Mengirim email dalam alur kerja

Mengirim email dalam alur kerja

Mengirim email saat item daftar ditambahkan dalam beberapa versi SharePoint memerlukan banyak langkah, yang dapat Anda temukan detailnya di bawah. Namun, jika Anda menggunakan versi terbaru dari SharePoint, Anda dapat menambahkan alur langsung dari daftar. Microsoft FlowTemplat untuk mengirim email saat item daftar ditambahkan termasuk langkah-langkah dasar yang diperlukan untuk membantu Anda memulai dengan cepat.

Mengirimkan email dari alur kerja

Kirim pesan email dasar dari alur kerja

Pilih secara dinamis pengguna atau grup untuk menerima pesan

Sertakan informasi tentang item saat ini

Sertakan hyperlink statis

Sertakan hyperlink ke item saat ini

Sertakan gambar

Mengidentifikasi opsi yang tidak didukung

Kirim pesan email dasar dari alur kerja

Item baru memicu alur kerja untuk mengirim pesan email

Dengan menggunakan tindakan Kirim Email di Designer Alur Kerja, Anda dapat mengatur alur kerja kustom untuk mengirim pesan email kepada Anda atau ke pengguna atau grup tertentu. Bidang yang tersedia untuk pesan email adalah Kepada, CC, Subjek, dan Isi. Bidang ini dapat berisi teks statis dan teks yang dibuat secara dinamis dari pencarian alur kerja.

Anda dapat menggunakan tindakan Kirim Email untuk membuat banyak jenis pesan, termasuk pemberitahuan saat mencapai tahapan tertentu atau melakukan tindakan tertentu (termasuk keseluruhan permulaan dan penghentian alur kerja) dan pengingat tentang tugas yang belum selesai menurut tanggal jatuh temponya.

Catatan: Pengaturan email keluar harus dikonfigurasi di server sebelum alur kerja Anda dapat mengirim pesan email. Jika Anda tidak yakin tentang pengaturan email server saat ini, periksa administrator server Anda. Temukan tautan untuk informasi selengkapnya tentang pengaturan email keluar di bagian Lihat Juga.

Dalam contoh ini, Anda akan menyiapkan alur kerja Anda untuk mengirimkan email pemberitahuan kepada Anda setiap kali alur kerja tersebut berjalan pada item baru. Gunakan versi SharePoint Designer yang cocok dengan versi SharePoint Server Anda. Misalnya, untuk SharePoint Server 2010 penggunaan SharePoint Designer 2010. Dan, untuk semua versi setelah SharePoint Server 2010, termasuk SharePoint Server 2016 dan SharePoint Online, gunakan SharePoint Designer 2013. Anda dapat mengunduh SharePoint Designer 2013 dari Pusat Unduhan Microsoft dan temukan informasi selengkapnya di bagian Lihat Juga.

Buka SharePoint Designer 2013 dan hubungkan ke situs SharePoint.

SharePoint Designer 2013 diinstal sebagai aplikasi Office 2013. Untuk membuka SharePoint Designer 2013 dan terhubung ke situs SharePoint iku langkah-langkah ini:

  1. Buka SharePoint Designer 2013 dengan memilih di menuMulai. Klik ikon Mulai, klik Semua Program, klik Microsoft Office 2013, lalu klik SharePoint Designer 2013.

  2. Klik Buka Situs di halaman mulai SharePoint Designer 2013.

  3. Masukkan situs SharePoint yang ingin disambungkan. Misalnya, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Klik Buka untuk membuka situs.

  5. Masukkan kredensial Anda, jika diminta. (Jika keamanan tidak terintegrasi dengan komputer yang Anda masuki maka Anda akan diminta untuk memasukkan kredensial.) Pastikan untuk menggunakan kredensial yang memiliki akses ke situs SharePoint.

Membuat alur kerja Daftar berdasarkan platform Alur Kerja SharePoint

  1. Klik simpul Alur Kerja di panel Navigasi.

  2. Klik Daftar Alur Kerja Menurun di bagian Baru tab ALUR KERJA.

  3. Pilih daftar yang ingin Anda kaitkan dengan alur kerja baru.

  4. Di kotak dialog Buat Alur Kerja Daftar masukkan nama dan deskripsi untuk alur kerja dan pastikan Tipe Platform diatur ke Alur Kerja SharePoint 2013.

