Mengarsipkan Access data

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Anda dapat membantu mempertahankan data Anda diatur menurut secara berkala pengarsipan catatan lama atau tidak aktif. Misalnya, Anda menggunakan Access untuk mengelola pustaka pinjaman. Anda mungkin memiliki tabel yang melacak transaksi pinjaman, dengan bidang yang berisi tanggal item pinjaman dan bidang yang berisi tanggal kembali. Mungkin Anda kebijakan penyimpanan rekaman adalah untuk mengarsip pinjaman transaksi catatan satu tahun setelah item yang dikembalikan, dan untuk Hancurkan rekaman setelah dua tahun.

Anda bisa membuat arsip semua tabel dalam database, tabel tertentu, atau hanya catatan tertentu — misalnya, catatan yang lebih lama dari tanggal tertentu. Topik ini menjelaskan bagaimana cara mengarsipkan data.

Di artikel ini

Gambaran Umum

Secara berkala memindahkan catatan ke arsip tabel

Secara berkala mengganti tabel

Secara berkala mengganti semua tabel

Gambaran Umum

Anda harus mempertimbangkan pengarsipan data saat Anda memiliki data yang Anda tidak berencana menggunakan lagi, dan Anda ingin menyimpan data berguna jika Anda memerlukannya. Anda mungkin memiliki kebijakan yang menuntun Anda Arsip rencana, seperti kebijakan penyimpanan data.

Pengarsipan sering digunakan untuk menyimpan data berdasarkan kondisi tanggal, seperti akhir bulan tiba.

Cara untuk mengarsip data

Tabel berikut mencantumkan cara untuk mengarsip data, saat Anda harus menggunakan masing-masing metode, dan pertimbangan lainnya.

Metode

Deskripsi

Gunakan saat …

Pertimbangan lain

Secara berkala memindahkan catatan ke tabel Arsip

Secara berkala, Anda menjalankan kueri yang akan memilih data yang Anda inginkan untuk mengarsip dan menambahkan data ke tabel Arsip. Lalu, Anda menjalankan kueri yang akan memilih data yang sama (dari tabel asli) dan menghapus itu.

Beberapa catatan dalam tabel memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: ingin Anda Arsip pustaka transaksi (check out) jika dicentang di tanggal setidaknya satu tahun.

  • Mungkin harus menangani integritas referensial, terutama jika catatan yang ingin Anda Arsip pada satu sisi hubungan satu ke banyak.

  • Jika Anda perlu menggunakan parameter dalam kueri Anda, Anda harus membuat formulir untuk menangani parameter. Jika tidak, Anda risiko kehilangan data.

Secara berkala mengganti tabel

Secara berkala, Anda membuat arsip salinan tabel tertentu, dan Timpa tabel dengan salinan yang baru dan kosong.

Semua rekaman dalam tabel memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: Anda memiliki tabel yang menyimpan harian suhu ekstrem. Setiap tahun, Anda mengarsipkan tabel dan mulai segar dengan kosong.

  • Mungkin harus menangani integritas referensial.

Secara berkala mengganti semua tabel

Anda memulai dengan database terpisah (database terdiri dari: file database back-end yang berisi semua tabel; dan file front-end database yang berisi semua objek database lain). Secara berkala, Anda membuat arsip salinan database back-end, dan lalu ganti database back-end dengan yang baru dan kosong.

Semua rekaman dalam sebagian besar tabel dalam database Anda memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: database Anda terdiri dari beberapa tabel dengan berbagai jenis Meteorologi data. Setiap tahun, Anda membuat arsip semua tabel.

  • Jika Anda memiliki semua tabel pencarian (tabel yang Anda gunakan untuk menyimpan nilai untuk mencari, seperti kode pos atau Departemen), Anda mungkin perlu mengimpor data ke database back-end baru.

  • Anda tidak bisa menggunakan makro untuk metode ini. Anda harus membuat arsip database secara manual.

Bekerja di sekitar integritas referensial

Jika catatan yang ingin Anda Arsip terkait dengan rekaman di tabel lainnya, Anda mungkin harus menangani hubungan. Jika catatan yang ingin Anda Arsip rekaman "anak" (mereka milik sisi "banyak" hubungan satu ke banyak), Anda bisa mungkin aman arsip mereka tanpa perhatian. Jika catatan yang ingin Anda Arsip adalah catatan "parent" (mereka milik sisi "satu" hubungan satu ke banyak), ketika Anda arsip mereka mereka terkait "anak" catatan Mei:

  • Mencegah Anda menghapus catatan "parent". Ini bisa menyebabkan masalah jika Anda sudah ditambahkan "parent" rekaman ke tabel Arsip.

