Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.
Organisasi yang sering dikenakan kepatuhan, hukum atau regulasi lain yang meminta mereka menyimpan dokumen untuk periode waktu tertentu. Namun, mempertahankan dokumen lebih diperlukan bisa mengekspos organisasi risiko hukum. Alasan ini, organisasi Anda dapat membuat kebijakan penghapusan dokumen untuk situs Anda — misalnya, dokumen bisnis umum mungkin diperlukan untuk dihapus lima tahun setelah mereka dibuat.
Bergantung pada organisasi Anda, mungkin kebijakan penghapusan dokumen:
-
Wajib Pemilik situs tidak bisa keluar dari kebijakan wajib, yang otomatis diterapkan ke situs.
-
Default Kebijakan default otomatis diterapkan ke situs, tapi pemilik situs bisa:
-
Pilih kebijakan lain jika tersedia.
-
Keluar dari kebijakan secara keseluruhan jika itu tidak terkait dengan konten di situs.
-
-
Tidak wajib maupun default Dalam kasus ini, kebijakan tidak secara otomatis diterapkan ke situs, dan pemilik situs harus melakukan tindakan untuk menerapkan salah satu.
Kebijakan penghapusan dokumen mungkin berisi lebih dari satu aturan — satu aturan mungkin misalnya, Hapus dokumen satu tahun setelah mereka dibuat, tetapi aturan lain mungkin mengatakan Hapus dokumen satu tahun setelah mereka terakhir diubah. Jika kebijakan berisi lebih dari satu aturan, Anda bisa memilih aturan yang terbaik berlaku untuk situs Anda. Hapus aturan akan diterapkan ke semua pustaka dalam situs. Hanya satu kebijakan dan satu aturan dapat aktif di situs dalam satu waktu. Seperti kebijakan, aturan bisa diatur sebagai default, sehingga diterapkan secara otomatis saat kebijakan tersebut diterapkan.
Akhirnya, dokumen penghapusan Kebijakan diwariskan. Jika Anda memilih kebijakan atau aturan untuk situs Anda, pilihan yang diwarisi semua subsitus, meskipun pemilik subsitus bisa memutus pewarisan dengan memilih kebijakan berbeda atau aturan. Saat Anda memilih kebijakan atau aturan, pertimbangkan konten apa pun subsitus di bawah situs Anda.
Menampilkan kebijakan penghapusan dokumen tersedia di kumpulan situs
Organisasi Anda dapat menetapkan kebijakan yang berbeda untuk kumpulan situs yang berbeda. Di tingkat kumpulan situs, pemilik kumpulan situs dapat melihat semua dokumen penghapusan kebijakan yang tersedia untuk kumpulan situs tersebut. Kebijakan yang mungkin telah dibuat tersedia untuk Templat kumpulan situs (dan oleh karena itu semua kumpulan situs dibuat dari Templat ini) atau untuk kumpulan situs tertentu ini.
-
Di situs tingkat teratas di kumpulan situs, di sudut kanan atas, pilih pengaturan [ikon gerigi] > Pengaturan situs.
-
Di bawah administrasi kumpulan situs > kebijakan penghapusan dokumen.
Catatan: Link Dokumen penghapusan Kebijakan tidak akan muncul kecuali kebijakan telah ditetapkan untuk kumpulan situs. Juga, link tidak muncul segera setelah kebijakan telah ditetapkan untuk situs — ada hingga 24 jam jeda dari ketika kebijakan yang ditetapkan ke saat Dokumen penghapusan Kebijakan link muncul.
-
Di Halaman ini, Anda bisa menampilkan:
-
Kebijakan saat ini ditetapkan dan aturan terkait. Pilih kebijakan untuk menampilkan aturan di panel kanan.
-
Kebijakan default, jika ada, menampilkan ya di kolom Default .
-
Pesan ditampilkan di bawah daftar jika kebijakan telah ditetapkan sebagai wajib.