Pilih OK untuk membuat alur kerja.

Sekarang, setelah alur kerja dibuat, Anda dapat menambahkan Tindakan, Tahapan, Langkah dan Pengulangan untuk menyusun alur kerja Anda. Komponen alur kerja ini akan tersedia di pita SharePoint Designer 2013.

Catatan: Jika Anda tidak melihat Alur Kerja SharePoint 2013 sebagai tipe platform yang tersedia maka Manager Alur Kerja tidak dikonfigurasi untuk bekerja dengan farm SharePoint. Lihat Mengonfigurasi Manager Alur Kerja untuk bekerja dengan Farm SharePoint Server 2013.

Temukan informasi selengkapnya tentang daftar tindakan alur kerja yang tersedia di Bagian Lihat Juga.

Membuat tindakan untuk mengirim email 

  1. Klik tindakan, lalu klik mengirim Email

  2. Di tindakan, klik pengguna ini

  3. Di kotak dialog Tetapkan Pesan Email, pilih pengguna dari Pengguna dan Grup yang sudah ada atau masukkan alamat email Anda sendiri di kotak Kepada

    Catatan: 

    • Untuk mengirim email ke alamat email eksternal. Anda harus dapat mengambil informasi dari server email masing-masing.

    • Alamat pesan Kepada dapat berupa alamat statis tertentu (misalnya, NORTHWINDTRADERS\junmin atau junmin@northwindtraders.com) atau pencarian alur kerja untuk informasi variabel. Untuk mempelajari selengkapnya tentang menggunakan pencarian alur kerja untuk menentukan alamat pesan email yang dikirim dari alur kerja secara dinamis tanpa menggunakan alamat statis, lihat bagian berikutnya Pilih pengguna atau grup secara dinamis untuk menerima pesan.

    • Alamat pengirim pesan yang muncul akan selalu alamat email administrator server, kecuali jika administrator server mengubah alamat pengirim untuk aplikasi Web saat ini atau semua aplikasi Web. Untuk mempelajari selengkapnya, baca Mengonfigurasi Email Keluar untuk aplikasi web tertentu.

  4. Di kotak Subjek, ketik subjek untuk pesan tersebut, atau klik Menampilkan penyatuan data Gambar tombol untuk menentukan pencarian alur kerja untuk teks yang Anda inginkan di sini

    Catatan: Anda harus membuat beberapa entri di kotak Subjek agar alur kerja tersusun dengan benar.

  5. Di kotak besar di bawah kotak Subjek, ketik atau tempelkan teks isi pesan

  6. Pilih OK

  7. Pilih Tindakan > Masuk ke tahap

  8. Pilih Akhir Alur Kerja

  9. Klik Terbitkan

Opsi tingkat lanjut untuk mengubah konten email akan ditampilkan secara mendetail di bagian berikut.

Bagian Atas Halaman

Pilih secara dinamis pengguna atau grup untuk menerima pesan

Jika Anda memasukkan alamat statis di bidang Kepada dan Cc pesan Anda, maka kapan saja Anda perlu untuk mengubah penerima, Anda harus membuka alur kerja di Designer Alur Kerja dan membuat perubahan secara manual. Jika alamat akan sering berubah, maka cara yang lebih baik adalah menggunakan pencarian alur kerja di bidang Kepada dan Cc. Pencarian dapat merujuk alamat dari bidang di item saat ini, dari bidang di item daftar atau pustaka lain, atau dari variabel alur kerja.

Menggunakan daftar kustom untuk menyimpan alamat penerima

Jika penerima berubah secara berkala, namun tidak terlalu sering sampai harus ditetapkan di formulir inisiasi setiap kali alur kerja dimulai, Anda dapat membuat daftar Penerima kustom yang berisi salah satu item daftar untuk setiap alur kerja yang mereferensikannya, lalu membuat kolom di mana Anda dapat menyimpan alamat untuk menerima setiap pesan email yang dikirim setiap alur kerja. Ketika penerima pesan alur kerja berubah, yang harus Anda lakukan adalah mengubah alamat di bidang yang sesuai di item daftar Penerima untuk alur kerja tersebut.

