Mengarsipkan Data Access

Anda dapat mempertahankan database Microsoft Access yang diatur dan dikelola oleh pengarsipan Arsip lama atau tidak aktif secara berkala. Anda bisa mengarsipkan semua tabel dalam database, tabel tertentu, atau hanya catatan tertentu — misalnya, rekaman yang lebih lama dari tanggal tertentu. Topik ini menjelaskan cara menggunakan tiga opsi berbeda untuk mengarsipkan data di database Access Anda.

Di artikel ini

Kapan Anda harus mempertimbangkan pengarsipan?

Mengganti tabel secara berkala

Mengganti semua tabel secara berkala

Memindahkan rekaman secara berkala ke dalam tabel Arsip

Kapan Anda harus mempertimbangkan pengarsipan?

Saat database di komputer Anda berisi data yang tidak Anda rencanakan untuk digunakan lagi, tapi Anda ingin menyimpan data tersebut dalam kasus yang Anda perlukan memerlukannya pada beberapa saat, atau untuk memenuhi kebijakan penyimpanan data, pengarsipan adalah cara yang baik untuk mempertahankan data tersebut. Pengarsipan juga sering digunakan untuk menyimpan data berdasarkan kondisi tanggal, seperti pada akhir bulan.

Cara untuk mengarsipkan data

Tabel berikut ini mencantumkan metode untuk mengarsipkan data, Deskripsi metode, penjelasan tentang Kapan Anda harus menggunakan setiap metode, dan pertimbangan spesifik lainnya untuk metode tersebut.

Metode

Deskripsi

Gunakan saat...

Pertimbangan lainnya

Mengganti tabel secara berkala

Secara berkala membuat salinan yang Diarsipkan dari tabel tertentu dan mengganti tabel tersebut dengan salinan tabel kosong yang baru.

Semua rekaman dalam tabel memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: Anda memiliki tabel yang menyimpan suhu ekstrem sehari-hari. Setiap tahun, Anda mengarsipkan tabel dan memulai baru dengan yang kosong.

Mengganti semua tabel secara berkala

Secara berkala Buat salinan Arsip database back-end, lalu ganti database back-end dengan yang baru dan kosong. Memerlukan database terpisah (database yang terdiri dari: file database back-end yang berisi semua tabel; dan file database back-end yang berisi semua objek database lainnya).

Semua rekaman di sebagian besar tabel dalam database memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: database Anda terdiri dari beberapa tabel dengan tipe data Meteorologi yang berbeda. Setiap tahun, Anda mengarsipkan semua tabel.

  • Jika Anda memiliki tabel pencarian (tabel yang Anda gunakan untuk menyimpan nilai untuk mencari, kode pos atau Departemen tersebut), Anda mungkin perlu mengimpor data tersebut ke database back-end yang baru.

  • Anda harus mengarsipkan database secara manual. Anda tidak dapat menggunakan makro untuk metode ini.

Memindahkan rekaman secara berkala ke dalam tabel Arsip

Menjalankan kueri secara berkala yang memilih catatan untuk pengarsipan, dan menambahkan data ke tabel arsip, lalu Anda menjalankan kueri untuk memilih rekaman yang sama (dari tabel asli) dan menghapusnya.

Beberapa rekaman dalam tabel memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: Anda ingin mengarsipkan transaksi pustaka (Check Out) jika tanggal Check In setidaknya satu tahun.

  • Mungkin harus menyelesaikan integritas referensial, terutama jika rekaman yang ingin Anda arsipkan berada di satu sisi hubungan satu ke banyak. Lihat bagian tentang bekerja dengan integritas referensial untuk informasi selengkapnya.

Peringatan: Jika Anda perlu menggunakan parameter dalam kueri, Anda harus membuat formulir untuk menangani parameter. Jika tidak, Anda berisiko kehilangan data.

Bekerja dengan integritas referensial

Jika catatan yang ingin Anda arsipkan terkait dengan rekaman di tabel lain, Anda mungkin harus menyelesaikan hubungan. Jika catatan yang ingin Anda arsipkan adalah catatan "anak" (mereka milik sisi "banyak" hubungan satu ke banyak), Anda mungkin bisa mengarsipkan mereka secara aman tanpa kekhawatiran. Jika catatan yang ingin Anda arsipkan adalah catatan "induk" (milik di sisi "satu" hubungan satu ke banyak), saat Anda mengarsipkan catatan mereka yang terkait dengan "anak" mungkin:

  • Mencegah Anda menghapus rekaman "induk". Ini bisa menyebabkan masalah jika Anda telah menambahkan catatan "induk" ke tabel Arsip.

