Menggunakan arsip online dengan Outlook 2016 untuk Mac

Arsip online, juga disebut kotak surat arsip, adalah tempat Anda dapat menyimpan pesan email lama agar dapat menghemat ruang dalam kotak surat utama. Admin Office 365 atau TI akan membuat kotak surat arsip untuk Anda.

Catatan: Agar kotak surat arsip Anda dapat digunakan dengan Outlook 2016 untuk Mac, kotak surat utama dan arsip harus berada di Server Exchange (lokal) atau di Exchange Online di Office 365 (cloud). Misalnya, jika kotak surat utama Anda berada di Server Exchange dan akun arsip berada di Exchange Online di Office 365, arsip online tidak akan dapat digunakan. Hubungi admin Office 365 atau TI Anda tentang menempatkan keduanya di satu lokasi.

Praktik terbaik untuk memindahkan email ke arsip

Meskipun Anda dapat memindahkan pesan individual dari Outlook 2016 untuk Mac ke kotak surat arsip satu per satu (tidak dapat memindahkan atau menyalin beberapa item sekaligus), cara yang lebih efisien untuk memastikan bahwa pesan telah diarsipkan adalah dengan menggunakan kebijakan penyimpanan dan arsip Outlook Web App.

Kebijakan penyimpanan dan arsip diatur oleh administrator Office 365 atau TI. Kebijakan arsip mengontrol berapa lama pesan akan tetap berada dalam folder email sebelum dipindahkan ke arsip; kebijakan penyimpanan mengontrol berapa lama pesan akan disimpan. Meskipun admin mengatur kebijakan untuk seluruh organisasi, Anda dapat mengabaikan kebijakan untuk menyesuaikan kebutuhan. Lihat Kebijakan penyimpanan dan arsip di Outlook Web App untuk mendapatkan instruksi.

Jika ingin mengarsipkan beberapa pesan sekaligus tetapi tidak ada kebijakan arsip atau penyimpanan yang ditetapkan, gunakan Outlook Web App untuk memindahkan pesan dari kotak surat utama ke arsip. Anda tidak akan dapat memindahkan folder, tetapi semua pesan dalam folder dapat dipindahkan secara bersamaan.

  1. Centang kotak di samping semua pesan yang ingin diarsipkan.

  2. Seret file ke folder pada panel navigasi yang berlabel Arsip Pribadi - <nama Anda>.

    Panel navigasi dari Outlook dengan "Arsip pribadi" disorot

    Catatan: Anda tidak dapat memindahkan atau menyalin folder, item kalender, kontak, tugas, atau catatan ke arsip.

Tips tambahan

  • Untuk mencari di dalam arsip, Anda harus memilih folder arsip di panel folder terlebih dahulu. Anda tidak dapat mencari kotak surat dan arsip secara bersamaan.

  • Anda dapat membuat aturan kotak masuk untuk secara otomatis menyimpan pesan ke folder, mengategorikan pesan, atau mengalihkan pesan ke akun lain. Namun, aturan ini tidak dapat diteruskan ke kotak surat arsip, dan Anda tidak dapat mengalihkan pesan ke arsip menggunakan aturan kotak masuk.

Lihat Juga

Menambahkan akun Exchange atau Office 365 ke Outlook 2016 untuk Mac

Menambahkan akun email ke Outlook

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×