Mengapa Anda harus memutakhirkan daftar distribusi ke grup di Outlook

Untuk tahun organisasi telah bergantung pada grup distribusi untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan grup orang baik di dalam maupun di luar perusahaan. Kini, grup Office 365 di Outlook menawarkan solusi yang lebih efektif untuk kolaborasi.

Tips: Jika Anda mencari informasi tentang menggunakan grup kontak Outlook untuk mengirim email ke daftar orang-seperti sekelompok teman-Lihat membuat grup kontak atau daftar distribusi di Outlook untuk PC.

Apa itu grup Office 365?

Saat Anda menyiapkan grup Office 365 di Outlook, Anda bisa memilih sekumpulan orang yang ingin Anda kerjakan dan dengan mudah menyetel kumpulan sumber daya bagi orang tersebut untuk berbagi. Anda tidak perlu khawatir tentang memberikan izin secara manual ke semua sumber daya tersebut karena menambahkan anggota ke grup secara otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan ke alat yang disediakan oleh grup Anda.

Sumber daya tambahan tersebut meliputi:

  • Kotak masuk bersama -di mana percakapan yang biasanya Anda miliki dalam daftar distribusi akan dilakukan. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dapat ditelusuri sehingga membuat Arsip dari pesan grup. Pendatang baru ke grup bisa mencari atau menggulir kembali melalui Riwayat untuk segera mengetahui apa yang telah diposting di grup sebelumnya. Lihat: memiliki percakapan grup di Outlook.

    Tips: Jika pengguna Anda masih menginginkan pesan grup muncul di kotak masuk pribadi mereka, seperti yang mereka lakukan dengan daftar distribusi, semua yang perlu mereka lakukan adalah berlangganan ke grup dengan mengklik tombol keanggotaan pada pita di Outlook.

  • Pustaka file bersama -grup Anda memiliki pustaka file SharePoint di mana pengguna Anda bisa menyimpan, berbagi dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar atau jenis file lainnya yang perlu mereka kerjakan. Lihat: berbagi file grup.

  • Kalender bersama -grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting acara yang terkait dengan grup. Setiap anggota yang telah berlangganan ke grup secara otomatis diundang ke acara yang diposting ke kalender sehingga acara tersebut juga bisa muncul di kalender pribadi mereka jika mereka menginginkannya. Lihat: menjadwalkan Rapat di kalender grup di Outlook.

  • Buku catatan bersama OneNote -grup secara otomatis memiliki buku catatan OneNote bersama di mana anggota grup bisa mengumpulkan dan berkolaborasi pada informasi. Banyak grup menggunakan buku catatan untuk membuat wiki yang masih hidup dengan tanya jawab Umum dan sumber daya lainnya.

  • Akses tamu -Anda bisa menambahkan kontak eksternal ke grup distribusi sebelumnya, tapi semua yang mereka dapatkan hanyalah email. Dengan grup, Anda dapat menawarkan akses ke percakapan email, file, dan bahkan buku catatan OneNote bersama. Lihat: akses tamu di grup Office 365.

  • Konten adalah grup yang dapat ditemukan di Outlook bersifat publik secara default yang berarti bahwa konten tersebut mudah untuk orang lain dalam organisasi Anda untuk menemukan dan bergabung atau meninjau materi dalam grup. Jika konten grup lebih sensitif, Anda dapat mengalihkan grup ke privat, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan mengharuskan pemilik grup menyetujui permintaan untuk bergabung.

  • Pembuatan layanan mandiri -tidak perlu terjebak berdasarkan permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna dapat membuat grup sendiri sesuai keperluan. Jika Anda ingin mengontrol pengguna mana di organisasi Anda bisa membuat grup Lihat: akses tamu di grup Office 365.

Hanya beberapa fitur yang membuat grup menjadi solusi yang lebih efektif daripada grup distribusi.

Administrasi grup Anda

Office 365 menawarkan sejumlah alat dan kapabilitas yang berguna untuk mengelola dan mengelola grup Anda dengan lebih mudah. Untuk informasi selengkapnya tentang setiap manfaat ini, klik judul di bawah ini.

Mempertahankan direktori Anda di bawah kontrol merupakan perhatian dari setiap administrator. Berikut adalah beberapa alat yang ditawarkan Office 365 untuk membantu mempermudah:

  • Kebijakan penamaan -kebijakan penamaan memungkinkan Anda menentukan apa itu, dan bukan nama yang diterima untuk grup Anda. Yang mencegah pengguna memberi nama yang tidak senonoh atau dilarang untuk grup. Selain itu, Anda dapat menerapkan awalan atau akhiran perusahaan untuk nama grup.

