Mengapa Anda harus memutakhirkan daftar distribusi ke grup di Outlook

Penting: Artikel ini adalah terjemahan mesin, lihat penafian. Temukan versi bahasa Inggris artikel di sini sebagai rujukan Anda.

Untuk tahun organisasi bergantung pada grup distribusi untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan grup dari orang-orang di dalam dan di luar perusahaan. Sekarang, namun, grup Office 365 di Outlook menawarkan solusi yang lebih kuat untuk kolaborasi.

Tips: Jika Anda mencari informasi tentang cara menggunakan grup kontak Outlook untuk mengirim email ke daftar orang - seperti teman-teman - Lihat membuat grup kontak.

Apa itu grup Office 365?

Saat Anda menyiapkan grup Office 365 di Outlook, Anda bisa memilih kumpulan orang yang ingin Anda berkolaborasi dengan dan dengan mudah membuat kumpulan sumber daya untuk orang-orang untuk berbagi. Anda tidak perlu khawatir tentang secara manual menetapkan izin untuk semua sumber daya tersebut karena menambahkan anggota ke grup secara otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan untuk alat grup Anda menyediakan.

Sumber daya tambahan tersebut meliputi:

  • Kotak masuk dibagikan - mana percakapan Anda tradisional dalam daftar distribusi terjadi. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dicari sehingga membuat arsip hidup grup pesan. Pendatang ke grup bisa mencari atau gulir kembali melalui Riwayat untuk mendapatkan Tingkatkan kecepatan dengan cepat pada apa yang telah diposting di grup sebelumnya. Lihat: melakukan percakapan grup di Outlook.

    Tips: Jika pengguna Anda masih ingin pesan grup muncul dalam kotak masuk pribadi, seperti dengan daftar distribusi, semua yang mereka butuhkan adalah berlangganan ke grup dengan mengklik tombol keanggotaan pada pita di Outlook.

  • Berbagi file pustaka - grup Anda memiliki file pustaka SharePoint di mana pengguna Anda bisa menyimpan, berbagi dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar atau jenis lain yang mereka perlukan untuk mengerjakan file. Lihat: berbagi file grup.

  • Berbagi kalender - grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting kejadian yang terkait dengan grup itu. Setiap anggota yang telah berlangganan ke grup secara otomatis diundang untuk acara yang diposting ke kalender agar acara tersebut bisa juga muncul di kalender pribadi mereka jika mereka. Lihat: menjadwalkan Rapat di kalender grup di Outlook 2016.

  • Buku catatan bersama OneNote - grup secara otomatis memiliki buku catatan bersama OneNote di mana anggota grup bisa mengumpulkan dan berkolaborasi pada informasi. Grup banyak menggunakan buku catatan untuk membuat wiki tamu dengan tanya jawab Umum dan sumber daya lainnya. Lihat: mulai menggunakan OneNote 2016.

  • Akses tamu - Anda bisa menambahkan kontak eksternal ke grup distribusi sebelum, tapi mereka adalah email. Dengan grup Anda dapat memberikan akses ke percakapan email, file, dan bahkan OneNote buku catatan bersama. Lihat: tamu akses di grup Office 365.

  • Konten dapat ditemukan - grup di Outlook publik secara default yang berarti bahwa mereka mudah bagi orang lain di organisasi Anda untuk menemukan dan bergabung atau meninjau materi dalam grup. Jika konten grup peka Anda bisa beralih grup untuk privat, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan memerlukan grup pemilik untuk menyetujui permintaan untuk bergabung.

  • Pembuatan layanan mandiri - tidak harus terjebak dengan permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna bisa membuat grup mereka sendiri sebagaimana diperlukan. Jika Anda ingin kontrol yang pengguna di organisasi Anda bisa membuat grup Lihat: tamu akses di grup Office 365.

Itu adalah hanya beberapa fitur yang membuat grup solusi yang lebih efektif daripada grup distribusi.

Administrasi grup Anda

Office 365 menawarkan sejumlah alat dan kemampuan untuk lebih mudah mengelola dan mengelola grup Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang manfaat, klik judul di bawah ini.

Mempertahankan direktori Anda di bawah kontrol merupakan perhatian setiap administrator. Berikut adalah beberapa alat Office 365 menawarkan untuk membantu mempermudah yang:

  • Memberi nama kebijakan - kebijakan harus memungkinkan Anda menentukan apa, dan tidak dapat diterima nama untuk grup Anda. Yang mencegah pengguna memberikan nama profan atau dilarang ke grup. Selain itu, Anda bisa menerapkan prefiks standar perusahaan atau akhiran untuk nama grup.

