Mengimpor atau menautkan data dalam buku kerja Excel

Mengimpor atau menautkan data dalam buku kerja Excel

Anda dapat mengambil data dari buku kerja Excel ke database Access dengan banyak cara. Salin data dari sebuah lembar kerja terbuka, lalu tempelkan ke lembar kerja Access, impor lembar kerja ke tabel baru atau yang sudah ada, atau tautkan ke lembar kerja dari database Access.

Topik ini secara mendetail menjelaskan cara mengimpor atau menautkan ke data Excel dari database desktop Access.

Catatan: 

  • Anda tidak bisa mengimpor data saat menjalankan database Web Access 2010 di browser. Jika Anda ingin mengimpor data ke dalam database web, Anda harus harus terlebih dahulu membuka database web itu dengan menggunakan Access.

  • Tabel tertaut tidak kompatibel dengan database Web Access 2010; untuk menggunakan data eksternal dalam database Web, Anda harus mengimpor data dan bukan menautkan ke data tersebut. Untuk informasi selengkapnya tentang database web, lihat artikel Membangun database Access untuk dibagikan di web.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Memahami pengimporan data dari Excel

Mengimpor data dari Excel

Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah

Menautkan ke data di Excel

Memecahkan masalah #Num! dan nilai salah lainnya dalam tabel yang ditautkan

Memahami mengimpor data dari Excel

Jika tujuan Anda adalah menyimpan beberapa atau semua data Anda dari satu atau lebih lembar kerja Excel di Access, Anda harus mengimpor konten lembar kerja itu ke dalam database Access yang baru atau yang sudah ada. Ketika Anda mengimpor data, Access membuat salinan data itu di dalam tabel yang baru atau yang sudah ada tanpa mengubah sumber lembar kerja Excel.

Skenario umum untuk mengimpor data Excel ke dalam Access

  • Anda sudah lama menggunakan Excel, tapi ke depannya, Anda ingin menggunakan Access untuk bekerja dengan data ini. Anda ingin memindahkan data di lembar kerja Excel Anda ke dalam satu atau lebih database Access.

  • Departemen atau grup kerja Anda menggunakan Access, tetapi kadangkala Anda menerima data dalam format Excel yang harus digabungkan dengan database Access. Anda ingin mengimpor lembar kerja Excel ini ke dalam database Anda saat Anda menerimanya.

  • Anda menggunakan Access untuk mengelola data Anda, tetapi laporan mingguan yang Anda terima dari anggota tim Anda berupa buku kerja Excel. Anda ingin menyederhanakan proses impor untuk memastikan bahwa data diimpor setiap minggu pada waktu tertentu ke dalam database Anda.

Jika ini pertama kalinya Anda mengimpor data dari Excel

  • Tak ada cara untuk menyimpan buku kerja Excel sebagai database Access. Excel tidak menyediakan fungsionalitas untuk membuat database Access dari data Excel.

  • Saat Anda membuka buku kerja Excel di Access (di kotak dialog Buka File, ubah kotak daftar Tipe File ke File Microsoft Office Excel dan pilih file yang Anda inginkan), Access membuat link ke buku kerja itu, bukan mengimpor datanya. Menautkan ke sebuah buku kerja secara fundamental berbeda dari mengimpor lembar kerja ke dalam database. Untuk informasi selengkapnya tentang penautan, lihat bagian Tautkan ke data di Excel, di bagian selanjutnya artikel ini.

Mengimpor data dari Excel

Langkah-langkah di bagian ini menjelaskan cara menyiapkan dan menjalankan operasi impor dan cara menyimpan pengaturan impor sebagai spesifikasi untuk digunakan ulang kelak. Seraya Anda melanjutkan, ingatlah bahwa Anda bisa mengimpor data hanya dari satu lembar kerja pada satu waktu. Anda tidak bisa mengimpor semua data dari keseluruhan buku kerja pada waktu yang bersamaan.

Siapkan lembar kerja

  1. Temukan file sumber dan pilih lembar kerja berisi data yang ingin Anda impor ke Access. Jika hanya ingin mengimpor sebagian lembar kerja, tentukan sebuah rentang bernama yang hanya menyertakan sel-sel yang ingin diimpor.

    Menentukan rentang bernama (opsional)   

    1. Buka Excel, lalu buka lembar kerja berisi data yang ingin Anda impor.

    2. Pilih rentang sel yang berisi data yang ingin Anda impor.

    3. Klik kanan di dalam rentang terpilih lalu klik Namai Rentang atau Tentukan Nama.

    4. Dalam kotak dialog Nama Baru, tentukan nama untuk rentang dalam kotak Nama dan klik OK.

      Ingatlah bahwa Anda hanya bisa mengimpor satu lembar kerja pada satu waktu selama operasi impor. Untuk mengimpor data dari beberapa lembar kerja, ulangi operasi impor untuk setiap lembar kerja.

  2. Tinjau data sumber dan lakukan tindakan seperti yang diuraikan dalam tabel ini.

    Elemen

    Deskripsi

    Jumlah kolom

    Jumlah kolom sumber yang ingin Anda impor tidak boleh melebihi 255 karena Access tidak mendukung lebih dari 255 bidang dalam sebuah tabel.

    Melewatkan kolom dan baris

    Disarankan untuk menyertakan hanya baris dan kolom yang ingin Anda impor dalam lembar data sumber atau rentang bernama.

    Baris    Anda tidak bisa memfilter atau melewatkan baris selama operasi impor.

    Kolom    Anda tidak bisa melewatkan kolom selama operasi jika Anda memilih untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada.

