Artikel bantuan ini menguraikan cara Anda berbagi informasi melalui Situs Saya dan profil Anda, dan menyediakan beberapa langkah untuk membantu Anda mengelola jumlah informasi yang Anda bagikan.
Catatan: Jika informasi ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan Microsoft 365 setelah pemutakhiran layanan. Coba Tampilkan dan siapkan profil Anda untuk menemukan informasi yang berlaku untuk Anda.
Apa yang ingin Anda lakukan?
Gambaran Umum
Berbagi informasi tentang diri Anda bisa membantu Anda terhubung dengan orang lain dan membangun jaringan profesional Anda. Namun, penting untuk memahami tipe informasi yang Anda bagikan dan seberapa luas Anda membagikannya. Misalnya, Anda mungkin ingin berbagi informasi pribadi seperti nomor telepon seluler Anda hanya dengan grup kerja atau manajer Anda daripada semua orang di organisasi.
Selain itu, Anda harus memeriksa apakah organisasi Anda memiliki kebijakan tentang berbagi informasi. Misalnya, organisasi Anda mungkin memiliki kebijakan tentang tipe informasi apa yang harus dan tidak boleh disimpan secara online, atau mungkin memerlukan proses persetujuan untuk beberapa tipe konten.
Berikut adalah beberapa cara penting di mana informasi dibagikan melalui Situs Saya Anda:
-
Konten di Situs Saya Anda, termasuk dokumen, daftar, dan blog
-
Tag dan catatan yang Anda terapkan ke halaman dan dokumen
-
Kata kunci dan kolega yang disarankan yang telah Anda setujui, yang dapat digunakan untuk memperbarui Situs Saya dengan cepat sehingga Anda dapat berinteraksi dengan orang lain
-
Informasi pribadi, seperti informasi kontak, minat, tanggung jawab, kolega, dan keanggotaan daftar email di profil Anda, dan setiap pembaruan yang Anda buat pada detail profil Anda
Ketahuilah bahwa organisasi Anda mungkin mengkustomisasi Situs Saya, seperti dengan mengontrol tipe informasi mana yang bisa Anda tambahkan atau kustomisasi. Organisasi Anda mungkin juga menambahkan informasi ke Situs Saya dari sumber data lain, seperti database sumber daya manusia.
Berbagi dan mengelola akses ke konten di Situs Saya
Situs Saya Anda dilengkapi dengan tiga opsi yang sudah ada untuk berbagi dokumen:
-
Dokumen Bersama Gunakan pustaka ini untuk menyimpan dokumen yang ingin Anda bagikan dengan beberapa orang. Bergantung pada cara Situs Saya disiapkan, Anda bisa mengedit izin ke pustaka, serta folder dan item tertentu.
-
Dokumen Pribadi Gunakan pustaka ini untuk dokumen yang tidak ingin Anda bagikan dengan orang lain. Menyimpan dokumen di pustaka ini bisa sangat membantu, misalnya, jika Anda sering perlu mengakses dokumen dari komputer yang berbeda, tapi tidak bermakstu untuk berbagi dokumen dengan kolega Anda.
Bergantung pada cara Situs Saya disiapkan, Anda juga bisa menambahkan konten lain, seperti pustaka lain, daftar, dan situs blog untuk berbagi ide Anda.
Anda bisa mengelola izin untuk item ini, sama seperti cara orang-orang mengelola izin untuk konten di situs lain. Izin bisa dikustomisasi di tingkat situs, serta untuk daftar, pustaka, folder, dokumen tertentu, dan item daftar.
Pada tab Konten di profil Anda, orang-orang juga bisa menampilkan dokumen publik yang dibuat oleh Anda di situs SharePoint lain tempat Anda menjadi anggotanya, jika mereka memiliki izin untuk menampilkan konten tersebut.
Organisasi Anda mungkin memiliki kebijakan tambahan tentang tipe dokumen apa yang bisa Anda simpan di Situs Saya.