Penting: Kolom tempat Anda menyimpan alamat untuk pesan email alur kerja dapat menjadi Satu baris teks, Beberapa baris teks, atau kolom tipe Orang atau Grup. Jika Anda menggunakan kolom Orang atau Grup, hanya satu entri yang dapat dibuat dalam setiap bidang yang akan dirujuk alur kerja sebagai alamat email. Ketika membuat kolom, pastikan untuk memilih Tidak di bawah Perbolehkan beberapa pilihan. Jika Anda ingin menggunakan tipe kolom ini untuk menentukan beberapa penerima, Anda dapat membuat grup SharePoint yang menyertakan orang-orang dengan alamat email yang Anda inginkan untuk dituju alur kerja, lalu tentukan grup di bidang. Saat membuat kolom, pastikan untuk memilih Orang dan Grup di bawah Perbolehkan pilihan. Temukan tautan untuk informasi selengkapnya tentang membuat daftar dan menambahkan kolom di bagianLihat Juga.

Catatan: Saat membuat grup SharePoint, pastikan bahwa setiap grup memiliki setidaknya izin Membaca untuk situs, dan di area Pengaturan Grup untuk Halaman Grup Baru, di bawah Siapa yang dapat melihat keanggotaan grup, Semua Orang dipilih.

Untuk menggunakan pencarian alur kerja ke daftar Penerima kustom:

  1. Di browser, buat daftar kustom bernama penerima dengan tiga kolom berikut ini:

    • Mengubah nama kolom Judul default ke Nama Alur Kerja. Biarkan semua opsi lain sebagaimana adanya. Temukan tautan untuk informasi selengkapnya tentang mengubah kolom dalam daftar atau pustaka di Bagian Lihat Juga.

    • Menambahkan kolom Orang atau Grup bernama Kepada. Dalam kolom ini, izinkan pilihan untuk Orang dan Grup, tetapi jangan izinkan beberapa pilihan. Biarkan semua opsi lain sebagaimana adanya. Temukan tautan untuk informasi selengkapnya tentang membuat kolom dalam daftar atau pustaka di Bagian Lihat Juga.

    • Menambahkan Satu baris kolom teks bernama Cc. Biarkan semua opsi lain sebagaimana adanya.

  2. Dalam daftar Penerima, buat item baru, dan kemudian lakukan hal berikut:

    • Di bidang Nama Alur Kerja, ketik Peninjauan Dokumen, yang merupakan nama alur kerja contoh yang digunakan di sini.

    • Di bidang Kepada, klik Buku Alamat Gambar tombol lalu, di kotak dialog Pilih Orang dan Grup, pilih satu orang atau grup sebagai alamat tujuan pesan.

    • Di bidang Cc, ketik alamat email penerima salinan dengan memisahkan beberapa alamat dengan titik koma.

  3. Buat alur kerja baru

  4. Klik Tindakan, lalu klik Mengirim Email.

  5. Di Tindakan, klik pengguna ini.

  6. Di kotak dialog Tetapkan Pesan Email, di akhir kotak Kepada, klik Buku Alamat Gambar tombol .

  7. Di kotak dialog Pilih Pengguna, di Atau pilih dari daftar Pengguna dan Grup yang sudah ada, klik Pencarian Alur Kerja untuk satu Pengguna... , lalu klik Tambahkan.

  8. Di kotak dialog Pencarian untuk Orang atau Grup, pilih opsi berikut ini:

    • Sumber Data: Penerima, atau nama daftar kustom Anda.

    • Bidang dari sumber: Kepada, atau bidang yang berisi alamat yang Anda inginkan di baris Kepada.

    • Kembalikan bidang sebagai: Nama Masuk, ini akan menentukan format bidang "Kepada" di email

    • Bidang: Penerima: Nama Alur Kerja

    • Nilai: Ketik Peninjauan Dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

      Pencarian ini menampilkan, "Dari daftar Penerima, pilih nilai bidang Kepada di mana Nama Alur Kerja sama dengan Peninjauan Dokumen."

      Bagian paruh atas kotak dialog menentukan daftar dan kolom; bagian paruh bawah kotak dialog menentukan baris.

