Mengarsipkan Access data

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Anda dapat membuat database Microsoft Access Anda tetap terkelola dan dikelola oleh secara berkala pengarsipan catatan lama atau tidak aktif. Anda bisa membuat arsip semua tabel dalam database, tabel tertentu atau saja catatan spesifik — misalnya, catatan yang lebih lama dari tanggal tertentu. Topik ini menjelaskan cara menggunakan tiga opsi berbeda untuk mengarsipkan data dalam database Access Anda.

Di artikel ini

Saat Anda harus mempertimbangkan pengarsipan?

Secara berkala mengganti tabel

Secara berkala mengganti semua tabel

Secara berkala memindahkan catatan ke dalam tabel Arsip

Saat Anda harus mempertimbangkan pengarsipan?

Saat database di komputer Anda berisi data yang Anda tidak berencana menggunakan lagi, tetapi Anda ingin agar data tersebut praktis jika Anda memerlukannya di beberapa titik dalam waktu, atau untuk memenuhi kebijakan penyimpanan data, pengarsipan adalah cara yang baik untuk mempertahankan data tersebut. Pengarsipan juga sering digunakan untuk mempertahankan data berdasarkan tanggal kondisi, seperti di akhir bulan.

Cara untuk arsip data

Tabel berikut mencantumkan metode untuk arsip data, Deskripsi metode, penjelasan tentang saat Anda harus menggunakan setiap metode, dan pertimbangan lain tertentu untuk metode.

Metode

Deskripsi

Gunakan saat …

Pertimbangan lain

Secara berkala mengganti tabel

Secara berkala membuat salinan Arsip tabel tertentu dan mengganti tabel itu dengan menyalin tabel kosong yang baru.

Semua rekaman dalam tabel dengan kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: Anda memiliki tabel yang menyimpan harian suhu ekstrem. Setiap tahun, Anda mengarsipkan tabel dan mulai segar dengan yang ada kosong.

Secara berkala mengganti semua tabel

Secara berkala membuat salinan Arsip database back-end, dan lalu ganti database back-end dengan yang baru dan kosong. Memerlukan database terpisah (database terdiri dari: file database back-end yang berisi semua tabel; dan file front-end database yang berisi semua objek database lainnya).

Semua rekaman dalam sebagian besar dari tabel dalam database memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: Database Anda terdiri dari beberapa tabel dengan jenis Meteorologi data yang berbeda. Setiap tahun, Anda Arsip semua tabel.

  • Jika Anda memiliki tabel pencarian apa pun (tabel yang Anda gunakan untuk menyimpan nilai untuk mencari, seperti kode pos atau Departemen), Anda mungkin perlu mengimpor data ke database back-end baru.

  • Anda harus mengarsipkan database secara manual. Anda tidak dapat menggunakan makro untuk metode ini.

Secara berkala memindahkan catatan ke dalam tabel Arsip

Secara berkala menjalankan kueri yang memilih catatan untuk pengarsipan, dan menambahkan data ke tabel yang sudah arsip, dan Anda lalu menjalankan kueri untuk memilih rekaman yang sama (dari tabel asli) dan menghapusnya.

Beberapa catatan dalam tabel memenuhi kondisi yang Anda gunakan untuk menentukan apakah akan mengarsipkan.

Contoh: Ingin Anda arsipkan pustaka transaksi (check out) jika dicentang di tanggal setidaknya tahun yang lama.

  • Mungkin harus bekerja di sekitar integritas referensial, terutama jika catatan yang ingin Anda arsipkan di satu sisi hubungan satu ke banyak. Lihat bagian di bekerja di sekitar integritas referensial untuk informasi selengkapnya.

Peringatan:  Jika Anda perlu menggunakan parameter dalam kueri Anda, Anda harus membuat formulir untuk menangani parameter. Jika tidak, Anda risiko hilangnya data.

Bekerja di sekitar integritas referensial

Jika catatan yang ingin Anda arsipkan terkait dengan rekaman di tabel lainnya, Anda mungkin harus bekerja di sekitar hubungan. Jika catatan yang ingin Anda arsipkan "anak" catatan (mereka milik di sisi "banyak" dari hubungan satu ke banyak), Anda bisa mungkin secara aman membuat arsip mereka tanpa perhatian. Jika catatan yang ingin Anda arsipkan adalah catatan "induk" (mereka milik di sisi "satu" dari hubungan satu ke banyak), ketika Anda arsip mereka "anak" mereka terkait catatan Mei:

  • Mencegah Anda menghapus catatan "induk". Ini bisa menyebabkan masalah jika Anda sudah memiliki ditambahkan "induk" rekaman ke tabel Arsip.