    Format tabular

    Memastikan bahwa sel dalam format tabular. Jika lembar kerja atau rentang bernama menyertakan sel gabungan, konten sel tersebut ditempatkan dalam bidang yang terkait dengan kolom paling kiri, dan bidang lainnya dibiarkan kosong.

    Kolom, baris, dan sel kosong

    Hapus semua kolom kosong dan baris kosong yang tak perlu dalam lembar kerja atau rentang. Jika lembar kerja atau rentang berisi sel kosong, cobalah untuk menambahkan data yang hilang. Jika Anda berencana untuk menambah rekaman ke tabel yang sudah ada, pastikan bahwa bidang terkait di dalam tabel itu menerima nilai kosong (hilang atau tidak diketahui). Sebuah bidang akan menerima nilai kosong jika properti bidang Diperlukan diatur ke Tidak dan pengaturan properti AturanValidasi tidak mencegah nilai kosong.

    Nilai kesalahan

    Jika satu atau lebih sel dalam lembar kerja atau rentang berisi nilai kesalahan, seperti #NUM and #DIV, koreksilah kesalahan itu sebelum Anda mulai operasi impor. Jika lembar kerja sumber atau rentang berisi nilai kesalahan, Access menempatkan nilai kosong di bidang terkait dalam tabel. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mengoreksi kesalahan itu, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau tidak tepat, di bagian selanjutnya dokumen ini.

    Tipe data

    Untuk menghindari kesalahan mengimpor, pastikan bahwa setiap kolom sumber berisi tipe data yang sama di setiap baris. Access memindai delapan baris pertama sumber untuk menentukan tipe data bidang dalam tabel. Kami sangat merekomendasikan agar Anda memastikan bahwa delapan baris pertama sumber tidak mencampur nilai-nilai dari tipe data yang berbeda dalam setiap kolom. Jika tidak, Access mungkin tidak memberikan tipe data yang tepat ke kolom itu.

    Juga, disarankan untuk memformat setiap kolom sumber di Excel dan menentukan format data tertentu untuk setiap kolom sebelum Anda memulai operasi impor. Pemformatan sangat direkomendasikan jika kolom menyertakan nilai dari tipe data yang berbeda. Sebagai contoh, kolom FlightNo dalam lembar kerja mungkin berisi nilai numerik dan teks, seperti 871, AA90, dan 171. Untuk menghindari nilai yang hilang atau tidak tepat, lakukan hal berikut:

    1. Klik kanan header kolom lalu klik Format Sel.

    2. Pada tab Nomor, di bawah Kategori, pilih sebuah format. Untuk kolom FlightNo, Anda mungkin memilih Teks.

    3. Klik OK.

    Jika kolom sumber sudah diformat tetapi masih berisi nilai yang bercampur dalam baris yang mengikuti kedelapan baris itu, operasi impor mungkin melewatkan nilai atau mengonversi nilai dengan salah. Untuk informasi pemecahan masalah, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah.

    Baris pertama

    Jika baris pertama lembar kerja atau rentang bernama berisi nama kolom, Anda bisa menentukan agar Acces memperlakukan data di baris pertama itu sebagai nama bidang selama operasi impor. Jika lembar kerja atau rentang sumber Anda tidak menyertakan nama, ada baiknya menambahkan nama ke sumber sebelum Anda memulai operasi impor.

    Catatan: Jika Anda berencana menambahkan data ke tabel yang ada, pastikan bahwa nama setiap kolom persis cocok dengan nama bidang terkait. Jika nama kolom berbeda dari nama bidang terkait di dalam tabel, operasi impor akan gagal. Untuk melihat nama-nama bidang, bukalah tabel dalam tampilan Desain di Access.

  3. Tutup buku kerja sumber, jika terbuka. Membuat file sumber tetap terbuka dapat menghasilkana kesalahan konversi data selama operasi impor.

Mempersiapkan database tujuan

  1. Buka database Access tempat data yang diimpor akan disimpan. Pastikan bahwa database tidak bersifat baca saja, dan bahwa Anda memiliki izin untuk melakukan perubahan pada database.

    -atau-

    Jika Anda tidak ingin menyimpan data di database Anda yang sudah ada, buatlah sebuah database kosong. Untuk melakukannya:

    Klik tab File, klik Baru, lalu klik Database Kosong. Harap diingat, jika Anda menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office, lalu klik Baru.

  2. Sebelum Anda memulai operasi impor, putuskan apakan Anda ingin menyimpan data di tabel baru atau yang sudah ada.

    Buat tabel baru    Jika Anda memilih menyimpan data di tabel baru, Access membuat tabel dan menambahkan data yang diimpor ke tabel ini. Jika tabel dengan nama yang ditentukan sudah ada, Access menimpa konten tabel itu dengan data yang diimpor.

    Tambahkan ke tabel yang ada    Jika Anda memilih untuk menambahkan data ke tabel yang sudah ada, baris dalam lembar kerja Excel ditambahkan ke tabel yang ditentukan itu.

    Ingatlah bahwa sebagian besar kegagalan selama operasi penambahan terjadi karena data sumber tidak cocok dengan struktur dan bidang tabel tujuan. Untuk menghindari ini, buka tabel tujuan dalam tampilan Desain dan tinjau hal berikut ini:

    • Baris pertama    Jika baris pertama lembar kerja sumber atau rentang bernama tidak berisi judul kolom, pastikan bahwa posisi dan tipe data setiap kolom di lembar kerja sumber cocok dengan bidang terkait di dalam tabel. Jika baris pertama berisi judul kolom, urutan kolom dan bidang tidak harus cocok, tetapi nama dan tipe data setiap kolom harus persis cocok dengan bidang terkaitnya.

