Mengelola pesan email menggunakan aturan

Mengelola pesan email menggunakan aturan

Aturan adalah tindakan otomatis yang dilakukan oleh Outlook untuk Windows pada pesan yang masuk atau keluar. Pilih hal yang memicu aturan serta tindakan yang akan dilakukan aturan. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk memindahkan semua pesan dari manajer ke suatu folder atau menghapus semua pesan dengan kata "Buy now!" dalam subjek.

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan email

Dengan aturan, Anda dapat mengurangi tindakan manual dan berulang yang diperlukan untuk mengelola pesan email. Ketika diaktifkan, aturan berjalan secara terus-menerus dan secara otomatis.

Aturan termasuk dalam salah satu dari dua kategori, organisasi atau pemberitahuan. Anda dapat menggunakan Panduan Aturan untuk membantu mendesain aturan guna mengelola pesan.

Panduan Pengaturan menyertakan templat untuk aturan yang paling sering digunakan.

Panduan Aturan Outlook

  • Selalu Tertata   
    Aturan ini membantu Anda tidak hanya untuk menyimpan pesan, tetapi juga untuk menindaklanjuti pesan. Anda dapat membuat aturan untuk pesan dari pengirim tertentu. Jadi, Anda dapat menetapkan aturan, misalnya pada pesan yang diterima dari Keri Mills dengan kata "penjualan" pada Subjek, agar ditandai bendera untuk ditindaklanjuti, dikategorikan sebagai Penjualan, dan dipindahkan ke folder bernama Penjualan Keri.

  • Tetap Terbaru   
    Berdasarkan pilihan yang telah dibuat, aturan ini memberi tahu Anda ketika menerima pesan tertentu. Anda dapat membuat aturan, misalnya yang akan mengirim pesan secara otomatis ke perangkat seluler ketika menerima pesan dari anggota keluarga.

  • Mulai dari aturan kosong   
    Ini adalah aturan yang dapat Anda buat dan sesuaikan tanpa templat aturan.


Langkah 1: Pilih Outlook templat aturan

  1. Pilih Aturan > Kelola Aturan & Peringatan dari pita atau pilih tab File, lalu pilih Kelola Aturan & Peringatan.

  2. Dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, di tab Aturan Email, pilih Aturan Baru.

  3. Dalam Panduan Aturan, di bawah Langkah 1: Pilih templat, pilih salah satu templat default dalam Tetap Tertata, Tetap Terbaru, atau, Mulai dari aturan kosong.


Langkah 2: Edit deskripsi aturan

Masing-masing templat aturan yang Anda pilih dalam Langkah 1 memiliki opsi yang sedikit berbeda untuk Langkah 2. Ketika opsi ini mengharuskan Anda untuk membuat pilihan, misalnya untuk menentukan pengirim atau memilih folder, opsi akan digarisbawahi. Contohnya, kami telah memilih salah satu aturan yang paling umum, untuk memindahkan pesan dari seseorang ke folder.

  1. Pilih orang atau grup publik dalam kotak edit deskripsi untuk menampilkan buku alamat Anda. Pilih nama dari buku alamat atau ketikkan alamat orang tersebut dalam kotak Dari, lalu pilih OK.

  2. Pilih ditentukan untuk menampilkan daftar folder Anda. Anda dapat memilih folder yang sudah ada atau memilih Baru untuk membuat folder baru. Ketika Anda memilih folder yang sesuai, pilih OK.

Jika Anda ingin menjelajahi opsi tingkat lanjut untuk aturan tersebut, pilih Berikutnya, lalu lompat ke Opsi Aturan Tingkat Lanjut, di bawah ini. Jika tidak, pilihSelesai. Pilihan ini akan mengembalikan Anda ke jendela Aturan dan Peringatan. Dari sini, Anda dapat membuat aturan lain atau memilih OK untuk menyimpan perubahan.

 

• Memindahkan pesan dari seseorang ke folder

  1. Pilih tautan orang atau folder publik.

  2. Dalam kotak dialog Alamat Aturan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam kotak Pencarian, ketikkan Nama.

      atau

    • Dalam daftar Buku Alamat, pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan dalam kotak Dari, pilih OK.

  4. Pilih tautan folder yang ditentukan, dan dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, pilih folder, lalu pilih OK.

  5. Pilih Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.

 

• Memindahkan pesan dengan kata-kata tertentu dalam subjek ke folder

  1. Pilih tautan subjek kata tertentu.

  2. Dalam kotak dialog Pencarian Teks, dalam kotak Tentukan kata atau frasa untuk dicari dalam subjek, ketikkan kata atau frasa untuk dicari.

  3. Pilih Tambahkan untuk menambahkan entri Anda ke panel Daftar pencarian, lalu pilih OK.

  4. Pilih tautan folder yang ditentukan, dan dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, pilih folder, lalu pilih OK.

  5. Pilih Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.

 

• Memindahkan pesan yang dikirim ke grup publik ke folder

  1. Pilih tautan orang atau folder publik.

  2. Dalam kotak dialog Alamat Aturan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam kotak Pencarian, ketikkan Nama.

      atau

    • Dalam daftar Buku Alamat, pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan dalam kotak Kepada, pilih OK.

