Untuk tetap mengatur email yang terkait dengan tim atau proyek, Anda bisa menambahkan kotak surat situs ke situs SharePoint . Orang cukup mengirim email ke alamat email kotak surat situs. Lalu, anggota tim yang memiliki izin yang benar bisa menampilkan, menata, dan merespons email dari kotak surat situs di SharePoint dengan menggunakan alat yang sama yang mereka kenal dari Outlook di web.
Penting: Fitur kotak surat situs di SharePoint menjadi awal yang usang pada bulan Maret, 2017. Fitur ini akan dihapus sepenuhnya dalam rilis mendatang. Organisasi SharePoint baru tidak lagi memiliki akses ke fitur kotak surat situs. Organisasi SharePoint yang sudah ada tidak bisa lagi membuat kotak surat situs baru. Kotak surat situs apa pun yang disiapkan dan disebarkan sebelum Maret, 2017 akan terus berfungsi.
Kami akan menyediakan proses untuk membantu transisi situs kotak surat situs Anda yang sudah ada ke grupMicrosoft 365 pada bulan September, 2017. Jika saat ini Anda menggunakan fitur kotak surat situs di SharePoint, Anda harus mempertimbangkan untuk mengubah ke Grup Microsoft 365 sebagai gantinya untuk mendukung skenario kolaboratif email Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat menggunakan grup Microsoft 365 dan bukan kotak surat situs.
Catatan: Fitur kotak surat situs akan tetap didukung, namun usang di SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 dan produk SharePoint 2010. Pelanggan dianjurkan untuk menjelajahi kotak surat bersama sebagai alternatif untuk kotak surat situs.
Anda dapat:
-
Menggunakan kotak surat situs untuk berkolaborasi dan mengkoordinasikan email tim
-
Menambahkan kotak surat situs (Anda harus menjadi pemilik situs untuk melakukan ini.)
Semua orang dapat mengirim email ke alamat email kotak surat situs.
Berikut adalah kriteria untuk membaca, menata, membalas, atau menghapus pesan di kotak surat situs:
-
Setiap orang harus mempunyai lisensi SharePoint dan Exchangedalam langganan Microsoft 365 yang sama.
-
Setiap orang harus berada dalam grup anggota default atau grup pemilik default untuk situs, atau memiliki izin kontribusi. Saat Anda menyetel situs, pastikan Anda memberi akses ke anggota tim yang memerlukannya.
Catatan: Anggota tim eksternal tidak bisa menggunakan kotak surat situs.
Jika Anda memutuskan tidak menginginkan kotak surat situs setelah Anda membuatnya, Anda bisa mencegah kotak surat situs muncul pada situs.
Tanya jawab umum tentang mengelola kotak surat situs
Berikut ini jawaban atas pertanyaan umum yang mungkin muncul saat Anda mulai menggunakan kotak surat situs di organisasi Anda.
Pertanyaan tentang menggunakan kotak surat situs
Bagaimana anggota situs bisa menemukan siapa yang bisa melihat kotak surat situs?
Di Outlook di web, di sudut kanan atas, klik pengaturan 
Apa yang terjadi jika dua orang secara bersamaan mengedit email draf di kotak surat situs menggunakan SharePoint di situs Aplikasi Kotak Surat Situs?
Editan orang kedua menimpa perubahan dari orang pertama.
Pertanyaan tentang membuat dan menghapus kotak surat situs
Perlukah saya menetapkan lisensi ke alamat email kotak surat situs?
Tidak. Alamat email situs tidak memerlukan lisensiExchange.
Apakah terdapat situasi ketika saya tidak harus menggunakan kotak surat situs?
Ada saat ketika kotak surat situs mungkin tidak sesuai:
-
Mempertimbangkan kerahasiaan—setiap email di kotak surat situs bisa dibaca atau diteruskan oleh setiap anggota situs.
-
Karena kotak surat situs merupakan ruang kerja bersama, maka setiap pengguna kotak surat situs bisa menyusun ulang dan menghapus email.
Bisakah saya mengganti nama kotak surat situs?
Nama tampilan kotak surat situs adalah nama tampilan situs tim SharePoint. Jika Anda mengganti nama tampilan situs di SharePoint, nama tampilan juga berubah di Outlook. Namun, alamat email situs tidak akan berubah.
Bisakah saya mengubah alamat email kotak surat situs?
Tidak. Alamat email untuk situs tidak bisa diubah setelah dibuat. Alamat email dihasilkan dari nama tampilan situs ketika kotak surat situs dibuat.
Jika nama tampilan situs menggunakan karakter dari alfabet non-Inggris atau memiliki tiga atau lebih sedikit karakter dari alfabet bahasa Inggris, nama tampilan tidak digunakan untuk alamat email. Sebagai gantinya, untuk memastikan bahwa alamat email valid, alamat email secara otomatis dihasilkan. Alamat email ini diawali dengan awalan SM, diikuti dengan dua digit tahun, tiga digit hari dalam setahun, dan empat huruf acak.
