Menggunakan gabungan surat untuk mempersonalisasi surat bagi email massal

Menggunakan gabungan surat untuk mempersonalisasi surat bagi email massal

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Jika memiliki email massal untuk dikirimkan ke orang-orang dalam milis, Anda dapat menggunakan gabungan surat untuk membuat kumpulan surat yang dipersonalisasi. Setiap surat yang dihasilkan memiliki tata letak, pemformatan, teks, dan grafik yang sama. Hanya bagian surat tertentu yang akan berbeda dan dipersonalisasi.

Terdapat tiga file yang dilibatkan dalam membuat dan mencetak surat menggunakan proses penggabungan surat:

  • Dokumen utama
    Dokumen ini berisi teks dan grafik (logo atau gambar, misalnya) yang identik untuk setiap versi dokumen yang digabungkan. Isi surat adalah contoh konten yang identik.

  • Daftar Kirim Anda
    ini adalah sumber data yang digunakan untuk mengumpulkan informasi dalam huruf. Daftar Kirim Anda memiliki nama, misalnya, dan dokumen utama Anda adalah huruf yang akan dialamatkan ke nama di daftar Anda.

  • Dokumen yang digabungkan
    dokumen ini adalah kombinasi dokumen utama dan daftar kirim. Gabungan Surat mengambil informasi dari daftar kirim dan meletakkannya dalam dokumen utama, menghasilkan huruf dipersonalisasi untuk setiap orang.

Anda bisa mempelajari selengkapnya tentang bagaimana gabungan surat untuk huruf bekerja dalam video berikut ini yang merupakan bagian dari kursus pelatihan.

Browser Anda tidak mendukung video. Instal Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, atau Internet Explorer 9.

Langkah 1: Siapkan dokumen utama Anda

Sebelum memulai proses penggabungan surat, persiapkan surat Anda. Jika ingin memberi tahu orang-orang tentang acara mendatang, misalnya, sertakan nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara tersebut. Hal tersebut biasanya menjadi detail penting bagi semua penerima surat Anda.

  1. Pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Surat.

    Di Word, pada tab surat-menyurat, pilih mulai gabungan surat, dan lalu pilih opsi.

  2. Dalam Word, ketik isi huruf (contoh berikut) yang ingin Anda kirimkan kepada semua orang.

    Contoh huruf dalam kata untuk bel digunakan untuk gabungan surat.

Langkah 2: Siapkan milis Anda

Milis tersebut adalah sumber data Anda. Milis dapat berupa lembar bentang Excel, direktori kontak Outlook, database Access, atau daftar alamat Office. Milis berisi data yang digunakan sebagai sumber informasi oleh Word ketika menulis surat Anda.

Tips

  • Jika tidak memiliki milis, Anda dapat membuatnya saat menggabungkan surat. Sebelum memulai proses penggabungan surat, kumpulkan semua data, lalu tambahkan ke sumber data Anda.

  • Jika menggunakan lembar bentang Excel, pastikan kolom untuk Kode Pos diformat sebagai teks sehingga angka nol tetap dicantumkan.

  • Jika ingin menggunakan kontak Outlook, pastikan Outlook ditetapkan sebagai program email default Anda.

Langkah 3: Tautkan milis ke dokumen utama Anda

Sekarang Anda siap untuk membuka sumber data untuk daftar Kirim Anda dan menautkannya ke surat Anda.

  1. Pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilihPilih Penerima, kemudian klik sebuah opsi.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup gabungan mulai, pilih pilih Penerima, dan lalu pilih ketik daftar baru

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda tidak memiliki milis, pilih Ketik Daftar Baru lalu buat milis.

      atau

    • Jika milis Anda berada di lembar bentang Excel, database Access, atau tipe file data lainnya, pilih Gunakan Daftar Yang Ada, lalu telusuri daftar Anda dan pilih Buka.

      atau

    • Jika Anda menggunakan kontak Outlook, pilih Pilih dari Kontak Outlook.

  3. Pilih File > Simpan sebagai.

  4. Dalam kotak Nama file, ketik nama file, kemudian pilih Simpan.


Edit Daftar Penerima

Jika Anda membuat dan mencetak huruf untuk semua orang di daftar Anda, masuk ke "langkah 4: menambahkan konten yang dipersonalisasi ke surat Anda." Jika Anda ingin mengirim surat kepada orang-orang yang live, misalnya, dalam 20 mil acara Anda hosting, lalu gunakan filter seperti kode ZIP atau kode pos untuk mempersempit daftar tersebut.

