Menggunakan grup Office 365 dan bukan kotak surat situs

Catatan: Artikel ini telah bermanfaat selama ini, dan akan segera dihapus. Untuk mencegah kesalahan "Halaman tidak ditemukan", kami menghapus tautan yang kami ketahui. Jika Anda sudah membuat tautan ke halaman ini, silakan hapus tautan, dan kami akan mengupayakan agar web tetap tersambung.

Kotak surat situs telah digunakan oleh banyak organisasi sebagai alat kolaborasi mereka. Muncul dengan kotak surat umum untuk membantu Anda mengkoordinasikan dan menyimpan tim atau email terkait proyek di satu tempat dan situs SharePoint untuk menyimpan semua file umum Anda. Namun, seiring dengan cara orang yang bekerja sama telah berubah, pelanggan telah meminta solusi yang mempromosikan bentuk kolaborasi yang lebih aktif. Oleh karena itu, kami memiliki kotak surat situs usang dan mendorong Anda untuk berpindah ke grup Office 365 yang menyediakan pengalaman kolaborasi yang lebih kaya.

Untuk informasi selengkapnya tentang keputusan tersebut, silakan lihat penghentian kotak surat situs.

Grup di Office 365 memungkinkan Anda memilih sekumpulan orang yang ingin Anda kerjakan dan dengan mudah menyetel kumpulan sumber daya bagi orang tersebut untuk berbagi. Anda tidak perlu khawatir memberikan izin secara manual untuk semua sumber daya itu sebab menambahkan anggota ke dalam grup otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan ke alat yang tersedia dalam grup.

Grup Office 365 melampaui apa yang ditawarkan kotak surat situs dan menyertakan:

  • Akses tamu – dengan kotak surat situs yang tidak dapat Anda berikan kepada orang di luar akses organisasi Anda. Dengan grup, Anda dapat menawarkan akses ke percakapan email, file, dan bahkan buku catatan OneNote bersama.

  • Kotak masuk bersama-tempat percakapan yang biasanya Anda miliki di kotak surat berlangsung. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dapat ditelusuri sehingga membuat Arsip dari pesan grup. Pendatang baru ke grup bisa mencari atau menggulir kembali melalui Riwayat untuk segera mengetahui apa yang telah dikomunikasikan dengan grup sebelumnya.

  • Pustaka file bersama-grup Anda memiliki pustaka file SharePoint di mana pengguna Anda bisa menyimpan, berbagi dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar atau jenis file lainnya yang perlu mereka kerjakan.

  • Kalender bersama-grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting acara yang terkait dengan grup. Setiap anggota yang telah berlangganan ke grup secara otomatis diundang ke acara yang diposting ke kalender sehingga acara tersebut juga bisa muncul di kalender Office 365 mereka jika menginginkannya.

  • Buku catatan bersama OneNote-grup secara otomatis memiliki buku catatan OneNote bersama di mana anggota grup bisa mengumpulkan dan berkolaborasi pada informasi. Banyak grup menggunakan buku catatan untuk membuat wiki yang masih hidup dengan tanya jawab Umum dan sumber daya lainnya.

  • Konten adalah grup yang dapat ditemukan di Outlook publik di dalam organisasi Anda secara default, yang berarti bahwa konten tersebut mudah untuk orang lain dalam organisasi Anda untuk menemukan dan bergabung atau meninjau materi dalam grup. Jika konten grup lebih sensitif, Anda dapat mengalihkan grup ke privat, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan mengharuskan pemilik grup menyetujui permintaan untuk bergabung.

  • Pembuatan layanan mandiri-admin tidak harus terjebak berdasarkan permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna dapat membuat grup sendiri sesuai keperluan. Jika Anda ingin mengontrol pengguna mana di organisasi Anda bisa membuat grup Lihat mengontrol siapa yang bisa membuat grup Office 365.