    - atau -

  • Menjadi "Orphan" — catatan yang dimiliki oleh "parent" yang tidak ada. Ini bisa menyebabkan masalah dengan integritas data dan berbagai fungsionalitas di database Anda yang menggunakan catatan "orphan".

Untuk akun untuk integritas referensial, lakukan langkah berikut ini:

  1. Menentukan apa "anak" catatan milik catatan yang ingin Anda Arsip. Misalnya, jika saya ingin mengarsipkan catatan aset yang saya meminjamkan di pustaka saya, saya terlebih dahulu menentukan apakah ada transaksi terbuka di aset tersebut, misalnya, Apakah aset telah di-Check out tetapi tidak dikembalikan.

  2. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika "anak" catatan selalu dapat dihapus secara aman, pastikan bahwa hubungan memberlakukan integritas referensial, dengan menghapus berjenjang. Ini memastikan bahwa semua terkait "anak" catatan akan dihapus.

    • Jika catatan "anak" tidak selalu dapat aman dihapus, pertimbangkan pengarsipan semua tabel dalam database.

    • Membuat kueri yang memilih "parent" rekaman yang tidak memiliki "anak" catatan. Lalu, gunakan kueri pertama itu untuk membuat kueri arsip Anda (Lihat bagian secara berkala memindahkan catatan ke arsip tabel), daripada menggunakan tabel "parent".

      Tips: Anda bisa menggunakan panduan kueri untuk menemukan rekaman yang tidak cocok. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel yang membandingkan dua tabel dan menemukan catatan tanpa kecocokan.

Atas Halaman

Secara berkala memindahkan catatan ke tabel Arsip

Pertama, Anda membuat salinan kosong dari tabel yang memiliki catatan yang ingin Anda Arsip. Tabel kosong baru ini adalah tabel arsip Anda. Berikutnya, Anda membuat permintaan tambahan untuk menyalin rekaman dari tabel asli ke tabel Arsip. Lalu, Anda membuat permintaan hapus untuk menghapus Arsip rekaman dari tabel asli. Akhirnya, Anda membuat makro yang berjalan kueri kedua. Saat Anda ingin mengarsipkan catatan, Anda menjalankan makro.

Tips: Anda bisa melampirkan makro ke tombol pada formulir, sehingga ketika tombol diklik, makro berjalan.

Langkah 1: Membuat tabel Arsip

Langkah 2: Membuat kueri yang menyalin data ke tabel arsip Anda

Langkah 3: Membuat kueri penghapusan yang menghapus data yang sama dari tabel asli Anda

Langkah 4: Membuat makro yang berjalan kueri kedua

Langkah 1: Membuat tabel Arsip

Jika Anda ingin menyimpan semua catatan Diarsipkan dalam satu tabel, Anda hanya melakukan langkah ini sekali. Tabel arsip yang Anda buat dalam langkah ini akan memuat semua catatan Anda Arsip.

Jika Anda ingin Hancurkan tabel Arsip lama Anda saat Anda membuat yang baru, Anda tidak perlu melakukan langkah ini. Anda dapat menggunakan kueri buat-tabel daripada kueri penambahan untuk menyalin data ke tabel Anda Arsip. Untuk melakukan ini, beralih ke langkah 2.

Jika Anda ingin menggunakan Arsip tabel baru setiap kali Anda arsip, dan Anda ingin membuat arsip tabel Anda lama, mengganti nama tabel arsip yang lama Anda sebelum Anda membuat yang baru. Jika Anda pengarsipan berdasarkan tanggal, mempertimbangkan penamaan tabel Arsip lama Anda menurut rentang tanggal yang mewakili.

Catatan: Jika Anda membuat tabel baru Arsip setiap kali dan terus lama, Anda harus mengubah Arsip lama sebelum Anda menjalankan kueri Anda.

  1. Di panel navigasi, pilih tabel yang memiliki catatan untuk mengarsipkan, tekan CTRL + C, lalu tekan CTRL + V.

  2. Dalam Tempelkan tabel sebagai kotak dialog, di bawah Opsi tempel, pilih Struktur saja.

  3. Dalam kotak Nama tabel , Hapus kata-kata Salin dan tambahkan garis bawah dan word "Arsip" ke nama tabel yang sudah ada, dan lalu klik OK. Misalnya, jika tabel asli bernama transaksi Arsip tabel bernama Transactions_archive.

    Tempelkan Tabel Sebagai

Langkah 2: Membuat kueri yang menyalin data ke tabel arsip Anda

  1. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Desain Kueri.

  2. Gunakan kotak dialog Perlihatkan tabel untuk menambahkan tabel yang memiliki catatan yang ingin Anda Arsip. Tutup kotak dialog Perlihatkan tabel .

