Mengelola ukuran kotak surat saya

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Apakah Anda mendapatkan mingguan atau bahkan harian pesan peringatan bahwa Anda akan kehabisan ruang kotak surat? Pembersihan kotak surat adalah satu-Hentikan-pembersihan alat yang bisa Anda gunakan untuk memangkas ukuran kotak surat Anda.

  1. Di Outlook, pilih File> Alat pembersihan > Pembersihan kotak surat.

    Alat pembersihan kotak surat

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Tampilkan ukuran total kotak surat dan folder individual di dalamnya.

    • Menemukan item yang lebih lama dari tanggal atau ukuran tertentu.

    • Arsipkan item menggunakan Arsip otomatis.

    • Tampilkan ukuran folder Item terhapus Anda dan Kosongkan folder Item terhapus Anda.

    • Tampilkan ukuran folder konflik Anda dan Hapus folder ini.

Praktik terbaik agar kotak surat Anda tetap ramping

Jika email Anda disimpan pada server email seperti Exchange, saat kotak surat Anda mencapai batas atas administrator Anda mungkin mulai membatasi fungsionalitas. Misalnya, di 90 MB Anda mungkin mendapatkan peringatan, di 100 MB, Anda mungkin tidak dapat mengirim email, dan di 110 MB, Anda mungkin tidak dapat menerima email.

Berikut adalah beberapa cara untuk mempertahankan ukuran kotak surat Anda di bawah kontrol:

  • Mengarsipkan item lama – Pindahkan item lama Anda ingin menyimpan ke arsip. Anda bisa membuat terpisah File Data Outlook (.pst) yang bisa Anda buka dari Outlook kapan pun Anda memerlukannya. Secara default, Outlook secara otomatis Arsip item pada interval rutin. Anda juga bisa mengarsipkan item secara manual kapan pun Anda inginkan. Cara tersebut, Anda bisa memutuskan mana item untuk mengarsip, Kapan mengarsipkan mereka, dan tempat untuk menyimpannya.

    Catatan: Jika Anda tidak melihat perintah Arsip , organisasi Anda mungkin telah menonaktifkan fitur tersebut.

  • Mengosongkan folder Item terhapus -Kosongkan folder Item terhapus sering untuk memastikan bahwa Anda tidak menyimpan pesan yang tidak Anda perlukan.

  • Mengosongkan folder Email sampah – secara berkala Kosongkan folder Email sampah untuk menghemat ruang kotak masuk Anda untuk pesan yang benar-benar Anda inginkan.

  • Toko lampiran di luar kotak surat Anda – seperti lampiran menumpuk sepanjang waktu, mereka dapat menghabiskan banyak ruang. Untuk lampiran yang ingin Anda Pertahankan, pertimbangkan untuk menyimpannya ke situs tim, untuk OneDriveatau ke folder di komputer Anda.

Anda bisa menggunakan alat Pembersihan kotak surat , yang memungkinkan Anda untuk menampilkan ukuran kotak surat dan folder individual. Anda juga bisa mengarsipkan item lama ke arsip file folder pribadi (.pst) dan Kosongkan folder Item terhapus .

  1. Pada menu alat , klik Pembersihan kotak surat.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk menampilkan ukuran total kotak surat dan folder individual di dalamnya, klik Ukuran kotak surat tampilan.

    • Untuk menemukan item yang lebih lama, pilih menemukan item yang lebih lama dari n hari, masukkan angka antara 1 dan 999, dan lalu klik temukan.

    • Untuk menemukan item yang besar, pilih menemukan item lebih besar dari kilobyte n, masukkan angka antara 1 dan 9999, dan lalu klik temukan.

    • Untuk memindahkan item yang lebih lama di kotak surat Anda ke arsip file folder pribadi (.pst), klik Arsip otomatis. Folder default untuk arsip file .pst adalah c:\Documents dan Settings\user name\Local settings\ \Application aplikasi data\microsoft\outlook\.

    • Untuk menampilkan ukuran folder Item terhapus Anda, klik Tampilan dihapus item ukuran.

    • Untuk mengosongkan folder Item terhapus , klik kosong.

    • Untuk menampilkan ukuran folder konflik Anda, klik Tampilan konflik ukuran.

    • Untuk menghapus konten folder konflik Anda, klik Hapus.

Mengurangi ukuran file folder pribadi (.pst)

Jika Anda menghapus item dari file folder pribadi (.pst), file secara otomatis dipadatkan di latar belakang saat Anda tidak menggunakan komputer Anda dan Outlook dijalankan. Jika Anda ingin segera mengurangi ukuran file, Anda dapat memaksa pemadatan. Prosedur untuk memadatkan data file mungkin membutuhkan waktu beberapa menit.

  1. Pada File menu, klik Manajemen File Data.

  2. Klik file data yang ingin Anda ringkas, dan lalu klik pengaturan.

  3. Klik ringkas sekarang.

Catatan: Anda tidak harus keluar dari Outlook setelah Anda memadatkan .pst file.

Atas Halaman

Mengurangi ukuran file Offline Folder (.ost)

Mengurangi ukuran file (.ost) Offline Folder file mungkin meningkatkan kinerja jika Anda telah menghapus item dalam jumlah besar. Prosedur ini tidak menghapus item apa pun yang disimpan di server.

  1. Menghapus item apa pun yang tidak ingin menyimpan, dan lalu mengosongkan folder Item terhapus .

  2. Pada menu Alat, klik Pengaturan Akun.

    Perintah Pengaturan akun hilang.

    Perintah Pengaturan akun ada di menu alat di Microsoft Office Outlook 2007. Jika Anda menggunakan versi Outlook yang lebih lama, instruksi berikut ini tidak berlaku. Gunakan bantuan yang disertakan dengan produk tersebut. Jika bilah judul program yang Anda gunakan menampilkan Microsoft Outlook Express, Anda menggunakan program yang tidak sama dengan Outlook. Lihat bantuan di Outlook Express untuk mendapatkan bantuan.

  3. Dalam daftar, pilih Microsoft Exchange Server, dan lalu klik Ubah.

  4. Klik Pengaturan Lainnya.

  5. Klik tab tingkat lanjut , dan lalu klik Pengaturan File Folder Offline.

  6. Klik ringkas sekarang.

    Catatan: 

    • Untuk menghapus item dari online maupun offline folder, pilih item, dan lalu tekan DELETE.

    • Jika Anda menggunakan akun Exchange di Mode Exchange Singgahan, hanya folder yang dipilih akan dihapus dari file .ost lokal. Item pada server akan diunduh lagi ke file .ost pada sinkronisasi berikutnya, jika folder yang dipilih di bawah Opsi Folder di Pengaturan kirim/terima untuk akun email Exchange Server.

    • Ketika menggunakan Mode Exchange Singgahan, favorit folder publik tidak disinkronkan secara default. Jika Anda memilih untuk menyinkronkan folder publik, ukuran file Offline Folder (.ost) mungkin meningkatkan secara signifikan.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×