    - Atau -

  • Menjadi "yatim piatu" — catatan yang menjadi milik "induk" yang tidak ada. Ini bisa menyebabkan masalah dengan integritas data dan fungsionalitas di database Anda yang menggunakan catatan "yatim piatu".

Untuk memperhitungkan integritas referensial, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Menentukan data "anak" apa yang menjadi milik rekaman yang ingin Anda arsipkan. Misalnya, untuk mengarsipkan rekaman aset yang dipinjamkan di pustaka, terlebih dahulu menentukan apakah ada transaksi yang dibuka pada aset tersebut, misalnya, Apakah aset telah dicek keluar tapi tidak dikembalikan.

  2. Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

    • Jika catatan "anak" selalu dapat dihapus dengan aman, pastikan bahwa hubungan tersebut memberlakukan integritas referensial, dengan penghapusan bertingkat. Ini memastikan bahwa semua catatan "anak" yang terkait akan dihapus.

    • Jika catatan "anak" tidak selalu dapat dihapus dengan aman, pertimbangkan untuk mengarsipkan semua tabel dalam database.

    • Buat kueri yang memilih catatan "induk" yang tidak memiliki catatan "anak". Lalu, gunakan kueri pertama tersebut untuk membuat kueri arsip Anda (Lihat bagian secara berkala memindahkan rekaman ke dalam tabel Arsip), daripada menggunakan tabel "induk".

Atas Halaman

Mengganti tabel secara berkala

Jika Anda ingin mengarsipkan semua data dalam tabel, Anda bisa secara berkala mengganti tabel dengan salinan kosong.

Penting: Jika tabel yang Anda arsipkan terkait dengan tabel lain, Anda mungkin perlu bekerja dengan integritas referensial.

  1. Di panel navigasi, pilih tabel yang ingin Anda arsipkan, tekan CTRL + C, lalu tekan CTRL + V.

  2. Dalam kotak dialog tempel tabel sebagai , di bawah opsi tempel, pilih struktur saja, lalu klik OK.

    Access menamai salinan sebagai salinan nama tabel asli.

  3. Di panel navigasi, klik kanan tabel asli lalu klik ganti nama pada menu pintasan.

    Beri nama lain untuk menunjukkan isinya, seperti "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Di panel navigasi, klik kanan salinan kosong, lalu klik ganti nama pada menu pintasan. Ganti namanya dengan nama tabel asli.

Atas Halaman

Mengganti semua tabel secara berkala

Jika Anda menggunakan database terpisah, Anda bisa secara berkala mengganti semua tabel dengan mengganti database back-end dengan salinan kosong.

Untuk melakukan ini, pertama-tama Siapkan salinan kosong. Kecuali desain perubahan database Anda, Anda bisa menggunakan kembali salinan kosong ini setiap kali Anda mengarsipkan. Untuk mengarsipkan hanya mengganti nama database back-end yang sudah ada untuk menunjukkan bahwa itu adalah arsip, dan menyimpan salinan kosong sebagai database back-end baru.

Siapkan salinan kosong database back-end

Pertama, impor definisi tabel untuk semua tabel di database back-end.

  1. Pada tab file , klik baru, pilih database kosong, lalu klik buat.

  2. Tutup Tabel1.

  3. Pada tab data eksternal , dalam grup impor & link , klik Access.

  4. Dalam kotak dialog Dapatkan data eksternal – database Access , pilih impor tabel, kueri, formulir, laporan, makro dan modul ke dalam database saat ini, lalu klik Telusuri.

  5. Dalam kotak dialog buka file , pilih database back-end. Klik buka untuk menutup kotak dialog buka file , lalu klik OK.

  6. Dalam kotak dialog impor objek , klik opsi.

  7. Di bawah impor tabel, pilih definisi saja.

  8. Pada tab tabel , klik Pilih Semua, klik OK, lalu klik tutup.

Menambahkan data ke tabel pencarian apa pun di salinan kosong 

Untuk setiap tabel pencarian, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Tautkan ke tabel pencarian dalam database back-end yang sudah ada.

  2. Membuat kueri penambahan yang menambahkan semua rekaman dari aslinya ke salinan.

Mengganti database back-end dengan salinan kosong

Pertama, ganti nama database back-end yang sudah ada untuk menunjukkan bahwa sekarang Arsip. Lalu, buka salinan kosong, dan Simpan dengan menggunakan nama database back-end asli.

  1. Klik tab file , lalu klik Simpan database sebagai. Anda mungkin diminta untuk menutup semua objek yang terbuka; Jika demikian, klik OK. Kotak dialog Simpan sebagai akan terbuka.

