Mengarsipkan item lama secara manual

Mengarsipkan item lama secara manual

Catatan:  Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kotak surat Outlook sangat besar, dan berani bertaruh Anda tidak akan berhenti menerima email. Demi menjaganya agar tidak penuh, Anda dapat memindahkan item lama yang ingin Anda simpan ke arsip, sebuah File Data Outlook (.pst) terpisah yang bisa dibuka dari Outlook setiap Anda membutuhkannya.

Catatan: Perintah Arsip dan fitur tidak akan muncul untuk setiap akun di profil Outlook Anda jika Anda menyertakan akun Exchange Server dan organisasi Anda menggunakan Arsip Online Microsoft Exchange Server. Administrator jaringan Anda juga bisa menonaktifkan fitur ini.

Secara default, Outlook menggunakan Arsip otomatis untuk mengarsipkan item pada interval rutin. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat mengarsipkan item lama secara otomatis.

Anda juga dapat mengarsipkan item secara manual kapan saja. Dengan begitu, Anda dapat mengendalikan item mana yang diarsipkan, di mana menyimpannya, dan seberapa lama umur item sebelum bisa diarsipkan.

  1. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Di Outlook 2013: klik File > Info > alat pembersihan > Arsip.


      Arsip

    • Di Outlook 2016: klik File > Info > alat > membersihkan item lama

      Menghapus item lama

    Tips: Arsip dan Arsip Otomatis mungkin tidak tersedia jika profil surat Anda terhubung ke Server Exchange. Bisa jadi organisasi Anda memiliki kebijakan penyimpanan surat yang mengabaikan Arsip Otomatis. Tanyakan ke administrator sistem Anda untuk informasi lebih lanjut.

  2. Klik opsi Arsipkan folder ini dan semua subfolder, dan pilih folder yang ingin Anda arsipkan.

  3. Di bawah Arsipkan item yang lebih lama dari, masukkan tanggal.

    Kotak dialog Arsip

  4. Anda dapat membuat beberapa file .pst jika ingin mengarsipkan beberapa folder dengan menggunakan pengaturan yang berbeda-beda. Misalnya, Anda mungkin ingin menyimpan item yang ada di folder Terkirim yang lebih lama daripada item yang ada di folder Kotak Masuk.

  5. Centang kotak Sertakan item dengan “Jangan Arsipkan Otomatis” untuk mengarsipkan item yang tidak termasuk ke dalam pengarsipan otomatis. Opsi ini tidak menghapus pengecualian tersebut dari item-item ini, melainkan mengabaikan pengaturan Jangan Arsipkan Otomatis hanya untuk arsip ini.

  6. Klik OK.

Nonaktifkan Arsip Otomatis

Agar hanya mengarsipkan sesuai keinginan Anda, nonaktifkan Arsip Otomatis.

  1. Klik File > Opsi > Tingkat Lanjut.

  2. Di bawah Arsip Otomatis, klik Pengaturan Arsip Otomatis.

  3. Kosongkan kotak Jalankan Arsip otomatis setiap n hari .

Secara default, item Outlook lama diarsipkan secara otomatis pada interval rutin. Untuk mempelajari selengkapnya tentang Arsip otomatis, lihat Menggunakan Arsip otomatis untuk mencadangkan atau menghapus item.

Anda juga bisa membuat cadangan dan mengarsipkan item, selain Arsip otomatis atau sebagai pengganti. Manual pengarsipan menyediakan fleksibilitas, dan memungkinkan Anda menentukan persis folder yang disertakan dalam arsip, dan yang mengarsipkan File Data Outlook (.pst) yang digunakan.

Untuk secara manual mengarsip item Outlook, lakukan hal berikut:

  1. Klik tab File

  2. Klik alat pembersihan.

  3. Klik Arsip.

  4. Klik opsi arsipkan folder ini dan semua subfolder , dan lalu klik folder yang ingin Anda Arsip. Setiap subfolder di folder yang Anda pilih akan disertakan dalam arsip manual ini.

  5. Di bawah Arsipkan item yang lebih lama dari, masukkan tanggal.

    Kotak dialog Arsip

  6. Jika Anda tidak ingin menggunakan default file atau lokasi, di bawah file arsip, klik Telusuri untuk menentukan file baru atau lokasi. Telusuri untuk menemukan file yang Anda inginkan, atau masukkan nama file, lalu klik OK. Lokasi file tujuan muncul di kotak file arsip .

  7. Pilih kotak centang sertakan item dengan "Jangan tidak Arsip otomatis" dicentang untuk menyertakan item apa pun yang mungkin secara individual ditandai yang akan dikeluarkan dari pengarsipan otomatis. Opsi ini tidak menghapus pengecualian tersebut dari item ini, tapi sebagai gantinya mengabaikan kotak centang Autoarsip untuk arsip ini saja.

Nonaktifkan Arsip Otomatis

Jika Anda ingin mengarsipkan hanya secara manual, Anda harus Nonaktifkan Arsip otomatis. Lakukan hal berikut:

  1. Klik tab File.

  2. Klik Opsi.

  3. Pada tab tingkat lanjut , di bawah Arsip otomatis, klik Pengaturan Arsip otomatis.

  4. Kosongkan kotak centang Jalankan Arsip otomatis setiap n hari .

Arsip otomatis, yang diaktifkan secara default, memindahkan item lama secara otomatis ke lokasi Arsip interval terjadwal. Namun, Anda bisa secara manual membuat cadangan dan mengarsipkan item ke lokasi yang Anda tentukan.

Catatan: Pengaturan Arsipotomatis Microsoft Office Outlook 2007 dapat dikustomisasi. Daripada membuat cadangan atau mengarsipkan item Anda secara manual, Anda mungkin menemukan bahwa arsip otomatis bisa memenuhi kebutuhan Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan Arsip otomatis untuk mencadangkan atau menghapus item.

  1. Pada File menu, klik Arsip.

  2. Pilih opsi arsipkan folder ini dan semua subfolder , dan lalu tentukan tanggal di bawah Arsip item yang lebih lama.

    Folder yang diarsipkan di daftar folder

  3. Di bawah file arsip, klik Telusuri untuk menentukan file baru atau lokasi jika Anda tidak ingin menggunakan default file, atau lokasi.

  4. Pilih kotak centang sertakan item dengan "Jangan tidak Arsip otomatis" dicentang jika Anda ingin mengesampingkan pengaturan sebelumnya untuk mengarsip item tertentu tidak secara otomatis. Jika Anda memilih untuk secara manual mengarsip item ini selama prosedur ini, item lagi akan dikenakan Autoarsip pengaturan kecuali Anda secara manual mengesampingkan pengaturan itu lagi di masa mendatang.

  5. Klik OK.

Catatan: Outlook secara otomatis membuat file arsip lain untuk item di folder dan lokasi yang ditentukan.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×