  4. Pilih tautan folder yang ditentukan, dan dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, pilih folder, lalu pilih OK.

  5. Pilih Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.

 

• Menandai pesan dari seseorang dengan bendera untuk ditindaklanjuti

  1. Pilih tautan orang atau folder publik.

  2. Dalam kotak dialog Alamat Aturan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam kotak Pencarian, ketikkan Nama.

      atau

    • Dalam daftar Buku Alamat, pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan dalam kotak Dari, pilih OK.

  4. Dalam kotak dialog Tandai Pesan, dalam kotak Tandai untuk, setujui pengaturan default Tindak Lanjut, atau pilih item lain dalam daftar.

  5. Dalam kotak Untuk, setujui pengaturan default Hari Ini atau pilih item lain dalam daftar.

  6. Pilih OK > Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.

 

• Memindahkan item RSS dari Umpan RSS tertentu ke folder

Catatan: Untuk menggunakan opsi ini, Anda harus berlangganan umpan RSS. Ketika Anda memilih opsi ini, terdapat perintah untuk melanjutkan. Jika memilih Tidak, Anda tidak dapat melanjutkan, tetapi jika memilih Ya, Anda dapat melanjutkan.

Templat Tetap Terbaru

 

• Menampilkan email dari seseorang di Jendela Peringatan Item Baru

  1. Pilih tautan orang atau folder publik.

  2. Dalam kotak dialog Alamat Aturan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam kotak Pencarian, ketikkan Nama.

      atau

    • Dalam daftar Buku Alamat, pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan dalam kotak Dari, pilih OK.

  4. Pilih pesan tertentu di tautan jendela Peringatan Item Baru.

  5. Dalam kotak dialog Pesan Peringatan, dalam kotak Tentukan pesan pemberitahuan, ketikkan pesan, lalu pilih OK.

  6. Pilih Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.

 

• Memutar suara ketika saya mendapatkan pesan dari seseorang

  1. Pilih tautan orang atau folder publik.

  2. Dalam kotak dialog Alamat Aturan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam kotak Pencarian, ketikkan Nama.

      atau

    • Dalam daftar Buku Alamat, pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan dalam kotak Dari, pilih OK.

  4. Pilih tautan putar suara, dan dalam jendela Pilih Suara untuk Diputar, pilih file (misalnya, file .wav), lalu pilih Buka.

  5. Pilih Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.

 

• Mengirim pemberitahuan ke perangkat seluler saya ketika mendapatkan pesan dari seseorang

  1. Pilih tautan orang atau folder publik.

  2. Dalam kotak dialog Alamat Aturan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam kotak Pencarian, ketikkan Nama.

      atau

    • Dalam daftar Buku Alamat, pilih sumber.

  3. Ketika pilihan Anda ditampilkan dalam kotak Dari, pilih OK.

  4. Pilih tautan teruskan ke orang atau grup publik.

  5. Dalam kotak dialog Alamat Aturan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Dalam kotak Pencarian, ketikkan Nama.

      atau

    • Dalam daftar Buku Alamat, pilih sumber.

  6. Ketika pilihan Anda ditampilkan dalam kotak Kepada, pilih OK.

  7. Pilih Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.

Memulai dari templat aturan kosong

  1. Pilih salah satu hal berikut:

    • Terapkan aturan pada pesan yang saya terima

      atau

    • Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim

  2. Pilih Berikutnya, lalu lanjutkan ke Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan.


Langkah 3: Tetapkan ketentuan untuk aturan

Kini Anda memiliki kesempatan untuk menambahkan ketentuan pada opsi yang sudah dipilih dalam Langkah 2: Edit deskripsi aturan. Berdasarkan ketentuan yang dipilih, opsi pengeditan deskripsi aturan akan berbeda-beda.

Mengatur ketentuan untuk waktu penerapan aturan bagi opsi yang dipilih dalam templat Tetap Teratur atau templat Tetap Terbaru saat memulai Panduan Aturan

  1. Dalam Langkah 1: Pilih ketentuan, centang kotak untuk ketentuan yang ingin ditambahkan.

    Catatan: Anda dapat mencentang beberapa kotak.

  2. Dalam Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik nilai bergaris bawah), pilih tautan, selesaikan tindakan yang diperlukan, dan ketika selesai, pilih OK.

  3. Pilih tautan berikutnya, selesaikan tindakan yang diperlukan, dan ketika selesai, pilih OK.

  4. Jika tautan lain tersedia, pilihlah, selesaikan tindakan yang diperlukan, dan ketika selesai, pilih OK.

  5. Pilih Selesai ketika selesai.

  1. Di tab File, pilih Kelola Aturan & Peringatan.

  2. Dalam kotak Aturan dan Peringatan, di tab Aturan Email, pilih Aturan Baru.

  3. Dalam Mulai dari aturan kosong, pilih Terapkan aturan di pesan yang saya terima atau Terapkan aturan di pesan yang saya kirim.