  2. Dalam kotak Simpan di (di bagian atas kotak dialog Simpan sebagai ), pastikan bahwa Anda menyimpan file di tempat yang sama dengan database back-end asli.

  3. Dalam kotak nama file , masukkan nama database back-end asli.

  4. Dalam kotak Simpan sebagai tipe , pilih database Access (*. accdb).

Atas Halaman

Memindahkan rekaman secara berkala ke dalam tabel Arsip

Ini adalah empat proses langkah yang mengharuskan membuat salinan tabel kosong yang berisi catatan yang ingin Anda arsipkan, membuat kueri penambahan untuk menyalin rekaman dari tabel asli ke tabel arsip, membuat permintaan hapus untuk menghapus rekaman yang Diarsipkan dari Ori Tabel ginal, dan akhirnya membuat makro untuk menjalankan kedua kueri yang bisa dijalankan saat Anda ingin mengarsipkan. Proses yang tampaknya kompleks ini bisa mudah jika Anda mengikuti langkah-langkah dalam urutan yang disajikan di bawah ini:

Langkah 1: membuat tabel Arsip

Langkah 2: membuat kueri penambahan untuk menyalin data ke tabel Arsip

Langkah 3: membuat kueri penghapusan untuk menghapus data dari tabel asli

Langkah 4: membuat makro untuk menjalankan kueri Tambahkan dan Hapus

Langkah 1: membuat tabel Arsip

Untuk menyimpan semua rekaman yang Diarsipkan dalam satu tabel, lakukan langkah ini sekali. Tabel arsip yang Anda buat dalam langkah ini akan menampung semua catatan yang diarsipkan.

Untuk menghapus tabel Arsip lama Anda ketika membuat yang baru, daripada melakukan langkah ini, Anda bisa menggunakan kueri buat-tabel untuk menyalin data ke tabel arsip Anda. Untuk melakukan ini, Lewati ke langkah 2.

Untuk menggunakan tabel Arsip baru setiap kali Anda mengarsipkan, tapi juga menyimpan tabel Arsip lama, ganti nama tabel Arsip lama sebelum membuat tabel baru. Jika Anda mengarsipkan berdasarkan tanggal, pertimbangkan untuk menamai tabel Arsip lama Anda sesuai dengan rentang tanggal yang mereka wakili.

  1. Di panel navigasi, pilih tabel yang memiliki catatan arsip, tekan CTRL + C, lalu tekan CTRL + V.

  2. Dalam kotak nama tabel , Hapus salinan kata dan tambahkan garis bawah dan kata "Arsip" ke nama tabel yang sudah ada, lalu klik OK. Misalnya, jika tabel asli bernama transaksi , tabel Arsip dinamai Transactions_archive.

    Tempelkan Tabel Sebagai

  3. Dalam kotak dialog tempel tabel sebagai , di bawah opsi tempel, pilih struktur saja.

Langkah 2: membuat kueri penambahan untuk menyalin data ke tabel Arsip

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Gunakan kotak dialog Perlihatkan tabel untuk menambahkan tabel dengan catatan yang ingin Anda arsipkan, dan tutup kotak dialog Perlihatkan tabel .

  3. Di jendela desain kueri, klik ganda tanda bintang (*) dalam tabel yang baru saja Anda tambahkan. Nama tabel dan tanda bintang muncul di kolom pertama dari kisi desain kueri.

    Catatan: Tanda bintang menunjukkan bahwa kueri harus menyertakan semua bidang dari tabel dalam output kueri. Saat Anda menggunakan tanda bintang, jika bidang ditambahkan atau dihapus dari tabel, output kueri menyesuaikan dengan sesuai.

  4. Di jendela desain kueri, klik ganda bidang yang ingin Anda gunakan untuk menentukan kondisi yang harus dipenuhi rekaman sebelum Anda mengarsipkannya. Misalnya, jika tabel transaksi Anda memiliki bidang yang disebut tanggal Check In, dan Anda ingin mengarsipkan semua catatan di mana tanggal tersebut lebih dari satu tahun, Anda mengklik ganda bidang tersebut dan muncul di kolom kosong berikutnya dari kisi desain kueri.

    Kisi desain kueri

    Ulangi langkah ini jika Anda ingin menggunakan kriteria dengan bidang tambahan.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk bidang yang baru saja Anda tambahkan. Misalnya, Anda dapat menentukan bahwa tanggal check in harus lebih awal dari 1 Januari 2019 dengan menggunakan ekspresi < # 1/1/2019 # di baris kriteria .