    - Atau -

  • Menjadi "Orphan" — rekaman yang milik "induk" yang tidak ada. Ini bisa menyebabkan masalah dengan integritas data dan fungsionalitas di database Anda yang menggunakan catatan "orphan".

Untuk akun untuk integritas referensial, lakukan langkah berikut ini:

  1. Menentukan apa "anak" catatan milik catatan yang ingin Anda arsipkan. Misalnya, untuk mengarsip catatan aset yang meminjamkan di pustaka, pertama menentukan apakah ada setiap transaksi terbuka di aset tersebut, yaitu, Apakah aset telah di-Check out tetapi tidak dikembalikan.

  2. Lakukan salah satu hal berikut:

    • Jika "anak" catatan dapat selalu aman dihapus, pastikan bahwa hubungan memberlakukan integritas referensial, dengan penghapusan terhubung. Ini memastikan bahwa semua terkait "anak" catatan akan dihapus.

    • Jika catatan "anak" tidak selalu dapat secara aman dihapus, pertimbangkan pengarsipan semua tabel dalam database.

    • Membuat kueri yang memilih "induk" rekaman yang tidak memiliki rekaman "anak". Lalu, gunakan kueri pertama itu untuk membuat kueri arsip Anda (Lihat bagian secara berkala memindahkan catatan ke dalam tabel Arsip), daripada menggunakan tabel "induk".

Atas Halaman

Secara berkala mengganti tabel

Jika Anda ingin arsipkan semua data dalam tabel, Anda bisa secara berkala mengganti tabel dengan salinan kosong.

Penting: Jika tabel yang Anda Arsip terkait dengan tabel lain, Anda mungkin perlu menangani integritas referensial.

  1. Di panel navigasi, pilih tabel yang ingin Anda arsipkan, tekan CTRL + C, dan lalu tekan CTRL + V.

  2. Dalam Tempel tabel sebagai kotak dialog, di bawah Opsi tempel, pilih Struktur saja, dan lalu klik OK.

Akses nama salinan sebagai salinan dari nama tabel asli.

  1. Di panel navigasi, klik kanan tabel asli dan klik ganti nama pada menu pintasan.

Memberi tabel nama lain untuk menunjukkan isinya, seperti "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  1. Di panel navigasi, klik kanan Salin kosong, dan lalu klik ganti nama pada menu pintasan. Mengganti namanya dengan nama tabel asli.

Atas Halaman

Secara berkala mengganti semua tabel

Jika Anda menggunakan database terpisah, Anda bisa secara berkala mengganti semua tabel dengan mengganti database back-end dengan salinan kosong.

Untuk melakukan ini, pertama, siapkan Salin kosong. Kecuali jika desain database Anda berubah, Anda bisa menggunakan kembali Salin kosong ini setiap kali Anda Arsip. Untuk mengarsipkan hanya ganti nama database back-end yang sudah ada untuk mengindikasikan bahwa itu adalah arsip, Simpan salinan kosong sebagai database back-end baru.

Mempersiapkan salinan database back-end yang kosong

Pertama, mengimpor definisi tabel untuk semua tabel dalam database back-end.

  1. Pada File tab klik baru, pilih database kosong, dan lalu klik buat.

  2. Menutup tabel1.

  3. Pada tab Data eksternal , dalam grup impor & Link , klik Access.

  4. Dalam kotak dialog Dapatkan Data eksternal-Access database , pilih impor tabel, kueri, formulir, laporan, makro dan modul ke database saat ini, dan lalu klik Telusuri.

  5. Dalam kotak dialog Buka File , pilih database back-end. Klik buka untuk menutup kotak dialog Buka File , dan lalu klik OK.

  6. Dalam kotak dialog Impor objek , klik opsi.

  7. Di bawah Impor tabel, pilih Definisi saja.

  8. Pada tab tabel , klik Pilih Semua, klik OK, dan lalu klik tutup.

Berikutnya, menambahkan data ke tabel pencarian apa pun di salinan kosong. Untuk setiap tabel pencarian, lakukan langkah berikut ini:

  1. Menautkan ke tabel pencarian di database back-end yang sudah ada.

  2. Membuat kueri penambahan yang menambahkan semua rekaman dari asli ke salinan.

Mengganti database back-end dengan salinan kosong

Pertama, mengganti nama database back-end yang sudah ada untuk menunjukkan bahwa kini Arsip. Lalu, buka salinan kosong, dan menyimpannya dengan menggunakan nama database back-end asli.

  1. Klik File tab, dan lalu klik Simpan Database sebagai. Anda mungkin diminta untuk menutup objek semua terbuka; Jika demikian klik OK. Membuka kotak dialog Simpan sebagai .