  1. Pilih Edit Daftar Penerima.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Edit Daftar Penerima.

  2. Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , pilih kotak centang di samping nama setiap orang yang Anda inginkan untuk menerima pesan email Anda.

    Memilih baris dengan mencentang kotak centang

Dalam kotak dialog Penerima gabungan Surat , ada opsi untuk mempersempit daftar Penerima. Dua opsi yang paling sering digunakan adalah untuk mengurutkan dan memfilter daftar tersebut untuk membuatnya lebih mudah untuk menemukan nama dan alamat.

Di dokumen gabungan surat Word, pilih Edit Penerima, lalu dalam kotak dialog Penerima Gabungan Surat, di bawah Memperbaiki daftar penerima, pilih salah satu opsi.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengurutkan dan memfilter data untuk gabungan Surat.

Langkah 4: Tambahkan konten personalisasi ke surat Anda

Menambahkan konten ke surat Anda yang berbeda untuk setiap orang yang menerimanya — misalnya, nama dan alamat mereka. Praktik terbaik untuk menambahkan detail berikut ini adalah dengan menyisipkan bidang gabungan dalam dokumen utama.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

    Sebagai bagian dari gabungan surat Word, pada tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Blok Alamat.

  2. Di kotak dialog Sisipkan blok alamat , pilih format untuk nama Penerima seperti yang akan muncul dalam huruf.

    Opsi blok alamat

  3. Pilih OK.

    Catatan: Untuk menampilkan tampilan alamat di surat, di bawah pratinjau, pilih Hasil pratinjau. Pilih berikutnya Tombol Rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat tombol rekaman untuk menelusuri rekaman dalam sumber data Anda.

  4. Di grup tulis & sisipkan , pilih Baris salam.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup tulis & sisipkan bidang, pilih baris salam.

  5. Dalam kotak dialog Sisipkan Baris Salam, pilih format yang ingin Anda gunakan.

  6. Pilih OK untuk menyisipkan bidang gabungan surat.

  7. Pilih File > Simpan untuk mempertahankan Surat (contoh berikut) yang sedang Anda buat untuk gabungan surat.

    Contoh huruf gabungan Surat di Word memperlihatkan bidang "blok alamat" dan "baris salam" bidang.

Untuk menyisipkan informasi kustom lainnya di huruf dari daftar Kirim Anda, lihat menambahkan bidang gabungan Surat sekali dalam satu per satu.


Memverifikasi nama bidang gabungan

Pastikan Word menemukan nama dan alamat dalam milis Anda.

  1. Di tab Surat, dalam grup Tulis & Sisipkan Bidang, pilih Sesuaikan Bidang.

    Tips: Bidang Gabungan juga dapat dibuka dari kotak dialog Sisipkan Blok Alamat yang Anda gunakan untuk menambahkan blok alamat ke dokumen utama.

  2. Dalam kotak dialog Sesuaikan Bidang, verifikasi bahwa bidang rekaman yang muncul dalam daftar sesuai dengan nama judul kolom untuk rekaman di sumber data milis Anda.

    Kotak dialog Cocokkan Bidang

    Catatan: Terdapat dua kolom di kotak dialog. Misalnya, kolom kiri adalah daftar nama yang umum dalam rekaman bisnis. Kolom kanan adalah nama bidang untuk nama umum yang dipetakan ke judul kolom dalam file sumber data Anda.

  3. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika bidang nama memperlihatkan judul kolom kustom yang digunakan untuk rekaman di sumber data milis Anda, jangan lakukan apa pun.

      atau

    • Jika (tidak sesuai) muncul di nama bidang yang ingin disesuaikan dengan judul kolom di sumber data, pilih panah menurun, kemudian pilih nama bidang di sumber data milis Anda. Ulangi jika diperlukan.

  4. Pilih OK.


Memformat bidang gabungan surat

Untuk mengubah font, ukuran, atau penspasian konten gabungan, pilih nama bidang gabungan lalu ubah sesuai dengan keinginan Anda.

  1. Di tab Surat, di grup Pratinjau Hasil, pilih Pratinjau Hasil untuk beralih dari hasil gabungan kembali ke bidang gabungan surat di surat Anda.

    Di Word, di tab Surat, grup Pratinjau Hasil.