    Jika nilai kriteria Anda berubah setiap kali Anda mengarsipkan, Anda harus membuat kueri Anda meminta input. Untuk melakukan ini, gunakan parameter di baris kriteria sehingga kueri meminta input. Untuk menggunakan parameter, gunakan ekspresi seperti biasa, tetapi sebagai ganti nilai yang ditentukan, gunakan pertanyaan singkat yang dikelilingi oleh tanda kurung siku. Misalnya, Anda mungkin menggunakan ekspresi < [Arsip transaksi yang diselesaikan sebelum:], seperti ini:

    Ekspresi parameter

    Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan parameter, lihat artikel pengenalan ke kueri.

    Anda mungkin juga ingin menggunakan baris or untuk menentukan kondisi alternatif. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan kriteria, lihat artikel Contoh kriteria kueri.

    Tips: Jika Anda menggunakan bidang tanggal untuk menentukan kriteria, dan Anda ingin mengarsipkan semua rekaman yang lebih lama dari tanggal saat ini, masukkan <date () di baris kriteria untuk bidang tanggal.

  6. Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

    Jika Anda telah membuat tabel arsip, gunakan kueri penambahan untuk menambahkan catatan yang ditentukan ke tabel tersebut:

    1. Pada tab Desain, di dalam grup Tipe Kueri, klik Tambah.

    2. Dalam kotak dialog Tambahkan , dalam kotak nama tabel , pilih nama tabel arsip, lalu klik OK.

      Tambahkan Ke

      Dalam kisi desain kueri, baris Tambahkan ke muncul.

    3. Kosongkan baris Tambahkan ke untuk bidang apa pun yang Anda gunakan untuk menentukan kriteria. (Hanya tanda bintang yang harus memiliki nilai untuk ditambahkan ke.)

      Kisi desain kueri Tambahkan Ke Baris

      Jika Anda belum membuat tabel arsip, gunakan kueri Buat-tabel untuk membuat tabel Arsip dengan menggunakan catatan yang ditentukan:

    4. Pada tab Desain, di grup Tipe Kueri, klik Buat Tabel.

    5. Dalam kotak dialog Buat tabel , dalam kotak nama tabel , ketikkan nama tabel arsip, lalu klik OK.

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.

Langkah 3: membuat kueri penghapusan untuk menghapus data dari tabel asli

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Gunakan kotak dialog Perlihatkan tabel untuk menambahkan tabel yang memiliki catatan yang ingin Anda arsipkan. Tutup kotak dialog Perlihatkan Tabel.

  3. Di jendela desain kueri, klik ganda tanda bintang (*) dalam tabel yang baru saja Anda tambahkan. Nama tabel dan tanda bintang muncul di kolom pertama dari kisi desain kueri.

  4. Di jendela desain kueri, klik ganda bidang yang sama yang Anda gunakan untuk menentukan kondisi dalam kueri penambahan.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk bidang yang baru saja Anda tambahkan. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan kriteria, lihat artikel Contoh kriteria kueri.

    Penting: Jika kueri Tambahkan atau Buat-tabel menggunakan parameter, pastikan bahwa kueri penghapusan Anda juga melakukannya. Juga ingat bahwa Anda memasukkan nilai yang sama untuk kedua kueri. Jika Anda memasukkan nilai parameter berbeda, Anda mungkin kehilangan data. Untuk membantu mencegah hilangnya data, pertimbangkan menggunakan formulir untuk mengumpulkan nilai, dan membuat kueri meminta formulir untuk nilai input. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel pengenalan ke kueri.

  6. Pada tab desain , dalam grup tipe kueri , klik Hapus.

    Baris Hapus muncul di kisi desain kueri.

    Baris Hapus kisi desain kueri

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.

Langkah 4: membuat makro untuk menjalankan kueri Tambahkan dan Hapus

  1. Pada tab Buat, di grup Makro & Kode, klik Makro.

  2. Klik panah turun bawah di samping Tambahkan tindakan baru, lalu klik openquery.

    Tindakan Openquery muncul dan menampilkan argumennya.

  3. Dalam kotak nama kueri , pilih kueri (Tambahkan atau Buat-tabel) yang Anda buat di langkah 2.

  4. Klik panah turun bawah di samping Tambahkan tindakan baru, lalu klik openquery.

    Tindakan Openquery muncul dan menampilkan argumennya.

  5. Dalam kotak nama kueri , pilih kueri penghapusan yang Anda buat di langkah 3.

  6. Tekan CTRL + S untuk menyimpan makro.

    Saat Anda ingin mengarsipkan rekaman, jalankan makro.

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×