  9. Di kotak dialog Pencarian untuk Orang atau Grup, klik OK.

  10. Di pesan tentang memastikan pencarian unik, klik OK.

  11. Klik OK lagi untuk menutup kotak dialog Pilih Pengguna.

  12. Di kotak dialog Tetapkan Pesan Email, di akhir kotak CC, klik Buku Alamat Gambar tombol .

  13. Di kotak dialog Pilih Pengguna, di Atau pilih dari daftar Pengguna dan Grup yang sudah ada, klik Pencarian Alur Kerja untuk satu Pengguna... , lalu klik Tambahkan.

  14. Di kotak dialog Tetapkan Pencarian Alur Kerja, pilih opsi berikut ini:

    • Sumber Data: Penerima, atau nama daftar kustom Anda.

    • Bidang dari sumber: CC, atau bidang yang berisi alamat yang Anda inginkan di baris Cc.

    • Kembalikan bidang sebagai: Nama Masuk, Ini akan menentukan format bidang "Kepada" di email

    • Bidang: Penerima: Nama Alur Kerja

    • Nilai: Ketik Peninjauan Dokumen, atau nama alur kerja saat ini.

      Pencarian ini menampilkan, "Dari daftar Penerima, pilih nilai bidang CC di mana Nama Alur Kerja sama dengan Peninjauan Dokumen."

  15. Klik OK, klik OK lagi di pesan peringatan, dan klik OK lagi untuk menutup kotak dialog Pilih Pengguna.

Sekarang, ketika alur kerja mengirim pesan email ini, pesan email dikirim ke alamat yang tercantum di bidang Kepada dan Cc dari item Peninjauan Dokumen di daftar Penerima kustom. Untuk mengubah penerima, cukup buat perubahan yang Anda inginkan dalam item daftar.

Satu alur kerja dapat mengirim beberapa pesan email, dan pesan mungkin tidak semua dikirimkan ke penerima yang sama. Untuk menyimpan alamat lain untuk pesan tambahan yang dikirim oleh alur kerja ini, Anda dapat menambahkan kolom ke daftar untuk menyimpan alamat lain. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin memberi nama kolom "Pesan pertama Kepada," "Pesan kedua Kepada", dan seterusnya.

Sebagai alternatif, Anda dapat mendesain daftar sehingga Anda membuat satu item untuk setiap pesan yang dikirim alur kerja, bukan satu item untuk setiap alur kerja. Dalam hal ini, pastikan bahwa nama yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap pesan unik, sehingga pencarian yang mengambil alamat mengembalikan nilai unik yang Anda inginkan.

Gunakan formulir inisiasi alur kerja untuk menentukan penerima

Jika Anda ingin penerima dapat ditentukan setiap kali alur kerja dimulai secara manual, Anda dapat mengustomisasi formulir inisiasi alur kerja untuk mengumpulkan alamat dari orang yang memulai alur kerja. Kemudian, alur kerja dapat cukup menggunakan alamat yang dimasukkan secara langsung, atau menyalinnya ke bidang dalam item saat ini, di mana alamat-alamat tersebut masih akan tersedia untuk referensi setelah alur kerja menyelesaikan instans saat ini. Jika alur kerja juga diatur supaya mulai secara otomatis, Anda dapat menentukan alamat default dalam formulir inisiasi kapan saja mulai otomatis terjadi.

Bagian Atas Halaman

Sertakan informasi tentang item saat ini

Sejauh ini, isi teks di pesan contoh statis: Setiap kali alur kerja membuat sebuah instans pesan, teks akan sama persis.

Namun, akan berguna jika menyertakan teks yang berubah sesuai item di mana alur kerja saat ini berjalan. Misalnya, mungkin akan berguna jika menyertakan judul dokumen yang memerlukan peninjauan di isi pesan Anda. Untuk menyertakan informasi dinamis semacam ini, Anda menggunakan pencarian alur kerja. Pencarian mengambil data dari sumber data yang berbeda seperti daftar, pustaka, dan data alur kerja.