  2. Pilih nama bidang gabungan.

    Bidang Blok Alamat yang Dipilih

  3. Di tab Beranda, pilih font dan ukuran font yang ingin Anda gunakan.

    Di Word, di tab Beranda, dalam grup Font, pilih font dan ukuran font.

  4. Di tab Tata Letak Halaman (Word 2013) atau tab Tata Letak (Word 2016), pilih penspasian paragraf yang Anda inginkan.

    Di Word, di tab Tata letak, dalam grup Paragraf, atur penspasian.

    Catatan: Karena Word memperlakukan setiap baris dalam Blok Alamat sebagai paragraf, Anda dapat mengurangi penspasian antar baris.

Langkah 5. Mempratinjau dan mencetak huruf

  1. Pilih Pratinjau Hasil, kemudian pilih tombol rekam Berikutnya Tombol Rekaman berikutnya untuk hasil pratinjau gabungan surat atau Sebelumnya Tombol catatan sebelumnya untuk hasil pratinjau gabungan surat untuk memastikan nama dan alamat dalam isi surat Anda benar.

    Tips:  Untuk masuk ke awal daftar, pilih tombol rekam Pertama Tombol data pertama untuk hasil pratinjau gabungan surat , dan untuk masuk ke akhir daftar, pilih tombol rekam Terakhir Tombol Rekaman terakhir untuk hasil pratinjau gabungan surat .

  2. Pilih Selesai & Gabung > Cetak Dokumen.

    Sebagai bagian dari gabungan Surat Word, pada tab surat-menyurat, di grup selesai, pilih selesaikan & gabungkan, lalu pilih opsi.

Langkah 6: Simpan surat personalisasi Anda

Ketika disimpan, dokumen gabungan surat akan tetap terhubung dengan milis sehingga Anda dapat menggunakannya untuk surat massal selanjutnya.


Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan surat Anda

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Ya ketika Word meminta Anda untuk mempertahankan sambungan.


Untuk mengubah alamat dalam dokumen gabungan Surat

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan memilih alamat tertentu.

Informasi selengkapnya

Sebelum memulai proses penggabungan surat, persiapkan surat Anda. Jika ingin memberi tahu orang-orang tentang acara mendatang, misalnya, sertakan nama, tanggal, waktu, dan lokasi acara tersebut. Hal tersebut biasanya menjadi detail penting bagi semua penerima surat Anda.

  1. Pada tab Surat, dalam grup Mulai Gabungan Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Surat.

    surat formulir

  2. Di Word, ketikkan isi surat yang ingin dikirimkan kepada semua orang.

Milis tersebut adalah sumber data Anda. Milis dapat berupa lembar bentang Excel, direktori kontak Outlook, database Access, atau daftar alamat Office. Milis berisi data yang digunakan sebagai sumber informasi oleh Word ketika menulis surat Anda.

Tips

  • Jika tidak memiliki milis, Anda dapat membuatnya saat menggabungkan surat. Sebelum memulai proses penggabungan surat, kumpulkan semua data, lalu tambahkan ke sumber data Anda.

  • Jika menggunakan lembar bentang Excel, pastikan kolom untuk kode pos diformat sebagai teks sehingga angka nol tetap dicantumkan.

  • Jika ingin menggunakan kontak Outlook, pastikan Outlook ditetapkan sebagai program email default Anda. Untuk melakukan hal ini, buka Email Apple, dan pada menu Email, pilih Preferensi. Pada tab Umum, di samping Pembaca email default, pilih Microsoft Outlook

  • Anda juga dapat menggunakan kontak Apple, pastikan bahwa email Apple adalah program email default Anda.

  • Gunakan database FileMake pro sebagai sumber data untuk penggabungan surat.

  1. Pada tab Surat, klik Pilih Penerima, kemudian klik salah satu opsi.

    Pada tab Surat, Pilih Penerima disorot dengan daftar opsi

    Pilih

    Untuk

    Buat Daftar Baru

    Memulai daftar alamat baru saat menyiapkan gabungan surat

    Gunakan Daftar yang Sudah Ada

    Menggunakan lembar bentang Excel, atau tipe file data lain sebagai daftar alamat Anda

    Pilih dari Kontak Outlook

    Memilih nama langsung dari kontak Outlookuntuk daftar alamat

    Kontak Apple

    Memilih nama-nama langsung dari Buku Alamat Apple untuk daftar alamat

    FileMaker Pro

    Mengimpor data dari database FileMaker Pro

  2. Jika memilih Buat Daftar Baru, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Dalam kotak dialog Edit Bidang Daftar, Word secara otomatis membuat bidang untuk beberapa informasi dasar, seperti nama depan, nama belakang, dan alamat. Jika ingin menambahkan bidang baru, seperti bidang pesan, tambahkan sekarang sehingga Anda dapat mengisinya nanti saat mengetikkan entri. Pada Nama bidang baru, ketikkan nama bidang yang ingin ditambahkan, lalu pilih tanda plus (+).

