Menggunakan parameter dalam kueri, formulir, dan laporan

Dalam artikel ini

• Gambaran Umum

• Menggunakan parameter dalam kueri

• Menentukan tipe data parameter

• Membuat formulir yang mengumpulkan parameter

• Membuat formulir yang mengumpulkan parameter untuk laporan

Gambaran umum

Anda dapat menggunakan kriteria dalam kueri parameter di Access untuk membatasi kumpulan rekaman yang dihasilkan oleh kueri. Mungkin, kotak dialog yang disediakan oleh kueri parameter tidak memenuhi kebutuhan Anda. Dalam kasus ini, silakan buat formulir yang lebih memenuhi kebutuhan pengumpulan parameter Anda. Artikel ini menjelaskan cara membuat formulir yang mengumpulkan parameter laporan dan kueri. Artikel ini menganggap Anda sudah terbiasa membuat kueri dan menetapkan parameter dalam kueri. Setidaknya, Anda harus sudah terbiasa membuat kueri pemilihan sebelum melanjutkan.

Artikel ini menyediakan contoh penggunaan parameter dalam kueri. Artikel ini tidak menyediakan referensi yang menyeluruh untuk menentukan kriteria.

• Untuk informasi selengkapnya tentang cara membuat kueri pemilihan, lihat artikel Membuat kueri pemilihan sederhana.

• Untuk informasi selengkapnya tentang kueri secara umum, lihat artikel Pengenalan kueri.

• Untuk informasi selengkapnya tentang menetapkan parameter dalam kueri, lihat artikel Menggunakan parameter untuk meminta input saat menjalankan kueri.

• Untuk informasi selengkapnya tentang cara menentukan kriteria dalam kueri, lihat artikel Contoh kriteria kueri.

Menggunakan parameter dalam kueri

Menggunakan parameter dalam kueri dapat dilakukan semudah membuat kueri yang menggunakan kriteria. Anda dapat mendesain kueri untuk meminta satu bagian informasi, seperti nomor bagian, atau lebih dari satu bagian informasi, seperti dua tanggal. Untuk setiap parameter, kueri parameter menampilkan kotak dialog terpisah yang meminta nilai untuk parameter tersebut.

Menentukan tipe data parameter

Anda juga dapat menentukan tipe data yang harus diterima oleh parameter. Tipe data untuk semua parameter dapat ditentukan, terlebih untuk data numerik, mata uang atau tanggal/waktu. Bila ditentukan, pengguna akan melihat pesan kesalahan yang lebih berguna ketika mereka memasukkan tipe data yang salah, seperti memasukkan teks ketika yang diharapkan adalah mata uang.

Untuk menentukan tipe data bagi parameter dalam kueri, ikuti langkah-langkah ini:

1. Dengan kueri yang dibuka pada tampilan Desain, pada tab Desain, di grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Parameter.

2. Dalam kotak dialog Parameter Kueri, di kolom Parameter, ketik perintah untuk setiap parameter yang ingin Anda tentukan tipe datanya. Pastikan bahwa setiap parameter cocok dengan perintah yang Anda gunakan di baris Kriteria dari kisi desain kueri.

3. Dalam kolom Tipe Data, pilih tipe data bagi setiap parameter.

Membuat formulir yang mengumpulkan parameter

Meskipun memiliki kotak dialog bawaan yang menumpulkan parameter, kueri parameter hanya menyediakan fungsi dasar. Dengan formulir untuk mengumpulkan parameter, Anda akan memperoleh fitur-fitur berikut:

• Kemampuan untuk menggunakan kontrol khusus tipe data, seperti kontrol kalender untuk tanggal.

• Ketetapan parameter yang dikumpulkan, sehingga Anda dapat menggunakannya dengan lebih dari satu kueri.

• Kemampuan untuk menyediakan kotak kombo atau kotak daftar untuk pengumpulan parameter, memungkinkan Anda memilih nilai data yang tersedia dalam daftar.