    Keanggotaan dinamis - dinamis keanggotaan memungkinkan Anda untuk mengatur keanggotaan grup dengan aturan, yang menambahkan (atau menghapus) anggota grup berdasarkan metadata (seperti Departemen atau peran) di direktori aktif Anda. Lihat menggunakan atribut untuk membuat aturan tingkat lanjut untuk informasi selengkapnya tentang membuat keanggotaan dinamis.

  • Keanggotaan tersembunyi - jika Anda memiliki alasan ingin keanggotaan grup Anda menjadi rahasia, misalnya jika anggota pelajar, Anda bisa menyembunyikan keanggotaan dari luar pihak.

  • Pembuatan izin - mungkin ada beberapa orang dalam organisasi Anda yang tidak Anda inginkan agar dapat membuat grup baru. Ada beberapa teknik untuk mengelola izin pembuatan dalam direktori Anda. Lihat mengelola Office 365 grup pembuatan.

  • Log audit - Anda bisa memiliki beberapa kepercayaan memungkinkan pengguna untuk membuat grup dan mengelola keanggotaan grup karena log audit grup Office 365 memungkinkan Anda melacak yang dibuat atau dihapus grup tertentu atau membuat perubahan ke keanggotaan grup. Lihat: pencarian audit masuk Office 365 Keamanan & Pusat kepatuhan.

Manajemen pengiriman memberi Anda beberapa metode untuk menangani bagaimana pesan harus dikirim atau diterima oleh grup. Selain itu, ada alat untuk memantau alur pesan tersebut.

  • Kirim sebagai atau kirim atas nama - pengaturan ini memungkinkan pengguna tertentu untuk mengirim email seolah-olah berasal dari, atau adalah atas nama grup.

  • Batasan pengirim - pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang diperbolehkan untuk mengirim pesan ke grup. Grup bisa dikonfigurasikan untuk memperbolehkan email dari luar pihak, tapi Anda mungkin ingin membatasi yang hanya tertentu pihak luar.

  • Dukungan pengguna eksternal - dengan mengundang tamu ke grup Anda, Anda bisa memilih untuk disertakan dalam percakapan email dalam grup. Lihat: tamu akses di grup Office 365.

  • Aturan transpor - kantor aturan transportasi untuk grup yang sama seperti fungsinya untuk server Exchange Anda. Aturan yang bisa melihat untuk pesan yang memenuhi kondisi tertentu dan kemudian bisa mengambil tindakan pada pesan tersebut.

  • Tipssurat - Tipssurat adalah informatif pesan yang ditampilkan kepada pengguna saat mereka sedang membuat pesan. Mereka dapat membantu mengurangi NDR dengan peringatan pengguna jika pesan mereka cenderung akan masuk ke pihak luar, atau melebihi kuota pesan.

  • Beberapa alamat proksi - grup bisa alias sama seperti kotak surat pengguna. Alamat proksi tambahan yang bisa berguna untuk menerima pesan yang dikirim ke orang lain alias atau untuk membuatnya lebih mudah untuk mencapai grup yang memiliki panjang atau sulit ejaan nama. Lihat: multi-domain dukungan untuk grup Office 365 - Admin bantuan

  • Ukuran Max kirim/terima - kuota ini bisa membantu mengurangi masalah dengan grup (atau mengirim) menerima pesan sangat besar agar lebih baik mengelola persyaratan penyimpanan dan bandwidth.

Office 365 juga memberi Anda beberapa alat untuk mengelola jenis konten yang akan dibagikan di grup Anda.

  • Panduan penggunaan - Anda dapat menentukan penggunaan panduan untuk grup Office 365 — untuk didik pengguna Anda tentang praktik terbaik yang membantu mempertahankan grup mereka yang efektif dan memberikan pada kebijakan konten internal. Misalnya, lihat: Panduan penggunaan untuk Microsoft pelanggan dan mitra.

  • Klasifikasi data - Anda dapat membuat sistem klasifikasi data yang dapat dikustomisasi untuk grup Office 365 yang memungkinkan pemisahan grup menurut tipe kebijakan (misalnya, "tidak berbintang," "perusahaan rahasia" atau "rahasia"). Dengan cara ini, grup Anda dapat menunjukkan kebijakan konten lain di organisasi Anda. Kebijakan extensible memungkinkan organisasi Anda untuk mengonfigurasi titik akhir yang disebut setiap kali grup buat atau Ubah — dan Anda bisa menerapkan kebijakan Anda sendiri untuk pembuatan grup atau Ubah.