    • Bidang yang hilang atau tambahan    Jika satu atau lebih bidang dalam lembar data sumber tidak ada di tabel tujuan, tambahkan bidang itu sebelum Anda memulai operasi impor. Tetapi, jika tabel berisi bidang yang tidak ada dalam sumber, Anda tidak perlu menghapus bidang itu dari tabel jika mereka menerima nilai kosong.

      Tips: Sebuah bidang akan menerima nilai kosong jika properti bidang yang Diperlukan diatur ke Tidak dan pengaturan properti AturanValidasi tidak mencegah nilai kosong.

    • Kunci utama    Jika tabel berisi bidang kunci utama, lembar kerja atau rentang sumber harus memiliki kolom yang berisi nilai yang kompatibel dengan bidang kunci utama, dan nilai kunci yang diimpor haruslah unik. Jika rekaman yang diimpor berisi nilai kunci utama yang sudah ada di dalam tabel tujuan, oeprasi impor akan menunjukkan pesan kesalahan.

    • Bidang terindeks    Jika properti Terindeks dari sebuah bidang dalam tabel diatur ke Ya (Tanpa duplikat), kolom terkait di lembar kerja atau rentang sumber harus berisi nilai unik.

      Bukalah langkah berikutnya untuk mengimpor operasi.

Mulai mengimpor operasi

  1. Lokasi panduan impor/tautkan sedikit berbeda bergantung pada versi Access. Pilih langkah yang sesuai dengan versi Access Anda:

    • Jika menggunakan versi terbaru langganan Office 365 dari Access, pada tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautkan, klik Sumber Data Baru > Dari File > Excel.

    • Jika menggunakan Access 2016, Access 2013, atau Access 2010, pada tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautkan, klik Excel.

    • Jika menggunakan Access 2007, pada tab Data Eksternal, dalam grup Impor, klik Excel.

    Catatan: Tab Data Eksternal tidak tersedia kecuali database terbuka.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Lembar Bentang Excel, di kotak Nama file, tentukan nama file Excel yang berisi data yang ingin Anda impor.

    -atau-

    Klik Telusuri dan gunakan kotak dialog Buka File untuk menemukan file yang ingin Anda impor.

  3. Tentukan bagaimana Anda ingin mengimpor data.

    Untuk menyimpan data dalam tabel baru, pilih Impor data sumber ke tabel yang baru di database saat ini. Anda akan diminta untuk menamai tabel ini nanti.

    Untuk menambahkan data ke tabel yang ada, pilih Tambahkan salinan rekaman ke tabel dan pilih tabel dari daftar turun bawah. Opsi ini tidak tersedia jika database tidak memiliki tabel.

    Untuk menautkan ke sumber data dengan membuat tabel tertaut, lihat bagian Menautkan ke data di Excel, berikutnya dalam artikel ini.

  4. Klik OK.

    Panduan Impor Lembar Bentang dimulai, dan memandu Anda melalui proses impor. Masuklah ke sekumpulan langkah berikutnya.

Menggunakan panduan Impor Lembar Bentang

  1. Di halaman pertama panduan, pilih lembar kerja yang berisi data yang ingin Anda impor, lalu klik Berikutnya.

  2. Di halaman kedua panduan, klik Perlihatkan Lembar Kerja atau Perlihatkan Rentang Bernama, pilih lembar kerja atau rentang bernama yang ingin Anda impor, lalu klik Berikutnya.

  3. Jika baris pertama lembar kerja sumber atau rentang berisi nama bidang, pilih Baris Pertama Berisi Judul Kolom dan klik Berikutnya.

    Jika Anda mengimpor data ke dalam tabel baru, Access menggunakan judul kolom tersebut untuk menamai bidang dalam tabel. Anda bisa mengubah nama itu baik selama atau setelah operasi impor. Jika Anda menambahkan data ke tabel yang sudah ada, pastikan bahwa judul kolom di lembar kerja sumber persis cocok dengan nama bidang di tabel tujuan.

    Jika Anda menambahkan data ke tabel yang sudah ada, langsung saja ke langkah 6. Jika Anda menambahkan data ke tabel baru, ikuti langkah-langkah selebihnya.

  4. Panduan meminta Anda untuk meninjau bidang properti. Klik kolom di paruh bagian bawah halaman untuk menampilkan properti bidang terkait. Alternatifnya, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Tinjau dan ubah, jika Anda inginkan, nama dan tipe data di bidang tujuan.

      Access meninjau delapan baris pertama di tiap kolom untuk menyarankan tipe data untuk bidang terkait. Jika kolom di lembar kerja berisi tipe data yang berbeda, seperti teks dan angka, di delapan baris pertama kolom, panduan menyarankan tipe data yang kompatibel dengan semua nilai dalam kolom — seringnya, tipe data teks itu. Sekalipun Anda bisa memilih tipe data berbeda, ingatlah bahwa nilai yang tidak kompatibel dengan tipe data yang Anda pilih akan diabaikan atau dikonversi dengan salah selama operasi impor. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mengoreksi nilai yang hilang atau salah, lihat bagian Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah, di bagian selanjutnya artikel ini.

    • Untuk membuat indeks pada bidang, atur Terindeks ke Ya.

    • Untuk melewatkan kolom sumber dengan sepenuhnya, pilih kotak centang Jangan impor bidang (Lewati).

      Klik Berikutnya setelah Anda selesai memilih opsi.