• Kemampuan untuk menyediakan kontrol bagi fungsi lain, seperti membuka atau merefresh kueri.

Video berikut ini memperlihatkan cara membuat formulir sederhana untuk mengumpulkan parameter bagi kueri, sebagai ganti dari penggunaan kotak dialog yang biasanya terkait dengan kueri parameter.

Membuat formulir yang mengumpulkan parameter untuk laporan

Ada beberapa cara untuk melakukan skenario ini, namun kami hanya akan memperlihatkan satu teknik yang sebagian besarnya menggunakan makro. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat formulir yang mengumpulkan parameter untuk laporan.

• Langkah 1: Buat formulir yang menerima input

• Langkah 2: Buat modul kode untuk memeriksa apakah formulir parameter telah dimuat

• Langkah 3: Buat makro yang mengontrol formulir dan laporan

• Langkah 4: Tambahkan tombol perintah OK dan Batal ke formulir

• Langkah 5: Gunakan data formulir sebagai kriteria kueri

• Langkah 6: Tambahkan tindakan makro ke kejadian laporan

• Langkah 7: Cobalah

Langkah 1: Buat formulir yang menerima input

1. Di tab Buat, dalam grup Formulir, klik Desain Formulir.

2. Dalam Tampilan desain, tekan F4 untuk menampilkan lembar properti lalu tentukan properti formulir, seperti yang diperlihatkan dalam tabel berikut ini.

   Properti	Pengaturan
   Keterangan	Masukkan nama yang ingin ditampilkan di bilah judul formulir.
   Tampilan Default	Formulir Tunggal
   Perbolehkan Tampilan Formulir	Ya
   Perbolehkan Tampilan Lembar Data	Tidak
   Perbolehkan Tampilan PivotTable	Tidak
   Perbolehkan Tampilan PivotChart	Tidak
   Bilah Gulir	Tidak satu pun
   Pemilih Rekaman	Tidak
   Tombol Navigasi	Tidak
   Gaya Batas	Dialog

3. Untuk setiap parameter yang perlu dikumpulkan oleh formulir, klik Kotak Teks dalam grup Kontrol di tab Desain.

4. Atur properti untuk kotak teks, seperti yang diperlihatkan dalam tabel berikut.

   Properti	Pengaturan
   Nama	Masukkan nama yang mendeskripsikan parameter, misalnya, StartDate.
   Format	Pilih format yang mencerminkan tipe data bidang parameter. Misalnya, pilih Tanggal Umum untuk bidang data.

5. Simpan formulir dan beri nama, seperti frmKriteria.

Langkah 2: Buat modul kode untuk memeriksa apakah formulir parameter telah dimuat

1. Di tab Buat dalam grup Makro & Kode, klik Modul. 

   Sebuah modul baru akan terbuka di Visual Basic Editor.

2. Ketik atau tempelkan kode berikut ke dalam Visual Basic Editor:

   Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean
   Dim oAccessObject As AccessObject
   Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)
   If oAccessObject.IsLoaded Then
     If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
       IsLoaded = True
     End If
   End If
   End Function
   

3. Simpan modul dengan nama yang unik, lalu tutup Visual Basic Editor.

Langkah 3: Buat makro yang mengontrol formulir dan laporan

Dengan fitur submakro dari makro Access, kita dapat menetapkan semua langkah yang perlu dibuat cukup dalam satu makro. Kita akan membuat empat submakro, Buka Dialog, Tutup Dialog, OK, dan Batal, untuk mengontrol berbagai tugas yang diperlukan untuk prosedur ini. Menggunakan tangkapan layar di bawah ini sebagai panduan, buat makro baru dengan submakro dan tindakan berikut. Ingat, untuk contoh ini, formulir parameter kami bernama frmKriteria. Sesuaikan makro dengan nama formulir yang Anda buat sebelumnya. Pastikan juga untuk mengklik Perlihatkan Semua Tindakan di tab Desain untuk melihat semua tindakan makro.