    Keanggotaan dinamis -keanggotaan dinamis memungkinkan Anda untuk mengatur keanggotaan grup berdasarkan aturan, yang menambahkan (atau menghapus) anggota grup berdasarkan metadata (seperti Departemen atau peran) di direktori aktif Anda. Lihat menggunakan atribut untuk membuat aturan tingkat lanjut untuk informasi selengkapnya tentang membuat keanggotaan dinamis.

  • Keanggotaan tersembunyi -jika Anda memiliki alasan untuk ingin keanggotaan grup Anda bersifat rahasia, misalnya jika anggota adalah pelajar, Anda bisa menyembunyikan keanggotaan dari pihak luar.

  • Izin pembuatan -mungkin ada beberapa orang di organisasi Anda yang tidak ingin bisa membuat grup baru. Ada beberapa teknik untuk mengelola izin pembuatan di direktori Anda. Lihat mengelola pembuatan grup Office 365.

  • Log audit -Anda dapat memiliki lebih banyak keyakinan yang memungkinkan pengguna Anda membuat grup dan mengelola keanggotaan grup karena log audit grup Office 365 memungkinkan Anda melacak siapa yang membuat atau menghapus Grup tertentu atau membuat perubahan pada keanggotaan grup. Lihat: mencari log audit di pusat kepatuhan & keamanan Office 365.

Manajemen pengiriman memberi Anda beberapa metode untuk menangani bagaimana pesan dikirim atau diterima oleh grup. Selain itu ada alat untuk memantau aliran pesan tersebut.

  • Kirim sebagai atau kirim atas nama -pengaturan ini memperbolehkan pengguna yang ditentukan untuk mengirim email seolah-olah mereka berasal, atau atas nama grup.

  • Pembatasan pengirim -pengaturan ini memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang diperbolehkan untuk mengirim pesan ke grup. Grup dapat dikonfigurasikan untuk memperbolehkan email dari pihak luar, tapi Anda mungkin ingin membatasi hal tersebut kepada pihak luar tertentu saja.

  • Dukungan pengguna eksternal -dengan mengundang tamu ke grup Anda, Anda bisa memilih untuk memasukkannya dalam percakapan email di grup. Lihat: akses tamu di grup Office 365.

  • Aturan transpor -aturan transpor berfungsi untuk grup seperti yang mereka lakukan untuk server Exchange Anda. Aturan bisa mencari pesan yang memenuhi syarat tertentu dan kemudian mengambil tindakan pada pesan tersebut.

  • Tips email -Tips email adalah pesan informatif yang ditampilkan kepada pengguna saat mereka sedang menulis pesan. Mereka bisa membantu mengurangi NDR dengan memperingatkan pengguna jika pesan mereka cenderung masuk ke pihak luar, atau melebihi kuota pesan.

  • Beberapa alamat proksi -sebuah grup dapat memiliki alias seperti halnya kotak surat pengguna. Alamat proksi tambahan dapat berguna untuk menerima pesan yang dikirim ke alias lain tersebut atau membuatnya lebih mudah untuk menjangkau grup yang memiliki panjang atau sulit untuk mengeja nama. Lihat: dukungan multi-domain untuk grup Office 365-bantuan admin

  • Ukuran kirim/terima maks -kuota ini bisa membantu mengurangi masalah penerimaan grup (atau pengiriman) pesan yang sangat besar untuk mengelola persyaratan penyimpanan dan bandwidth.

Office 365 juga memberi Anda beberapa alat untuk mengelola jenis konten yang dibagikan dalam grup Anda.

  • Panduan penggunaan -Anda akan dapat menentukan Panduan penggunaan untuk grup Office 365 — untuk mendidik pengguna Anda tentang praktik terbaik yang membantu menjaga grup tetap efektif dan mendidik mereka tentang kebijakan konten internal. Untuk contoh lihat: Panduan penggunaan untuk pelanggan dan mitra Microsoft.

  • Klasifikasi data -Anda akan dapat membuat sistem klasifikasi data yang dapat dikustomisasi untuk grup Office 365 yang memperbolehkan pemisahan grup berdasarkan tipe kebijakan (mis., "tidak diklasifikasikan," "Corporate rahasia" atau "Top Secret"). Dengan cara ini, grup Anda dapat memperlihatkan kebijakan konten lain di organisasi Anda. Kebijakan extensible memungkinkan organisasi Anda mengonfigurasi titik akhir yang disebut setiap kali grup dibuat atau diubah — dan Anda dapat menerapkan kebijakan Anda sendiri untuk pembuatan atau perubahan grup.

