Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat

Kemampuan untuk mengelola rekaman di situs apa pun memberi kontrol lebih banyak kontrol atas bagaimana bisnis dan catatan hukum dengan nilai jangka panjang ditangani. Mengelola rekaman "di tempat" juga memungkinkan Catatan ini menjadi bagian dari ruang kerja kolaboratif, yang sesuai dengan dokumen lain yang sedang Anda kerjakan.

Bergantung pada struktur organisasi solusi manajemen catatan Anda, Anda bisa mengaktifkan di tempat manajemen rekaman di tingkat kumpulan situs dan Anda dapat menonaktifkan Deklarasi rekaman manual di tingkat daftar atau pustaka. Namun, default untuk daftar dan pustaka adalah bahwa Deklarasi manual catatan diaktifkan saat fitur diaktifkan pada tingkat kumpulan situs.

Catatan: Di SharePoint online, kami memperkenalkan penggunaan label penyimpanan untuk mendeklarasikan konten sebagai rekaman, yang secara efektif menggantikan kebutuhan untuk menggunakan pusat rekaman. Jika Anda menggunakan pusat rekaman, Anda bisa terus menggunakannya bersama label penyimpanan. Namun, untuk tujuan manajemen rekaman, kami menyarankan agar Anda menggunakan label penyimpanan dan bukan pusat rekaman.

Mengaktifkan di tempat manajemen rekaman di SharePoint

Jika belum selesai, Anda perlu mengaktifkan di tempat manajemen rekaman sebelum Anda bisa melakukan tugas ini. Jika Anda telah mengaktifkannya, lewati langkah ini.

  1. Navigasikan ke situs tingkat teratas.

  2. Klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik pengaturan situs

    Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

  3. Di bawah administrasi kumpulan situs, klik fitur kumpulan situs.

  4. Dalam fitur kumpulan situs, temukan di tempat manajemen rekaman dan klik Aktifkan.

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk kumpulan situs

Jika solusi manajemen rekaman Anda membentang di beberapa situs, Anda bisa mengonfigurasi pengaturan manajemen rekaman dengan cara berikut:

  • Menentukan jenis pembatasan yang akan ditempatkan pada dokumen ketika dinyatakan sebagai catatan.

  • Tentukan apakah semua daftar atau pustaka di situs memungkinkan untuk Deklarasi catatan secara manual.

  • Tentukan siapa yang dapat mendeklarasikan dan menghapus Deklarasi dokumen secara manual sebagai rekaman.

Untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk kumpulan situs

Catatan: Pertama-tama Anda harus mengaktifkan fitur manajemen rekaman di tempat pada tingkat kumpulan situs sebelum Anda bisa menyelesaikan prosedur ini.

  1. Navigasikan ke situs tingkat teratas.

  2. Klik pengaturan Tombol Pengaturan Office 365 , lalu klik pengaturan situs

    Di situs SharePoint yang tersambung ke grup, klik pengaturan, klik konten situs, lalu klik pengaturan situs.

  3. Di bawah administrasi kumpulan situs, klik pengaturan Deklarasi rekaman.

  4. Pada halaman pengaturan Deklarasi rekaman, di bagian batasan catatan , pilih opsi yang menentukan jenis pembatasan yang akan ditempatkan pada item ketika dinyatakan sebagai rekaman. Pengaturan ini tidak mempengaruhi item yang telah dinyatakan sebagai rekaman.

    • Tidak ada pembatasan   tambahan pada pembatasan ini yang berguna jika Anda ingin catatan memiliki kebijakan penyimpanan terpisah daripada non-rekaman, tapi tidak ingin memblokir catatan yang dihapus atau diedit.

    • Blokir Hapus   ini adalah pembatasan default untuk pusat rekaman.

    • Blokir Edit dan Hapus    Pembatasan ini berguna jika Anda ingin benar-benar mengunci dokumen sehingga tidak bisa diedit atau dihapus. Ikon "gembok" dikaitkan dengan dokumen untuk secara visual memperlihatkan bahwa item dikunci.

  5. Di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman , pilih opsi yang menentukan apakah item bisa dinyatakan secara manual sebagai rekaman dalam daftar dan pustaka secara default. Jika opsi tidak tersedia di semua lokasi secara default dipilih, item bisa dinyatakan sebagai catatan hanya melalui kebijakan atau alur kerja.

    Satu opsi di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman memungkinkan Anda membatalkan Deklarasi catatan. Untuk melakukannya, dalam detail kepatuhan, di samping status perekaman, klik Batalkan Deklarasi catatan. Anda diminta untuk mengonfirmasi bahwa Anda ingin menghapus Deklarasi item sebagai catatan.

    Catatan: Opsi Undeklarasikan hanya muncul untuk item yang sebelumnya dinyatakan sebagai rekaman.

  6. Di bagian peran Deklarasi , tentukan tipe pengguna yang dapat mendeklarasikan atau membatalkan Deklarasi item sebagai rekaman.

    • Semua kontributor dan administrator daftar    Setiap pengguna dengan izin "Edit item" ke daftar dapat mendeklarasikan dan menghapus Deklarasi item sebagai rekaman.

    • Hanya administrator daftar    Hanya pengguna dengan izin "Kelola daftar" ke daftar yang dapat mendeklarasikan dan membatalkan Deklarasi item sebagai rekaman.

    • Hanya tindakan kebijakan    Hanya tindakan kebijakan atau kode kustom yang berjalan sebagai akun sistem yang dapat mendeklarasikan dan membatalkan Deklarasi item sebagai rekaman.

  7. Klik OK.

Atas Halaman

Mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk daftar atau pustaka

Anda bisa mengonfigurasi pengaturan manajemen rekaman untuk memperbolehkan atau mencegah pembuatan rekaman dalam daftar atau pustaka tertentu di situs. Anda juga bisa mengonfigurasi daftar dan pustaka, sehingga semua item yang ditambahkan secara otomatis dinyatakan sebagai rekaman.

Untuk mengonfigurasi manajemen rekaman di tempat untuk daftar atau pustaka

  1. Masuk ke daftar atau Pustaka yang ingin Anda konfigurasikan untuk manajemen rekaman.

  2. Untuk pustaka, di bawah alat pustaka, klik tab pustaka . Untuk daftar, di bawah alat daftar, klik tab Daftar .

  3. Pada pita pustaka, klik pengaturan pustaka. Untuk daftar, klik pengaturan daftar.

    Di SharePoint online, klik pengaturan lalu klik Pengaturan Daftar atau pengaturan pustaka.

    Catatan: Jika Anda tidak melihat tombol pita yang direferensikan dalam prosedur ini, Anda mungkin perlu menyesuaikan ukuran resolusi layar atau jendela browser Anda untuk memperluas semua tombol pita yang tersedia. Anda juga bisa mengklik tombol grup untuk memperluas pilihan tombol grup tersebut.

  4. Pada halaman pengaturan daftar, klik pengaturan Deklarasi rekaman.

  5. Pada halaman pengaturan Deklarasi rekaman , di bagian ketersediaan Deklarasi rekaman manual , lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Pilih Apakah Anda ingin menggunakan pengaturan default kumpulan situs.

    • Perbolehkan Deklarasi rekaman manual untuk daftar atau Pustaka ini.

    • Jangan pernah memperbolehkan Deklarasi manual catatan untuk daftar atau Pustaka ini.

  6. Di bagian Deklarasi otomatis , pilih apakah Anda ingin item yang ditambahkan ke daftar atau Pustaka ini secara otomatis dideklarasikan sebagai rekaman.

  7. Klik OK.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×