Menggunakan Access atau Excel untuk mengelola data Anda

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Microsoft Access dan Microsoft Excel memiliki banyak kesamaan, yang dapat membuat sulit untuk memutuskan program mana yang harus Anda gunakan. Sebagai contoh, program kedua bisa menyimpan data dalam jumlah besar, menjalankan kueri yang efektif dan alat analisis untuk mengiris dan dadu data tersebut, dan melakukan perhitungan canggih yang mengembalikan data yang Anda perlukan.

Namun, masing-masing program memiliki beberapa keuntungan jelas, bergantung pada tipe data yang Anda mengelola dan apa yang ingin Anda lakukan dengan data itu. Misalnya, jika tujuan Anda untuk mempertahankan integritas data dalam format yang dapat diakses oleh beberapa pengguna, Access adalah pilihan terbaik, sedangkan Excel lebih cocok untuk data numerik kompleks yang ingin Anda analisis mendalam.

Dalam banyak kasus, Anda bisa menggunakan program kedua, menggunakan masing-masing untuk tujuan yang mana paling cocok. Secara umum, akses lebih baik untuk mengelola data: membantu Anda tetap teratur, mudah untuk mencari dan tersedia untuk beberapa pengguna bersamaan. Excel biasanya lebih baik untuk menganalisis data: melakukan penghitungan yang rumit, menjelajahi hasil mungkin dan menghasilkan kualitas tinggi bagan. Jika Anda menggunakan Access untuk menyimpan dan Excel untuk menganalisis data Anda, Anda bisa mendapatkan manfaat dari program kedua.

Sebelum Anda memutuskan program mana yang digunakan, Anda mungkin ingin membandingkan manfaat dari setiap program, Pelajari saat sebaiknya menggunakan satu atau yang lainnya, dan temukan cara bekerja dengan kedua program untuk mencapai persis hasil yang Anda inginkan.

Catatan: Menyertakan semua perangkat Microsoft Office Excel, namun tidak semua perangkat akses.

Membandingkan manfaat dari setiap program

Memilih program yang tepat sangat penting jika Anda ingin mengakses dan memperbarui informasi Anda dengan maksimum kinerja dan akurasi. Untuk mengetahui program mana paling cocok untuk tugas yang Anda inginkan untuk menyelesaikan, mungkin membantu untuk membandingkan manfaat setiap program memiliki terkait penyimpanan data, analisis data, kolaborasi multi-pengguna, dan keamanan.

Datar versus data relasional    Untuk membantu memutuskan program mana terbaik untuk menyimpan data Anda, Tanyakan pertanyaan berikut: Apakah data relasional atau tidak? Data yang bisa secara efisien terdapat dalam satu tabel atau lembar kerja disebut datar atau nonrelational data. Misalnya, jika Anda ingin membuat daftar sederhana pelanggan, dengan hanya satu orang alamat dan kontak untuk masing-masing pelanggan, Excel mungkin lebih baik. Namun, jika Anda ingin menyimpan daftar pelanggan lebih kompleks yang berisi penagihan dan pengiriman alamat untuk masing-masing pelanggan, atau beberapa kontak orang untuk masing-masing pelanggan, Access adalah solusi yang lebih baik.

Di database relasional, Anda menata informasi Anda ke dalam beberapa tabel. Dalam database relasional dirancang, setiap tabel datar dan berisi informasi tentang hanya satu tipe data. Misalnya, jika Anda membuat database pelanggan, nama pelanggan harus disimpan dalam satu tabel, sedangkan pelanggan tersebut tagihan dan pengiriman alamat akan disimpan di tabel terpisah. Menyimpan alamat secara terpisah dari nama ada baiknya karena masing-masing pelanggan bisa memiliki lebih dari satu alamat, dan Anda ingin memasukkan beberapa alamat untuk masing-masing pelanggan tanpa harus memasukkan nama pelanggan untuk tiap alamat.

Lokal versus data eksternal    Anda bisa menggunakan Access untuk menyambungkan ke data dari berbagai sumber data eksternal sehingga Anda bisa menampilkan, kueri, dan mengedit data tanpa harus mengimpornya. Sebagai contoh, Access menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data yang sudah ada dalam database Microsoft SQL Server, dBASE file atau folder Outlook, bersama dengan banyak sumber data lainnya. Anda bisa menggunakan Excel untuk menyambungkan ke berbagai sumber data termasuk Access, SQL Server dan database Analysis Services, teks dan file XML, dan sumber data ODBC dan OLE DB. Namun, Anda tidak bisa mengedit data untuk mengubah data sumber melalui antarmuka pengguna Excel.