  5. Di layar berikutnya, tentukan kunci utama untuk tabel. Jika Anda memilih Biarkan Access menambahkan kunci utama, Access menambahkan bidang AutoNumber sebagai bidang pertama di tabel tujuan, dan memberikannya nilai ID unik, yang dimulai dengan 1. Klik Berikutnya.

  6. Di layar panduan terakhir, tentukan nama untuk tabel tujuan. Dalam kotak Impor ke Tabel, ketikkan nama untuk tabel itu. Jika tabel sudah ada, Access menampilkan sebuah pertanyaan yang menanyakan apakah Anda ingin menimpa konten tabel saat ini. Klik Ya untuk melanjutkan atau Tidak untuk menentukan nama yang berbeda untuk tabel tujuan, lalu klik Selesai untuk mengimpor data.

    Jika Access dapat mengimpor sebagian atau semua data, panduan menampilkan halaman yang memperlihatkan status operasi impor. Selain itu, Anda dapat menyimpan detail operasi untuk digunakan lagi nanti sebagai spesifikasi. Sebaliknya, jika operasi sepenuhnya gagal, Access menampilkan pesan Terjadi kesalahan saat mencoba mengimpor file.

  7. Klik Ya untuk menyimpan detail operasi untuk penggunaan di masa mendatang. Menyimpan detail itu membantu Anda mengulangi operasi di lain waktu tanpa harus melalui panduan setiap kali.

Lihat Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi untuk mempelajari cara menyimpan detail spesifikasi Anda.

Lihat Menjalankan spesifikasi impor atau ekspor yang disimpan untuk mempelajari cara menjalankan spesifikasi pengimporan atau penautan yang disimpan.

Lihat Menjadwalkan spesifikasi impor atau ekspor untuk mempelajari cara menjadwalkan tugas pengimporan dan penautan untuk dijalankan pada waktu tertentu.

Memecahkan masalah nilai yang hilang atau salah

Jika menerima pesan Terjadi kesalahan saat mencoba mengimpor file, artinya operasi impor sepenuhnya gagal. Sebaliknya, jika operasi impor menampilkan kotak dialog yang meminta Anda menyimpan detail operasi, artinya operasi dapat mengimpor semua atau beberapa data. Pesan status juga menyebutkan nama tabel log kesalahan yang berisi deskripsi setiap kesalahan yang terjadi selama operasi impor.

Penting: Sekalipun pesan status mengindikasikan operasi yang sepenuhnya berhasil, Anda harus meninjau konten dan struktur tabel untuk memastikan bahwa semuanya tampak benar sebelum Anda mulai menggunakan tabel.

  • Buka tabel tujuan dalam tampilan Lembar Data untuk melihat apakah semua data sudah ditambahkan ke tabel.

  • Buka tampilan Desain untuk meninjau tipe data dan pengaturan properti lain bidang tersebut.

Tabel berikut menguraikan langkah-langkah yang bisa Anda ambil untuk mengoreksi nilai yang hilang atau tidak tepat.

Tips: Sementara Anda memecahkan masalah hasil, jika Anda menemukan hanya beberapa nilai yang hilang, Anda bisa menambahkannya ke tabel secara manual. Sebaliknya, jika Anda menemukan bahwa seluruh kolom atau sejumlah besar nilai hilang atau tidak terimpor dengan tidak benar, Anda harus mengoreksi masalah ini di file sumber. Setelah Anda mengoreksi semua masalah yang diketahui, ulangi operasi impor.

Masalah

Resolusi

Elemen grafik

Elemen grafik, seperti logo, bagan, dan gambar tidak bisa diimpor. Tambahkan elemen ke database secara manual setelah menyelesaikan operasi impor.

Nilai terhitung

Hasil dari kolom atau sel terhitung diimpor, tetapi rumus yang mendasarinya tidak diimpor. Selama operasi impor,Anda bisa menentukan tipe data yang kompatibel dengan hasil rumus, seperti Nomor.

TRUE atau FALSE dan nilai -1 atau 0

Jika lembar kerja sumber atau rentang menyertakan kolom yang hanya berisi nilai TRUE atau FALSE, Access membuat bidang Ya/Tidak untuk kolom itu dan menyisipkan nilai -1 atau 0 dalam bidang. Tetapi, jika lembar kerja sumber atau rentang hanya menyertakan kolom yang berisi nilai -1 atau 0, Access, secara default, membuat bidang numerik untuk kolom itu. Anda bisa mengubah tipe data bidang ke Ya/Tidak selama operasi impor untuk menghindari masalah ini.

Bidang multinilai

Ketika Anda mengimpor data ke tabel baru atau menambahkan data ke tabel yang sudah ada, Access tidak mengaktifkan dukungan untuk beberapa nilai dalam sebuah bidang, sekalipun kolom sumber berisi sebuah daftar nilai yang dipisahkan oleh titik koma (;). Daftar nilai diperlakukan sebagai nilai tunggal dan ditempatkan dalam bidang teks.

Data terpotong

Jika data terlihat terpotong di dalam sebuah kolom dalam tabel Access, cobalah menaikkan lebar kolom dalam tampilan Lembar Data. Jika itu tidak mengatasi masalah, data dalam kolom numerik di Excel terlalu besar untuk ukuran bidang bidang tujuan dalam Access. Sebagai contoh, bidang tujuan mungkin memiliki properti FieldSize yang diatur ke Byte dalam sebuah database Access tetapi sumber data berisi nilai yang lebih besar dari 255. Koreksi nilai duplikat di dalam file sumber dan cobalah mengimpor lagi.

