Menggunakan grup Office 365 dan bukan kotak surat situs

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kotak surat situs telah digunakan oleh banyak organisasi mereka alat kolaborasi pilihan. Disertakan dengan kotak surat umum untuk membantu Anda mengkoordinasikan dan menyimpan tim atau proyek terkait email di satu tempat dan situs SharePoint untuk menyimpan semua file yang umum. Namun, seperti cara berkolaborasi orang telah berubah selama tahun, pelanggan telah meminta solusi yang mendorong bentuk lebih aktif kolaborasi. Oleh karena itu, kami memiliki diperkecil kotak surat situs dan mendorong Anda untuk berpindah ke grup Office 365 yang menyediakan banyak kolaborasi pengalaman yang lebih kaya.

Untuk informasi selengkapnya tentang keputusan silakan lihat Bantahan kotak surat situs.

Grup di Office 365 memungkinkan Anda memilih kumpulan orang yang ingin Anda berkolaborasi dengan dan dengan mudah membuat kumpulan sumber daya untuk orang-orang untuk berbagi. Anda tidak perlu khawatir tentang secara manual menetapkan izin untuk semua sumber daya tersebut karena menambahkan anggota ke grup secara otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan untuk alat grup Anda menyediakan.

Office 365 grup melampaui apa yang kotak surat situs menawarkan dan menyertakan:

  • Tamu akses dengan kotak surat situs Anda tidak bisa memberikan orang-orang di luar organisasi Anda akses. Dengan grup Anda dapat memberikan akses ke percakapan email, file, dan bahkan OneNote buku catatan bersama.

  • Kotak masuk bersama - mana percakapan Anda tradisional dalam kotak surat terjadi. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dicari sehingga membuat arsip hidup grup pesan. Pendatang ke grup bisa mencari atau gulir kembali melalui Riwayat untuk mendapatkan Tingkatkan kecepatan dengan cepat pada apa yang berkomunikasi dengan grup sebelumnya.

  • Pustaka file bersama - grup Anda memiliki file pustaka SharePoint di mana pengguna Anda bisa menyimpan, berbagi dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar atau jenis lain yang mereka perlukan untuk mengerjakan file.

  • Kalender bersama - grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting kejadian yang terkait dengan grup itu. Setiap anggota yang telah berlangganan ke grup secara otomatis diundang untuk acara yang diposting ke kalender agar acara tersebut bisa juga muncul di kalender Office 365 mereka jika mereka.

  • Catatan bersama OneNote - grup secara otomatis memiliki buku catatan bersama OneNote di mana anggota grup bisa mengumpulkan dan berkolaborasi pada informasi. Grup banyak menggunakan buku catatan untuk membuat wiki tamu dengan tanya jawab Umum dan sumber daya lainnya.

  • Konten dapat ditemukan - grup di Outlook publik dalam organisasi Anda secara default, yang berarti bahwa mereka mudah bagi orang lain di organisasi Anda untuk menemukan dan bergabung atau meninjau materi dalam grup. Jika konten grup peka Anda bisa beralih grup untuk privat, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan memerlukan grup pemilik untuk menyetujui permintaan untuk bergabung.

  • Pembuatan layanan mandiri - admin tidak perlu terjebak dengan permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna bisa membuat grup mereka sendiri sebagaimana diperlukan. Jika Anda ingin kontrol yang pengguna di organisasi Anda bisa membuat grup Lihat mengontrol siapa yang dapat membuat grup Office 365.

Manajemen direktori

Mempertahankan direktori Anda di bawah kontrol merupakan perhatian setiap administrator. Berikut adalah beberapa alat menawarkan grup Office 365 untuk membantu mempermudah yang:

  • Memberi nama kebijakan - penamaan kebijakan memungkinkan Anda untuk menetapkan apa, dan tidak dapat diterima nama untuk grup Anda. Yang mencegah pengguna memberikan nama profan atau dilarang ke grup. Selain itu, Anda bisa menerapkan prefiks standar perusahaan atau akhiran untuk nama grup.