  3. Di jendela desain kueri, klik ganda tanda bintang (*) dalam tabel yang baru saja Anda tambahkan. Nama tabel dan tanda bintang muncul di kolom pertama dari kisi desain kueri.

    Catatan: Tanda bintang menunjukkan bahwa kueri harus menyertakan semua bidang dari tabel dalam output kueri. Saat Anda menggunakan tanda bintang, jika bidang ditambahkan atau dihapus dari tabel, output kueri menyesuaikan sesuai.

  4. Di jendela desain kueri, klik ganda bidang yang ingin Anda gunakan untuk menentukan kondisi yang catatan harus memenuhi sebelum Anda membuat arsip mereka. Misalnya, jika tabel transaksi Anda memiliki bidang yang disebut tanggal di-Check In dan ingin Anda Arsip semua catatan mana tanggal tersebut adalah lebih dari satu tahun, Anda mengklik ganda diperiksa dalam tanggal. Bidang muncul di kolom kosong berikutnya dari kisi desain kueri.

    Kisi desain kueri

    Ulangi langkah ini jika Anda ingin menggunakan kriteria dengan bidang tambahan.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk bidang yang baru saja Anda tambahkan. Misalnya, Anda mungkin menentukan bahwa dicentang di tanggal harus lebih awal dari 1 Januari 2008 dengan menggunakan ekspresi < #1/1/2008 # di baris kriteria .

    Jika nilai kriteria Anda berubah setiap kali Anda membuat arsip, Anda harus membuat kueri meminta input. Untuk melakukan ini, Anda menggunakan parameter di baris kriteria sehingga kueri meminta input. Untuk menggunakan parameter, menggunakan ekspresi seperti yang biasanya Anda akan, tapi bukan nilai yang ditentukan, gunakan pertanyaan singkat kurung siku. Misalnya, Anda mungkin menggunakan ekspresi < [mengarsipkan transaksi diselesaikan sebelum:], seperti:

    Ekspresi parameter

    Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan parameter, lihat artikel membuat kueri meminta input.

    Anda juga mungkin ingin menggunakan baris atau untuk menentukan kondisi alternatif. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan kriteria, lihat artikel contoh kriteria kueri.

    Tips: Jika Anda menggunakan bidang tanggal untuk menentukan kriteria, dan Anda ingin mengarsipkan semua rekaman yang lebih lama dari tanggal saat ini, masukkan < Date() di baris kriteria untuk bidang tanggal.

  6. Lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Jika Anda telah membuat tabel arsip, Anda perlu kueri penambahan untuk menambahkan catatan ditentukan untuk tabel itu.

      1. Pada tab Desain, di dalam grup Tipe Kueri, klik Tambah.

      2. Dalam kotak dialog Tambah , dalam kotak Nama tabel , pilih nama tabel arsip, dan lalu klik OK.

        Tambahkan Ke

        Di kisi desain kueri, baris Tambahkan ke muncul.

      3. Hapus baris Tambahkan ke untuk bidang apa pun yang Anda gunakan untuk menentukan kriteria. (Hanya tanda bintang harus memiliki nilai untuk Tambahkan ke.)

        Kisi desain kueri Tambahkan Ke Baris

    • Jika Anda belum membuat tabel arsip, Anda perlu kueri Buat-tabel untuk membuat arsip tabel dengan menggunakan catatan tertentu.

      1. Pada tab Desain, di grup Tipe Kueri, klik Buat Tabel.

      2. Dalam kotak dialog Buat-tabel , dalam kotak Nama tabel , ketik nama tabel arsip, dan lalu klik OK.

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.

Langkah 3: Membuat kueri penghapusan yang menghapus data yang sama dari tabel asli Anda

  1. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Desain Kueri.

  2. Gunakan kotak dialog Perlihatkan tabel untuk menambahkan tabel yang memiliki catatan yang ingin Anda Arsip. Tutup kotak dialog Perlihatkan tabel .

  3. Di jendela desain kueri, klik ganda tanda bintang (*) dalam tabel yang baru saja Anda tambahkan. Nama tabel dan tanda bintang muncul di kolom pertama dari kisi desain kueri.

  4. Di jendela desain kueri, klik ganda bidang yang sama yang Anda gunakan untuk menentukan kondisi di kueri penambahan.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk bidang yang baru saja Anda tambahkan. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan kriteria, lihat artikel contoh kriteria kueri.

    Penting: Jika kueri penambahan atau Buat-tabel menggunakan parameter, jadi sebaiknya kueri penghapusan. Selain itu, Anda harus memastikan bahwa Anda memasukkan nilai yang sama untuk kueri kedua. Jika Anda memasukkan nilai parameter berbeda, Anda mungkin kehilangan data. Untuk membantu mencegah hilangnya data, pertimbangkan menggunakan formulir untuk mengumpulkan nilai, dan membuat kueri meminta formulir untuk nilai input. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel membuat kueri meminta input.