Access maupun Excel menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data dalam daftar Windows SharePoint Services . Namun, Excel menyediakan hanya baca-saja koneksi ke daftar SharePoint; Meskipun akses memungkinkan Anda membaca dan menulis ke daftar SharePoint.

Integritas data versus fleksibilitas    Pengidentifikasi unik membantu mempertahankan integritas data Anda, dan memastikan bahwa tidak ada dua baris (atau catatan) berisi data yang sama. Pengidentifikasi unik juga menyediakan cara tercepat untuk mengambil data saat Anda mencari atau mengurutkan data Anda. Di Access, Anda bisa menggunakan tipe data AutoNumber untuk secara otomatis menghasilkan pengidentifikasi unik untuk setiap catatan. Anda dapat menggunakan pengidentifikasi ini untuk mengaitkan rekaman dalam satu tabel ke satu atau beberapa rekaman di tabel lain.

Struktur yang berlaku akses ke data Anda membantu memastikan integritas data. Access bisa meminta catatan yang baru dalam satu tabel memiliki nilai terkait yang sudah ada dalam tabel yang berbeda, sehingga Anda tidak bisa membuat catatan "orphan". Misalnya, Anda tidak ingin memiliki agar tidak menyertakan informasi pelanggan. Access bisa meminta bahwa setiap catatan yang baru dalam tabel pesanan Anda memiliki nilai pelanggan terkait dalam tabel pelanggan Anda. Ini diperlukan korespondensi nilai disebut integritas referensial.

Anda juga bisa menerapkan batasan Anda sendiri dan aturan tambahan untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan dengan benar. Excel memungkinkan Anda memasukkan data secara lebih bentuk bebas, tapi karena Excel tidak mendukung data relasional, tidak mendukung integritas referensial. Namun, Anda bisa menggunakan perintah Validasi Data untuk mengontrol entri data di Excel.

Membuat kueri    Jika Anda sering harus menampilkan data Anda dengan berbagai cara, bergantung pada mengubah kondisi atau acara, Access mungkin lebih baik untuk menyimpan dan bekerja dengan data Anda. Akses memungkinkan Anda menggunakan kueri Structured Query Language (SQL) untuk dengan cepat mengambil hanya baris dan kolom data yang Anda inginkan, apakah data terdapat dalam satu tabel atau banyak tabel. Anda juga bisa menggunakan ekspresi dalam kueri untuk membuat bidang terhitung. Menggunakan ekspresi di Access mirip dengan proses menggunakan rumus di Excel untuk menghitung nilai. Anda juga bisa menggunakan kueri Access untuk meringkas data dan untuk menyajikan nilai agregat, seperti jumlah, rata-rata dan hitungan.

Pemodelan    Di Excel, Anda bisa menggunakan alat analisis bagaimana-jika untuk perkiraan hasil dari model lembar kerja. Analisis bagaimana-jika memungkinkan Anda untuk menjalankan skenario yang berbeda pada data Anda, seperti kasus terbaik dan skenario kasus terburuk, dan membandingkan data yang dihasilkan dari beberapa skenario di laporan ringkasan. Serupa fitur ini tersedia di Access.

Pivoting dan bagan    Di program kedua, Anda bisa membuat bagan PivotTable dan laporan PivotTable. Namun, Excel menyediakan lebih lanjut PivotTable pelaporan dan fitur pembuatan bagan dari Access tidak. Jika Anda berencana untuk membuat laporan PivotTable yang luas atau menyediakan terlihat profesional bagan secara teratur, Anda harus menggunakan laporan PivotTable atau PivotTable pembuatan bagan di Excel dan bukan fitur yang sama di Access.

Access maupun Excel bisa digunakan dalam lingkungan kolaboratif, seperti Windows SharePoint Services dan berbagi file jaringan, tapi ada perbedaan dalam data yang bisa diakses oleh beberapa pengguna.

