Anda dapat menyambungkan daftar eksternal yang berisi pelanggan, tugas, janji, atau postingan dengan Microsoft Outlook 2013. Setelah tersambung, Anda bisa menampilkan, mengedit, dan mencetak data menggunakan antarmuka pengguna Outlook yang tidak asing seperti jika informasi tersebut adalah informasi Outlook asli.
Jika data yang Anda perbarui adalah informasi kontak, seperti yang terkait dengan pelanggan, Anda bisa memanggilnya, mengirim pesan email, dan membuat permintaan Rapat. Sinkronisasi data adalah dua arah atau dua arah. Perubahan yang dibuat di Outlook 2013 secara otomatis disinkronkan dengan sumber data eksternal. Perubahan yang dibuat pada sumber data eksternal disinkronkan dengan item dalam Outlook 2013, meskipun operasi refresh mungkin diperlukan.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menemukan konten tentang data eksternal.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Sebelum Anda mulai
Bekerja dengan data eksternal memerlukan sejumlah tugas prasyarat untuk memungkinkan akses yang aman ke data. Informasi berikut dapat membantu Anda merencanakan langkah berikutnya. Juga, jika Anda mengalami masalah saat mencoba bekerja dengan data eksternal, informasi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah tersebut. Untuk mengakses data eksternal, Anda atau administrator harus melakukan hal berikut ini:
Tugas prasyarat Umum
Menyiapkan sumber data eksternal Seorang administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat mempunyai akses ke data tersebut dan bahwa data tidak jatuh ke tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.
Mengonfigurasi layanan dan akun SharePoint Administrator harus mengaktifkan layanan konektivitas data bisnis dan layanan penyimpanan aman.
Mengonfigurasi Layanan Penyimpanan Aman Seorang administrator harus melakukan hal berikut: menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.
Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis Seorang administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal mempunyai izin ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis dan bahwa pengguna yang sesuai mempunyai akses ke tipe konten eksternal yang menjadi basis bagi daftar eksternal.
Membuat tipe konten eksternal Seorang pengguna harus menentukan tipe konten eksternal yang berisi informasi tentang koneksi, akses, metode operasi, kolom, filter, dan metadata lainnya yang digunakan untuk mendapatkan kembali data dari sumber data eksternal.
Membuat daftar eksternal Pengguna harus membuat daftar eksternal berdasarkan tipe konten eksternal dan satu atau beberapa tampilan daftar eksternal sebagaimana diperlukan.
Pastikan produk Office siap digunakan Untuk menyinkronkan data eksternal dengan produk Office, Anda harus memiliki Windows 7 atau yang lebih baru dan produk perangkat lunak gratis berikut, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4, dan layanan data WCF 5,0 untuk OData V3 pada setiap komputer klien (jika diperlukan, Anda secara otomatis diminta untuk mengunduh perangkat lunak). Selain itu, pastikan opsi Instalasi Office, Layanan konektivitas bisnis diaktifkan (ini adalah default). Opsi ini menginstal runtime klien Layanan konektivitas bisnis yang melakukan hal berikut: menyimpan dan menyinkronkan dengan data eksternal, memetakan data bisnis ke tipe konten eksternal, menampilkan pemilih item eksternal dalam produk Office, dan menjalankan solusi kustom di dalam produk Office.
Tugas prasyarat khusus Outlook
Mengaktifkan fitur sinkronisasi offline untuk daftar eksternal Fitur pertanian dan situs, sinkronisasi offline untuk daftar eksternal, juga harus aktif. Fitur ini aktif secara default pada tingkat pertanian, namun tidak aktif secara default pada tingkat situs.
Membuat tipe konten eksternal yang didukung Outlook Saat Anda membuat tipe konten eksternal, pengguna harus mengaktifkan opsi dukungan sinkronisasi offline dan mengatur bidang tipe item Office ke salah satu hal berikut: kontak, janji, tugas, atau postingan.
Memetakan bidang terkait Pengguna harus memetakan satu atau beberapa bidang tipe konten eksternal ke bidang Outlook masing-masing.
Saat Anda memetakan tipe konten eksternal, seperti pelanggan, untuk tipe item Outlook, seperti kontak, Anda harus memetakan masing-masing bidang dalam tipe konten eksternal, seperti nama depan pelanggan, nama belakang pelanggan, Alamat pelanggan, dan telepon pelanggan, ke bidang tipe item Outlook masing-masing, seperti nama depankontak, nama belakang, Alamat Bisnis,dan bisnis.
Anda tidak perlu memetakan semua bidang terkait, tapi bidang berikut ini harus dipetakan.
|
Tipe item Outlook |
Bidang item Outlook |
|---|---|
|
Kontak |
LastName |
|
Tugas |
Subjek |
|
Janji |
Mulai, akhir, dan subjek |
|
Memasang |
Subjek |
Bidang yang tidak dipetakan, tergantung pada angka, ditampilkan sebagai properti yang diperluas sebagai berikut:
-
Ber Ditambahkan ke area formulir di bagian bawah halaman default formulir Outlook (2 hingga 5 bidang).
-
Terpisah Ditambahkan sebagai halaman baru ke formulir Outlook (6 bidang atau lebih).
Jika tipe konten eksternal tidak memetakan secara langsung ke tipe item Outlook apa pun, Anda bisa memetakan bidang ke tipe item posting Outlook, yang merupakan tipe item paling umum.
Menyambungkan daftar eksternal ke Outlook 2013
-
Navigasikan ke situs SharePoint yang berisi daftar eksternal.
-
Klik daftar > Sambungkan ke Outlook.
-
Jika perlu, Outlook 2013 akan terbuka dan membuat file data Outlook baru (BCSStorage. pst), yang disebut Daftar eksternal SharePoint di panel navigasi, lalu membuat folder dengan nama <situs>-<daftar eksternal>.
Tips: Secara default, data otomatis refresh setiap enam jam, tetapi nilai ini dapat diubah. Untuk memastikan Anda melihat data saat ini dari sumber data eksternal, klik kanan folder lalu klik sinkronkan sekarang.
Catatan: Secara default, Outlook 2013 hanya menampilkan bidang yang secara eksplisit dipetakan ke bidang Outlook masing-masing oleh penulis tipe konten eksternal. Alternatifnya, untuk menampilkan semua bidang dari daftar eksternal Apakah dipetakan atau tidak dipetakan, Anda bisa melakukan hal berikut:
-
Buka satu item dalam formulir (pada tab kontak , di grup perlihatkan , klik <nama> detail.)
-
Buat tampilan Outlook kustom dan sertakan semua bidang dari daftar eksternal.
Temukan informasi selengkapnya tentang menampilkan bidang dan membuat tampilan kustom di sistem bantuan Outlook.