Simpan dan tutup makro. Beri nama makro, misalnya, Makro Rentang Tanggal.

Langkah 4: Tambahkan tombol perintah OK dan Batal pada formulir

1. Buka kembali formulir parameter yang telah dibuat sebelumnya dalam Tampilan desain.

2. Pastikan bahwa Gunakan Panduan Kontrol dalam grup Kontrol di tab Desain tidak dipilih.

3. Di tab Desain, dalam grup Kontrol, klik Tombol.

4. Letakkan penunjuk di bawah kotak teks pada formulir, lalu seret untuk membuat tombol perintah OK.

5. Jika lembar properti tidak terlihat, tekan F4 untuk menampilkannya.

6. Atur properti tombol OK, seperti yang diperlihatkan dalam tabel berikut.

   Properti	Pengaturan
   Nama	OK
   Keterangan	OK
   Default	Ya
   OnClick	Masukkan nama makro, misalnya, Makro Rentang Tanggal.OK.

7. Buat tombol perintah Batal dan atur propertinya, seperti yang diperlihatkan dalam tabel berikut.

   Properti	Pengaturan
   Nama	Batal
   Keterangan	Batal
   OnClick	Masukkan nama makro, misalnya, Makro Rentang Tanggal.Batal.

8. Simpan dan tutup formulir.

Langkah 5: Gunakan data formulir sebagai kriteria kueri

1. Buka kueri yang telah dibuat sebelumnya dalam Tampilan desain.

2. Masukkan kriteria untuk data tersebut. Gunakan objek Formulir, nama formulir, dan nama kontrol:

   • Misalnya, dalam database Access (.accdb atau .mdb), untuk formulir bernama frmKriteria, Anda dapat menggunakan ekspresi berikut ini untuk merujuk ke kontrol yang bernama Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai dalam kueri:

     Between [Formulir]![frmKriteria]![Tanggal Mulai] And [Formulir]![frmKriteria]![Tanggal Selesai]

Langkah 6: Tambahkan tindakan makro ke kejadian laporan

1. Buka laporan yang ingin digunakan dalam Tampilan desain.

2. Jika lembar properti tidak terlihat, tekan F4 untuk menampilkannya.

3. Pastikan properti Sumber Rekaman laporan menggunakan kueri parameter yang sebelumnya telah Anda tetapkan.

4. Atur dua properti laporan tambahan ini, seperti yang diperlihatkan dalam tabel berikut.

   Properti	Pengaturan
   OnOpen	Masukkan nama makro, misalnya, Makro Rentang Tanggal.Buka Dialog.
   OnClose	Masukkan nama makro, misalnya, Makro Rentang Tanggal.Tutup Dialog.

   Dalam kejadian Buka pada laporan, Access akan menjalankan tindakan yang telah ditetapkan dalam submakro Buka Dialog dari objek Makro Rentang Tanggal. Demikian juga, saat laporan ditutup, Access akan menjalankan tindakan yang telah ditetapkan dalam submakro Tutup Dialog dari objek Makro Rentang Tanggal.

5. Simpan dan tutup laporan.

Langkah 7: Cobalah

Setelah membuat semua objek Access, inilah waktu untuk mencobanya. Buka laporan dalam Tampilan Laporan atau Pratinjau Cetak, lalu perhatikan bahwa, sebelum Access menampilkan laporan, formulir parameter akan terbuka dalam mode dialog. Masukkan kriteria yang diperlukan ke dalam kotak teks yang sebelumnya telah Anda buat, lalu klik tombol perintah OK pada formulir. Access kemudian akan menyembunyikan formulir (Terlihat = Tidak) dan membuka laporan berisi data yang cocok dengan kriteria Anda saja. Proses ini berjalan karena kueri parameter yang mendasari laporan dapat membaca nilai dalam kontrol yang ada pada formulir tersembunyi. Saat Anda menutup laporan, Access juga akan menutup formulir parameter.

Atas Halaman