Menggunakan gabungan surat untuk membuat pesan email formulir di Word 2016 untuk Mac

Jika ingin mengirimkan surat yang dipersonalisasi untuk setiap penerima kepada banyak orang melalui email, gunakan gabungan surat. Anda dapat membuat kumpulan pesan email yang dipersonalisasi dengan format dan teks yang sama. Hanya bagian tertentu dari pesan email yang berbeda dan dipersonalisasi. Berbeda dari siaran pesan kepada sekelompok orang, setiap penerima pada gabungan surat akan menjadi satu-satunya penerima pesan.

Ada tiga file yang diperlukan dalam membuat pesan email menggunakan proses gabungan surat:

  • Dokumen utama
    Dokumen ini merupakan pesan email Anda, berisi teks yang identik untuk setiap versi dokumen yang digabungkan.

  • Milis Anda
    Dokumen ini merupakan sumber data, sering kali berupa lembar bentang Excel, yang digunakan untuk mengisi informasi dalam pesan email. Milis memiliki nama dan dokumen utama Anda adalah email yang akan dikirim kepada nama-nama dalam milis.

  • Dokumen gabungan Anda
    Dokumen ini merupakan gabungan dari dokumen utama dan milis. Gabungan surat akan mengambil informasi dari milis, lalu memasukkannya ke dalam dokumen utama, menghasilkan dokumen gabungan yang dipersonalisasi untuk setiap orang di milis.

Langkah pertama dalam proses gabungan surat adalah membuat dokumen utama.

  1. Pada tab Surat, pilih Mulai Gabungan Surat > Pesan Email.

    email gabungan surat

  2. Di Word, ketikkan pesan email yang ingin dikirim kepada semua orang.

Baris pertama di lembar bentang Excel adalah rekaman header. Setiap kolom dalam baris memiliki nama label yang menunjukkan kategori informasi. Misalnya, label kolom Anda mungkin berupa pesan email, nama, alamat, kota, provinsi, dan kode pos. Setiap baris berikutnya berisi satu rekaman data untuk setiap penerima. Tidak boleh ada baris atau kolom kosong dalam daftar.

Tips: Untuk membuat lembar bentang Excel dari buku alamat Outlook, ekspor kontak ke file berbatas-tab (.txt), lalu buka file .txt di Excel. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Mengekspor atau mengarsipkan item Outlook secara manual.

  1. Di baris pertama lembar bentang Excel, ketikkan label kolom untuk penerima. Misalnya, di kolom pertama, ketikkan Alamat email; di kolom kedua, ketikkan Nama depan; dan di kolom ketiga, ketikkan Nama belakang.

    Penting: Sebaiknya kolom pertama berisi alamat email setiap penerima.

  2. Di baris kedua dan berikutnya, ketikkan alamat email, nama depan, dan nama belakang penerima.

  3. Dalam menu File, pilih Simpan, lalu masukkan nama file.

    Catatan: Lokasi lembar bentang perlu diingat karena Anda akan membutuhkannya saat akan menautkan lembar bentang tersebut ke dokumen gabungan surat.

  4. Simpan, lalu tutup lembar bentang.

    Catatan: Anda tidak dapat menyelesaikan penggabungan jika tidak menutup lembar bentang Excel yang berisi daftar atau jika membukanya kembali sebelum penggabungan surat selesai.

Pada tab Surat, klik Pilih Penerima, kemudian klik salah satu opsi.

Pada tab Surat, Pilih Penerima disorot dengan daftar opsi

Opsi

Deskripsi

Buat Daftar Baru

Memulai daftar alamat baru saat menyiapkan gabungan surat

Gunakan Daftar yang Ada

Menggunakan lembar bentang Excel atau tipe file data lain sebagai daftar alamat Anda

Pilih dari Kontak Outlook

Memilih nama-nama langsung dari kontak Outlook untuk daftar alamat Anda

Kontak Apple

Memilih nama-nama langsung dari Buku Alamat Apple untuk daftar alamat

FileMaker Pro

Mengimpor data dari database FileMaker Pro

Buat Daftar Baru

Dalam kotak dialog Edit Bidang Daftar, Word secara otomatis akan membuat bidang untuk beberapa informasi dasar, seperti nama depan, nama belakang, dan alamat. Jika ingin menambahkan bidang baru, misalnya bidang pesan, tambahkan sekarang agar dapat diisi saat entri diketikkan.

  1. Di bawah Nama bidang baru, ketikkan nama bidang yang ingin ditambahkan, lalu klik tanda + (tanda plus).

    Tips: Untuk mengubah urutan bidang, pilih bidang yang ingin dipindahkan, lalu gunakan panah atas atau bawah untuk memindahkan bidang.

  2. Setelah semua bidang disiapkan sesuai dengan yang Anda inginkan, pilih Buat untuk membuat daftar baru.

Gunakan Daftar yang Ada

  1. Telusuri file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

  2. Dalam kotak dialog Buka Buku Kerja, pilih lembar bentang yang ingin digunakan, lalu lakukan salah satu hal berikut:

    • Biarkan Rentang Sel tetap kosong untuk menggunakan seluruh lembar bentang.

      atau

    • Masukkan rentang sel untuk data yang ingin digunakan.

  3. Pilih OK.

Pilih dari Kontak Outlook

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Kueri, di samping Urutkan penerima gabungan surat menurut, pilih Data lengkap.

  3. Dalam daftar kontak, pilih kontak yang ingin Anda sertakan dalam gabungan surat dan pilih OK.

Kontak Apple

  1. Pilih Filter Penerima untuk memilih penerima yang ingin disertakan.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Kueri, di bawah Kontak Grup Apple, pilih grup yang ingin disertakan dalam gabungan surat, kemudian pilih OK.

FileMaker Pro

  1. Telusuri file yang ingin digunakan, lalu pilih Buka.

  2. Dalam kotak dialog Pemisah Rekaman Header, pilih pemisah bidang untuk memisahkan setiap bidang data dan pemisah rekaman untuk memisahkan setiap rekaman data, lalu pilih OK.

  1. Pada tab Surat, pilih Sisipkan Bidang Gabung, lalu pilih bidang yang ingin ditambahkan.

    Pada tab Surat, Sisipkan Bidang Gabung disorot

  2. Dalam dokumen utama, klik dalam kotak Seret bidang ke dalam kotak ini atau ketikkan teks, lalu klik teks untuk menghapusnya.

  3. Tambahkan dan format bidang yang ingin disertakan dalam pesan email, lalu pilih OK.

  1. Pada tab Surat, pilih Pratinjau Hasil untuk melihat tampilan pesan email.

    Pada tab Surat, Pratinjau Hasil disorot

    Catatan: Gunakan tombol panah kiri dan kanan pada tab Surat untuk menelusuri setiap pesan email.

  2. Untuk membuat perubahan pemformatan lainnya, pilih kembali Pratinjau Hasil, yang akan memungkinkan Anda menambahkan atau menghapus bidang gabung.

  3. Jika tampilan pesan sudah sesuai dengan yang Anda inginkan, pada tab Surat, pilih Selesai & Gabung > Gabungkan ke Email untuk menyelesaikan penggabungan surat.

    Tips: Gabungkan ke Email tidak tersedia jika Anda belum memilih program email default.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×