Untuk menambahkan judul dokumen ke teks pesan:

  1. Ketik atau tempelkan teks statis yang informasi pencarian di dalamnya ingin Anda tampilkan.

  2. Posisikan titik penyisipan di tempat Anda ingin pencarian dapat ditemukan.

    Tips: Setelah pencarian disisipkan, pencarian tersebut tidak dapat diseret ke lokasi baru. (Namun, Anda dapat "memindahkan" pencarian dengan menyeret teks lainnya di sekitarnya.) Demikian pula, Anda tidak dapat memotong, menyalin, atau menempelkan pencarian atau teks yang menyertakan pencarian.

  3. Klik Menambahkan atau Mengubah Pencarian.

  4. Di kotak dialog Pencarianuntuk String, pilih Item Saat Ini di kotak Sumber Data dan Namadi kotak Bidang dari sumber.

  5. Klik OK.

  6. Pencarian yang disisipkan akan muncul di isi pesan.

  7. Klik Terbitkan untuk menerbitkan alur kerja.

Ketika alur kerja berjalan dan pesan dibuat, pencarian digantikan oleh judul dokumen.

Menyisipkan Judul 5

Termasuk judul dokumen sangat berguna, tetapi mungkin lebih berguna untuk menyertakan hyperlink yang akan langsung mengarahkan Anda ke dokumen itu sendiri. Untuk melakukan ini, sertakan pencarian dalam hyperlink.

Bagian Atas Halaman

Sertakan hyperlink statis

Anda dapat menyertakan hyperlink statis — salah satu yang selalu terhubung ke alamat atau lokasi yang sama — di isi pesan email alur kerja Anda dengan menggunakan tombol Edit Hyperlink di sudut kanan atas panel alat pemformatan di kotak dialog Tetapkan Pesan Email.

  1. Ketik atau tempelkan teks statis yang Anda inginkan agar tautan muncul di dalamnya.

  2. Pilih teks, lalu klik Edit Hyperlink .

  3. Di kotak dialog Edit Hyperlink, ketik alamat situs web.

  4. Klik OK.

    Hyperlink yang disisipkan akan muncul di isi pesan.

Catatan: Program email berbasis teks tidak akan menampilkan hyperlink.

Untuk mempelajari cara menggunakan pencarian alur kerja untuk membuat hyperlink dinamis yang mengarahkan Anda ke alamat yang berbeda-beda tergantung pada item di mana alur kerja saat ini berjalan, lihat bagian berikutnya, Sertakan hyperlink ke item saat ini.

Bagian Atas Halaman

Sertakan hyperlink ke item saat ini

Di bagian sebelumnya, Sertakan hyperlink statis, alamat di contoh hyperlink tidak menyertakan informasi variabel: Setiap kali alur kerja mengirimkan pesan email, hyperlink akan mengarah ke halaman yang sama.

Namun, dengan menggunakan pencarian alur kerja, Anda dapat membuat tautan dinamis yang menggunakan informasi tentang item saat ini untuk menentukan URL yang ingin dituju.

Jika item saat ini adalah dokumen dalam pustaka dokumen

Dalam contoh pemberitahuan mulai alur kerja, Anda mungkin ingin menyediakan tautan ke dokumen baru itu sendiri:

  1. Ketik atau tempelkan teks statis yang Anda inginkan agar tautan muncul di dalamnya.

  2. Pilih teks dan klik Edit Hyperlink .

  3. Di kotak dialog Edit Hyperlink, klik fungsi (fx).

    Tips: Setelah pencarian disisipkan, pencarian tersebut tidak dapat diseret ke lokasi baru. (Namun, Anda dapat "memindahkan" pencarian dengan menyeret teks lainnya di sekitarnya.) Demikian pula, Anda tidak dapat memotong, menyalin, atau menempelkan pencarian atau teks yang menyertakan pencarian.

  4. Di kotak dialog Pencarian untuk String, pilih Item Saat Ini di kotak SumberData.

  5. Di kotak Bidang dari Sumber, pilih URL Berkode Absolut, lalu klik OK.

    Menyisipkan Hyperlink untuk Item Saat Ini 1 Menyisipkan Hyperlink untuk Item Saat Ini 2 Menyisipkan Hyperlink untuk Item Saat Ini 3

Ketika penerima pesan mengklik tautan tersebut, dokumen akan terbuka untuk menampilkan atau mengedit.