  4. Pilih Berikutnya, lalu lakukan hal berikut:

    • Dalam Langkah 1: Pilih ketentuan, pilih ketentuan (kriteria) mana yang Anda inginkan untuk dipenuhi (dicocokkan) pesan agar aturan dapat diterapkan.

      dan

    • Dalam Langkah 2: Edit deskripsi aturan, pilih nilai yang bergaris bawah untuk setiap ketentuan yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  5. Pilih Berikutnya, lalu lakukan hal berikut:

    • Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan untuk dilakukan oleh aturan ketika ketentuan yang telah ditetapkan terpenuhi.

      dan

    • Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah untuk ketentuan yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  6. Pilih Berikutnya, lalu lakukan hal berikut:

    • Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu pilih Berikutnya.

      dan

    • Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, pilih nilai yang bergaris bawah untuk setiap pengecualian yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  7. Pilih Berikutnya, lalu lakukan hal berikut ini:

    • Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, ketikkan nama.

      dan

    • Di bawah Langkah 2: Siapkan opsi aturan, centang kotak untuk opsi yang Anda inginkan.

      Tips: 

      • Untuk menjalankan aturan ini di pesan yang sudah ada di Kotak Masuk, centang kotak Jalankan aturan ini sekarang di pesan yang ada di “Kotak Masuk".

      • Untuk menonaktifkan aturan yang diaktifkan secara otomatis, hapus centang kotak Aktifkan aturan ini.

      • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email yang ditetapkan di Outlook, centang kotak Buat aturan ini di semua akun.

  8. Pilih Selesai.

Anda dapat membuat aturan dari pesan mana saja. Keunggulan metode ini adalah bahwa aturan disarankan berdasarkan pengirim atau penerima pesan. Misalnya, ketika memulai dengan sebuah pesan, satu aturan yang disarankan akan memindahkan semua pesan dari pengirim tersebut ke folder yang Anda pilih.

  1. Dalam Kotak Masuk, pilih pesan yang ingin Anda buatkan aturan, lalu di tab Beranda, dalam grup Pindahkan, pilih Aturan.

    Catatan: Dalam daftar Aturan, aturan yang disarankan akan muncul berdasarkan pengirim dan penerima pesan.

  2. Lakukan salah satu hal berikut:

    • Pilih aturan yang disarankan, pilih folder tujuan, lalu pilih OK untuk menyelesaikan tugas aturan.

      atau

    • Pilih Buat Aturan dan lanjutkan ke langkah berikutnya.

  3. Dalam kotak dialog Buat Aturan, di bawah Ketika saya mendapatkan email dengan semua ketentuan yang dipilih, jangan centang apa pun atau centang satu atau beberapa kotak yang tersedia.

  4. Di bawah Lakukan hal berikut, centang kotak untuk tindakan untuk dijalankan oleh aturan ketika ketentuan (kriteria) yang ditetapkan terpenuhi.

  5. Centang kotak Pindahkan item folder.

  6. Lakukan salah satu hal berikut:

    • Pilih Pilih Folder, lalu pilih folder yang sudah ada.

      atau

    • Pilih Baru untuk membuat folder.

    Catatan: 

    • Untuk menambahkan ketentuan, tindakan, atau pengecualian lainnya ke aturan, pilih Opsi Tingkat Lanjut, lalu ikuti seluruh instruksi dalam Panduan Aturan.

    • Lihat Mendesain aturan kustom untuk informasi selengkapnya.

  7. Pilih OK.

  8. Dalam kotak pemberitahuan, lakukan salah satu hal berikut:

    • Pilih OK.

      atau

    • Centang kotak Jalankan aturan ini sekarang di pesan yang ada di dalam folder saat ini, lalu pilih OK.

Lihat Mengimpor atau mengekspor sekumpulan aturan untuk mempelajari cara mengimpor atau mengekspor aturan sehingga orang lain bisa menggunakannya.

Anda dapat menghapus aturan ketika tidak lagi diperlukan.

  1. Di tab File, pilih Kelola Aturan & Peringatan.

  2. Dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, di tab Aturan Email, pilih aturan yang ingin Anda hapus.

  3. Pilih Hapus Ikon Hapus > OK.

Anda dapat menjalankan satu atau beberapa aturan secara manual.

  1. Di tab File, pilih Kelola Aturan & Peringatan, dan di tab Aturan Email, pilih Jalankan Aturan Sekarang.

  2. Dalam kotak Jalankan Aturan Sekarang, di bawah Pilih aturan yang dijalankan, centang kotak untuk setiap aturan yang ingin Anda jalankan.

  3. Dalam kotak Jalankan di Folder, untuk memilih folder lain, pilih Telusuri, pilih foldernya, lalu pilih OK.

    Centang kotak Sertakan subfolder untuk memasukkan semua folder dalam folder yang Anda pilih di langkah 3.

  4. Dalam daftar Terapkan aturan ke, setujui pengaturan default semua pesan, atau ubah ke pesan sudah dibaca atau belum dibaca.

  5. Pilih Jalankan Sekarang.

Ada dua jenis aturan di Outlook, berbasis server dan klien saja.

  • Aturan berbasis server   
    Ketika Anda menggunakan akun Microsoft Exchange Server, beberapa aturan menjadi berbasis server. Aturan ini berjalan di kotak surat Anda di server email Exchange bahkan ketika Outlook tidak dijalankan.