Beberapa pengguna akses ke data    Di bawah operasi normal, Access memungkinkan beberapa pengguna membuka database tunggal pada saat yang sama; ini berfungsi baik karena Access kunci hanya data yang sedang diedit; Hasilnya, pengguna bisa mengedit berbagai catatan tanpa konflik. Di Excel, Anda bisa berbagi buku kerja dengan pengguna lain, tetapi fungsi multi-pengguna kolaborasi terbaik ketika pengguna bekerja pada data dalam buku kerja itu pada waktu yang berbeda dan bukan secara bersamaan. Berlaku, pengguna Access database berkolaborasi pada sebuah kumpulan data, dan pengguna dari buku kerja Excel berkolaborasi pada dokumen.

Menggunakan Windows SharePoint Services untuk kolaborasi    Program kedua integrasi dengan teknologi Microsoft Windows SharePoint Services, seperti daftar dan pustaka dokumen SharePoint.

Access menyediakan berbagai cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint. Misalnya, Anda bisa mengunggah database penuh ke pustaka dokumen Windows SharePoint Services, membuat formulir dan laporan yang tersedia sebagai tampilan Windows SharePoint Services, dan menautkan database ke data yang disimpan di dalam daftar SharePoint.

Excel menyediakan hanya satu cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint Services. Anda bisa mengunggah buku kerja ke pustaka dokumen Windows SharePoint Services, di mana pengguna individual bisa memeriksa buku kerja untuk membuat perubahan, mencegah pengguna lain untuk mengubah buku kerja secara bersamaan. Pengguna dapat mengedit buku kerja tanpa Check Out pustaka dokumen, dalam hal mereka harus dipadukan dengan pengguna lain untuk menghindari konflik data.

Menggunakan folder jaringan untuk kolaborasi    Jika Anda menyimpan Access database di folder jaringan bersama, beberapa pengguna dapat membuka database dan bekerja dengan data tersebut secara bersamaan. Catatan individual terkunci saat pengguna editan mereka. Jika Anda menyimpan buku kerja Excel di sebuah folder jaringan bersama, hanya satu pengguna bisa mengedit buku kerja sekaligus. Untuk menampilkan tujuan, beberapa pengguna bisa membuka buku kerja saat pengguna lain sedang mengedit tersebut tetapi pengguna tersebut tidak bisa membuat perubahan ke data hingga pengguna yang sedang mengedit buku kerja menutup itu.

Program kedua menyediakan fitur serupa — kata sandi dan enkripsi — yang bisa membantu Anda mencegah hilangnya data dan memproteksi data Anda dari akses tidak sah. Namun, ada beberapa perbedaan antara Access dan Excel di tingkat pengguna bagaimana data proteksi berfungsi.

Mencegah hilangnya data    Di Access, pekerjaan Anda terus disimpan sehingga, dalam Kejadian kegagalan yang tidak diharapkan, Anda mungkin kehilangan banyak pekerjaan (jika ada). Namun, karena Access menyimpan pekerjaan Anda secara terus menerus, hal ini juga memungkinkan Anda untuk membuat perubahan yang Anda nanti memutuskan Anda tidak ingin melakukan. Untuk memastikan bahwa Anda bisa memulihkan database Anda dengan cara yang Anda inginkan, Anda harus membuat salinan cadangan database file di jadwal yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda bisa memulihkan database seluruh dari cadangan, atau Anda bisa memulihkan hanya tabel atau objek database lain yang Anda perlukan. Jika Anda menggunakan utilitas sistem file cadangan, Anda juga bisa menggunakan salinan database dari file cadangan sistem untuk memulihkan data Anda. Di Excel, Anda bisa menyimpan informasi Pemulihanotomatis interval tertentu saat Anda memperbarui data Anda.

Perlindungan data tingkat pengguna    Di Excel, Anda bisa menghapus data penting atau pribadi dari tampilan dengan menyembunyikan kolom dan baris data, dan kemudian melindungi seluruh lembar kerja untuk mengontrol akses pengguna ke data tersembunyi. Selain untuk memproteksi lembar kerja dan elemennya, Anda juga bisa mengunci dan membuka kunci sel dalam lembar kerja untuk mencegah pengguna lain secara tidak sengaja mengubah data penting.

Keamanan file tingkat    Di bagian tingkat file, Anda bisa menggunakan enkripsi di program kedua untuk mencegah pengguna tidak sah dari melihat data. Anda juga bisa meminta kata sandi dimasukkan untuk membuka database file atau buku kerja. Selain itu, Anda dapat membantu mengamankan database file atau buku kerja dengan menggunakan tanda tangan digital.