Jika item saat ini adalah item daftar

Ketika Anda membuat tautan ke item daftar, misalnya, pengumuman atau acara kalender, Anda dapat memilih untuk memiliki tautan membuka formulir tampilan (DispForm.aspx) atau mengedit bentuk (EditForm.aspx) item daftar.

Untuk membuat tautan yang membuka item daftar:

  1. Di browser, navigasi ke daftar yang ingin Anda gunakan untuk membuat alur kerja ini

  2. Membuka item daftar untuk dokumen yang sudah ada di pustaka, gunakan Lihat Item jika Anda ingin tautan Anda membuka tampilan formulir atau Edit Item jika Anda ingin tautan Anda membuka formulir edit

  3. Salin alamat di bilah alamat dari awal http: atau https: melalui tanda sama dengan (=) pertama

    Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 1

  4. Teks ?ID= adalah kueri parameter string yang menginstruksikan halaman untuk menampilkan formulir untuk item apa pun di pustaka atau daftar saat ini yang memiliki ID daftar yang mengikuti tanda sama dengan (=) — yang dalam contoh ini akan menjadi ID daftar item saat ini, seperti diidentifikasi oleh alur kerja pencarian.

    Catatan: Jika item saat ini adalah tugas yang dibuat oleh salah satu dari tiga tindakan tugas alur kerja, dan jika Anda ingin tautan untuk membuka formulir tugas kustom (dan bukan tampilan default atau formulir edit untuk daftar Tugas), lihat bagian yang lebih baru jika item saat ini adalah formulir tugas kustom. Untuk tugas yang tidak dibuat oleh tindakan tugas alur kerja, dan untuk formulir tampilan yang bahkan tugasnya dibuat oleh salah satu tindakan tugas alur kerja, Anda hanya memerlukan prosedur saat ini.

  5. Di kotak dialog Tetapkan Pesan Email, ketik atau tempelkan teks statis yang Anda inginkan agar tautan muncul di dalamnya (Misalnya - Untuk menampilkan item daftar, klik di sini).

  6. Pilih teks dan klik Edit Hyperlink

  7. Di Edit Hyperlink pilih Pembangun String untuk bidang alamat

  8. Di kotak dialog Pembangun String, tempelkan alamat.

  9. Posisikan titik penyisipan langsung setelah tanda sama dengan (=), lalu klik Tambah atau Ubah Pencarian.

  10. Di kotak dialog Pencarian untuk String, pilih Item Saat Ini di kotak Sumber dan ID di Bidang dari kotak sumber.

    Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 3

  11. Klik OK.

    String terakhir di Pembangun String harus mulai dengan http:// atau https:// dan berakhir dengan [%Current Item:ID%] Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 4

    Penting: Meskipun pencarian ID item saat ini berguna dalam penyusunan tautan item daftar saat ini, pencarian berikut dapat menyajikan kesalahan di jalur yang dirender, maka tidak direkomendasikan untuk memasukkan pencarian tersebut di tautan pesan email: Jalur, Server URL Relatif, Sumber URL, dan jalur URL.

  12. Pilih OK dua kali

Tautan Anda akan ditampilkan dalam teks biru dengan garis bawah pada pesan email.

Menyisipkan Hyperlink untuk Item Daftar 5

Jika Anda berencana menggunakan tautan lebih dari sekali, lanjut ke bagian berikutnya.

Menyimpan alamat item daftar sebagai variabel alur kerja

Anda dapat menyimpan URL formulir tampilan atau formulir edit item daftar di variabel alur kerja, sehingga Anda dapat menggunakannya di beberapa lokasi dalam alur kerja yang sama.

  1. Di jendela Designer Alur Kerja, klik Tindakan, dan lalu klik Mengekstrak Substring dari Index String

    Variabel 1

  2. Di tahap, klik string klik tombol elips...

  3. Di kotak dialog Pembangun String, tempel porsi teks statis URL (tetapi bukan pencarian untuk item ID saat ini)

    Variabel 2

  4. Posisikan titik penyisipan setelah tanda sama dengan (=), lalu klik Tambah atau Ubah Pencarian.

  5. Di kotak dialog Pencarian untuk String, pilih Item Saat Ini di kotak SumberData dan ID di kotak Bidang dari sumber.

    Variabel 3

  6. Klik OK

    Pencarian ditambahkan ke teks di kotak dialog

    Variabel 4

  7. Klik OK untuk menutup kotak dialog Pembangun String

  8. Klik 0 Mulai dari 0 dan ganti dengan 1

    Catatan: Ketika Mulai dari memiliki nilai lebih dari 1, karakter string terakhir akan terhapus.