  • Keanggotaan dinamis - dinamis keanggotaan memungkinkan Anda untuk mengatur keanggotaan grup dengan aturan, yang menambahkan (atau menghapus) anggota grup berdasarkan metadata (seperti Departemen atau peran) di direktori aktif Anda.

  • Tersembunyi keanggotaan grup - jika Anda memiliki alasan untuk ingin membuat daftar keanggotaan grup Anda menjadi rahasia, misalnya jika anggota pelajar, Anda bisa menyembunyikan daftar anggota dari luar pihak.

  • Pembuatan izin - sana mungkin beberapa orang dalam organisasi Anda yang tidak Anda inginkan agar dapat membuat grup baru. Ada beberapa teknik untuk mengelola izin pembuatan dalam direktori Anda.

  • Mengaudit log - Anda bisa memiliki beberapa kepercayaan memungkinkan pengguna untuk membuat grup dan mengelola keanggotaan grup karena log audit grup Office 365 memungkinkan Anda melacak yang dibuat atau dihapus grup tertentu atau membuat perubahan ke keanggotaan grup.

Manajemen pengiriman

Manajemen pengiriman memberi Anda beberapa metode untuk menangani bagaimana pesan harus dikirim atau diterima oleh grup. Selain itu, ada alat untuk memantau alur pesan tersebut.

  • Kirim sebagai atau kirim atas nama - pengaturan ini memungkinkan pengguna tertentu untuk mengirim email seolah-olah berasal dari atau adalah atas nama grup.

  • Batasan pengirim - pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang diperbolehkan untuk mengirim pesan ke grup. Grup bisa dikonfigurasikan untuk memperbolehkan email dari luar pihak, tapi Anda mungkin ingin membatasi yang hanya tertentu pihak luar.

  • Dukungan pengguna eksternal - dengan mengundang tamu ke grup Anda, Anda bisa memilih untuk disertakan dalam percakapan email dalam grup.

  • Aturan transpor - aturan transpor bekerja untuk grup seperti yang dilakukannya untuk Exchange. Aturan yang bisa melihat untuk pesan yang memenuhi kondisi tertentu dan lalu bisa bertindak atas pesan tersebut.

  • Tipssurat - Tipssurat adalah informatif pesan yang ditampilkan kepada pengguna saat mereka sedang membuat pesan. Mereka dapat membantu mengurangi NDR dengan peringatan pengguna jika pesan mereka cenderung akan masuk ke pihak luar, atau melebihi kuota pesan.

  • Beberapa alamat proksi - grup bisa memiliki alias sama seperti kotak surat pengguna. Alamat proksi tambahan yang bisa berguna untuk menerima pesan yang dikirim ke orang lain alias atau untuk membuatnya lebih mudah untuk mencapai grup yang memiliki panjang atau sulit ejaan nama.

  • Max kirim/terima ukuran - kuota ini bisa membantu mengurangi masalah dengan grup (atau mengirim) menerima pesan sangat besar agar lebih baik mengelola persyaratan penyimpanan dan bandwidth.

Kebijakan konten

Office 365 juga memberi Anda beberapa alat untuk mengelola jenis konten yang akan dibagikan di grup Anda.

Panduan penggunaan - Anda dapat menentukan penggunaan panduan untuk grup Office 365 — untuk didik pengguna Anda tentang praktik terbaik yang membantu mempertahankan grup mereka yang efektif dan memberikan pada kebijakan konten internal. Misalnya, lihat: Panduan penggunaan untuk Microsoft pelanggan dan mitra.

Klasifikasi data - Anda dapat membuat sistem klasifikasi data yang dapat dikustomisasi untuk grup Office 365 yang memungkinkan pemisahan grup menurut tipe kebijakan (misalnya, "tidak berbintang," "perusahaan rahasia" atau "rahasia"). Dengan cara ini, grup Anda dapat menunjukkan kebijakan konten lain di organisasi Anda. Kebijakan extensible memungkinkan organisasi Anda untuk mengonfigurasi titik akhir yang disebut setiap kali grup buat atau Ubah — dan Anda bisa menerapkan kebijakan Anda sendiri untuk pembuatan grup atau Ubah.

