Menggunakan pemfilteran untuk mengubah tampilan SharePoint

Menggunakan pemfilteran untuk mengubah tampilan SharePoint

Pemfilteran mengurangi jumlah item dalam tampilan sehingga hanya menampilkan data yang ingin dilihat. Filter memilih item yang sesuai dengan kriteria tertentu, seperti rentang harga, lokasi, atau tipe item. Menggunakan indeks dan filter juga dapat membantu Anda menemukan data dan menyesuaikan tampilannya agar tidak melebihi Ambang Tampilan Daftar. Filter dapat mengembalikan data tersendiri, atau dikelompokkan maupun diurutkan untuk pemformatan yang lebih baik.

Indeks bekerja dengan filter untuk meningkatkan kinerjanya. Jika jumlah item dalam daftar atau pustaka melebihi Ambang Tampilan Daftar tetapi masih di bawah 20.000 item, biasanya Anda dapat menambahkan indeks ke kolom yang sudah ada. Kemudian, Anda dapat menerapkan filter agar data yang ditampilkan tetap di bawah Ambang Tampilan Daftar, yaitu 5000 item.

Filter mengurangi jumlah data yang dikembalikan dengan memilih item berdasarkan operasi (seperti lebih besar atau kurang dari) dan data yang cocok. Saat membuat tampilan terfilter, kolom terindeks pertama dalam ekspresi filter akan mengurangi rangkaian data dengan jumlah terbesar. Misalnya, memfilter bidang status atau tanggal terkadang dapat sangat mengurangi rangkaian data. Jika Anda memiliki 15.000 item, indeks pertama harus mengembalikan kurang dari 5000 item. Jika rangkaian data Anda tidak lebih dari 5000 item, tindakan ini tetap menjadi praktik yang baik.

SharePoint memilih kolom terindeks pertama dalam kueri, lalu menggunakan kolom yang lain untuk memilih data. Kolom lain yang ditentukan dalam filter tampilan mungkin akan diindeks. Tampilan tidak menggunakan indeks tersebut, meskipun hasil tampilan terfilter mengembalikan hasil yang tidak melebihi Ambang Tampilan Daftar.

Misalnya, Anda memiliki kueri: ukuran = besar AND warna = merah. Dalam daftar, ukuran tidak diindeks, tetapi warna akan diindeks. Selama terdapat kurang dari 5000 item "merah" dalam daftar, kueri akan berhasil dalam daftar yang besar. Namun, jika Anda memiliki kueri ukuran = besar OR warna = merah, meskipun database dapat menemukan semua item merah, database harus memindai seluruh daftar untuk menemukan semua item besar. Jika ada lebih dari 5.000 item yang dikembalikan, kueri akan dibatasi.

Jika Anda menggunakan dua kolom atau lebih dalam ekspresi filter, satu atau beberapa indeks penentu akan menggunakan operator AND. Sebagai contoh, Anda ingin mengembalikan Anjing dari daftar binatang yang besar. Anda memiliki kolom yang belum diindeks bernama Spesies dengan Anjing sebagai salah satu nilainya. Jika hanya membuat kueri untuk Spesies = Anjing, kueri akan dibatasi. Namun, jika Anda memiliki kolom terindeks bernama Kelas, kueri menjadi Kelas = Mamalia AND Spesies = Anjing. Anda juga dapat mencari kucing dan anjing dengan kueri Kelas = Mamalia AND (Spesies = Anjing OR Spesies = Kucing). Kueri kedua akan memilih semua Mamalia, lalu memfilter Anjing dan Kucing.

Catatan: Jika memindahkan item ke Keranjang Sampah, item tersebut tetap akan dihitung saat menentukan apakah ekspresi filter melampaui Ambang Tampilan Daftar atau tidak. Jika keranjang sampah dibersihkan, item tidak akan dihitung lagi. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengosongkan keranjang sampah atau memulihkan file Anda.

Jika kolom yang akan digunakan untuk memfilter tidak memiliki indeks, Anda harus memulai dengan membuat indeks. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan indeks ke kolom SharePoint.

Setelah mengindeks kolom, Anda dapat menambahkannya saat membuat atau mengubah tampilan, lalu menggunakannya untuk memfilter tampilan. Sebelum membuat tampilan, Anda harus menambahkan lebih banyak kolom ke daftar agar pengurutan, pengelompokan, dan pemfilteran menjadi lebih fleksibel. Untuk pengurutan dan pemfilteran, Anda dapat memilih kolom yang ada dalam rangkaian data, tetapi tidak ditampilkan.

