Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal

Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal

Sebelum Anda memulai, buka dokumen kosong di Word dan ketikkan isi pesan email yang ingin Anda kirim.

Untuk mengirim email, program email yang kompatibel dengan MAPI seperti Outlook atau Gmail harus diinstal.

Langkah 1: Siapkan dokumen utama Anda

  • Masuk ke email > mulai gabungan Surat > pesan email.

    Memulai gabungan Surat dengan pesan email dipilih

Langkah 2: Siapkan milis Anda

Milis tersebut adalah sumber data Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan Surat.

Tips

  • Jika tidak memiliki milis, Anda dapat membuatnya saat menggabungkan surat.

  • Jika Anda menggunakan Excel lembar bentang, format kode pos atau kolom kode pos sebagai teks untuk mempertahankan nol. Untuk informasi selengkapnya Lihat memformat gabungan Surat angka, tanggal, dan nilai lain di Excel.

  • Jika Anda ingin menggunakan kontak Outlook Anda, pastikan Outlook adalah program email default Anda dan versi yang sama seperti Word.

Pastikan sumber data Anda memiliki kolom untuk alamat email dan ada alamat email untuk setiap orang yang mengirim email.

  1. Masuk ke email > pilih Penerima.

  2. Pilih sumber data. Untuk informasi selengkapnya, lihat sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan Surat.

  3. Pilih File > Simpan.

Jika Anda perlu mengedit, mengurutkan, atau memfilter milis Anda, lihat gabungan Surat: mengedit Penerima.

  1. Masuk ke baris surat > salam.

  2. Pilih format yang ingin Anda gunakan.

  3. Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan.

  4. Pilih File > Simpan .

Anda dapat menambahkan bidang lain dari sumber data ke pesan email Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyisipkan bidang gabungan surat.

Catatan: Anda akan perlu memformat email secara manual setelah menyisipkan bidang.

Jika ada bagian dari alamat Anda atau bidang lainnya yang hilang, lihat gabungan Surat: bidang kecocokan untuk diperbaiki.

Untuk mengubah font, ukuran, atau penspasian konten gabungan, pilih nama bidang gabungan lalu ubah sesuai dengan keinginan Anda.

  1. Pilih hasil pratinjau, lalu pilih Tombol catatan berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat berikutnya atau Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat sebelumnya untuk melihat nama dan alamat dalam isi surat Anda.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan grup Pratinjau Hasil.

  2. Pilih Selesai & Gabungkan > Kirim Pesan Email.

    Cuplikan layar tab Surat di Word, memperlihatkan perintah Selesai & Gabungkan serta opsinya.

  3. Dalam kotak kepada , pilih kolom atau bidang alamat email dari milis Anda.

    Catatan: Word mengirim pesan individu ke setiap alamat email. Anda tidak bisa cc atau Bcc Penerima lain. Anda bisa menyertakan link, tapi Anda tidak bisa menambahkan lampiran ke email.

  4. Dalam kotak Baris subjek, ketik baris subjek untuk pesan tersebut.

  5. Dalam kotak Format email, pilih HTML (pengaturan default) atau Teks biasa untuk mengirim dokumen sebagai isi pesan email.

  6. Di bawah kirim rekaman, gunakan salah satu hal berikut ini:

    • Semua rekaman (default).

    • Catatan saat ini hanya catatan yang dapat dilihat di layar Anda yang dikirim pesan.

    • Dari dan untuk mengirim hanya rentang rekaman.

  7. Pilih OK untuk menjalankan gabungan surat.

Masuk ke File > Simpan. Saat Anda menyimpan dokumen utama, Anda juga menyimpan hubungannya dengan sumber data. Untuk menggunakan kembali, buka dokumen dan jawab ya ketika diminta untuk mempertahankan koneksi ke sumber data.

Lihat juga

Sebelum Anda memulai, buka dokumen kosong di Word dan ketikkan isi pesan email yang ingin Anda kirim.

Untuk mengirim email, program email yang kompatibel dengan MAPI seperti Outlook atau Gmail harus diinstal.

Langkah 1: Buat dokumen utama di Word

  1. Masuk ke surat > mulai gabungan Surat > pesan email.

    email gabungan surat

  2. Di Word, ketikkan pesan email yang ingin Anda kirim.

Langkah 2: Siapkan milis Anda

Milis tersebut adalah sumber data Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan Surat.

Tips

  • Jika tidak memiliki milis, Anda dapat membuatnya saat menggabungkan surat.

  • Jika Anda menggunakan Excel lembar bentang, format kode pos atau kolom kode pos sebagai teks untuk mempertahankan nol. Untuk informasi selengkapnya Lihat memformat gabungan Surat angka, tanggal, dan nilai lain di Excel.

  • Jika Anda ingin menggunakan kontak Outlook Anda, pastikan Outlook adalah program email default Anda dan merupakan versi yang sama seperti Word.

Pastikan sumber data Anda memiliki kolom untuk alamat email dan ada alamat email untuk setiap orang yang mengirim email.

  1. Masuk ke email > pilih Penerima.

  2. Pilih sumber data. Untuk informasi selengkapnya, lihat sumber data yang bisa Anda gunakan untuk gabungan Surat.

  3. Pilih File > Simpan.

Jika Anda perlu mengedit, mengurutkan, atau memfilter milis Anda, lihat gabungan Surat: mengedit Penerima.

  1. Masuk ke kotak surat > sisipkan bidang gabungan, lalu pilih bidang yang akan ditambahkan.

    Pada tab Surat, Sisipkan Penggabungan Bidang disorot

  2. Di dokumen utama Anda, pilih seret bidang ke dalam kotak ini atau Ketik teks, dan klik atau ketuk teks untuk menghapusnya.

  3. Tambahkan dan format bidang yang ingin disertakan dalam pesan email, lalu pilih OK.

  1. Masuk ke hasil surat > pratinjau untuk melihat tampilan pesan email.

    Pada tab Surat, Pratinjau Hasil disorot

    Gunakan tombol panah kiri dan kanan pada tab Surat untuk menelusuri setiap pesan email.

  2. Pilih pratinjau hasil lagi untuk menambahkan atau menghapus bidang gabungan.

  3. Bila sudah siap, masuk ke email > menyelesaikan & gabungkan > gabungan ke email.

    Gabungkan ke Email tidak tersedia jika Anda belum memilih program email default.

  4. Pilih bidang penggabungan untuk , subjek, dan kirim sebagai teks, HTML, atau sebagai lampiran. Saat Anda mengirim sebagai lampiran, email tidak memiliki teks isi, tapi pesan dikirim sebagai dokumen terlampir.

  5. Pilih gabungan surat ke kotak keluar.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×