  9. Pilih Variabel: substring atau Variabel: substring1 di Output ke Variable: substring

  10. Dalam daftar, klik Buat Variabel Baru lalu, dalam kotak dialog Edit Variabel, ketik nama untuk variabel baru.

  11. Pastikan bahwa Tipe diatur ke String, lalu klik OK Variabel 5

  12. Klik di bawah tindakan yang Anda baru saja buat dan Tambahkan tindakan Kirim Email ke Tindakan, lalu klik pengguna ini di tindakan. Variabel 6

  13. Untuk menggunakan variabel baru pada kotak dialog Tetapkan Pesan Email, ketik atau tempelkan teks yang di dalamnya Anda inginkan tautan muncul di isi pesan. Pilih teks dan klik Edit Hyperlink dari menu Pemformatan. Klik tombol [fx] atau klik tombol elips [...] lalu klikTambah atau Ganti Pencarian

  14. Di kotak dialog Pencarian untuk String, di daftar kotak Sumber Data, pilih Variabel dan Parameter Alur Kerja

  15. Di daftar Bidangdari sumber, pilihVariabel: nama variabel, lalu klik OK dan OK pada kotak berikutnya

    Variabel 7 Menentukan Layar Pesan Email setelah menyisipkan variabel

Anda sekarang dapat menyisipkan variabel ini di mana pun yang Anda inginkan di alur kerja saat ini.

Bagian Atas Halaman

Sertakan gambar

Anda dapat menyertakan grafik dalam pesan Anda dengan membuat variabel dan menggunakan tag gambar HTML <img/> untuk menautkan ke gambar yang disimpan sebagai file JPEG (.jpg) dan mengunggahnya ke pustaka gambar di situs Anda.

  1. Di jendela Desainer Alur Kerja, klik Tindakan, lalu klik Atur Variabel Alur Kerja.

  2. Klik variabel alur kerja dan pilih Buat variabel baru...

  3. Di kotak dialog Edit Variabel, ketik nama untuk variabel baru dan pastikan Tipe diatur ke String, lalu klik OK.

  4. Klik nilai dan klik tombol elips [...] dan di jendela Penyusun String, tambahkan tipe atau tempelkan URL untuk file gambar JPEG dalam format tag HTML - <img src ="URL"/> Pembangun String untuk Gambar

  5. Klik OK.

  6. Tindakan yang disisipkan muncul seperti ini. Pengaturan Variable untuk menyisipkan gambar

  7. Klik di bawah tindakan yang Anda baru saja buat dan Tambahkan tindakan Kirim Email ke tindakan, lalu klik pengguna ini di tindakan. Memasukkan Tindakan Kirim Email

  8. Di kotak dialog Tetapkan Pesan Email, klik Tambahkan atau Ubah Pencarian.

  9. Di kotak dialog Pencarian untuk String, di daftar Sumber Data, pilih Variabel dan Parameter Alur Kerja.

  10. Di daftar bidang dari sumber, pilih variabel: Nama variabel dan pilih OK String Email dalam Alur Kerja Gambar Isi Pesan Email Alur Kerja dengan Gambar

  11. Pilih OK lagi untuk menutup jendela Tentukan Pesan Email dan menerbitkan alur kerja

 Ketika pesan dikirim, gambar dari file JPEG muncul

Bagian Atas Halaman

Mengidentifikasi opsi yang tidak didukung

Opsi berikut tidak didukung oleh tindakan Kirim Email versi saat ini:

  • Menentukan email pada baris Dari (Pesan Email yang dikirim alur kerja selalu menampilkan alamat email yang ditentukan oleh server administrator pada baris Dari. Hanya server administrator yang bisa mengubah ini, dan hal ini hanya dapat diubah untuk semua pemberitahuan pada aplikasi Web saat ini, bukan per alur kerja.)

  • Menggunakan lembar gaya berjenjang tersemat untuk memformat konten. Teks dapat diformat dengan menggunakan atribut gaya, tetapi tag <style> dan kelas CSS tidak didukung.