Membuat tampilan

  1. Buka Daftar atau Pustaka tempat Anda ingin membuat tampilan.

  2. Tergantung pada versi yang digunakan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam pengalaman SharePoint 2016, 2013, 2010, atau SharePoint Online Klasik, klik tab Daftar atau Pustaka, lalu klik Buat Tampilan.

      Tombol Buat tampilan Pustaka SharePoint di pita.
    • Di SharePoint Online atau SharePoint yang tersambung ke grup, klik panah menurun pada tombol Opsi Tampilan, lalu klik Kelola Tampilan atau Edit tampilan saat ini.

      Menu pilihan Tampilan dengan Kelola tampilan yang dipilih
      Mengedit tampilan saat ini
  3. Gulir menurun ke bagian Tampilan, lalu klik Buat tampilan.

  4. Di halaman Tipe Tampilan, klik tampilan yang ingin Anda gunakan. Jika tidak yakin, pilih Tampilan Standar.

    Halaman Tipe Tampilan
  5. Ketikkan Nama Tampilan.

    Mengatur nama dan nama file opsional untuk tampilan
  6. Edit alamat web untuk tampilan tersebut, atau setujui alamatnya. Anda dapat kembali lagi untuk mengubahnya nanti.

  7. Dalam bagian Filter, klik Perlihatkan item hanya saat berikut ini benar, lalu pilih cara Anda ingin memfilter item berdasarkan salah satu kolom yang diindeks.

    Misalnya, untuk membuat tampilan berisi item yang diubah hari ini saja, pilih kolom Diubah (Terindeks) dan syarat sama dengan, lalu ketikkan [Hari Ini].

    Di SharePoint Online, pilih bidang terindeks

    Catatan: Jika Anda tidak melihat kolom apa pun yang bertuliskan (Terindeks) setelah namanya, Anda tidak memiliki kolom indeks apa pun yang tersedia untuk daftar atau pustaka itu. Anda harus terlebih dahulu Membuat indeks sederhana atau majemuk.

  8. Untuk membatasi jumlah item yang ditampilkan di setiap halaman, gulir menurun hingga Batas Item, lalu atur nilai Jumlah item yang akan ditampilkan. Saat membuat tampilan, jumlah default item yang ditampilkan adalah 30.

    Mengatur jumlah item yang akan ditampilkan di halaman Pengaturan Tampilan
  9. Tersedia dua opsi yang dapat Anda pilih saat mengatur batas item pada halaman:

    • Tampilkan item dalam kumpulan ukuran tertentu: opsi ini membuat tampilan data per halaman yang berguna ketika Anda menelusuri item dengan cara yang tidak interaktif.

      Ketika terdapat lebih banyak item daripada pengaturan batas, tampilan akan diatur per halaman.

      Gambar Fitur

    • Batasi jumlah total item yang dikembalikan ke jumlah tertentu: opsi ini membuat batas tegas yang mungkin akan mengembalikan seluruh hasil operasi filter. Opsi ini berguna saat Anda ingin menguji tampilan, membuat prototipe, atau hanya ingin mengambil nilai teratas dalam tampilan.

  10. Di bawah Gaya, Anda dapat memilih Panel Pratinjau untuk melihat semua informasi dari item daftar dalam format panel vertikal. Panel pratinjau adalah salah satu Gaya Tampilan yang dapat dipilih di bawah Gaya ketika mengedit atau membuat tampilan.

    Pilihan gaya di halaman Pengaturan tampilan

    Anda dapat menavigasi data lebih cepat dengan mengarahkan penunjuk ke judul item di area pengguliran di sisi kiri halaman, untuk melihat semua nilai kolom item saat ini secara vertikal di sisi kanan halaman. Lebih sedikit data awal akan ditampilkan, dan hal ini akan membantu menampilkan tampilan dengan lebih cepat. Gaya ini juga sangat berguna jika daftar Anda cenderung lebar atau memiliki banyak kolom dan membutuhkan pengguliran horizontal untuk melihat data.

    Gambar Fitur

  11. Klik OK.

Ada beberapa hal lain yang dapat dilakukan dengan tampilan, tetapi semua ini sudah cukup untuk menampilkan data yang melampaui Ambang Tampilan Daftar jika Anda tidak tahu apa yang harus dilakukan. Anda juga dapat mengurutkan, atau mengelompokkan, mengatur total, memperluas folder, dan mengoptimalkan tampilan dengan perangkat seluler.

Untuk Mengubah tampilan

  1. Buka Daftar atau Pustaka tempat Anda ingin membuat tampilan.

  2. Lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam pengalaman SharePoint 2016, 2013, 2010, atau SharePoint Online Klasik, klik tab Daftar atau Pustaka, pilih tampilan di bawah Tampilan Saat ini, lalu klik Ubah Tampilan.