    Aturan berbasis server harus diterapkan di pesan pada kali pertama dikirim ke Kotak Masuk, dan aturan harus dapat terus berjalan hingga diselesaikan di server. Misalnya, aturan yang menentukan agar sebuah pesan yang akan dicetak tidak dapat berjalan hingga diselesaikan di server. Jika tidak dapat diterapkan di server, aturan akan diterapkan ketika Anda memulai Outlook, lalu menjadi aturan klien saja.

  • Aturan klien saja   
    Aturan klien saja adalah aturan yang hanya berjalan di komputer Anda. Aturan ini merupakan aturan yang berjalan di Outlook, bukan di server Exchange. Aturan klien saja hanya dapat berjalan ketika Outlook berjalan.

Tips: Jika daftar aturan Anda memuat kedua aturan tersebut, aturan berbasis server yang akan diterapkan terlebih dahulu, diikuti dengan aturan klien saja.

Tanda terima pengiriman, respons pemungutan suara, dan Balasan Otomatis

Ketika aturan diterapkan, tanda terima pengiriman, tanda terima baca, respons pemungutan suara, dan Balasan Otomatis (pemberitahuan Di Luar Kantor) diproses seolah hal tersebut merupakan pesan. Aturan yang memindahkan pesan dengan kata "rapat" dalam Subjek ke folder khusus, misalnya, juga memindahkan semua tanda terima pengiriman, respons pemungutan suara, atau Balasan Otomatis ke folder yang sama.

Catatan: Ketika aturan memindahkan respons pemungutan suara dari Kotak Masuk ke folder lainnya, pelacakan pemungutan suara akan terpengaruh. Ketika pesan terkirim yang memuat tombol pemungutan suara dibuka, informasi pelacakan tidak akan memasukkan perhitungan untuk respons yang dipindahkan oleh aturan. Memindahkan atau menghapus respons secara manual tidak mempengaruhi pelacakan.

Permintaan rapat, permintaan tugas, dan dokumen

Permintaan rapat, permintaan tugas, dan dokumen dianggap sebagai pesan. Jika Anda membuat aturan yang memindahkan item ke folder tertentu berdasarkan ketentuan (kriteria) tertentu yang harus terpenuhi (cocok), semua permintaan rapat dan tugas yang cocok dengan ketentuan tersebut juga dipindahkan. Namun, berhati-hatilah terhadap, batasan berikut ketika Anda membuat aturan yang memengaruhi item jenis ini:

  • Jika item dipindahkan ke folder selain folder email, item mungkin tidak berfungsi sesuai harapan setelah dipindahkan. Misalnya, jika pesan dipindahkan ke folder Kalender, janji temu baru tidak akan dibuat.

  • Jika respons rapat atau tugas dipindahkan ke folder Item Terhapus dengan menggunakan aturan, maka respons tidak dilacak oleh item semula.

  • Jika permintaan rapat dipindahkan secara otomatis ke folder Item Terhapus, maka rapat tidak ditambahkan ke Kalender.

  • Aturan yang mempengaruhi pesan yang Anda kirim tidak diterapkan ke permintaan tugas dan permintaan rapat.

Grup Kontak

Sebuah aturan yang mencakup Grup Kontak dapat menunjukkan reaksi berbeda daripada aturan lainnya, tergantung pada bagaimana aturan dibuat.

  • Memindahkan pesan yang dikirim ke grup publik ke folder   
    Aturan ini hanya tersedia jika Anda menggunakan akun Server Exchange. Hanya pesan yang dikirim ke Grup Kontak yang dipindahkan ke folder yang ditentukan. Pesan dari orang yang merupakan anggota Grup Kontak tidak dipindahkan ke folder yang ditentukan.

Akun Server Exchange (dimulai dengan Server Exchange 2010) dapat menggunakan aturan untuk meneruskan pesan ke alamat email di luar organisasi Anda. Namun administrator Exchange dapat mencegah penerusan pesan otomatis ke penerima di domain khusus.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menentukan versi Microsoft Exchange Server yang tersambung ke akun saya.

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan email

Aturan adalah tindakan otomatis yang dilakukan oleh Microsoft Outlook pada pesan yang diterima atau dikirim sesuai ketentuan yang ditetapkan dalam aturan tersebut. Anda dapat memilih banyak ketentuan dan tindakan menggunakan Panduan Aturan.

Aturan dibagi menjadi dua kategori, organisasi atau pemberitahuan. Aturan hanya berjalan pada pesan yang belum dibaca, tidak pada pesan yang sudah dibaca.

Templat aturan dalam Panduan Aturan

Panduan Aturan menyertakan templat untuk aturan yang paling umum digunakan, meliputi:

  • Tetap Teratur    Aturan ini membantu Anda menata dan menindaklanjuti pesan. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk pesan dari pengirim tertentu, seperti Bobby Moore, dengan kata "penjualan" di baris Subjek, agar ditandai untuk tindak lanjut, dikategorikan sebagai Penjualan, dan dipindahkan ke folder yang bernama Penjualan Bobby.

  • Tetap Terbaru    Berdasarkan cara tertentu, aturan ini memberi tahu Anda ketika menerima pesan spesifik. Misalnya, Anda dapat membuat aturan yang mengirimkan pemberitahuan secara otomatis ke perangkat seluler ketika menerima pesan dari anggota keluarga.