Manajemen direktori

Mempertahankan direktori Anda di bawah kontrol merupakan perhatian dari setiap administrator. Berikut adalah beberapa alat Office 365 yang ditawarkan grup untuk membantu mempermudah:

  • Kebijakan penamaan-kebijakan penamaan memungkinkan Anda untuk menentukan apa itu, dan bukan nama yang dapat diterima untuk grup Anda. Yang mencegah pengguna memberi nama yang tidak senonoh atau dilarang untuk grup. Selain itu, Anda bisa menerapkan awalan atau akhiran perusahaan untuk nama grup.

  • Keanggotaan dinamis-keanggotaan dinamis memungkinkan Anda untuk mengatur keanggotaan grup berdasarkan aturan, yang menambahkan (atau menghapus) anggota grup berdasarkan metadata (seperti Departemen atau peran) di direktori aktif Anda.

  • Keanggotaan grup tersembunyi-jika Anda memiliki alasan untuk ingin daftar keanggotaan grup Anda menjadi rahasia, misalnya jika anggota adalah pelajar, Anda bisa menyembunyikan daftar anggota dari pihak luar.

  • Izin pembuatan-mungkin ada beberapa orang di organisasi Anda yang tidak ingin bisa membuat grup baru. Ada beberapa teknik untuk mengelola izin pembuatan di direktori Anda.

  • Log audit-Anda dapat memiliki lebih banyak keyakinan yang memungkinkan pengguna Anda membuat grup dan mengelola keanggotaan grup karena log audit grup Office 365 memungkinkan Anda melacak siapa yang membuat atau menghapus Grup tertentu atau membuat perubahan pada keanggotaan grup.

Manajemen pengiriman

Manajemen pengiriman memberi Anda beberapa metode untuk menangani bagaimana pesan dikirim atau diterima oleh grup. Selain itu, ada alat untuk memantau aliran pesan tersebut.

  • Kirim sebagai atau kirim atas nama-pengaturan ini memperbolehkan pengguna yang ditentukan untuk mengirim email seolah-olah mereka berasal, atau atas nama grup.

  • Pembatasan pengirim-pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang diperbolehkan untuk mengirim pesan ke grup. Grup dapat dikonfigurasikan untuk memperbolehkan email dari pihak luar, tapi Anda mungkin ingin membatasi hal tersebut kepada pihak luar tertentu saja.

  • Dukungan pengguna eksternal-dengan mengundang tamu ke grup Anda, Anda bisa memilih untuk memasukkannya dalam percakapan email di grup.

  • Aturan transpor-aturan transpor berfungsi untuk grup seperti yang mereka lakukan untuk Exchange. Aturan bisa mencari pesan yang memenuhi syarat tertentu dan kemudian dapat menindaklanjuti pesan tersebut.

  • Tips email-Tips email adalah pesan informatif yang ditampilkan kepada pengguna saat mereka sedang menulis pesan. Mereka bisa membantu mengurangi NDR dengan memperingatkan pengguna jika pesan mereka cenderung masuk ke pihak luar, atau melebihi kuota pesan.

  • Beberapa alamat proksi-sebuah grup dapat memiliki alias seperti halnya kotak surat pengguna. Alamat proksi tambahan dapat berguna untuk menerima pesan yang dikirim ke alias lain tersebut atau membuatnya lebih mudah untuk menjangkau grup yang memiliki panjang atau sulit untuk mengeja nama.

  • Ukuran kirim/terima maks-kuota ini bisa membantu mengurangi masalah penerimaan grup (atau pengiriman) pesan yang sangat besar untuk mengelola persyaratan penyimpanan dan bandwidth.

Kebijakan konten

Office 365 juga memberi Anda beberapa alat untuk mengelola jenis konten yang dibagikan dalam grup Anda.

Panduan penggunaan -Anda akan dapat menentukan Panduan penggunaan untuk grup Office 365 — untuk mendidik pengguna Anda tentang praktik terbaik yang membantu menjaga grup tetap efektif dan mendidik mereka tentang kebijakan konten internal.