  2. Dalam kotak Simpan di (di bagian atas kotak dialog Simpan sebagai ), pastikan bahwa Anda menyimpan file di tempat yang sama sebagai database back-end asli.

  3. Dalam kotak Nama File , masukkan nama database back-end asli.

  4. Dalam kotak Simpan sebagai tipe , pilih Database Access (*.accdb).

Atas Halaman

Secara berkala memindahkan catatan ke dalam tabel Arsip

Ini adalah proses empat langkah yang memerlukan membuat salinan yang kosong tabel berisi catatan yang ingin Anda arsipkan, membuat kueri penambahan untuk menyalin rekaman dari tabel asli ke tabel arsip, membuat permintaan hapus untuk menghapus Diarsipkan rekaman dari tabel asli, dan akhirnya membuat makro untuk menjalankan kueri kedua yang dapat dijalankan ketika Anda ingin arsipkan. Proses ini tampak kompleks dapat mudah jika Anda mengikuti langkah-langkah dalam urutan di mana mereka disajikan di bawah ini:

Langkah 1: Membuat tabel Arsip

Langkah 2: Membuat kueri penambahan untuk menyalin data ke tabel Arsip

Langkah 3: Membuat kueri penghapusan untuk menghapus data dari tabel asli

Langkah 4: Membuat makro untuk menjalankan keduanya menambahkan dan menghapus kueri

Langkah 1: Membuat tabel Arsip

Untuk mempertahankan semua catatan Anda Diarsipkan dalam satu tabel, lakukan langkah ini sekali. Tabel arsip yang Anda buat dalam langkah ini akan memuat semua catatan diarsipkan.

Untuk menghapus Arsip tabel Anda lama saat Anda membuat yang baru, dan bukan melakukan langkah ini, Anda bisa menggunakan kueri buat-tabel untuk menyalin data ke tabel Anda Arsip. Untuk melakukan ini, Lewati ke langkah 2.

Menggunakan tabel Arsip baru setiap kali Anda arsip, tetapi juga mempertahankan tabel Arsip lama Anda, mengganti nama tabel Arsip lama sebelum membuat yang baru. Jika Anda pengarsipan berdasarkan tanggal, mempertimbangkan penamaan tabel Arsip lama Anda menurut rentang tanggal yang mereka mewakili.

  1. Di panel navigasi, pilih tabel yang memiliki catatan ke arsip, tekan CTRL + C, dan lalu menekan CTRL + V.

  2. Dalam kotak Nama tabel , Hapus kata-kata Salin dan tambahkan garis bawah dan word "Arsip" ke nama tabel yang sudah ada, dan lalu klik OK. Misalnya, jika tabel asli bernama transaksi Arsip tabel bernama Transactions_archive.

    Tempelkan tabel sebagai

  3. Dalam Tempel tabel sebagai kotak dialog, di bawah Opsi tempel, pilih Struktur saja.

Langkah 2: Membuat kueri penambahan untuk menyalin data ke tabel Arsip

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Menggunakan kotak dialog Perlihatkan tabel untuk menambahkan tabel dengan catatan yang ingin Anda arsipkan, dan menutup kotak dialog Perlihatkan tabel .

  3. Dalam jendela desain kueri, klik ganda tanda bintang (*) dalam tabel yang baru saja Anda tambahkan. Nama tabel dan tanda bintang muncul di kolom pertama dari kisi desain kueri.

    Catatan: Tanda bintang menunjukkan bahwa kueri harus menyertakan semua bidang dari tabel di output kueri. Saat Anda menggunakan tanda bintang, jika bidang ditambahkan atau dihapus dari tabel, output kueri menyesuaikan sesuai kebutuhan.

  4. Dalam jendela desain kueri, klik ganda bidang yang ingin Anda gunakan untuk menentukan kondisi yang catatan harus memenuhi sebelum Anda arsip mereka. Misalnya, jika tabel transaksi Anda memiliki bidang yang disebut Dicentang di tanggal, dan Anda ingin arsipkan semua rekaman di mana tanggal tersebut lebih dari satu tahun yang lama, Anda klik ganda bidang dan muncul dalam kolom kosong berikutnya dari kisi desain kueri.

    Kisi desain kueri

    Ulangi langkah ini jika Anda ingin menggunakan kriteria dengan bidang tambahan.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk bidang yang baru saja Anda tambahkan. Misalnya, Anda mungkin menentukan bahwa dicentang di tanggal harus lebih lama dari 1 Januari 2019 dengan menggunakan ekspresi < #1/1/2019 # di baris kriteria .