Memahami cara orang menambahkan kolega dan mengikuti aktivitas
Anda bisa mengikuti aktivitas kolega, sehingga Anda bisa melihat ketika mereka menandai artikel yang menarik, memposting catatan ke Papan Catatan seseorang, atau mengubah jabatan. Aktivitas mereka muncul dalam urutan kronologis terbalik di Umpan Berita Anda. Sebaliknya, orang-orang di organisasi Anda mungkin menambahkan Anda sebagai kolega dan mengikuti aktivitas Anda di Umpan Berita mereka.
Orang dapat menambahkan Anda sebagai kolega dan mengikuti aktivitas Anda, baik Anda menambahkannya sebagai kolega maupun sebaliknya. Jika Anda tertarik dengan aktivitas orang tersebut, Anda mungkin ingin menambahkannya sebagai kolega, sehingga Anda bisa mengikuti aktivitas mereka juga. Beberapa aktivitas, seperti menerapkan kata kunci yang dicantumkan orang lain sebagai minat, bisa muncul di Umpan Berita siapa pun yang memiliki izin untuk menampilkan Situs Saya Anda.
Bergantung pada cara administrator menyiapkan Situs Saya, Anda bisa mengubah aktivitas mana yang Anda lihat di Umpan Berita Anda dengan mengedit bagian Preferensi profil Anda. Misalnya, Anda bisa memilih apakah menerima pemberitahuan di Umpan Berita Anda atau tidak ketika kolega mengubah tim atau menulis catatan di halaman profil seseorang. Pengaturan tidak mengubah aktivitas anda yang bisa dilihat orang lain di Umpan Berita mereka.
Bergantung pada cara Situs Saya disiapkan, Anda mungkin menerima pemberitahuan email saat seseorang menambahkan Anda sebagai kolega. Pesan tersebut memberi tahu Anda bahwa seseorang telah menambahkan Anda sebagai kolega dan mengikuti aktivitas Anda, tetapi tidak memberi Anda opsi untuk menolak apakah orang tersebut bisa menambahkan Anda sebagai kolega atau tidak.
Jika Anda tidak ingin diberi tahu saat seseorang menambahkan Anda sebagai kolega, gunakan prosedur berikut:
-
Lakukan salah satu dari langkah berikut ini:
-
Jika Anda sudah menampilkan profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
-
Jika Anda menampilkan tipe halaman yang berbeda di situs SharePoint Anda, klik nama Anda di sudut kanan atas
-
-
Klik Edit Profil Saya.
-
Di bagian Preferensi, di samping Email Pemberitahuan, kosongkan kotak centang Beri tahu saya saat seseorang menambahkan saya sebagai kolega.
Bekerja dengan tag, peringkat, catatan, dan pesan status
Tag, catatan, dan pesan status adalah cara untuk menemukan informasi dan terhubung dengan orang lain di organisasi Anda.
Tag
Jika penandaan sosial telah diaktifkan oleh administrator, Anda dapat menandai konten, sehingga Anda dapat dengan mudah mengingat, mengklasifikasi, atau membagikannya dengan orang lain. Anda bisa memberi tag halaman dan dokumen di situs SharePoint, serta halaman intranet dan internet lainnya. Saat Menerapkan tag, Anda dapat menentukan apakah tag bersifat publik atau privat.
Untuk membantu orang menemukan konten yang menarik, ada berbagai cara untuk melihat ketika seseorang telah menerapkan tag publik ke konten, yang memberi orang-orang izin untuk menampilkan konten:
-
Anda bisa menerima pembaruan di Umpan Berita Anda saat salah satu kolega Anda menerapkan tag ke konten yang Anda miliki izin untuk menampilkannya. Kolega Anda juga bisa melihat ketika Anda menerapkan tag ke konten yang mereka miliki izin untuk menampilkannya.
