer mereka sendiri, lakukan hal berikut:

1. Di jendela percakapan, klik tombol Tambahkan atau tampilkan lampiran .

2. Dalam kotak dialog Lampiran , klik Tambahkan Lampiran.

3. Pilih file yang ingin Anda tambahkan, lalu klik Upload.

Membuat anotasi presentasi PowerPoint atau papan tulis

• Dalam tahap rapat, pada bilah alat anotasi di sudut kiri bawah, klik alat anotasi yang Anda inginkan.

Anda atau siapa pun dalam rapat bisa membuat anotasi papan tulis atau slide PowerPoint dengan cara berikut:

• Gunakan Penunjuk Laser, titik berwarna yang berlabel nama Anda

• Menyisipkan garis atau bentuk

• Menambahkan teks

• Menggambar atau menyoroti dengan Pena

• Menambahkan Stempel Panah, Stempel Centang, atau Stempel X

• Menyisipkan file grafik

Untuk detail tentang alat anotasi, lihat Berkolaborasi di papan tulis.

Menambahkan papan tulis atau polling ke rapat

• Di jendela rapat, klik Bagikan, lalu klik Papan Tulis Baru atau Polling Baru.

Untuk detailnya, lihat Berkolaborasi di papan tulis dan Menyelenggarakan polling.

Memperlihatkan atau menyembunyikan panggung

• Di jendela percakapan, klik Bagikan, lalu klik Perlihatkan Tahapan.

Atas Halaman

Mengubah izin konten

Anda bisa mengubah siapa yang bisa melakukan apa dengan konten bersama.

Mengubah siapa yang bisa membuat anotasi PowerPoint presentasi

1. Di jendela percakapan, klik Gabung dalam Informasi dan Opsi Rapat.

2. Dalam kotak dialog Informasi Bergabung dan Opsi Rapat , klik tombol Opsi Rapat .

3. Dalam kotak dialog Opsi Rapat Online , di bawah Hak Istimewa, ubah Anotasi presentasi menjadi Penyaji saja, Semua Orang, atau Tidak Ada.

Mengontrol siapa yang bisa menampilkan konten rapat secara pribadi

Secara default, penyaji lain bisa menampilkan konten rapat secara pribadi tanpa memengaruhi apa yang dilihat orang lain dalam rapat. Penyaji lain bisa menelusuri slide PowerPoint yang Anda perlihatkan dengan kecepatannya sendiri, atau beralih ke item lain dalam Daftar Konten.

Untuk mengubah opsi tampilan privat untuk konten rapat, lakukan hal berikut:

1. Di jendela percakapan, klik Gabung dalam Informasi dan Opsi Rapat.

2. Dalam kotak dialog Informasi Bergabung dan Opsi Rapat , klik tombol Opsi Rapat .

3. Dalam kotak dialog Opsi Rapat Online , di bawah Hak Istimewa, ubah Tampilan secara pribadi menjadi Penyajisaja, Semua Orang, atau Tidak Ada.

Mengubah siapa yang memiliki akses ke konten rapat

Secara default, hanya penyaji yang memiliki akses yang diperluas ke konten rapat. Untuk mengubah ini, lakukan hal berikut:

• Dalam Daftar Konten, klik panah di samping item yang ingin Anda ubah, arahkan ke Buat Tersedia Untuk, lalu klik Penyelenggara, Penyaji, atau Semua Orang.

Saat Anda memilih Penyaji atau Semua Orang, orang-orang dalam kategori tersebut bisa mengontrol PowerPoint presentasi, papan tulis, dan polling dengan cara berikut:

• Menyimpan salinan lokal, dengan atau tanpa anotasi

• Mengubah apa yang sedang ditampilkan dalam tahap rapat

• Mengganti nama atau menghapus konten

• Memberikan akses yang diperluas kepada semua orang ke konten rapat

Mengubah siapa yang bisa menampilkan dan menyimpan lampiran

Secara default, setiap orang dalam rapat bisa menyimpan dan menampilkan lampiran rapat. Untuk mengubah ini, lakukan hal berikut:

1. Di jendela percakapan, klik tombol Tambahkan atau tampilkan lampiran .

2. Klik panah di sebelah kanan konten yang ingin Anda ubah, arahkan ke Buat Tersedia Untuk, lalu klik Penyelenggara, Penyaji, atau Semua Orang.

Atas Halaman

Menambahkan video ke rapat

Untuk menambahkan video ke rapat, lakukan hal berikut:

• Di jendela percakapan, klik Video.

Atas Halaman

Mengakhiri atau keluar dari rapat

Anda bisa mengakhiri rapat dan memutuskan koneksi semua orang, atau cukup tutup jendela dan biarkan orang lain melanjutkan rapat.

Keluar dan akhiri rapat

• Di jendela rapat, klik Opsi Orang lalu klik Hapus Semua Orang dan Akhiri Rapat. Ini akan menutup jendela dan memutuskan koneksi semua orang dari rapat, termasuk mereka peserta yang menelepon masuk.

Meninggalkan rapat tapi tetap jalankan rapat

• Cukup tutup jendela percakapan atau rapat. Orang lain bisa tetap terhubung dan melanjutkan rapat.

  Penting:  Kami menyarankan Anda menggunakan opsi Hapus Semua Orang dan Akhiri Rapat untuk menghindari biaya dari penyedia konferensi audio Anda, sekiranya orang lupa untuk memutuskan koneksi audio mereka. Satu-satunya pengecualian adalah jika Anda ingin memperbolehkan peserta melanjutkan Rapat Lync saat Anda tidak hadir.

Atas Halaman