    Jika nilai kriteria Anda mengubah setiap kali Anda arsip, Anda harus membuat kueri meminta input. Untuk melakukan ini, Anda menggunakan parameter dalam baris kriteria sehingga kueri meminta input. Untuk menggunakan parameter, menggunakan ekspresi seperti Anda biasanya akan, tapi bukan nilai yang ditentukan, gunakan pertanyaan singkat dikelilingi oleh tanda kurung siku. Misalnya, Anda mungkin menggunakan ekspresi < [mengarsipkan transaksi diselesaikan sebelum:], seperti ini:

    Ekspresi parameter

    Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan parameter, lihat artikel pengenalan kueri.

    Anda juga mungkin ingin menggunakan baris atau untuk menentukan kondisi alternatif. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan kriteria, lihat artikel Contoh kriteria kueri.

    Tips: Jika Anda menggunakan bidang tanggal untuk menentukan kriteria, dan Anda ingin arsipkan semua rekaman yang lebih lama dari tanggal saat ini, masukkan <Date() di baris kriteria untuk bidang tanggal.

  6. Lakukan salah satu hal berikut:

    Jika Anda sudah membuat arsip tabel, gunakan kueri penambahan untuk menambahkan catatan ditentukan untuk tabel itu:

    1. Pada tab Desain, di dalam grup Tipe Kueri, klik Tambah.

    2. Dalam kotak dialog Tambah , dalam kotak Nama tabel , pilih nama tabel arsip, dan lalu klik OK.

      Tambahkan ke

      Di kisi desain kueri, baris Tambahkan ke muncul.

    3. Hapus baris Tambahkan ke untuk bidang apa pun yang Anda gunakan untuk menentukan kriteria. (Hanya tanda bintang harus memiliki nilai untuk Tambahkan ke.)

      Kisi desain kueri Tambahkan ke baris

      Jika Anda tidak membuat arsip tabel, gunakan kueri Buat-tabel untuk membuat tabel arsip menggunakan catatan tertentu:

    4. Pada tab Desain, di grup Tipe Kueri, klik Buat Tabel.

    5. Dalam kotak dialog Buat tabel , dalam kotak Nama tabel , ketikkan nama tabel arsip, dan lalu klik OK.

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.

Langkah 3: Membuat kueri penghapusan untuk menghapus data dari tabel asli

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Gunakan kotak dialog Perlihatkan tabel untuk menambahkan tabel yang memiliki catatan yang ingin Anda arsipkan. Tutup kotak dialog Perlihatkan Tabel.

  3. Dalam jendela desain kueri, klik ganda tanda bintang (*) dalam tabel yang baru saja Anda tambahkan. Nama tabel dan tanda bintang muncul di kolom pertama dari kisi desain kueri.

  4. Dalam jendela desain kueri, klik ganda bidang yang sama yang Anda gunakan untuk menentukan kondisi dalam kueri penambahan.

  5. Gunakan baris kriteria untuk menentukan kriteria untuk bidang yang baru saja Anda tambahkan. Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan kriteria, lihat artikel Contoh kriteria kueri.

    Penting: Jika kueri penambahan atau Buat-tabel menggunakan parameter, pastikan bahwa kueri penghapusan tidak begitu juga. Juga ingat bahwa Anda memasukkan nilai yang sama untuk kueri kedua. Jika Anda memasukkan nilai parameter berbeda, Anda mungkin kehilangan data. Untuk membantu mencegah hilangnya data, pertimbangkan menggunakan formulir untuk mengumpulkan nilai, dan membuat kueri yang ajukan formulir untuk nilai input. Untuk informasi selengkapnya, lihat artikel pengenalan kueri.

  6. Pada tab desain , dalam grup Tipe kueri , klik Hapus.

    Baris Hapus muncul di kisi desain kueri.

    Baris Hapus kisi desain kueri

  7. Tekan CTRL+S untuk menyimpan kueri.

Langkah 4: Membuat makro untuk menjalankan keduanya menambahkan dan menghapus kueri

  1. Pada tab Buat, dalam grup Makro & Kode, klik Makro.

  2. Klik panah turun bawah di samping Tambahkan tindakan baru, dan kemudian klik OpenQuery.

    Tindakan OpenQuery muncul dan menampilkan argumennya.

  3. Dalam kotak Nama kueri , pilih (menambahkan atau Buat-tabel) kueri yang Anda buat di langkah 2.

  4. Klik panah turun bawah di samping Tambahkan tindakan baru, dan kemudian klik OpenQuery.

    Tindakan OpenQuery muncul dan menampilkan argumennya.

  5. Dalam kotak Nama kueri , pilih kueri penghapusan yang Anda buat di langkah 3.

  6. Tekan CTRL + S untuk menyimpan makro.

    Saat Anda ingin arsipkan catatan, menjalankan makro.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×