-
Jika Anda telah menambahkan kata kunci ke bagian Minat di profil Anda, Anda bisa melihat ketika orang-orang menggunakan kata kunci itu sebagai tag, yang memberi Anda izin untuk menampilkan konten yang mereka tag. Misalnya, jika Anda mengikuti "fotografi" sebagai minat, dan seseorang menggunakan istilah "fotografi" dalam tag publik, Anda menerima pembaruan di Umpan Berita Anda.
-
Sebaliknya, orang lain bisa melihat ketika Anda menggunakan kata kunci yang telah mereka tambahkan sebagai minat. Ketika orang mengikuti kata kunci sebagai minat, mereka tidak perlu menjadi kolega untuk menerima pembaruan saat seseorang menandai konten dengan kata kunci tersebut atau berbagi minat yang sama.
-
Bagian Aktivitas Terakhir di profil Anda memperlihatkan saat Anda baru saja menandai konten, jika penampil memiliki izin untuk menampilkan konten. Jika orang-orang memiliki izin untuk menampilkan profil Anda, mereka bisa melihat bagian Aktivitas Terakhir Anda, baik mereka mengikuti Anda sebagai kolega atau tidak.
Tag Anda juga muncul dalam kumpulan tag, terkadang dikenal sebagai awan tag, yang dapat dilihat orang-orang di profil Anda. Orang juga bisa menampilkan informasi selengkapnya tentang tag, serta aktivitas terbaru yang terkait dengan tag, seperti ketika seseorang telah menerapkan tag tersebut. Tag yang Anda terapkan juga bisa berinteraksi dengan kata kunci perusahaan yang dikelola secara terpusat oleh organisasi Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat orang yang mengelola kumpulan istilah dan kata kunci perusahaan untuk organisasi Anda.
Anda bisa menandai tag sebagai publik atau privat. Jika Anda membuat tag sebagai tag publik, tapi menandainya sebagai pribadi atau menghapusnya nanti, tag tersebut tidak akan memengaruhi pembaruan yang diterima orang-orang di Umpan Berita mereka saat tag pertama kali dibuat. Pembaruan awal tentang tag akan tetap ada di Umpan Berita orang lain. Saat Anda menandai tag sebagai pribadi, URL atau dokumen yang ditunjukkan tag tidak dapat diakses lagi oleh pengguna. Namun, pengguna masih akan bisa melihat teks tag yang Anda tandai sebagai pribadi.
Peringkat
Jika fitur peringkat telah diaktifkan di pustaka, orang-orang dengan izin untuk mengakses konten dapat menilainya dengan sistem bintang. Bergantung pada cara pustaka disiapkan, penulis dan orang-orang yang memiliki izin untuk menampilkan konten akan melihat jumlah total peringkat untuk dokumen, tetapi tidak detail tentang siapa yang menerapkan peringkat (misalnya, nama pengguna tidak ditampilkan di samping peringkat). Namun, Microsoft SharePoint Server menyimpan nama pengguna, dan nama pengguna dapat diakses oleh program dan solusi kompatibel SharePoint.
Jika orang-orang telah menambahkan Anda sebagai kolega, mereka akan menerima pembaruan di Umpan Berita mereka saat Anda menilai konten, asalkan mereka memiliki izin untuk menampilkan konten. Mereka dapat melihat tautan ke konten yang telah Anda beri peringkat, dan peringkat yang anda terapkan. Pembaruan juga muncul di bagian Aktivitas Terakhir di profil Anda, yang dapat ditampilkan oleh siapa pun yang memiliki izin untuk menampilkan Situs Saya dan konten yang anda beri peringkat.
Catatan
Anda bisa menulis catatan tentang dokumen dan halaman, yang bisa dilihat orang saat mereka mengunjungi dokumen dan halaman tempat catatan diterapkan. Anda juga bisa menulis catatan di profil orang lain, serta profil Anda sendiri.
Orang yang mengikuti aktivitas Anda sebagai kolega akan menerima pembaruan di Umpan Berita mereka tentang catatan yang Anda tulis. Bagian Aktivitas Terakhir di profil Anda memperlihatkan catatan yang baru-baru ini Anda tulis di bagian konten yang berbeda, jika penampil memiliki akses ke konten.