Menampilkan format

Anda mungkin harus mengatur properti Format bidang tertentu dalam tampilan desain untuk memastikan bahwa nilai ditampilkan dengan tepat dalam tampilan Lembar Data. Misalnya:

  • Bidang Ya/Tidak menampilkan -1 dan 0 dalam tampilan Lembar Data setelah operasi impor selesai. Untuk memperbaiki ini, setelah operasi impor selesai, atur properti Format bidang ke Ya/Tidak untuk menampilkan kotak centang.

  • Tanggal yang panjang dan sedang mungkin muncul sebagai tanggal pendek di Access. Untuk memperbaiki ini, buka tabel tujuan dalam tampilan Desain di Access dan atur properti Format bidang menjadi Tanggal Panjang atau Tanggal Sedang.

Catatan: Jika lembar kerja sumber berisi pemformatan teks kaya seperti tebal, garis bawah, atau miring, teks diimpor tetapi pemformatan hilang.

Nilai duplikat (kesalahan pelanggaran tombol)

Rekaman yang Anda impor dapat berisi nilai duplikat yang tidak bisa disimpan di bidang tombol utama dari tabel tujuan atau di bidang yang memiliki properti Terindeks yang diatur ke Ya (Tanpa Duplikat). Hapus nilai duplikat di dalam file sumber dan cobalah mengimpor lagi.

Nilai tanggal berselang 4 tahun

Bidang tanggal yang diimpor dari lembar kerja mungkin berselang empat tahun. Excel untuk Windows menggunakan Sistem Tanggal 1900 (di mana nomor seri berkisar dari 1 hingga 65.380), yang terkait dengan tanggal 1 Januari 1900 hingga 31 Desember 2078. Tetapi, Excel untuk untuk Macintosh menggunakan Sistem Tanggal 1904 (di mana nomor seri berkisar dari 0 hingga 63.918), yang terkait dengan tanggal 1 Januari 1904 hingga 31 Desember 2078.

Sebelum Anda mengimpor data, ubah sistem data untuk buku kerja Excel atau setelah menambahkan data, lakukan pembaruan kueri yang menggunakan ekspresi [nama bidang tanggal] + 1462 untuk mengoreksi tanggal.

Nilai kosong

Anda mungkin melihat sebuah pesan kesalahan di akhir operasi impor mengenai data yang dihapus atau hilang selama operasi, atau saat Anda membuka tabel di tampilan Lembar Data, Anda mungkin melihat bahwa beberapa nilai bidang kosong. Jika kolom sumber di Excel tidak diformat, atau delapan baris sumber pertama berisi nilai dari tipe data yang berbeda, buka lembar kerja sumber tersebut dan lakukan hal berikut:

  • Memformat kolom sumber.

  • Pindahkan baris-baris itu sehingga delapan baris pertama dalam setiap kolom tidak berisi nilai dari tipe data yang berbeda.

  • Selama operasi impor pilih tipe data yang tepat untuk setiap bidang. Jika tipe data salah, Anda mungkin melihat nilai kosong atau nilai yang salah di sepanjang kolom setelah operasi impor sudah selesai.

Langkah sebelumnya bisa membantu meminimalkan munculnya nilai kosong. Tabel berikut mencantumkan kasus di mana Anda masih melihat nilai kosong:

Nilai yang hilang merupakan tipe...

Saat mengimpor ke...

Dan tipe bidang tujuan adalah...

Untuk mengatasi...

Teks

Tabel baru

Tanggal

Ganti semua nilai teks dengan nilai tanggal lalu cobalah mengimpor lagi.

Teks

Tabel yang sudah ada

Numerik atau Tanggal

Ganti semua nilai teks dengan nilai yang sesuai dengan tipe data bidang tujuan lalu cobalah mengimpor lagi.

Nilai data digantikan oleh nilai numerik

Anda akan melihat angka lima digit acak, bukan nilai data aktual dalam situasi berikut:

  • Kolom sumber di lembar kerja berisi nilai numerik di delapan baris pertama, tetapi berisi beberapa nilai tanggal di baris-baris berikutnya. Nilai-nilai tanggal ini akan dikonversi secara salah.

  • Kolom sumber berisi nilai tanggal di beberapa dari delapan baris pertama, dan Anda berusaha mengimpornya ke dalam bidang numerik. Nilai-nilai tanggal ini akan dikonversi secara salah.

    Untuk menghindari ini, ganti tanggal dengan nilai numerik di kolom sumber dan cobalah mengimpor lagi.

    Terkadang, jika kolom yang berisi sebagian besar nilai tanggal juga berisi beberapa nilai data, semua nilai tanggal mungkin muncul seperti angka lima digit acak. Untuk menghindari ini, ganti nilai teks itu dengan nilai tanggal lalu cobalah mengimpor lagi.

Nilai numerik digantikan oleh nilai tanggal

Anda akan melihat nilai tanggal yang tampaknya acak, bukan nilai numerik aktual dalam situasi berikut:

  • Kolom sumber hanya berisi nilai tanggal di delapan baris pertama, tetapi berisi beberapa nilai numerik di baris-baris berikutnya. Nilai-nilai numerik ini akan dikonversi secara tidak benar.

  • Kolom sumber berisi nilai numerik di beberapa dari delapan baris pertama, dan Anda berusaha mengimpornya ke dalam bidang tanggal. Nilai-nilai numerik ini akan dikonversi secara tidak benar.

Untuk menghindari ini, ganti bidang numerik dengan bidang tanggal di kolom sumber lalu cobalah mengimpor lagi.