      Tips:  Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin dipindahkan, lalu gunakan panah atas atau bawah untuk memindahkan bidang ke urutan yang diinginkan dalam daftar.

    2. Setelah semua bidang disiapkan seperti yang Anda inginkan, pilih Buat untuk membuat daftar.

  3. Jika memilih Gunakan Daftar yang Ada, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Telusuri ke file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

    2. Jika memilih untuk membuka lembar bentang Excel, dalam kotak dialog Buka Buku Kerja, pilih lembar yang ingin digunakan, dan kosongkan Rentang Sel agar menggunakan seluruh lembar bentang, atau masukkan rentang sel untuk data yang ingin digunakan, kemudian pilih OK.

  4. Jika Anda memilih Pilih dari Kontak Outlook atau Kontak Apple, ikuti langkah-langkah ini:

    1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

    2. Untuk kontak Outlook, dalam kotak dialog Opsi Kueri, di samping Urutkan penerima gabungan surat menurut, pilih Data lengkap. Dalam daftar kontak, pilih kontak yang ingin Anda kirimi email massal, lalu pilih OK.

    3. Untuk kontak Apple, dalam kotak dialog Opsi Kueri, di bawah Kontak Grup Apple, pilih grup yang ingin Anda kirimi email massal, kemudian pilih OK.

    4. Untuk Database FileMaker Pro, pilih file database dalam kotak dialog Pilih Database FileMaker Pro untuk digunakan sebagai Sumber Data kemudian pilih Buka

  1. Pada tab Surat, pilih Sisipkan Bidang Gabung dan pilih bidang yang ingin ditambahkan.

    Pada tab Surat, Sisipkan Bidang Gabung disorot

    Terus tambahkan bidang hingga semua informasi yang diinginkan telah ditambahkan pada surat.

  2. Format bidang dalam surat agar tampilannya sesuai keinginan Anda untuk seluruh amplop. Misalnya, sertakan spasi di antara bidang Nama Depan dan Belakang kemudian tekan Return untuk memulai baris baru bagi bidang Alamat.

    Tips: Untuk mengurutkan daftar penerima atau menghapus penerima, pada tab Surat, pilih Filter Penerima, kemudian pilih Urutkan Data atau Filter Data. Setelah selesai, pilih OK.

  1. Pada tab Surat, pilih Pratinjau Hasil untuk melihat tampilan hasil surat Anda nantinya. Gunakan panah kiri dan kanan pada tab Surat untuk menelusuri setiap surat.

    Pada tab Surat, Pratinjau Hasil disorot

  2. Untuk membuat perubahan pemformatan lainnya, pilih Pratinjau Hasil lagi, yang memungkinkan Anda menambahkan atau menghapus bidang gabungan.

  3. Jika tampilan surat sudah sesuai keinginan, pada tab Surat, pilih Selesai & Gabung > Cetak Dokumen untuk menyelesaikan proses penggabungan surat.

    Pada tab Surat, opsi Selesai & Gabung serta Cetak Dokumen disorot

    Tips: Jika ingin meninjau dan memperbarui setiap surat secara individual sebelum mencetaknya, pada tab Surat, pilih Selesai & Gabung > Edit Dokumen Individual. Setelah selesai, klik File > Cetak untuk mencetak amplop.

Ketika disimpan, dokumen gabungan surat akan tetap terhubung dengan milis sehingga Anda dapat menggunakannya untuk surat massal selanjutnya.

Untuk menggunakan kembali dokumen gabungan surat Anda

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Ya ketika Word meminta Anda untuk mempertahankan sambungan.

Untuk mengubah alamat dalam dokumen gabungan surat

  • Buka dokumen gabungan surat dan pilih Edit Daftar Penerima untuk mengurutkan, memfilter, dan memilih alamat tertentu.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×