      Tab Pustaka dengan Ubah Tampilan disorot
    • Di SharePoint Online, klik panah menurun pada tombol Opsi Tampilan, kemudian klik Edit tampilan saat ini.

      Menu pilihan Tampilan dengan Kelola tampilan yang dipilih
  3. Gulir menurun ke bagian Tampilan, lalu klik tampilan.

  4. Anda dapat mengubah pengaturan sesuai yang diuraikan dalam langkah 5 sampai 9 pada prosedur Membuat tampilan di atas.

  5. Klik OK.

Untuk tampilan yang memfilter banyak item dengan cepat, kolom pertama dalam filter harus diindeks. Kolom lain yang Anda tentukan dalam filter tampilan mungkin akan diindeks, tetapi tampilan tidak akan menggunakan indeks tersebut. Kolom pertama filter akan mengembalikan item kurang dari Ambang Tampilan Daftar.

Jika kolom pertama filter mengembalikan item lebih dari Ambang Tampilan Daftar, Anda dapat menggunakan filter dengan dua kolom atau lebih. Saat menetapkan tampilan terfilter yang menggunakan dua kolom atau lebih, gunakan operator AND untuk membatasi jumlah total item yang dikembalikan. Namun, bahkan dalam kasus ini, Anda tetap harus menentukan kolom yang kemungkinan akan mengembalikan jumlah data yang lebih sedikit sebagai kolom pertama dalam filter. Menggunakan filter OR hampir selalu menambah jumlah item yang dikembalikan dan tidak akan efektif dalam keadaan tersebut.

Untuk informasi selengkapnya tentang tampilan, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.

Penting:  Meskipun Anda dapat mengindeks satu kolom pencarian untuk meningkatkan kinerja, menggunakan kolom pencarian terindeks agar tidak melebihi Ambang Tampilan Daftar tidak akan berfungsi. Gunakan tipe kolom yang lain sebagai indeks utama atau sekunder.

Penting:  Jika Anda memfilter daftar berdasarkan bidang terindeks, periksa keranjang sampah untuk item yang dihapus dari daftar atau pustaka. Item dalam keranjang sampah tidak termasuk dalam Ambang Tampilan Daftar, dan tidak akan dihapus dari database ujung-belakang hingga item dihapus dari keranjang sampah. Jika jumlah total item yang difilter dalam daftar dan keranjang sampah lebih besar dari Ambang Daftar, Anda mungkin mendapatkan rangkaian hasil yang tidak lengkap atau akan diblokir. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengosongkan keranjang sampah atau memulihkan file Anda.

Terdapat dua kata kunci yang dapat digunakan untuk memfilter berdasarkan hari saat ini [Hari Ini], atau pengguna saat ini [Saya]. Kata kunci ini dinamis karena berubah menurut pengguna atau tanggal.

Menggunakan [Saya] dapat membantu ketika Anda hanya ingin melihat dokumen dalam pustaka berukuran besar. [Saya] beroperasi pada kolom berbasis orang seperti Dibuat oleh atau Diubah oleh. Misalnya, untuk melihat semua dokumen yang telah Anda buat, atur filter kolom Dibuat oleh sama dengan [Saya]. Jika Anda adalah editor dan ingin melihat file yang terakhir dikerjakan, atur filter pada kolom Diubah oleh menjadi sama dengan [Saya]. Untuk melihat keduanya, buat dua filter yang dihubungkan dengan Or.

Memfilter menggunakan [Saya]
Filter yang menampilkan dokumen yang dibuat atau diubah oleh Anda

Kata kunci [Hari Ini] berfungsi pada kolom berbasis tanggal. Anda dapat menggunakan matematika untuk mendapatkan rentang yang berubah sesuai tanggal hari ini. Misalnya, untuk melihat semua dokumen yang telah diubah dalam 30 hari terakhir, Anda dapat membuat filter pada kolom Tanggal yang lebih besar dari atau sama dengan [Hari Ini] - 30. Agar hari ini tidak disertakan, atur filter kedua pada kolom Tanggal menjadi lebih kecil dari [Hari Ini] dan hubungkan dengan And.

Memfilter menggunakan [Hari Ini]
Filter yang menampilkan file yang diubah dalam 30 hari terakhir

Anda juga dapat memfilter langsung dengan cepat dari daftar atau pustaka, tanpa perlu menambahkan overhead tampilan lain. Anda tidak dapat mengatur operator seperti lebih besar dari atau sama dengan. Daftar filter diambil dari data dalam kolom. Misalnya, dengan kolom untuk departemen, Anda dapat memfilter departemen SDM atau TI.