  • Mulai dari aturan kosong    Ini adalah aturan yang Anda buat tanpa bantuan templat aturan sehingga dapat Anda kustomisasi sepenuhnya.

Membuat aturan

Outlook menyertakan templat aturan untuk skenario umum. Gunakan templat aturan ini, atau buat aturan kustom Anda sendiri.

Menggunakan templat aturan Outlook

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Peringatan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, pada tab Aturan Email, klik Aturan Baru.

  4. Di bawah Langkah 1: Pilih templat, pilih templat yang Anda inginkan dari koleksi templat Tetap Tertata atau Tetap Terbaru.

  5. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah. Misalnya, jika Anda mengklik link orang atau grup publik, Buku Alamat akan terbuka.

  6. Klik Berikutnya.

  7. Di bawah Langkah 1: Pilih ketentuan, pilih ketentuan yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  8. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap ketentuan yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  9. Klik Berikutnya.

  10. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika ketentuan yang telah ditetapkan terpenuhi.

  11. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah untuk ketentuan yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  12. Klik Berikutnya.

  13. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  14. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap pengecualian yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  15. Klik Berikutnya.

  16. Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, masukkan nama.

  17. Di bawah Langkah 2: Opsi aturan penyetelan, pilih kotak centang untuk opsi yang Anda inginkan.

    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada di “Kotak Masuk".

    • Secara default, aturan baru diaktifkan. Untuk menonaktifkan aturan, kosongkan kotak centang Aktifkan aturan ini.

    • Untuk menerapkan aturan ini pada semua akun email yang disiapkan di Outlook, centang kotak Buat aturan ini di semua akun.

  18. Klik Selesai.

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Peringatan.

  3. Dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, pada tab Aturan Email, klik Aturan Baru.

  4. Di bawah Mulai dari aturan kosong, klik salah satu Periksa pesan saat masuk atau Periksa pesan setelah mengirim.

  5. Klik Berikutnya.

  6. Di bawah Langkah 1: Pilih ketentuan, pilih ketentuan yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  7. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap ketentuan yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  8. Klik Berikutnya.

  9. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika ketentuan yang telah ditetapkan terpenuhi.

  10. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah untuk ketentuan yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  11. Klik Berikutnya.

  12. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  13. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap pengecualian yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.

  14. Klik Berikutnya.

  15. Di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, masukkan nama.

  16. Di bawah Langkah 2: Opsi aturan penyetelan, pilih kotak centang untuk opsi yang Anda inginkan.

    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk, pilih kotak centang Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada di “Kotak Masuk".

    • Secara default, aturan baru diaktifkan. Untuk menonaktifkan aturan, kosongkan kotak centang Aktifkan aturan ini.

    • Untuk menerapkan aturan ini pada semua akun email yang disiapkan di Outlook, centang kotak Buat aturan ini di semua akun.

  17. Klik Selesai.

Aturan dapat dibuat dengan cepat dari pesan mana pun. Keunggulan untuk membuat aturan dengan cara ini adalah aturan disarankan berdasarkan pengirim atau penerima pesan. Misalnya, ketika Anda memulai dengan satu pesan, aturan yang disarankan akan memindahkan semua pesan dari pengirim tersebut ke folder yang dipilih.

  1. Klik pesan dari mana Anda ingin membuat aturan, lalu pada tab Beranda, dalam grup Pindahkan, klik Aturan.

    Aturan yang disarankan muncul berdasarkan pengirim dan penerima pesan.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Klik salah satu aturan yang disarankan, klik folder tujuan, lalu klik OK.

    • Untuk opsi aturan lainnya yang berdasarkan pada pengirim, penerima, atau subjek pesan, klik Buat Aturan.

Jika Anda memilih Buat Aturan dalam langkah 2, kotak dialog Buat Aturan akan muncul. Lanjutkan dengan langkah-langkah berikut ini.

  1. Di bawah Jika saya mendapatkan email dengan semua ketentuan yang dipilih, pilih kotak centang untuk ketentuan yang Anda inginkan.

  2. Di bawah Lakukan hal berikut, pilih kotak centang untuk tindakan yang Anda ingin agar dijalankan oleh aturan ketika ketentuan yang telah ditetapkan terpenuhi.

  3. Pilih kotak centang Pindahkan item ke folder.

  4. Klik folder lama atau klik Baru untuk membuat folder untuk menyimpan pesan.

    Untuk menambah ketentuan, tindakan, atau pengecualian lainnya ke aturan, klik Opsi Tingkat Lanjut, lalu ikuti instruksi selanjutnya dalam Panduan Aturan. Ini adalah panduan sama yang muncul bila Anda mengklik Kelola Aturan & Peringatan dalam tampilan Backstage (dengan mengklik tab File). Baca Desain aturan kustom untuk informasi selengkapnya.

  5. Klik OK.

Lihat Mengimpor atau mengekspor sekumpulan aturan untuk mempelajari cara mengimpor atau mengekspor aturan sehingga orang lain bisa menggunakannya.