Selain itu, Anda mungkin ingin meninjau tabel log kesalahan (disebutkan di halaman terakhir panduan ini) dalam tampilan Lembar Data. Tabel memiliki tiga bidang  — Kesalahan, Bidang, dan Baris. Setiap tabel berisi informasi tentang kesalahan tertentu, dan konten bidang kesalahan akan membantu Anda memecahkan masalah.

String kesalahan dan petunjuk pemecahan

Kesalahan

Deskripsi

Pemotongan Bidang

Nilai dalam bisang terlalu besar untuk pengaturan properti FieldSize untuk bidang ini.

Kegagalan Konversi Tipe

Sebuah nilai di lembar data merupakan tipe data yang salah untuk bidang ini. Nilai itu mungkin hilang atau mungkin muncul dengan tidak tepat di bidang tujuan. Lihat tabel sebelumnya untuk informasi selengkapnya tentang cara memecahkan masalah ini.

Pelanggaran Utama

Nilai kunci utama rekaman adalah sebuah duplikat — sudah ada di dalam tabel.

Kegagalan Aturan Validasi

Sebuah nilai melanggar aturan properti ValidationRule untuk bidang atau tabel ini.

Nilai kosong di Bidang yang Diperlukan

Nilai kosong tidak diperbolehkan dalam bdang ini karena properti Diperlukan untuk bidang ini diatur ke Ya.

Nilai kosong di bidang AutoNumber

Data yang Anda impor berisi nilai Kosong yang ingin Anda tambahkan ke bidang AutoNumber.

Rekaman Tidak Dapat Diuraikan

Sebuah nilai teks yang berisi karakter pemisah teks (bisanya tanda kutip ganda). Kapan saja sebuah nilai berisi karakter pemisah, karakter tersebut harus diulang dua kali dalam teks file; sebagai contoh:

Diameter 4 1/2""

Atas Halaman

Menautkan ke data di Excel

Dengan menautkan database Access ke data di program lain, Anda bisa menggunakan alat kueri dan pelaporan yang disediakan oleh Access tanpa harus mempertahankan salinan data Excel tersebut di database Anda.

Bila Anda menautkan ke sebuah lembar kerja Excel atau ke sebuah rentang bernamal, Access membuat tabel baru yang ditautkan ke sel sumber. Setiap perubahan yang Anda buat ke sel sumber di Excel muncul di tabel yang ditautkan. Tetapi, Anda tidak bisa mengedit konten tabel terkait di Access. Jika Anda ingin menambahkan, mengedit, atau menghapus data, Anda harus membuat perubahan itu di file sumber.

Skenario umum untuk menautkan ke lembar kerja Excel dari dalam Access

Umumnya, Anda menautkan ke lembar kerja Excel (bukan mengimpor) dengan alasan berikut:

  • Anda ingin terus mempertahankan data Anda di lembar kerja Excel tetapi dapat menggunakan fitur kueri dan pelaporan Access yang efektif.

  • Departemen atau grup kerja Anda menggunakan Access, tetapi data dari sumber eksternal yang bekerja dengan Anda menggunakan lembar kerja Excel. Jika Anda tidak ingin mempertahankan salinan data eksternal, melainkan ingin dapat mengerjakannya di Access.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda menautkan ke lembar kerja Excel

  • Anda tidak bisa membuat link ke database Access dari dalam Excel.

  • Bila Anda menautkan ke file Excel, Access membuat tabel baru, yang sering kali disebut sebagai tabel tertaut. Tabel itu memperlihatkan data dalam lembar kerja sumber atau rentang bernama tetapi tidak benar-benar menyimpan data dalam database.

  • Anda tidak bisa menautkan data Excel ke tabel yang sudah ada dalam database. Ini artinya bahwa Anda tidak bisa menambahkan data ke tabel yang sudah ada dengan melakukan operasi penautan.

  • Sebuah database bisa berisi beberapa tabel yang ditautkan.

  • Setiap perubahan yang Anda buat pada data Excel secara otomatis dicerminkan dalam tabel yang ditautkan. Tetapi, konten dan struktur data yang ditautkan dalam Access bersifat baca saja.

  • Bila Anda membuka buku kerja Excel di Access (dalam kotak dialog Buka Dile, ubah kotak daftar Tipe File ke Microsoft Excel, dan pilih file yang Anda inginkan), Access membuat database kosong dan secara otomatis memulai Panduan Tautkan Lembar Bentang.

Menyiapkan data Excel

  1. Temukan file dan lembar kerja Excel atau rentang berisi data yang ingin Anda tautkan. Jika tidak ingin menautkan ke seluruh lembar kerja, pertimbangkan untuk menetapkan rentang bernama yang hanya menyertakan sel yang ingin Anda tautkan.

    Membuat rentang bernama di Excel (opsional, berguna jika Anda hanya ingin menautkan ke sebagian data lembar kerja)   

    1. Buka Excel, lalu tampilkan lembar kerja tempat Anda ingin menentukan rentang bernama.

    2. Pilih rentang sel yang berisi data yang ingin Anda tautkan.

    3. Klik kanan di dalam rentang terpilih dan klik Namai Rentang atau Tentukan Nama.

    4. Dalam kotak dialog Nama Baru, tentukan nama untuk rentang dalam kotak Nama lalu klik OK.

      Perhatikan bahwa Anda hanya bisa menautkan ke satu lembar kerja atau rentang dalam satu waktu selama operasi penautan. Untuk menautkan ke data di beberapa tempat dalam sebuah buku kerja, ulangi operasi penautan untuk setiap buku kerja atau rentang.