Klasifikasi data -Anda akan dapat membuat sistem klasifikasi data yang dapat dikustomisasi untuk grup Office 365 yang memperbolehkan pemisahan grup berdasarkan tipe kebijakan (mis., "tidak diklasifikasikan," "Corporate rahasia" atau "Top Secret"). Dengan cara ini, grup Anda dapat memperlihatkan kebijakan konten lain di organisasi Anda. Kebijakan extensible memungkinkan organisasi Anda mengonfigurasi titik akhir yang disebut setiap kali grup dibuat atau diubah — dan Anda dapat menerapkan kebijakan Anda sendiri untuk pembuatan atau perubahan grup.

Mengapa kita membuat perubahan ini?

Kotak surat situs mendorong bentuk kolaborasi pasif. Dengan kolaborasi yang menjadi lebih penting untuk tim modern, pelanggan kami telah semakin sering meminta solusi yang memberikan pengalaman kolaborasi yang lebih aktif. Oleh karena itu, kami telah memutuskan untuk menghentikan kotak surat situs dan mempromosikan penggunaan grup.

Mulai menggunakan grup mudah dan Anda dapat berjalan dalam hitungan menit.

Buat situs tim SharePoint online yang disertakan dengan grup Office 365 dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

  1. Masuk ke SharePoint online. Anda bisa masuk ke sana dengan masuk ke Portal Office 365 Anda di https://www.Office.com, lalu mengklik peluncur aplikasi di sudut kanan atas browser Anda.

  2. Klik + buat situs di laman SharePoint dan pilih situs tim

  3. Masukkan nama situs tim baru, dan deskripsi, dalam panel yang muncul. Isi bidang lain yang diperlukan organisasi Anda dan klik berikutnya.

  4. Tambahkan pemilik dan anggota ke situs di panel berikut dan klik selesai. Anda dapat memilih untuk menambahkan anggota yang sama dengan situs tim pengalaman klasik Anda.

Situs tim SharePoint online yang baru dibuat kini siap digunakan. Lihat membuat situs tim di SharePoint online untuk detail selengkapnya.

Untuk mengakses grup Anda, klik peluncur aplikasi dan masuk ke email. Anda akan menemukan tab grup di bawah folder dan grup akan dibuat untuk Anda dengan nama yang sama dengan nama situs di SharePoint. Grup ini rumah kotak surat bersama dalam bentuk ruang percakapan, tab file yang memberikan tampilan cepat halaman dokumen dari situs SharePoint, kalender grup dan buku catatan yang juga bisa dilihat dari situs SharePoint.

Kini Anda siap untuk menggunakan grup.

Bagaimana dengan kotak surat situs saya yang sudah ada?

Kami memahami bahwa beberapa dari Anda mungkin memiliki data penting di kotak surat situs yang akan Anda perlukan untuk kelangsungan operasi Anda. Kotak surat situs Anda yang sudah ada akan terus berfungsi seperti sebelumnya untuk saat ini.

Bagaimana jika saya menggunakan Project online?

Jika Anda adalah pelanggan Project online , Anda tidak akan dapat tersambung ke situs tim SharePoint online. Namun, Anda dapat terus menggunakan situs tim proyek pengalaman klasik yang akan terus berfungsi, dikurangi kemampuan untuk membuat kotak surat situs baru. Jika Anda memerlukan solusi Surat bersama dengan situs tersebut, kami menyarankan Anda untuk membuat grup Office 365 baru dan menggunakannya untuk email. Lihat membuat grup di Outlook untuk detail selengkapnya.

Kami sedang dalam proses bekerja pada solusi jangka panjang dan akan memberi tahu Anda setelah kami memiliki resolusi.

Apa selanjutnya?

Kami telah mulai meluncurkan alat admin penyewa untuk menyambungkan situs tim SharePoint yang sudah ada ke grup Office 365 yang baru. Untuk informasi selengkapnya, lihat postingan ini.

Informasi selengkapnya

Kami mendengarkan

Artikel ini terakhir diperbarui pada 10 Juli, 2018 sebagai hasil dari komentar Anda. Jika Anda menemukan informasi ini bermanfaat, dan terutama jika Anda tidak melakukannya, silakan gunakan kontrol umpan balik untuk memberi tahu kami cara membuatnya lebih baik.

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×