Mengelola perubahan

Pengguna tidak terkadang nyaman dengan mengubah jadi sangatlah penting untuk berkomunikasi dengan anggota yang sudah ada dari daftar distribusi untuk memberi tahu apa yang terjadi mereka. Berikut ini beberapa informasi Anda harus memasukkan dalam pesan ini, bersama dengan jawaban yang mungkin berguna:

Apa itu grup di Outlook

Grup Office 365 di Outlook adalah solusi kolaborasi tunggal untuk tim/grup yang ingin tempat untuk berbagi diskusi, file, kalender, dan catatan cara terpadu yang mudah ditemukan.  Mungkin fitur tunggal-terbaik adalah bahwa kotak masuk untuk grup mempertahankan Riwayat diskusi, memudahkan untuk mencari diskusi sebelumnya.

Mengapa kami membuat perubahan ini?

Orang-orang sering minta kemampuan untuk mencari pesan yang dikirim ke daftar distribusi kami untuk menemukan informasi yang telah dibahas di masa lalu. Memutakhirkan daftar distribusi ke grup berarti bahwa orang-orang tidak harus meminta atau menjawab pertanyaan yang sama berulang.

Juga grup baru akan menyertakan kalender untuk acara grup kami, file bersama pustaka dan buku catatan OneNote di mana kita bisa berkolaborasi dan mengumpulkan informasi untuk referensi di masa mendatang.

Apakah saya perlu melakukan apa pun untuk bergabung dalam grup ini jika saya sudah menjadi anggota daftar distribusi?

Tidak, jika Anda sudah menjadi anggota daftar distribusi Anda secara otomatis akan menjadi anggota grup baru.

Bagaimana cara mengakses grup baru di Outlook? Bagaimana dengan Outlook di Web?

Untuk mengakses grup baru di Outlook hanya masuk ke grup kategori ke bagian bawah panel navigasi di sebelah kiri. Jika Anda menggunakan grup ini sering pertimbangkan menyematkannya sebagai favorit dengan mengklik kanan di dalamnya dan memilih Perlihatkan sebagai favorit.

Selain itu tersedia klien seluler gratis untuk grup Office 365 pada setiap mobile platform (iOS, Android, dll) sehingga Anda bisa dengan mudah mengakses grup dalam perjalanan.

Tidak bisa saya masih email

Ya tentu saja. Alias email yang sama yang Anda gunakan untuk daftar distribusi akan tetap berfungsi baik untuk grup di Outlook.

Juga...

Ingat untuk memberi tahu mereka saat perubahan ini muncul dan siapa yang harus mereka hubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Melakukan migrasi daftar distribusi

Siap untuk memutakhirkan daftar distribusi ke grup? Lihat Daftar distribusi melakukan migrasi ke grup Office 365 - bantuan Admin.

Apa berikutnya?

Setelah Anda sudah dimutakhirkan grup distribusi Anda ke grup Office 365 ada beberapa tugas tindak lanjut yang mungkin ingin Anda lakukan untuk memastikan berjalan lancar.

  • Tindak lanjut dengan pengguna Anda - centang dengan mereka segera setelah pemutakhiran selesai, dan kemudian lagi nanti dalam beberapa hari. Menunjukkan bahwa Anda mendengarkan dan responsif untuk pertanyaan apa pun mereka mungkin memiliki akan masuk jauh menuju membuatnya gembira dan terbiasa dengan perubahan.

  • Memantau laporan keterlibatan - Admin Portal Office 365 memiliki baik laporan yang bisa memperlihatkan berapa banyak pengguna menggunakan grup, seberapa sering beberapa dan fitur yang mereka menggunakan. Laporan tersebut bisa membantu Anda untuk mendesain Anda tindak lanjut pengguna pelatihan serta sorotan tempat pengguna Anda mendapatkan nilai tertinggi dari grup baru. Lihat: laporan aktivitas di pusat admin Office 365.

  • Berbagi pengalaman Anda - memungkinkan tim lain di perusahaan Anda tahu bahwa Anda dimutakhirkan grup distribusi Anda dan apa langkah-langkah Anda mengambil agar berhasil! Berbagi informasi bisa membantu tim tersebut ikuti contoh Anda dan memiliki pemutakhiran berhasil mereka sendiri.

Lihat juga

Memiliki pertanyaan tentang grup Office 365?

Kunjungi komunitas teknologi Microsoft Office 365 grup.

Kami mendengarkan

Artikel ini terakhir diperbarui di 22 Desember 2017 sebagai akibat dari umpan balik Anda. Jika Anda menemukan itu dipandu Anda untuk informasi yang membantu, dan terutama jika Anda tidak, klik umpan balik kontrol di bawah ini dan Tinggalkan komentar membangun beberapa agar kami bisa terus meningkatkannya. Terima kasih!

Catatan: Penafian Terjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemahan oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan terjemahan mesin ini untuk membantu pengguna yang bukan penutur bahasa Inggris agar dapat menikmati konten tentang produk, layanan, dan teknologi Microsoft. Karena artikel ini diterjemahkan oleh mesin, mungkin akan terdapat kesalahan kosa kata, sintaksis, atau tata bahasa.

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×