  6. Pada tab desain , di grup Tipe kueri , klik Hapus.

    Baris Hapus muncul di kisi desain kueri.

    Baris Hapus kisi desain kueri

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.

Langkah 4: Membuat makro yang berjalan kueri kedua

  1. Pada tab Buat, di grup Lainnya, klik Makro. Jika perintah ini tidak tersedia, klik panah di bawah Modul atau tombol Modul Kelas, lalu klik Makro.

  2. Di baris pertama dari kisi desain makro, di kolom tindakan , pilih OpenQuery.

    Buka Tindakan makro kueri

  3. Di bawah kisi, di bawah Tindakan argumen, dalam kotak Nama kueri , pilih (Tambahkan atau Buat-tabel) kueri yang Anda buat di langkah 2 dari daftar turun bawah.

    Tindakan makro Buka Kueri argumen Kueri

  4. Di baris kedua dari kisi desain makro, di kolom tindakan , pilih OpenQuery.

  5. Di bagian bawah kisi, di bawah Tindakan argumen, dalam kotak Nama kueri , pilih kueri penghapusan dari daftar turun bawah.

    Makro Anda seharusnya terlihat seperti ini:

    makro siap untuk menyimpan

  6. Tekan CTRL + S untuk menyimpan makro.

    Saat Anda ingin mengarsipkan catatan, menjalankan makro.

Atas Halaman

Secara berkala mengganti tabel

Jika Anda selalu ingin mengarsipkan data dalam tabel, Anda tidak harus menggunakan kueri atau makro. Sebagai alternatif, Anda bisa secara berkala mengganti tabel dengan salinan kosong.

Penting: Jika tabel yang Anda Arsip terkait dengan tabel lain, Anda mungkin perlu menangani integritas referensial.

  1. Di panel navigasi, pilih tabel yang ingin Anda arsip, tekan CTRL + C, dan tekan CTRL + V.

  2. Dalam Tempelkan tabel sebagai kotak dialog, di bawah Opsi tempel, pilih Struktur saja, dan lalu klik OK.

    Akses nama Salin salinan dari nama tabel asli.

  3. Di panel navigasi, klik kanan tabel asli dan lalu klik ganti nama pada menu pintasan yang muncul.

    Beri nama yang menunjukkan apa dalamnya, seperti "DailyTemperatureExtremes_archive_2007" tabel.

  4. Di panel navigasi, klik kanan Salin kosong dan lalu klik ganti nama pada menu pintasan yang muncul.

    Salin kosong memberi nama tabel asli.

Atas Halaman

Secara berkala mengganti semua tabel

Jika Anda menggunakan database terpisah, Anda bisa secara berkala mengganti semua tabel dengan mengganti database back-end dengan salinan kosong.

Pertama, Anda bersiap menyalin kosong. Kecuali jika desain database Anda berubah, Anda bisa menggunakan kembali Salin ini setiap kali Anda Arsip. Lalu, saat Anda ingin arsip, Anda mengganti nama database back-end yang sudah ada untuk mengindikasikan bahwa itu adalah arsip, dan lalu Simpan salinan kosong sebagai database back-end baru.

Menyiapkan kosong salinan database back-end

Mengimpor definisi tabel untuk semua tabel dalam database back-end.

  1. Membuat database baru yang kosong. Menghapus Table1.

  2. Pada tab Data eksternal , di grup impor , klik Access.

  3. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal , pilih mengimpor tabel, kueri, formulir, laporan, makro dan modul ke dalam database saat ini, dan kemudian klik Telusuri.

  4. Dalam kotak dialog Buka File , pilih database back-end. Klik buka untuk menutup kotak dialog Buka File , dan lalu klik OK.

  5. Dalam kotak dialog Impor objek , klik opsi.

  6. Di bawah Impor tabel, pilih Definisi saja.

  7. Pada tab tabel , klik Pilih Semua, klik OK, dan lalu klik tutup.

Berikutnya, menambahkan data ke tabel pencarian apa pun di salinan kosong. Untuk setiap tabel pencarian, lakukan langkah berikut ini:

  1. Link ke tabel pencarian di database back-end yang sudah ada.

  2. Membuat kueri penambahan yang menambahkan semua rekaman dari sel asli ke salinan.

Ganti database back-end dengan salinan kosong

Pertama, mengganti nama database back-end yang sudah ada untuk menunjukkan bahwa ini adalah arsip.

Lalu, buka salinan yang kosong, dan menyimpannya dengan nama database back-end asli.

  1. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , dan lalu arahkan ke Simpan sebagai. Membuka menu Simpan sebagai .

  2. Di bawah Simpan database dalam format lain, klik Access 2007 Database.

Atas Halaman

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×