Membatasi akses ke data    Di Excel, Anda bisa menentukan berbasis pengguna izin untuk mengakses data atau mengatur hak baca-saja yang mencegah pengguna lain melakukan perubahan ke data yang mereka memiliki akses ke. Access tidak menyediakan fitur keamanan tingkat pengguna, tapi Access mendukung model keamanan pengguna server database yang terhubung ke. Misalnya, jika Anda menautkan ke daftar SharePoint, Access heeds izin pengguna untuk daftar SharePoint. Jika Anda ingin agar pengguna tidak sah dari data Access Anda, Anda bisa enkripsi database Anda dengan mengatur kata sandi. Pengguna harus memasukkan kata sandi untuk membaca data dari database, meskipun mereka mengaksesnya dengan menggunakan program lain, seperti Excel.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara membantu melindungi data Anda, lihat membantu mengamankan database Access 2007 dan proteksi dan keamanan di Excel.

Kapan menggunakan Access

Secara umum, Access adalah pilihan terbaik saat Anda harus Lacak dan rekaman data secara teratur, dan lalu Tampilkan, mengekspor, atau mencetak subset data tersebut. Formulir Access menyediakan antarmuka yang lebih mudah daripada lembar kerja Excel untuk bekerja dengan data Anda. Anda bisa menggunakan Access untuk mengotomatisasi sering dilakukan tindakan, dan laporan Access memungkinkan Anda meringkas data dalam formulir cetak atau elektronik. Access menyediakan lebih banyak struktur untuk data Anda; Misalnya, Anda bisa mengontrol tipe data apa yang bisa dimasukkan, apa nilai dapat dimasukkan, dan Anda bisa menentukan bagaimana data dalam satu tabel terkait dengan data di tabel lainnya. Struktur ini membantu Anda memastikan bahwa hanya benar tipe data yang dimasukkan.

Access menyimpan data dalam tabel yang terlihat sama sebagai lembar kerja — namun tabel Access didesain untuk membuat kueri kompleks hubungannya data yang disimpan di tabel lainnya.

Gunakan mengakses Kapan Anda:

  • Mengantisipasi banyak orang yang bekerja dengan database dan opsi kokoh yang menangani pembaruan untuk data Anda, seperti catatan penguncian dan resolusi konflik yang Anda inginkan.

  • Akan perlu menambahkan beberapa tabel ke rangkaian data yang berasal dari sebagai Tabel datar atau nonrelational.

  • Ingin menjalankan kueri kompleks.

  • Ingin menghasilkan berbagai laporan atau label surat.

  • Mengelola kontak    Anda bisa mengelola kontak dan alamat surat, lalu membuat laporan di Access atau menggabungkan data dengan Microsoft Office Word untuk mencetak Surat formulir, amplop atau label surat.

  • Pemantauan persediaan dan aset    Anda bisa membuat item persediaan di rumah atau bisnis, dan menyimpan foto atau dokumen terkait lainnya bersama data.

  • Pelacakan pesanan    Anda bisa memasukkan informasi tentang produk, pelanggan dan pesanan, dan lalu membuat laporan yang memperlihatkan penjualan menurut karyawan, kawasan, periode waktu, atau beberapa nilai lain.

  • Tugas pelacakan    Anda bisa melacak tugas untuk sekelompok orang, dan masukkan tugas baru pada saat yang bersamaan dengan orang lain sedang memperbarui tugas yang sudah ada dalam database yang sama.

  • Menata pustaka pinjaman    Anda bisa menggunakan Access untuk menyimpan data tentang buku dan CD, dan melacak siapa Anda telah memberikan mereka.

  • Perencanaan acara    Anda bisa memasukkan informasi tentang tanggal acara, lokasi, dan peserta, dan lalu cetak jadwal atau ringkasan tentang acara.

  • Nutrisi pelacakan    Melacak resep, dan masuk diet dan olahraga aktivitas.

Kapan menggunakan Excel

Sebagai program lembar bentang Excel bisa menyimpan sejumlah besar data di buku kerja yang berisi satu atau beberapa lembar kerja. Namun, bukan sebagai sistem manajemen database, seperti Access, Excel yang dioptimalkan untuk analisis data dan perhitungan. Anda bisa menggunakan program ini fleksibel untuk menyusun model untuk menganalisis data, menulis rumus sederhana dan kompleks untuk melakukan perhitungan pada data tersebut, pivot data cara apa pun yang Anda inginkan, dan menyajikan data dalam berbagai bagan terlihat profesional.

