Mengelola ukuran kotak surat saya

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Apakah Anda mendapatkan mingguan atau bahkan harian pesan peringatan bahwa Anda kehabisan ruang kotak surat? Pembersihan kotak surat adalah satu-berhenti-pembersihan alat yang bisa Anda gunakan untuk memangkas ukuran kotak surat Anda.

  1. Di Outlook, pilih File> Alat pembersihan > Bersihkan kotak surat.

    Alat pembersihan kotak surat

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Tampilkan ukuran total kotak surat Anda dan folder individual di dalamnya.

    • Temukan item yang lebih lama dari tanggal atau ukuran tertentu.

    • Arsipkan item menggunakan Arsip otomatis.

    • Tampilkan ukuran folder Item Terhapus Anda dan kosongkan folder Item Terhapus Anda.

    • Tampilkan ukuran folder Konflik Anda dan hapus folder ini.

Praktik terbaik agar kotak surat Anda tetap ramping

Jika email Anda disimpan di server email seperti Exchange, saat kotak surat Anda mencapai batas atas administrator Anda mungkin mulai membatasi fungsionalitas. Misalnya, di 90 MB Anda mungkin mendapatkan peringatan, di 100 MB, Anda mungkin tidak bisa mengirim email, dan di 110 MB, Anda mungkin tidak bisa menerima email.

Berikut ini beberapa cara agar kotak surat Anda tetap terkontrol:

  • Mengarsipkan item yang lebih lama – Memindahkan item lama yang ingin Anda simpan ke arsip. Anda bisa membuat terpisah File Data Outlook (.pst) yang bisa Anda buka dari Outlook setiap kali Anda memerlukannya. Secara default, Outlook secara otomatis Arsip item pada interval rutin. Anda juga bisa mengarsipkan item secara manual setiap kali Anda inginkan. Cara itu, Anda bisa memutuskan mana item untuk mengarsip, Kapan untuk mengarsip mereka, dan di mana menyimpannya.

    Catatan: Jika Anda tidak melihat perintah Arsip , organisasi Anda mungkin telah menonaktifkan fitur tersebut.

  • Mengosongkan folder Item terhapus -Kosongkan folder Item terhapus sering untuk memastikan bahwa Anda tidak menyimpan pesan yang tidak Anda perlukan.

  • Mengosongkan folder Email sampah – Secara berkala Kosongkan folder Email sampah untuk menghemat ruang kotak masuk Anda untuk pesan yang benar-benar Anda inginkan.

  • Menyimpan lampiran di luar kotak surat Anda – seperti lampiran menumpuk sepanjang waktu, mereka dapat menghabiskan banyak ruang. Untuk lampiran yang ingin Anda simpan, pertimbangkan untuk menyimpannya ke situs tim, OneDrive, atau folder di komputer Anda.

Anda bisa menggunakan alat Pembersihan kotak surat , yang memungkinkan Anda untuk menampilkan ukuran kotak surat dan folder individual. Anda juga bisa mengarsipkan item lama ke arsip file folder pribadi (.pst), dan Kosongkan folder Item terhapus Anda.

  1. Pada menu alat , klik Pembersihan kotak surat.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk menampilkan ukuran total kotak surat Anda dan folder individual di dalamnya, klik Ukuran kotak surat tampilan.

    • Untuk menemukan item yang lebih lama, pilih menemukan item yang lebih lama dari n hari, masukkan angka antara 1 dan 999, dan lalu klik temukan.

    • Untuk menemukan item yang besar, pilih menemukan item yang lebih besar dari n kilobyte, masukkan angka antara 1 dan 9999, dan lalu klik temukan.

    • Untuk memindahkan item lama dalam kotak surat Anda ke arsip file folder pribadi (.pst), klik Arsip otomatis. Folder default untuk arsip file .pst adalah c:\Documents and Settings\user name\Local settings\user\local aplikasi data\microsoft\outlook\.

    • Untuk menampilkan ukuran folder Item terhapus , klik Tampilan dihapus item ukuran.

    • Untuk mengosongkan folder Item terhapus , klik kosong.

    • Untuk menampilkan ukuran folder konflik Anda, klik Tampilan konflik ukuran.

    • Untuk menghapus konten folder konflik Anda, klik Hapus.

Mengurangi ukuran file folder pribadi (.pst)

Jika Anda menghapus item dari file folder pribadi (.pst), file secara otomatis dipadatkan di latar belakang saat Anda tidak menggunakan komputer Anda dan Outlook dijalankan. Jika Anda ingin segera mengurangi ukuran file, Anda dapat memaksa pemadatan. Prosedur untuk memadatkan data file mungkin membutuhkan waktu beberapa menit.

  1. Pada File menu, klik Manajemen File Data.

  2. Klik file data yang ingin Anda ringkas, dan lalu klik pengaturan.

  3. Klik ringkas sekarang.

Catatan: Anda tidak harus keluar dari Outlook setelah Anda memadatkan .pst file.

Atas halaman

Mengurangi ukuran file Offline Folder (.ost)

Mengurangi ukuran file file (.ost) Offline Folder mungkin meningkatkan kinerja jika Anda menghapus item dalam jumlah besar. Prosedur ini tidak menghapus item apa pun yang disimpan di server.

  1. Menghapus item apa pun yang Anda tidak ingin menyimpan, dan lalu mengosongkan folder Item terhapus .

  2. Pada menu Alat, klik Pengaturan Akun.

    Perintah Pengaturan akun hilang.

    Perintah Pengaturan akun adalah pada menu alat di Microsoft Office Outlook 2007. Jika Anda menggunakan versi Outlook yang lebih lama, instruksi berikut ini tidak berlaku. Gunakan bantuan yang disertakan dengan produk tersebut. Jika bilah judul program yang Anda gunakan menampilkan Microsoft Outlook Express, Anda menggunakan program yang tidak sama dengan Outlook. Lihat bantuan di Outlook Express bantuan.

  3. Dalam daftar, pilih Microsoft Exchange Server, dan lalu klik Ubah.

  4. Klik Pengaturan Lainnya.

  5. Klik tab tingkat lanjut , dan kemudian klik Pengaturan File Folder Offline.

  6. Klik ringkas sekarang.

Catatan: 

  • Untuk menghapus item dari online maupun offline folder, pilih item, dan lalu tekan DELETE.

  • Jika Anda menggunakan akun Exchange di Mode Exchange Singgahan, hanya folder yang dipilih akan dihapus dari file .ost lokal. Item pada server akan diunduh lagi ke file .ost pada sinkronisasi berikutnya, jika folder yang dipilih di bawah Opsi Folder di Pengaturan kirim/terima untuk akun email Exchange Server.

  • Saat Anda menggunakan Mode Exchange Singgahan, favorit folder publik tidak disinkronkan secara default. Jika Anda memilih untuk menyinkronkan folder publik, ukuran file Offline Folder (.ost) mungkin meningkatkan secara signifikan.

Atas halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×