  2. Tinjau data sumber data dan lakukan tindakan seperti yang diuraikan dalam tabel berikut.

    Elemen

    Deskripsi

    Format tabular

    Memastikan bahwa sel dalam format tabular. Jika rentang termasuk sel gabungan, konten sel tersebut diletakkan di bidang yang terkait dengan kolom paling kiri dan bidang lainnya dibiarkan kosong.

    Melewatkan kolom dan baris

    Anda tidak bisa melewatkan kolom dan baris sumber selama operasi penautan. Tetapi, Anda bisa menyembunyikan rekaman bidang dan filter dengan membuka tabel yang ditautkan dalam tampilan Lembar Data setelah Anda mengimpornya ke dalam Access.

    Jumlah kolom

    Jumlah kolom sumber tidak boleh melebihi 255, karena Access tidak mendukung lebih dari 255 bidang dalam sebuah tabel.

    Kolom, baris, dan sel kosong

    Hapus semua kolom dan baris kosong yang tidak diperlukan dalam lembar kerja atau rentang Excel. Jika ada sel yang kosong, cobalah menambahkan data yang hilang.

    Nilai kesalahan

    Jika satu atau lebih sel dalam sebuah lembar kerja atau rentang berisi nilai kesalahan, koreksi kesalahan itu sebelum Anda memulai operasi impor. Perhatikan bahwa jika lembar kerja sumber atau rentang berisi nilai kesalahan, Access menyisipkan nilai kosong di bidang terkait dalam tabel.

    Tipe data

    Anda tidak bisa mengubah tipe atau ukuran data bidang dalam tabel yang ditautkan. Sebelum Anda memulai operasi penautan, Anda harus memverifikasi bahwa setiap bidang berisi data tipe tertentu.

    Kami sangat menyarankan agar Anda memformat kolom jika kolom itu menyertakan nilai dengan tipe data yang berbeda. Sebagai contoh, kolom FlightNo dalam lembar kerja mungkin berisi nilai numerik dan teks, seperti 871, AA90, dan 171. Untuk menghindari nilai yang hilang atau tidak tepat, lakukan hal berikut:

    1. Klik kanan pada kolom, lalu klik Format Sel.

    2. Pada tab Nomor, di bawah Kategori, pilih sebuah format.

    3. Klik OK.

    Baris pertama

    Jika baris pertama lembar kerja atau rentang bernama berisi nama kolom, Anda bisa menentukan agar Access memperlakukan data dalam baris eprtama sebagai nama bidang selama operasi penautan. Jika tidak ada nama kolom dalam lembar kerja, atau jika nama kolom tertentu melanggar aturan penamaan bidang dalam Access, Access memberikan nama yang valid ke setiap bidang terkait.

  3. Tutup file sumber, jika terbuka.

Mempersiapkan database tujuan

  1. Buka database yang ingin Anda buatkan link-nya. Pastikan bahwa database tidak bersifat baca saja dan bahwa Anda memiliki izin yang diperlukan untuk melakukan perubahan pada database itu.

  2. Jika tidak ingin menyimpan tautan dalam database yang sudah ada, buatlah sebuah database kosong: Klik tab File, klik Baru, lalu klik Database Kosong. Harap diingat, jika Anda menggunakan Access 2007, klik Tombol Microsoft Office, lalu klik Baru.

Kini Anda siap untuk operasi penautan.

Membuat link

  1. Lokasi panduan impor/tautkan sedikit berbeda bergantung pada versi Access. Pilih langkah yang sesuai dengan versi Access Anda:

    • Jika menggunakan versi terbaru langganan Office 365 dari Access, pada tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautkan, klik Sumber Data Baru > Dari File > Excel.

    • Jika menggunakan Access 2016, Access 2013, atau Access 2010, pada tab Data Eksternal, dalam grup Impor & Tautkan, klik Excel.

    • Jika menggunakan Access 2007, pada tab Data Eksternal, dalam grup Impor, klik Excel.

    Catatan: Tab Data Eksternal tidak tersedia kecuali database terbuka.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Eksternal - Lembar Bentang Excel, di kotak Nama file, tentukan nama file sumber Excel.

  3. Klik Tautkan ke sumber data dengan membuat tabel yang dikaitkan, lalu klik OK.

    Panduan Tautkan Lembar Kerja dimulai dan memandu Anda sepanjang proses penautan.

  4. Di halaman pertama panduan, pilih sebuah lembar kerja atau rentang bernama dan klik Berikutnya.

  5. Jika baris pertama lembar kerja sumber atau rentang berisi nama bidang, pilih Baris pertama berisi judul kolom dan klik Berikutnya. Access menggunakan judul kolom untuk menamai bidang dalam tabel. Jika nama kolom menyertakan karakter khusus, nama itu tidak bisa digunakan sebagai nama bidang dalam Access. Dalam kasus seperti ini, sebuah pesan kesalahan ditampilkan untuk memberitahu Anda bahwa Access akan memberikan nama yang valid untuk bidang itu. Klik OK untuk melanjutkan.

  6. Di halaman terakhir panduan, tentukan nama untuk tabel yang ditautkan itu lalu klik Selesai. Jika tabel dengan nama yang Anda tentukan sudah ada, Anda akan ditanya apakah Anda ingin menimpa tabel atau kueri yang sudah ada. Klik Ya jika Anda ingin menimpa tabel atau kueri, atau klik Tidak untuk menentukan nama yang berbeda.