Mengapa kami membuat perubahan ini?

Kotak surat situs mendorong bentuk pasif kolaborasi. Dengan kolaborasi menjadi lebih penting untuk tim modern, pelanggan kami semakin telah meminta untuk solusi yang memberikan pengalaman kolaborasi lebih aktif. Oleh karena itu, kami telah memutuskan pensiun kotak surat situs dan mempromosikan penggunaan grup.

Memulai dengan grup mudah dan Anda bisa menyiapkan dan menjalankannya di menit.

Membuat situs tim SharePoint Online yang dilengkapi dengan grup Office 365 dengan mengikuti langkah-langkah ini:

  1. Masuk ke SharePoint Online. Anda bisa mendapatkan ada dengan masuk ke portal Office 365 Anda di https://www.office.comlalu klik peluncur aplikasi di sudut kanan atas dari browser Anda.

  2. Klik + situs buat pada halaman Beranda SharePoint dan pilih Situs tim

  3. Masukkan nama situs tim baru, dan deskripsi, di panel yang muncul. Isi bidang lainnya yang mengharuskan organisasi Anda dan klik berikutnya.

  4. Menambahkan pemilik dan anggota situs di panel berikut ini dan klik selesai. Anda mungkin memilih untuk menambahkan anggota yang sama milik Anda klasik pengalaman situs tim.

Situs tim SharePoint Online baru dibuat kini siap untuk digunakan. Lihat membuat situs tim di SharePoint Online untuk detail selengkapnya.

Untuk mengakses grup Anda, klik peluncur aplikasi dan masuk ke email. Anda akan menemukan grup tab di bawah folder dan grup akan dibuat untuk Anda dengan nama yang sama seperti nama situs di SharePoint. Grup ini memiliki kotak surat bersama dalam formulir percakapan spasi, tab file yang memberi tampilan cepat halaman dokumen dari situs SharePoint, grup kalender, dan buku catatan yang juga bisa dilihat dari situs SharePoint.

Sekarang Anda sudah siap untuk menggunakan grup.

Bagaimana dengan kotak surat situs saya yang sudah ada?

Kami memahami bahwa beberapa Anda mungkin memiliki data penting di kotak surat situs Anda yang akan Anda perlukan untuk kelangsungan operasi Anda. Kotak surat situs Anda yang sudah ada akan terus beroperasi seperti sebelumnya untuk saat ini.

Bagaimana jika saya menggunakan Project Online?

Jika Anda adalah pelanggan Project Online Anda tidak akan bisa menyambungkan ke situs tim SharePoint Online. Namun, Anda bisa terus menggunakan situs tim proyek klasik pengalaman yang akan terus berfungsi, minus kemampuan untuk membuat kotak surat situs baru. Jika Anda membutuhkan solusi Surat bersama dengan situs, kami menyarankan Anda untuk membuat grup Office 365 dan menggunakannya untuk email. Lihat membuat grup di Outlook untuk detail selengkapnya.

Kami sedang mengerjakan solusi jangka panjang dan akan memberi tahu Anda setelah kami memiliki resolusi.

Apa berikutnya?

Kami telah memulai untuk meluncurkan alat admin penyewa untuk menyambungkan situs tim SharePoint yang sudah ada ke grup baru Office 365. Untuk informasi selengkapnya, lihat postingan ini.

Informasi selengkapnya

Kami mendengarkan

Artikel ini terakhir diperbarui di 10 Juli 2018 sebagai akibat dari komentar Anda. Jika Anda menemukan informasi ini berguna, dan terutama jika Anda tidak, Gunakan kontrol umpan balik di bawah ini untuk beri tahu bagaimana kami bisa membuat lebih baik.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×