  • Menggunakan pencarian alur kerja baik di kotak Kepada atau CC yang mereferensikan kolom tipe Orang atau Grup yang berisi beberapa nilai.

  • Menentukan penerima Bcc untuk pesan

  • Termasuk file lain dengan pesan sebagai lampiran.

  • Menyematkan gambar atau file grafik dalam pesan. Sebagai gantinya, Sertakan gambar.

Atas halaman

Lihat Juga

SharePoint 2013 Langkah demi langkah: Persiapan untuk Pengaturan Email Keluar

Memperkenalkan SharePoint Designer

Mengonfigurasi email Keluar untuk aplikasi web tertentu

Mengonfigurasi Manager Alur Kerja untuk bekerja dengan Farm SharePoint Server 2013

Referensi Cepat Tindakan Alur Kerja

Membuat daftar di SharePoint

Membuat kolom di daftar atau pustaka SharePoint

Mengubah kolom di daftar atau pustaka

Membuat peringatan atau berlangganan ke umpan RSS di SharePoint Online, SharePoint 2016, dan SharePoint 2013

Membuat peringatan atau berlangganan ke umpan RSS di SharePoint 2010

Tip Pemecahan Masalah Dasar 

Daftar pertanyaan berikut mungkin membantu memastikan penyebab masalah saat membuat alur kerja:

  1. Apakah Anda dapat membuat jenis alur kerja lain dalam daftar yang sama? Sebagai contoh, coba buat alur kerja persetujuan

  2. Apakah Anda dapat membuat alur kerja yang sama:

    • pada daftar yang sama di situs yang sama?

    • pada situs yang berbeda di bawah koleksi yang sama?

    • pada koleksi situs yang berbeda di bawah aplikasi web yang sama?

    • pada aplikasi web yang berbeda?

    • masuk dengan akun berbeda?

    • menggunakan komputer berbeda?

 Tip Pemecahan Masalah Tingkat Lanjut

Jika tip dasar tidak ada yang membantu menentukan penyebab masalah alur kerja, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Pastikan Anda memiliki izin yang dibutuhkan situs dan tingkat alur kerja. Masuk ke Pengaturan Situs > Izin Situs > Cek Izin / Daftar Pengaturan > Izin untuk daftar ini dan periksa hasil Cek Izin cocok dengan hal berikut:

    1. Izin minimum untuk mendesain alur kerja (menyimpan dan menerbitkan):

      1. di situs SharePoint: Desain

      2. di daftar SharePoint: Edit

    2. Izin minimum untuk memulai alur kerja:

      1. di situs SharePoint: Tampilkan Saja/Baca

      2. di daftar SharePoint: Kontribusi

  2. Pastikan pengaturan email keluar diatur ke server Exchange yang benar.

    1. Buka Prompt Perintah sebagai administrator

    2. Jalankan nslookup <Exchange alamat server>. Misalnya: nslookup exch.contoso.com

    3. Anda akan melihat Alamat IP server Exchange yang teratasi di output. Jika tidak, hubungi administrator Exchange Anda dan tanyakan Exchange yang benar dan sepenuhnya memenuhi nama domain (FDQN).

  3. Mengirim email kepada orang yang sama menggunakan fungsi SendEmail dari kelas SPUtility dengan SharePointShell Manajemen mengikuti langkah-langkah di bawah ini.

    1. Buka Shell Manajemen SharePoint sebagai administrator. (Klik kanan SharePoint Shell Manajemen > Jalankan sebagai administrator)

    2. Jalankan skrip berikut. Jika skrip merespons dengan True dan pengguna menerima email dari SharePoint, SMTP dikonfigurasi dengan benar dalam SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Mengirim email kepada penguna yang sama dari server SharePoint menggunakan fungsionalitas SMTP. Ikuti langkah pada Gunakan Telnet untuk menguji komunikasi SMTP.

Catatan: Secara default, SharePoint tidak membuat entri log untuk email keluar. SharePoint tidak pernah mengirim email secara langsung. Pesan email diteruskan melalui server (Exchange) SMTP yang dikonfigurasi di Administrasi Pusat. Ikuti langkah di atas untuk pemecahan masalah alur kerja sejenis ini.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×