Jika Anda ingin menjalankan satu atau beberapa aturan secara manual, lakukan hal berikut ini:

  1. Klik tab File.

  2. Klik Kelola Aturan & Peringatan.

  3. Klik Jalankan Aturan Sekarang.

  4. Dalam kotak dialog Jalankan Aturan Sekarang, dalam Pilih aturan yang dijalankan, pilih kotak centang di samping setiap aturan yang ingin Anda jalankan.

  5. Dalam kotak Jalankan di Folder, jika Anda ingin memilih folder lain, klik Telusuri, klik foldernya, lalu klik OK.

    Pilih kotak centang Sertakan subfolder untuk memasukkan semua subfolder dalam folder yang ditentukan di langkah 5.

  6. Di daftar Terapkan aturan ke, default adalah semua pesan. Anda dapat mengubahnya ke pesan sudah dibaca atau belum dibaca.

  7. Klik Jalankan Sekarang.

Terdapat dua jenis aturan di Outlook: berbasis server dan klien saja.

  • Aturan berbasis server    Jika menggunakan akun Microsoft Exchange Server, beberapa aturan yang dibuat menjadi berbasis server. Aturan ini berjalan pada kotak surat di server email Exchange, meskipun Outlook tidak berjalan di komputer. Aturan berbasis server harus diterapkan pada kali pertama pesan dikirimkan ke Kotak Masuk, dan aturan harus dapat berjalan hingga diselesaikan di server. Misalnya, aturan yang menentukan pencetakan pesan tidak dapat berjalan hingga diselesaikan di server. Jika tidak dapat diterapkan di server, aturan akan diterapkan ketika Anda memulai Outlook, lalu menjadi aturan klien saja.

  • Aturan klien saja    Aturan klien saja adalah aturan yang hanya berjalan di komputer Anda. Aturan ini adalah aturan yang tidak dapat berjalan hingga diselesaikan di server, seperti menentukan untuk mencetak pesan tertentu. Aturan klien saja hanya dapat berjalan ketika Outlook berjalan.

Jika daftar aturan Anda memuat kedua jenis aturan tersebut, aturan berbasis server akan diterapkan terlebih dahulu, diikuti dengan aturan klien saja.

Menerapkan aturan ke item Outlook lainnya

Ketika aturan diterapkan, tanda terima pengiriman, tanda terima baca, respons pemungutan suara, dan Balasan Otomatis (pemberitahuan Di Luar Kantor) diproses seolah itu semua adalah pesan. Misalnya, aturan yang memindahkan item dengan kata "rapat" dalam subjek ke folder khusus, juga memindahkan semua tanda terima pengiriman, respons pemungutan suara, atau Balasan Otomatis yang memuat kata "rapat" dalam subjeknya.

Catatan: Jika aturan memindahkan respons pemungutan suara dari Kotak Masuk ke folder lain, pelacakan pemungutan suara juga akan terpengaruh. Ketika pesan terkirim yang memuat tombol pemungutan suara dibuka, informasi pelacakan tidak akan menyertakan penghitungan bagi respons yang dipindahkan oleh aturan. Memindahkan atau menghapus respons secara manual tidak memengaruhi pelacakan.

Permintaan rapat, permintaan tugas, dan dokumen akan dianggap sebagai pesan saat menerapkan aturan. Misalnya, jika membuat aturan yang memindahkan item dengan kata "rapat" dalam Subjek ke folder tertentu, setiap permintaan tugas atau permintaan rapat yang memenuhi ketentuan tersebut juga akan dipindahkan. Namun, perhatikan batasan berikut saat Anda membuat aturan yang memengaruhi item semacam ini:

  • Item dipindahkan ke folder selain folder email bisa jadi tidak bekerja sesuai harapan setelah dipindahkan. Misalnya, jika pesan dipindahkan ke folder Kalender, janji yang baru tidak akan dibuat.

  • Jika respons rapat atau tugas dipindahkan ke folder Item Terhapus dengan menggunakan aturan, maka respons tidak dilacak oleh item semula.

  • Jika permintaan rapat dipindahkan secara otomatis ke folder Item Terhapus, maka rapat tidak ditambahkan ke Kalender.

  • Aturan yang mempengaruhi pesan yang Anda kirim tidak diterapkan ke permintaan tugas dan permintaan rapat.

Grup Kontak

Sebuah aturan yang mencakup Grup Kontak dapat menunjukkan reaksi berbeda bergantung pada bagaimana aturan dibuat.

  • Pindahkan pesan yang dikirim ke folder Grup Kontak    Aturan ini hanya tersedia jika Anda menggunakan akun Server Exchange. Hanya pesan yang dikirim ke Grup Kontak yang dipindahkan ke folder yang ditentukan. Pesan dari orang yang merupakan anggota Grup Kontak tidak dipindahkan ke folder yang ditentukan.

Jika menggunakan akun Microsoft Exchange Server 2010, Anda secara default tidak dapat menggunakan aturan untuk meneruskan pesan ke alamat email di luar organisasi. Pengaturan ini membantu mencegah kebocoran informasi organisasi yang bersifat rahasia dan pribadi. Pengaturan ini hanya dapat diubah oleh administrator Exchange.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menentukan versi Microsoft Exchange Server yang tersambung ke akun saya.