Mengelola perubahan

Pengguna terkadang tidak nyaman dengan perubahan sehingga penting untuk berkomunikasi dengan anggota yang sudah ada dari daftar distribusi Anda untuk memberi tahu apa yang diharapkan. Berikut adalah beberapa informasi yang harus Anda sertakan dalam pesan ini, bersama dengan beberapa jawaban yang mungkin berguna bagi Anda:

Apa itu grup di Outlook?

Grup Office 365 di Outlook adalah solusi kolaborasi tunggal untuk teams/grup yang menginginkan tempat untuk berbagi diskusi, file, kalender, dan catatan dalam cara terpadu yang mudah ditemukan.  Mungkin fitur terbaik tunggal adalah kotak masuk untuk grup mempertahankan Riwayat diskusi, memudahkan untuk mencari diskusi sebelumnya.

Mengapa kami melakukan perubahan ini?

Orang sering meminta kemampuan untuk mencari pesan yang diposting ke daftar distribusi kami untuk menemukan informasi yang telah dibahas sebelumnya. Memutakhirkan daftar distribusi ke grup artinya orang tidak perlu meminta atau menjawab pertanyaan yang sama berulang.

Grup baru juga akan menyertakan kalender untuk acara grup kami, pustaka file bersama dan buku catatan OneNote di mana kami dapat berkolaborasi dan mengumpulkan informasi untuk referensi mendatang.

Apakah saya perlu melakukan apa pun untuk bergabung dalam grup ini jika saya sudah menjadi anggota daftar distribusi?

Tidak, jika Anda sudah menjadi anggota daftar distribusi, Anda akan secara otomatis menjadi anggota grup baru.

Bagaimana cara mengakses grup baru di Outlook? Bagaimana dengan Outlook di web?

Untuk mengakses grup baru di Outlook, cukup masuk ke kategori grup ke bagian bawah panel navigasi di sebelah kiri. Jika Anda menggunakan grup ini sering pertimbangkan untuk menyematkan sebagai favorit dengan mengklik kanan dan memilih Perlihatkan sebagai favorit.

Selain itu, ada klien seluler gratis untuk grup Office 365 yang tersedia di setiap platform seluler (iOS, Android, dsb.) sehingga Anda bisa mengakses grup dengan mudah dalam perjalanan.

Saya masih dapat saya hanya email

Ya tentu saja. Alias email yang sama yang Anda gunakan untuk daftar distribusi masih akan berfungsi baik untuk grup di Outlook.

Juga...

Ingatlah untuk memberi tahu mereka saat perubahan ini terjadi dan siapa yang harus mereka hubungi jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut.

Melakukan migrasi daftar distribusi Anda

Siap untuk memutakhirkan daftar distribusi ke grup? Lihat melakukan migrasi daftar distribusi ke grup Office 365-bantuan admin.

Apa selanjutnya?

Setelah Anda memutakhirkan grup distribusi ke grup Office 365, ada beberapa tugas tindak lanjut yang mungkin ingin Anda lakukan untuk memastikan grup distribusi Anda berjalan lancar.

  • Tindak lanjut dengan pengguna Anda -Check in dengan mereka segera setelah pemutakhiran selesai, lalu beberapa hari kemudian. Memperlihatkan bahwa Anda sedang mendengarkan dan responsif terhadap pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki akan berjalan jauh ke arah membuatnya bahagia dan nyaman dengan perubahan.

  • Pantau laporan keterlibatan -portal Admin Office 365 memiliki beberapa laporan yang bagus yang bisa memperlihatkan berapa banyak pengguna yang menggunakan grup, seberapa sering dan fitur apa yang mereka gunakan. Laporan tersebut bisa membantu Anda mendesain tindak lanjut dan pelatihan pengguna serta menyoroti tempat pengguna Anda mendapatkan nilai paling besar dari grup baru. Lihat: laporan aktivitas di pusat admin Microsoft 365.

  • Bagikan pengalaman Anda -biarkan tim lain di perusahaan Anda tahu bahwa Anda telah memutakhirkan grup distribusi dan langkah apa yang Anda ambil untuk membuatnya sukses! Berbagi informasi tersebut bisa membantu tim lain mengikuti contoh Anda dan memiliki keberhasilan pemutakhiran mereka sendiri.

Lihat juga

Memiliki pertanyaan tentang grup Office 365?

Kunjungi komunitas teknologi grup Microsoft Office 365.

Kami mendengarkan

Artikel ini terakhir diperbarui pada 22 desember 2017 sebagai hasil umpan balik Anda. Jika Anda menemukan bahwa panduan tersebut memandu Anda ke informasi yang berguna, dan terutama jika Anda tidak melakukannya, silakan klik kontrol umpan balik dan Tinggalkan kami komentar konstruktif sehingga kami dapat terus memperbaikinya. Terima kasih!

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×