  1. Dalam daftar atau pustaka, arahkan mouse ke header untuk kolom yang ingin difilter, lalu klik panah menurun.

  2. Di bagian bawah kotak menurun, klik nilai yang ingin Anda filter. Kotak centang akan muncul dengan pilihan Anda jika sebelumnya pilihan tidak muncul.

    Klik header kolom, lalu pilih nilai yang ingin Anda gunakan untuk memfilter.
    SharePoint 2010, 2013, atau 2016
    Klik header pada kolom untuk memfilter dengan cepat
    Situs SharePoint yang tersambung ke grup atau SharePoint Online
  3. Jika sudah selesai dan Anda ingin kembali untuk menampilkan semua nilai, klik panah menurun, lalu klik Hapus filter [dari kolom nama], lalu klik Tutup.

Berikut ini adalah beberapa saran untuk tampilan umum yang akan bekerja dengan baik dengan kolom terindeks:

Untuk memfilter menurut:

Indeks:

Misalnya:

Item yang baru diubah

Kolom Diubah

Untuk menampilkan item yang telah diubah dalam seminggu terakhir saja, terapkan filter Diubahlebih besar dari[Hari Ini]-7.

Item baru

Kolom Dibuat

Untuk membuat tampilan berisi item yang ditambahkan dalam seminggu terakhir saja, terapkan filter Dibuatlebih besar dari[Hari Ini]-7.

Item saya

Kolom Dibuat Oleh

Untuk membuat tampilan berisi item yang telah Anda tambahkan saja, terapkan filter Dibuat Olehsama dengan[Saya].

Item jatuh tempo hari ini

Kolom Tanggal Jatuh Tempo (yang Anda buat dalam daftar atau pustaka)

Untuk membuat tampilan berisi item dengan tanggal jatuh tempo hari ini saja, terapkan filter Tanggal Jatuh Temposama dengan[Hari Ini].

Pembaruan papan diskusi

Kolom Terakhir Diperbarui

Untuk membuat tampilan hanya terdiri dari diskusi yang diperbarui dalam sebulan terakhir, terapkan filter Terakhir Diperbarui lebih besar dari [Hari Ini]-30.

File arsip dalam pustaka dokumen

Tanggal Diubah

Untuk membuat tampilan berisi dokumen yang tidak diubah sejak tahun 2016 (yang ingin Anda arsipkan), terapkan filter Tanggal Diubah kurang dari 31 Desember 2016.

Menemukan subset data keuangan

Kawasan, Tahun (sebagai dua indeks sederhana)

Untuk membuat tampilan data keuangan bagi kawasan Northeast pada tahun 2015, terapkan filter Kawasan sama dengan "NE" AND Tahun sama dengan 2015 karena kolom Kawasan kemungkinan memiliki nilai lebih sedikit dari kolom Tahun.

Catatan: Bahkan, saat Anda membuat tampilan terfilter berdasarkan indeks kolom, jika melampaui Ambang Tampilan Daftar, operasi tambahan tertentu mungkin masih diblokir karena harus mengakses seluruh daftar atau pustaka. Operasi ini mencakup hal berikut: menambahkan atau menghapus indeks, membuat pengurutan dalam definisi tampilan; menampilkan total kolom; dan menambahkan, memperbarui, atau menghapus bidang terhitung. Jika hal ini terjadi, cobalah untuk menjalankan operasi selama Jendela Waktu Harian, ketika batas tidak diterapkan.

Tipe Kolom yang Didukung

  • Teks satu baris

  • Pilihan (nilai tunggal)

  • Angka

  • Mata Uang

  • Tanggal dan Waktu

  • Orang atau Grup (nilai tunggal)

  • Metadata Terkelola

  • Ya/Tidak

  • Pencarian

Tipe Kolom yang Tidak Didukung

  • Teks beberapa baris

  • Pilihan (multinilai)

  • Terhitung

  • Hyperlink atau Gambar

  • Kolom Kustom

  • Orang atau Grup (multinilai)

  • Data eksternal

Kami mendengarkan

Dibuat pada 30 April 2017

Apakah artikel ini bermanfaat? Jika demikian, beri tahu kami di bagian bawah halaman ini. Jika tidak, beri tahu kami apa yang membingungkan atau tidak dapat Anda temukan. Harap cantumkan versi SharePoint, OS, serta browser yang Anda gunakan. Kami akan menggunakan umpan balik untuk memeriksa kembali fakta, menambahkan informasi, dan memperbarui artikel ini.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×