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan

Aturan adalah tindakan otomatis yang dilakukan oleh Microsoft Outlook pada pesan yang diterima atau dikirim sesuai ketentuan yang ditetapkan dalam aturan tersebut. Anda dapat memilih banyak ketentuan dan tindakan menggunakan Panduan Aturan dan Peringatan. Aturan tidak berjalan pada pesan yang sudah dibaca, hanya pada pesan yang belum dibaca.

Aturan dibagi menjadi dua kategori umum: organisasi atau pemberitahuan. Panduan Aturan dan Peringatan menyertakan templat untuk aturan yang paling umum digunakan.

  • Tetap teratur    Aturan ini akan membantu Anda menata dan menindaklanjuti pesan. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk pesan dari pengirim tertentu, seperti Bobby Moore, dengan kata "penjualan" di baris Subjek, agar ditandai untuk tindak lanjut, dikategorikan sebagai Penjualan, dan dipindahkan ke folder yang bernama Penjualan Bobby.

  • Tetap terbaru    Berdasarkan cara tertentu, aturan ini memberi tahu Anda ketika menerima pesan spesifik. Misalnya, Anda dapat membuat aturan yang mengirimkan peringatan secara otomatis ke ponsel ketika menerima pesan dari anggota keluarga.

  • Mulai dari aturan kosong    Aturan ini adalah aturan yang Anda buat dari awal.

    Templat aturan
    Gambar 1: Panduan Aturan dan Peringatan berisi beberapa aturan yang telah ditentukan sebelumnya, disebut templat.

Pengecualian

Anda dapat menambahkan pengecualian pada aturan untuk situasi khusus, seperti ketika pesan ditandai untuk tindak lanjut atau ditandai sangat penting. Aturan tidak akan diterapkan pada pesan jika salah satu pengecualian yang Anda tentukan terpenuhi.

  1. Di Panel Navigasi, klik Email.

  2. Pada menu Alat, klik Aturan dan Peringatan.

  3. Jika memiliki lebih dari satu akun email, dalam daftar Terapkan perubahan ke folder ini, pilih Kotak Masuk yang diinginkan.

  4. Klik Aturan Baru.

  5. Di bawah Langkah 1: Pilih templat, pilih templat yang Anda inginkan dari koleksi templat Tetap Tertata atau Tetap Terbaru.

  6. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah. Misalnya, jika mengklik tautan orang atau daftar distribusi, Buku Alamat akan terbuka.

  7. Di bawah Langkah 1: Pilih ketentuan, pilih ketentuan yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  8. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah jika Anda belum melakukannya, lalu klik Berikutnya.

  9. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika ketentuan yang telah ditetapkan terpenuhi.

  10. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah jika Anda belum melakukannya, lalu klik Berikutnya.

  11. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  12. Untuk menyelesaikan pembuatan aturan, masukkan nama untuk aturan, lalu pilih opsi lain yang Anda inginkan.

    • Jika ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada dalam salah satu folder, centang kotak Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada dalam "folder".

    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email dan Kotak Masuk yang terkait dengan setiap akun, centang kotak Buat aturan ini di semua akun.

  13. Klik Selesai.

Untuk membuat aturan dengan memilih ketentuan, tindakan, dan pengecualian sendiri, lakukan langkah berikut:

  1. Di Panel Navigasi, klik Email.

  2. Pada menu Alat, klik Aturan dan Peringatan.

  3. Jika memiliki lebih dari satu akun email, dalam daftar Terapkan perubahan ke folder ini, pilih Kotak Masuk yang diinginkan.

  4. Klik Aturan Baru.

  5. Di bawah Mulai dari aturan kosong, klik antara Periksa pesan saat masuk atau Periksa pesan setelah mengirim, lalu klik Berikutnya.

  6. Di bawah Langkah 1: Pilih ketentuan, pilih ketentuan yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.

  7. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah jika Anda belum melakukannya, lalu klik Berikutnya.

  8. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika ketentuan yang telah ditetapkan terpenuhi.

  9. Di bawah Langkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah jika Anda belum melakukannya, lalu klik Berikutnya.

  10. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.

  11. Untuk menyelesaikan pembuatan aturan, masukkan nama untuk aturan, lalu pilih opsi lain yang Anda inginkan.

    • Jika ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada dalam salah satu folder, centang kotak Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada dalam "folder".

    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email dan Kotak Masuk yang terkait dengan setiap akun, centang kotak Buat aturan ini di semua akun.

  12. Klik Selesai.

Anda dapat membuat aturan secara langsung dari pesan. Misalnya, Anda dapat membuat aturan untuk memindahkan pesan dari seseorang ke folder tertentu.

  1. Klik kanan pesan yang ingin digunakan sebagai dasar aturan, kemudian klik Buat Aturan pada menu pintasan.

    Dalam kotak dialog Buat Aturan, centang kotak untuk opsi yang telah diisi dengan informasi dari pesan yang dipilih.

  2. Centang kotak Pindahkan item ke folder.

  3. Klik folder yang sudah ada atau klik Baru untuk membuat folder baru guna menyimpan pesan.

  4. Untuk menambahkan ketentuan, tindakan, atau pengecualian lainnya ke aturan, pilih Opsi Tingkat Lanjut, lalu ikuti seluruh instruksi dalam Panduan Aturan dan Peringatan.

