Menggunakan kotak surat situs untuk berkolaborasi dan mengkoordinasikan email tim

Organisasi, dan tim di dalam organisasi, sering kali memiliki beberapa utas email berbeda dalam satu waktu. Mudah untuk menyeberang, informasi untuk tersesat atau diabaikan, dan untuk komunikasi rusak. Kotak surat situs bisa membantu Anda mengkoordinasikan dan menyimpan email atau email yang terkait dengan proyek di satu tempat, sehingga semua orang di tim bisa melihat semua komunikasi.

Penting: Fitur kotak surat situs di SharePoint Online menjadi awal yang usang pada bulan Maret, 2017. Fitur ini akan dihapus sepenuhnya dalam rilis mendatang. Organisasi SharePoint Online baru tidak lagi memiliki akses ke fitur kotak surat situs. Organisasi SharePoint Online yang sudah ada tidak bisa lagi membuat kotak surat situs baru. Kotak surat situs apa pun yang disiapkan dan disebarkan sebelum Maret, 2017 akan terus berfungsi.
Kami akan menyediakan proses untuk membantu transisi situs kotak surat situs Anda yang sudah ada ke grup Office 365 pada bulan September, 2017. Jika saat ini Anda menggunakan fitur kotak surat situs di SharePoint Online, Anda harus mempertimbangkan untuk mengubah ke Grup Office 365 sebagai gantinya untuk mendukung skenario kolaboratif email Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat menggunakan grup Office 365 dan bukan kotak surat situs.

Catatan: Fitur kotak surat situs akan tetap didukung, namun usang di SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 dan SharePoint Server 2010 produk. Pelanggan dianjurkan untuk menjelajahi kotak surat bersama sebagai alternatif untuk kotak surat situs.

Pada Luncur Cepat, klik Kotak Surat.

Kotak Surat pada Luncur Cepat

Kotak surat situs dibuka sebagai kedua, pisahkan struktur kotak masuk dan folder di samping akun email pribadi Anda. Email yang dikirim ke dan dari akun kotak surat situs dibagikan di antara semua orang yang memiliki izin kontributor di situs SharePoint .

Menyetel kotak surat situs Anda

Anda dapat menambahkan kotak surat situs sebagai penerima email, mengirim email dari kotak surat, atau menambahkannya ke favorit Anda. Untuk menambahkan kotak surat ke situs, lihat menambahkan aplikasi kotak surat situs untuk menyimpan email dalam konteks di situs. Situs Anda harus mengaktifkan email. Jika tidak menghubungi administrator Anda.

Saat Anda menyertakan kotak surat situs pada utas email penting, salinan informasi di dalam utas tersebut disimpan di lokasi yang dapat diakses oleh siapa saja di tim.

Tambahkan kotak surat situs di baris kepada, CC, atau Bcc dari pesan email.

Pesan Email dengan kotak surat situs yang disertakan dalam bidang CC.

Anda dapat menambahkan alamat email kotak surat situs ke grup kontak tim atau daftar distribusi. Dengan demikian, email yang relevan otomatis disimpan di kotak surat situs tim.

Saat Anda menulis dan mengirim email dari kotak surat situs, itu muncul seolah-olah berasal dari Anda.

Setiap orang dengan izin kontributor di situs bisa mengakses kotak surat situs, sehingga beberapa orang bisa bekerja sama untuk membuat draf pesan email.

Untuk menulis pesan, klik email baru.

Tombol Email Baru untuk kotak surat situs.

Ini membuka pesan baru di kotak surat situs Anda.

Tambahkan alamat ke email di kotak surat situs

Jika Anda menggunakan daftar favorit di Outlook, Anda mungkin akan sangat berguna untuk menyertakan folder dari kotak surat situs di daftar favorit Anda.

Di Outlook, Anda bisa mengklik kanan folder kotak surat situs, seperti kotak masuk, lalu klik Perlihatkan di favorit. Jika Anda memiliki dua folder dalam daftar favorit Anda dengan nama yang sama (misalnya, dua kotak masuk), Outlook secara otomatis menambahkan nama kotak surat ke nama folder (misalnya, "kotak masuk – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") sehingga Anda bisa mengidentifikasi folder mana yang mana.

Untuk informasi selengkapnya tentang favorit Outlook, lihat menyimpan folder email yang sering digunakan di favorit.

Berkolaborasi dengan tim Anda menggunakan kotak surat situs

Tim Anda dapat menggunakan kotak surat situs untuk berkolaborasi dalam membuat pesan email penting atau mengumpulkan percakapan email tingkat tim yang relevan. Tim Anda juga bisa berbagi dokumen penting dengan aman menggunakan kotak surat situs.

Setelah kotak surat situs diatur untuk situs Anda, akun email baru dibuat menggunakan nama situs Anda. Misalnya, situs tim menggunakan URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Alamat email untuk kotak surat situs tersebut adalah HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Petak Komponen Web

Banyak tim yang memiliki percakapan melalui pesan email secara berkala. Sering kali percakapan ini menghasilkan informasi yang dapat menjadi referensi yang berguna di suatu tempat. Anda dapat meneruskan email yang paling berguna di dalam utas ke kotak surat situs Anda untuk menyimpannya. Setiap orang yang memiliki izin kontribusi ke situs Anda kemudian dapat membuka kotak surat situs dan menampilkan pesan tersebut. Anggota tim nantinya dapat membuka kotak surat situs, mencari melalui email yang direkam dalam akun tersebut, dan melihat riwayat masalah tersebut.

Ide lain untuk mengumpulkan percakapan email tingkat tim ini adalah dengan CC alamat email kotak surat situs saat Anda mengirim pesan email ke tim. Anda juga bisa menambahkan alamat email kotak surat situs ke grup kontak atau daftar distribusi, sehingga otomatis disertakan setiap kali Anda mengirim email ke tim Anda.

Pesan Email dengan kotak surat situs yang disertakan dalam bidang CC.

Jika Anda menyimpan dokumen tim Anda di situs SharePoint , Anda bisa memanfaatkan aplikasi kotak surat situs untuk berbagi dokumen tersebut dengan orang yang memiliki akses situs.

Penting: Saat pengguna melihat kotak surat situs di Outlook, mereka melihat daftar semua dokumen dalam pustaka dokumen situs tersebut. Kotak surat Situs menyajikan daftar dokumen yang sama ke semua pengguna, sehingga beberapa pengguna mungkin melihat dokumen yang tidak mereka miliki akses untuk membukanya.

Jika Anda menggunakan Exchange, dokumen Anda juga muncul dalam folder di Outlook, sehingga lebih mudah untuk meneruskan dokumen ke orang lain.

Meneruskan dokumen dari kotak surat situs

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×