Catatan yang Anda posting akan terlihat oleh semua orang. Anda bisa mengedit atau menghapus catatan setelah Anda membuatnya, tetapi tidak akan memengaruhi pembaruan yang diterima orang-orang di Umpan Berita mereka atau yang muncul di Aktivitas Terakhir Anda saat catatan pertama kali dibuat.
Pesan status
Anda bisa berbagi pemikiran Anda melalui pesan status singkat, yang muncul di samping nama dan gambar Anda saat orang-orang mengunjungi profil Anda.
Orang siapa yang mengikuti aktivitas Anda sebagai kolega akan menerima pembaruan di Umpan Berita mereka saat Anda mengubah pesan status Anda. Updates ke pesan status Anda juga muncul di bagian Aktivitas Terakhir di profil Anda. Anda bisa mengedit atau menghapus pesan status, tetapi tidak akan memengaruhi pembaruan asli yang diterima orang-orang di Umpan Berita mereka atau yang muncul di Aktivitas Terakhir Anda.
Memahami saran kolega dan kata kunci
Bergantung pada bagaimana Situs Saya Anda disiapkan dan program mana yang diinstal, Anda mungkin menerima saran untuk kolega dan kata kunci untuk membantu Anda lebih cepat terhubung dengan orang dan informasi.
Saran ini dapat didasarkan pada cara Anda menggunakan program yang kompatibel dengan SharePoint, seperti Microsoft Outlook 2010.
Fitur Add-in Kolega SharePoint Server di Outlook 2010, misalnya, memindai folder email terkirim Anda untuk mencari nama dan kata kunci tertentu serta frekuensi nama dan kata kunci tersebut. Daftar diperbarui secara berkala dan disimpan di hard disk komputer Anda.
Anda dapat melihat daftar kolega yang memungkinkan di halaman Tambahkan Kolega profil, tempat Anda dapat menyetujui atau menolak kolega.
Anda dapat melihat daftar kata kunci yang disarankan saat mengedit profil, dan Anda dapat menyetujui atau menolak kata kunci. Kata kunci yang disetujui ditambahkan ke bagian Tanya Saya Tentang atau Minat profil Anda.
Mengelola apakah email terkirim Anda dianalisis atau tidak untuk saran kolega dan kata kunci
Anda dapat menolak meminta email Anda dianalisis dengan mengelola pengaturan di beberapa program email. Misalnya, Anda bisa menggunakan prosedur berikut ini di Outlook 2010 untuk menonaktifkan analisis email. Jika Anda menggunakan program lain yang bisa menganalisis email terkirim untuk kolega dan saran kata kunci, lihat Bantuan di program Anda.
-
Di Outlook 2010, klik menu File , lalu klik Opsi.
-
Klik Tingkat Lanjut, dan gulir ke bagian Lainnya .
-
Kosongkan kotak centang Perbolehkan analisis email terkirim untuk mengidentifikasi orang yang sering Anda kirimi email dan subjek yang sering Anda diskusikan, dan unggah informasi ini ke SharePoint Server default .
-
Klik OK.
Mengelola apakah SharePoint Server mengirim saran untuk kolega dan kata kunci dalam email atau tidak
Bergantung pada cara Situs Saya disiapkan, Anda mungkin menerima saran dalam email untuk ditambahkan kolega dan kata kunci. Anda bisa menolak menerima email ini dengan menggunakan prosedur berikut ini di SharePoint Server.
-
Lakukan salah satu dari langkah berikut ini:
-
Jika Anda sudah menampilkan profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
-
Jika Anda menampilkan tipe halaman yang berbeda di situs SharePoint Anda, klik nama Anda di sudut kanan atas
-
-
Klik Edit Profil Saya.
-
Gulir ke bagian Preferensi, dan di samping Email Pemberitahuan, kosongkan kotak centang Kirimi saya saran untuk kolega dan kata kunci baru.