    Tips    Untuk menjalankan aturan segera setelah dibuat, centang kotak Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada dalam folder saat ini di halaman terakhir Panduan Aturan dan Peringatan.

    Semua pesan dalam Kotak Masuk atau dalam folder pilihan Anda yang memenuhi ketentuan dan pengecualian sesuai aturan akan dipindahkan ke folder yang ditentukan. Untuk menguji aturan baru, buka folder baru Anda. Apakah pesan yang benar dipindahkan?

Jika ingin menjalankan aturan secara berkala tetapi tidak sepanjang waktu, lakukan hal berikut ini:

  1. Pada menu Alat, klik Aturan dan Peringatan.

  2. Dalam kotak dialog Aturan dan Peringatan, nonaktifkan aturan dengan mengosongkan kotak centang di sampingnya.

  3. Klik Jalankan Aturan Sekarang.

  4. Dalam kotak dialog Jalankan Aturan Sekarang, di bawah Pilih aturan untuk dijalankan, centang kotak di samping setiap aturan yang ingin dijalankan.

  5. Pilih folder tempat Anda ingin menerapkan aturan.

  6. Pilih kategori pesan yang diinginkan untuk menerapkan aturan.

    Misalnya, Anda dapat menerapkan aturan pada pesan yang belum dibaca dalam suatu folder saja.

  7. Klik Jalankan Sekarang.

Aturan berbasis server    Jika memiliki akun Microsoft Exchange, server dapat menerapkan aturan ke pesan meskipun Outlook tidak berjalan. Aturan ini disebut aturan berbasis server. Agar dapat diterapkan pada pesan ketika dikirimkan ke Kotak Masuk Anda, aturan harus ditetapkan di server, juga harus dapat dijalankan di server hingga selesai. Misalnya, aturan tidak dapat dijalankan hingga selesai di server jika tindakannya menentukan bahwa pesan akan dicetak. Jika tidak dapat diterapkan di server, aturan akan diterapkan ketika Outlook dimulai.

Aturan klien saja    "Klien" adalah program email yang berjalan di komputer individu. Aturan yang tidak dapat diterapkan oleh server adalah "aturan klien saja" karena hanya berjalan di komputer individu. Jika daftar aturan Anda memuat aturan yang dapat dijalankan di server beserta yang tidak, aturan berbasis server akan diterapkan terlebih dahulu, diikuti dengan aturan klien saja.

Tanda terima pengiriman, tanda terima baca, respons pemungutan suara, dan pemberitahuan di luar kantor dianggap sebagai pesan. Misalnya, ketika membuat aturan yang memindahkan item dengan kata "Rapat" dalam kotak Subjek ke folder tertentu, semua tanda terima pengiriman, respons pemungutan suara, dan pesan di luar kantor yang memenuhi ketentuan ini juga akan dipindahkan.

Catatan: Respons pemungutan suara tidak akan terlacak secara otomatis dalam pesan asli jika dipindahkan dari Kotak Masuk.

Permintaan rapat, permintaan tugas, dan dokumen akan dianggap sebagai pesan. Misalnya, jika Anda membuat aturan yang memindahkan item dengan kata "rapat" pada Subjek ke folder tertentu, setiap permintaan tugas atau permintaan rapat yang memenuhi ketentuan tersebut juga akan dipindahkan. Namun, ingat batasan berikut saat Anda membuat aturan yang memengaruhi item semacam ini:

  • Item yang dipindahkan ke folder non-email mungkin tidak berfungsi sesuai harapan setelah dipindahkan. Misalnya, jika pesan dipindahkan ke folder Kalender, janji temu baru tidak akan dibuat.

  • Jika respons tugas atau rapat dipindahkan ke folder Item Dihapus menggunakan aturan, respons tidak akan terlacak oleh item asli.

  • Jika permintaan rapat dipindahkan secara otomatis ke folder Item Dihapus, rapat tidak akan ditambahkan ke Kalender.

  • Aturan yang memengaruhi pesan yang Anda kirim tidak akan diterapkan ke permintaan tugas dan permintaan rapat.

Aturan baru untuk daftar distribusi akan berperilaku berbeda tergantung pada cara Anda membuat aturan:

  • Pindahkan pesan yang dikirimkan ke daftar distribusi ke sebuah folder    Jika memilih templat aturan ini, hanya pesan yang dikirimkan ke daftar distribusi yang akan dipindahkan ke folder yang ditentukan. Pesan dari orang-orang yang berada dalam daftar distribusi tidak akan dipindahkan ke folder yang ditentukan.

    Catatan: Aturan ini hanya berfungsi untuk akun Exchange.

  • Pindahkan pesan dari seseorang ke sebuah folder    Jika memilih templat aturan ini, pesan dari setiap orang yang merupakan anggota daftar distribusi yang Anda tentukan juga akan dipindahkan ke folder yang ditentukan.

Jika bekerja di organisasi yang menggunakan Exchange, secara default, pesan yang diteruskan menggunakan aturan ke alamat email eksternal di luar organisasi tidak akan dikirimkan. Pengaturan ini membantu mencegah kebocoran data perusahaan dan dikontrol oleh administrator Exchange.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×