Menggunakan arsip online dengan Outlook 2016 untuk Mac

Arsip online, juga disebut sebagai kotak surat arsip, adalah tempat penyimpanan pesan email lama agar tidak memenuhi ruang kotak surat utama. Admin Office 365 atau TI akan membuatkan kotak surat arsip untuk Anda.

Catatan: Agar kotak surat arsip dapat digunakan dengan Outlook 2016 untuk Mac, kotak surat utama dan arsip harus berada di Server Exchange (lokal) atau Exchange Online di Office 365 (cloud). Jika kotak surat utama berada di Server Exchange, misalnya, dan akun arsip berada di Exchange Online di Office 365, Anda tidak akan dapat menggunakan arsip online. Hubungi admin Office 365 atau TI untuk mengetahui tentang menggabungkan lokasi kedua kotak surat.

Praktik terbaik untuk memindahkan email ke arsip

Meskipun Anda dapat memindahkan setiap pesan dari Outlook 2016 untuk Mac ke kotak surat arsip satu per satu (Anda tidak dapat memindahkan atau menyalin beberapa item sekaligus), cara yang lebih efisien untuk memastikan bahwa pesan Anda diarsipkan adalah menggunakan arsip Outlook Web App dan kebijakan penyimpanan.

Kebijakan penyimpanan dan arsip diatur oleh administrator Office 365 atau TI. Kebijakan arsip mengontrol berapa lama pesan akan tetap berada dalam folder email sebelum dipindahkan ke arsip; kebijakan penyimpanan mengontrol berapa lama pesan akan disimpan. Meskipun admin mengatur kebijakan untuk seluruh organisasi, Anda dapat mengabaikan kebijakan untuk menyesuaikan kebutuhan. Lihat Kebijakan penyimpanan dan arsip di Outlook Web App untuk mendapatkan instruksi.

Jika ingin mengarsipkan beberapa pesan sekaligus dan tidak ada kebijakan penyimpanan atau arsip yang diterapkan, gunakan Outlook Web App untuk memindahkan pesan dari kotak surat utama ke arsip. Anda tidak akan dapat memindahkan folder, tetapi dapat memindahkan semua pesan dalam folder sekaligus.

  1. Centang kotak di samping semua pesan yang ingin diarsipkan.

  2. Seret file ke folder pada panel navigasi yang berlabel Arsip Pribadi - <nama Anda>.

    Catatan: Jika folder, item kalender, kontak, tugas, atau catatan dipindahkan ke arsip di salah satu versi Outlook, seperti Outlook 2016 untuk Windows, Anda tidak akan dapat memindahkan atau menampilkannya dalam kotak surat arsip menggunakan Outlook 2016 untuk Mac.

Tips tambahan

  • Untuk mencari dalam arsip, pilih folder arsip pada panel folder. Anda tidak dapat mencari dalam kotak surat dan arsip secara bersamaan.

  • Anda dapat membuat aturan kotak masuk untuk mengelola pesan ke dalam folder, menetapkan pesan pada kategori, atau mengarahkan pesan ke akun lain secara otomatis. Namun, aturan ini tidak dapat diterapkan ke kotak surat arsip dan Anda tidak dapat mengalihkan pesan ke arsip menggunakan aturan kotak surat.

Lihat Juga

Menambahkan akun Exchange atau Office 365 ke Outlook 2016 untuk Mac

Menambahkan akun email ke Outlook

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×