Mengelola akses ke beberapa informasi di profil Anda
Bergantung pada bagaimana profil Anda disiapkan, Anda bisa menggunakan kategori privasi untuk menentukan bahwa hanya orang-orang tertentu yang bisa menampilkan beberapa detail di profil Anda, keanggotaan situs dan daftar distribusi Anda, dan daftar kolega Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin setiap orang yang bisa menampilkan profil Anda melihat semua situs Web tempat Anda menjadi anggotanya.
Catatan: Administrator Anda dapat mengkustomisasi atau membatasi apakah Anda bisa menerapkan kategori privasi atau tidak untuk detail dalam daftar profil, keanggotaan, dan kolega Anda.
Detail di profil Anda mungkin berisi beberapa informasi oleh administrator, tetapi Anda mungkin dapat mengedit siapa yang melihat beberapa detail pribadi, seperti nomor telepon pribadi Anda.
Halaman Keanggotaan Anda di profil Anda berisi daftar situs dan daftar distribusi tempat Anda berada. Bergantung pada bagaimana Situs Saya disiapkan, Anda bisa menerapkan kategori privasi ke setiap keanggotaan.
Kolega Anda biasanya menyertakan anggota tim Anda, serta orang lain yang aktivitasnya ingin Anda ikuti. Anda bisa menata kolega Anda ke dalam grup, tapi Anda hanya bisa mengelola siapa yang melihat kolega Anda dengan menerapkan kategori privasi berikut ini:
-
Setiap Orang
-
Kolega Saya
-
Tim Saya
-
Manajer Saya
-
Hanya Saya
Menerapkan kategori privasi ke detail profil, keanggotaan, dan daftar kolega Anda
Anda dapat mengubah kategori privasi untuk detail profil, keanggotaan, dan daftar kolega di profil Anda.
-
Lakukan salah satu dari langkah berikut ini:
-
Jika Anda sudah menampilkan profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
-
Jika Anda menampilkan tipe halaman yang berbeda di situs SharePoint Anda, klik nama Anda di sudut kanan atas
-
-
Untuk mengedit beberapa detail profil Anda, di bawah gambar kami, klik Edit Profil Saya.
-
Untuk mengedit keanggotaan, klik Keanggotaan. Pilih kotak centang di samping keanggotaan yang ingin Anda ubah, lalu klik Edit Keanggotaan.
-
Untuk mengedit daftar kolega Anda, klik Kolega, pilih kotak centang di samping kolega yang pengaturannya ingin Anda ubah, lalu klik Edit Kolega.
-
Buat perubahan yang Anda inginkan, lalu klik OK.
Menambahkan kolega ke tim Anda
Anda dapat menerapkan pengaturan privasi Tim Saya ke beberapa detail di profil, keanggotaan, atau daftar kolega, jika ingin mengelola siapa yang memiliki akses untuk menampilkannya. Misalnya, Anda bisa berbagi item hanya dengan tim Anda, bukan semua kolega Atau semua orang yang memiliki akses untuk menampilkan profil Anda.
Anda bisa menambahkan seseorang ke tim Anda, memberikan izin kepadanya untuk menampilkan Situs Saya, baik itu seseorang secara langsung di departemen Anda atau seseorang yang bekerja sama dengan Anda di departemen lain.
-
Lakukan salah satu dari langkah berikut ini:
-
Jika Anda sudah menampilkan profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
-
Jika Anda menampilkan tipe halaman yang berbeda di situs SharePoint Anda, klik nama Anda di sudut kanan atas
-
-
Klik Kolega, pilih kolega yang ingin Anda tambahkan ke tim Anda, lalu klik Edit Kolega. Anda dapat memilih beberapa kolega jika menginginkannya.
-
Di bagian Tambahkan ke Grup , di bawah Tambahkan ke Tim Saya, klik Ya.
-
Klik OK.
Tips: Saat menambahkan orang baru sebagai kolega, Anda dapat menambahkan mereka ke tim menggunakan pengaturan Tambahkan ke Tim Saya .