Gunakan Excel Kapan Anda:

  • Memerlukan datar atau nonrelational tampilan data Anda dan bukan database relasional yang menggunakan beberapa tabel, dan ketika data Anda sebagian besar numerik.

  • Sering menjalankan perhitungan dan perbandingan statistik pada data Anda.

  • Ingin menggunakan laporan PivotTable untuk menampilkan data hierarkis dalam tata letak yang ringkas dan fleksibel.

  • Merencanakan untuk membuat bagan secara teratur dan ingin menggunakan format pembuatan bagan baru yang tersedia di Excel.

  • Ingin menekankan data Anda dengan menggunakan ikon pemformatan bersyarat, bilah data, skala warna.

  • Ingin menjalankan operasi analisis bagaimana-jika yang canggih pada data Anda, seperti statistik, engineering, dan analisis regresi.

  • Ingin untuk melacak item dalam daftar sederhana, untuk penggunaan pribadi atau untuk tujuan kolaborasi terbatas.

  • Akuntansi    Anda bisa menggunakan fitur perhitungan yang sangat efektif dari Excel dalam banyak laporan Akuntansi Keuangan — misalnya, laporan arus kas, laporan pendapatan atau laporan laba dan rugi.

  • Anggaran    Apakah kebutuhan Anda pribadi atau bisnis terkait, Anda bisa membuat semua tipe anggaran di Excel — misalnya, perencanaan anggaran pemasaran, anggaran acara atau anggaran pensiun.

  • Tagihan dan penjualan    Excel juga berguna untuk mengelola data tagihan dan penjualan, dan Anda bisa dengan mudah membuat formulir yang dibutuhkan — misalnya, faktur penjualan, slip Kemasan, atau pesanan pembelian.

  • Pelaporan    Anda bisa membuat berbagai tipe laporan di Excel yang mencerminkan analisis data Anda atau yang merangkum data Anda — misalnya, laporan yang mengukur kinerja proyek, data perkiraan, ringkas data, atau menyajikan varians data.

  • Perencanaan    Excel adalah alat yang hebat untuk membuat perencanaan yang profesional atau perencana yang berguna — misalnya, perencanaan kelas mingguan, perencanaan riset pemasaran, perencanaan pajak atau perencana yang membantu Anda merencanakan menu mingguan, pesta, atau liburan.

  • Pelacakan    Anda bisa menggunakan Excel untuk melacak data di lembar waktu atau daftar — misalnya, lembar waktu untuk melacak kantor, atau daftar inventaris yang melacak perlengkapan.

  • Menggunakan kalender    Karena kisi sifat, Excel cocok untuk membuat jenis kalender — misalnya, kalender akademis untuk melacak aktivitas selama tahun atau kalender tahun fiskal untuk melacak acara bisnis dan tonggak pencapaian.

Untuk Templat Excel berguna dalam salah satu dari kategori ini, lihat Templat untuk Excel di Microsoft Office Online.

Menggunakan Access dan Excel secara bersamaan

Mungkin ada saatnya Anda ingin memanfaatkan keunggulan yang tawarkan program kedua. Misalnya, Anda membuat lembar kerja dalam Excel di mana Anda bisa menghitung dan menganalisis data, tapi lembar kerja telah menjadi terlalu besar dan kompleks, dan banyak pengguna harus memiliki akses ke data. Pada titik ini, Anda mungkin ingin mengimpor atau menautkan lembar kerja Anda ke Access dan menggunakannya sebagai database dan bukan bekerja dengannya di Excel. Atau, mungkin Anda memiliki data dalam database Access yang Anda inginkan untuk membuat beberapa detail laporan Excel PivotTable dan terlihat profesional bagan Excel.

Terlepas dari program yang Anda gunakan terlebih dahulu, Anda bisa selalu mentransfer data dari satu program lain, di mana Anda bisa terus mengerjakannya. Dengan atau tanpa koneksi data, Anda bisa membawa data ke dalam Access dari Excel (dan sebaliknya) dengan menyalin, mengimpor atau mengekspor.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara untuk bertukar data antar program kedua, lihat memindahkan data dari Excel ke Access.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×