    Access berusaha membuat tabel yang ditautkan. Jika operasi berhasil, Access menampilkan pesan Selesai menautkan tabel. Buka tabel yang ditautkan dan tinjau bidang dan data untuk memastikan bahwa Anda melihat data yang benar di semua bidang.

    Jika Anda melihat nilai kesalahan atau data yang tidak benar, Anda harus memecahkan masalah di sumber data. Untuk informasi selengkapnya tentang cara memecahkan nilai kesalahan atau nilai yang tidak benar, lihat bagian berikutnya.

Atas Halaman

Memecahkan masalah #Num! dan nilai salah lainnya dalam tabel yang ditautkan

Sekalipun Anda menerima pesan Selesai menautkan tabel, Anda harus membuka tabel dalam tampilan Lembar Data untuk memastikan bahwa baris dan kolom memperlihatkan data yang benar.

Jika Anda melihat kesalahan atau data yang tidak benar di dalam tabel, lakukan tindakan seperti yang diuraikan dalam tabel berikut, lalu cobalah menautkan lagi. Ingatlah bahwa Anda tidak bisa menambahkan nilai langsung ke tabel yang ditautkan karena tabel bersifat baca saja.

Masalah

Resolusi

Elemen grafik

Elemen grafis dalam lembar kerja Excel, seperti logo, bagan, dan gambar, tidak bisa ditautkan dalam Access.

Menampilkan format

Anda mungkin harus mengatur properti Format bidang tertentu dalam tampilan Desain untuk memastikan bahwa nilai ditampilkan dengan tepat dalam tampilan Lembar Data.

Nilai terhitung

Hasil dari kolom atau sel terhitung ditampilkan dalam bidang terkait, tetapi Anda tidak bisa menampilkan rumus (atau ekspresi) dalam Access.

Nilai teks terpotong

Tingkatkan lebar kolom dalam tampilan Lembar Data. Jika Anda masih belum melihat keseluruhan nilai, itu mungkin karena nilai lebih panjang dari 255. Access hanya bisa menautkan hingga 255 karakter pertama, jadi Anda sebaiknya mengimpor data tersebut, bukan menautkan ke data itu.

Pesan kesalahan bidang numerik meluap

Tabel yang ditautkan mungkin tampak benar, tetapi kemudian, saat Anda menjalankan kueri pada tabel itu, Anda mungkin melihat pesan kesalahan Bidang Numerik Meluap. Ini bisa terjadi karena adanya konflik antara tipe data bidang dalam tabel yang ditautkan dan tipe data yang disimpan dalam bidang itu.

TRUE atau FALSE dan nilai -1 atau 0

Jika lembar kerja sumber atau rentang menyertakan kolom yang hanya berisi nilai TRUE atau FALSE, Access membuat bidang Ya/Tidak untuk kolom dalam bidang yang ditautkan tersebut. Tetapi, jika lembar kerja sumber atau rentang menyertakan kolom yang hanya berisi nilai -1 atau 0, Access, secara default, membuat bidang numerik untuk kolom itu, dan Anda tidak akan dapat mengubah tipe data dari bidang terkait dalam tabel. Jika Anda menginginkan bidang Ya/Tidak dalam tabel yang ditautkan, pastikan bahwa sumber daya kolom menyertakan nilai TRUE and FALSE.

Bidang multinilai

Access tidak mengaktifkan dukungan untuk beberapa nilai dalam sebuah bidang, meskipun sumber datanya berisis daftar nilai yang dipisahkan oleh titik koma (;). Daftar nilai akan diperlakukan sebagai nilai tunggal dan ditempatkan dalam bidang teks, dipisahkan oleh titik koma.

#Num!

Access menampilkan nilai kesalahan #Num!, bukan data aktual dalam bidang dalam situasi berikut:

  • Jika kolom sumber berisi beberapa nilai numerik atau tanggal dalam kolom yang sebagian besar berisi nilai teks, nilai numerik dan tanggal tidak diimpor.

  • Jika kolom sumber berisi beberapa nilai teks dalam kolom yang sebagian besar berisi nilai numerik, nilai teks tidak diimpor.

  • Jika kolom sumber berisi beberapa nilai teks dalam kolom yang sebagian besar berisi nilai tanggal, nilai teks tidak diimpor.

Lakukan hal berikut untuk meminimalkan kemunculan nilai kosong dalam tabel:

  1. Pastikan bahwa kolom sumber tidak berisi nilai dari tipe data yang berbeda.

  2. Format kolom tersebut dalam lembar kerja Excel.

  3. Selama operasi penautan pilih tipe data yang tepat untuk setiap bidang. Jika tipe data salah, kolom hasil mungkin hanya berisi nilai #Num! untuk semua baris data.

Nilai numerik, bukan nilai tanggal

Jika Anda melihat angka lima digit yang tampak acak dalam sebuah bidang, periksalah untuk melihat apakah kolom sumber berisi sebagian besar nilai numerik tapi juga menyertakan beberapa nilai tanggal. Nilai tanggal yang muncul dalam kolom numerik tidak dikonversi secara benar menjadi angka. Ganti nilai tanggal itu dengan nilai numerik dan cobalah menautkan lagi.

Nilai tanggal, bukan nilai numerik

Jika Anda melihat nilai tanggal yang tampak acak dalam sebuah bidang, periksalah untuk melihat apakah kolom sumber berisi sebagian besar nilai tanggal tapi juga menyertakan beberapa nilai numerik. Nilai numerik yang muncul dalam kolom nilai tanggal dikonversi secara tidak benar menjadi tanggal. Ganti nilai numerik itu dengan nilai tanggal dan cobalah menautkan lagi.


Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×