Menjadwalkan rapat dengan ratusan peserta

Catatan: Perubahan ini hanya diterapkan pada rapat yang dibuat di Office 365, yang berisi ratusan peserta. Rapat yang lebih kecil tidak akan terpengaruh.

Sebelumnya, ketika menggunakan Office 365 untuk mengirimkan undangan rapat ke ratusan peserta, Anda mungkin tidak dapat memperbarui atau membatalkan undangan. Hal ini terjadi karena Outlook mencantumkan setiap orang yang menerima, menerima tidak pasti, atau menolak pada baris Kepada dalam undangan, dan terdapat batasan untuk jumlah orang yang dapat dicantumkan pada pesan email atau undangan rapat. Jika ratusan orang merespons undangan, Anda akan dikeluarkan dari rapat.

Untuk mencegah hal ini, kami telah mengubah cara Office 365 menangani respons undangan rapat dengan ratusan peserta. Perubahan ini memastikan bahwa Anda selalu dapat memperbarui atau membatalkan rapat dan masih dapat melihat daftar pesertanya. Untuk menampilkan daftar peserta bagi rapat besar, Anda perlu menggunakan versi Outlook yang telah diperbarui. Jika menggunakan versi Outlook yang belum diperbarui, Anda tidak akan melihat daftar lengkap peserta.

Apa yang berubah dalam cara pelacakan respons?

Bagaimana respons dilacak sebelumnya

Di Office 365, jumlah maksimal penerima untuk setiap item terkirim adalah 500, baik untuk pesan email normal maupun undangan rapat. Ketika Anda mengirimkan pesan email atau undangan rapat ke daftar distribusi, daftar distribusi hanya akan dihitung sebagai 1 penerima.

Hal ini menjadi masalah untuk rapat karena daftar penerima rapat dan daftar respons dilacak dengan properti yang sama pada item rapat. Jadi, penyelenggara rapat mengirimkan undangan ke daftar distribusi (1 penerima), dan saat anggota grup distribusi merespons rapat, setiap orang akan ditambahkan secara individu ke dalam daftar penerima untuk dilacak responsnya (menyebabkan jumlah daftar penerima melampaui 500 setelah cukup banyak orang yang merespons).

Klien Outlook menggunakan properti yang sama ketika menampilkan daftar penerima di baris Kepada dan ketika menampilkan daftar respons pada tab Pelacakan.

Bagaimana respons dilacak sekarang

Daftar penerima masih dilacak dengan properti yang sama, tetapi daftar respons kini dilacak oleh properti baru yang terpisah pada item rapat.

Untuk memastikan klien warisan tetap memperlihatkan respons individu bagi sebagian besar rapat, Office 365 akan terus melacak respons dalam properti penerima yang sudah ada hingga penerima berjumlah 400 atau lebih. Artinya, tidak ada perubahan pengalaman untuk rapat dengan penerima kurang dari 400. Setelah rapat memiliki 400 penerima atau lebih, hanya klien baru yang akan memperlihatkan respons rapat secara akurat.

Di Office 365, jumlah maksimal penerima adalah 500, tetapi ukuran 400 dipilih sebagai batas untuk menghentikan pelacakan respons guna memberikan buffer bagi dua skenario berikut:

  • Jika rapat diteruskan oleh peserta, penerima yang diteruskan akan selalu ditambahkan ke daftar penerima, kecuali daftarnya telah berisi lebih dari 500 peserta.

  • Jika penyelenggara menambahkan peserta baru, peserta tersebut akan selalu ditambahkan ke daftar penerima, kecuali daftarnya telah berisi lebih dari 500 peserta.

Ringkasan perubahan

Ukuran rapat

Klien warisan

Klien yang diperbarui

400 penerima atau kurang

Semua penerima individu dan responsnya

Semua penerima individu dan responsnya

Antara 400 dan 2.000 penerima

400 penerima pertama dan responsnya

Semua penerima individu dan responsnya

2.000 penerima atau lebih

400 penerima pertama dan responsnya

2.000 penerima pertama dan responsnya

Catatan:

  • Jika penyelenggara menambahkan peserta baru ke rapat yang sudah memiliki lebih dari 400 penerima, peserta baru masih akan ditambahkan.

  • Kami akan memperbarui Outlook di masa mendatang agar memperlihatkan jumlah total menurut tipe respons: Diterima, Diterima Tidak Pasti, Ditolak, dan Tidak Merespons. Hal ini akan berguna khususnya untuk rapat yang memiliki lebih dari 2.000 penerima.

  • Artikel ini hanya berlaku untuk rapat yang dikelola oleh pengguna Office 365 karena batas 500 pengguna bersifat khusus untuk Office 365. Administrator di lingkungan lokal Exchange dapat memilih agar menggunakan jumlah maksimal penerima, dan jika dipilih, mereka dapat menentukan jumlah maksimalnya. Untuk rapat yang dikelola oleh seseorang di lingkungan lokal Exchange, klien tetap menggunakan properti penerima sebelumnya untuk daftar penerima dan daftar respons.

Apakah versi Outlook Anda telah diperbarui?

Tabel di bawah ini mencantumkan versi Outlook mana yang telah diperbarui dengan metode baru pelacakan respons pada undangan rapat.

Klien

Status pembaruan

Outlook 2016 untuk Windows

Belum diperbarui

Outlook 2016 untuk Mac

Belum diperbarui

Outlook di web dan Outlook.com

Belum diperbarui

Outlook untuk iOS

Belum diperbarui

Outlook untuk Android

Belum diperbarui

Kalender Windows 10

Belum diperbarui

Bagaimana jika versi Outlook Anda belum diperbarui?

Jika versi Outlook belum diperbarui, Anda hanya akan melihat hingga 400 penerima dan respons mereka. Jika tidak ingin mengetahui siapa yang merespons undangan, lihat Saya tidak ingin melihat respons atas undangan rapat.

Saya tidak ingin melihat respons atas undangan rapat

Jika tidak ingin mengetahui siapa yang merespons undangan rapat, Anda dapat menonaktifkan respons. Opsi ini hanya tersedia di Outlook untuk Windows, Outlook untuk Mac, Outlook di web, dan Outlook.com.

Ketika respons dinonaktifkan, Anda tidak akan menerima email ketika seseorang menerima, menerima tidak pasti, atau menolak undangan, dan respons tidak akan direkam dalam undangan rapat. Hal ini sangat berguna jika Anda ingin memberi tahu orang-orang tentang sebuah acara tetapi tidak perlu tahu persis tentang berapa banyak orang yang hadir, atau tidak ingin menerima email setiap kali seseorang menerima undangan tersebut.

Outlook 2016 untuk PC

Cuplikan layar tombol Respons Permintaan di Outlook 2016 untuk Windows

Outlook 2016 untuk Mac

Cuplikan layar tombol Respons Permintaan di Outlook 2016 untuk Mac

Outlook di web dan Outlook.com

Cuplikan layar tombol respons Permintaan di Outlook di web

Topik Terkait

Membuat, mengubah, atau menghapus permintaan rapat atau janji temu di Outlook.com atau Outlook di web

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×