-
Daftar ini adalah Tampilkan saja, untuk pemilik kumpulan situs untuk melihat semua tersedia kebijakan dan aturan. Untuk menerapkan kebijakan, lihat bagian berikutnya.
Menerapkan atau menghapus kebijakan penghapusan dokumen untuk sebuah situs
Sebagai pemilik situs atau pemilik kumpulan situs, organisasi Anda telah membuat kebijakan yang Anda bisa menerapkan ke situs Anda atau memilih luar secara keseluruhan.
-
Di sudut kanan atas situs, pilih pengaturan [ikon gerigi] > Pengaturan situs.
-
Di bawah administrasi kumpulan situs > kebijakan penghapusan dokumen.
Catatan: Link Dokumen penghapusan Kebijakan tidak akan muncul kecuali kebijakan telah ditetapkan untuk kumpulan situs. Juga, link tidak muncul segera setelah kebijakan telah ditetapkan untuk situs — ada hingga 24 jam jeda dari ketika kebijakan yang ditetapkan ke saat Dokumen penghapusan Kebijakan link muncul.
-
Lakukan salah satu hal berikut:
-
Untuk menerapkan kebijakan, pilih kebijakan > Pilih aturan di kebijakan tersebut > Simpan.
Hanya satu kebijakan dan satu aturan dapat aktif di situs dalam satu waktu. Organisasi Anda mungkin menyediakan beberapa kebijakan dan aturan untuk dipilih, atau hanya satu kebijakan atau aturan.
-
Untuk keluar dari kebijakan, pilih memilih-Out: menghapus catatan > Simpan.
Sebagai pemilik situs, Anda bisa memilih dari kebijakan penghapusan dokumen jika Anda memutuskan bahwa ini tidak berlaku untuk konten di situs Anda. Namun, Anda tidak bisa keluar dari kebijakan yang telah ditandai sebagai wajib.
-
Dokumen penghapusan Kebijakan ini menimpa kebijakan lain
Situs dapat menggunakan kebijakan lain untuk menahan dan menghapus konten:
-
Tipe konten kebijakan untuk kumpulan situs.
-
Kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka.
Jika Anda menerapkan kebijakan penghapusan dokumen ke situs yang sudah menggunakan kebijakan tipe konten atau kebijakan manajemen informasi untuk daftar atau pustaka, kebijakan tersebut diabaikan saat dokumen penghapusan Kebijakan berlaku. Jika kebijakan lain diabaikan, Anda akan melihat pesan konten di situs ini menggunakan kebijakan penghapusan dokumen.
Ini berarti Anda harus merencanakan situs untuk menggunakan kebijakan hanya dimaksudkan untuk terstruktur konten (kebijakan manajemen informasi dan kebijakan tipe konten), atau konten tidak terstruktur (dokumen penghapusan Kebijakan), bukan keduanya. Jika Anda keluar dari kebijakan penghapusan dokumen, peringatan tidak akan ditampilkan dan jenis kebijakan akan terus berfungsi.
Kebijakan situs tidak terpengaruh oleh kebijakan penghapusan dokumen.
Menentukan jika kebijakan tipe konten yang diabaikan
Jika situs Anda menggunakan kebijakan tipe konten dan Anda sekarang akan melihat pesan ini, kebijakan tersebut tidak lagi berlaku. Untuk memulihkan kebijakan tipe konten, Anda bisa menghapus kebijakan penghapusan dokumen dari situs Anda, seperti dijelaskan sebelumnya, jika ada keluar memilih opsi yang tersedia. Jika tidak ada opsi untuk memilih keluar, kebijakan penghapusan dokumen wajib, dan Anda perlu menghubungi petugas kepatuhan di organisasi Anda.
-
Di sudut kanan atas, pilih pengaturan [ikon gerigi] > Pengaturan situs.
-
Di bawah administrasi situs > template tipe konten.
Menentukan jika kebijakan manajemen informasi yang diabaikan
Jika situs Anda menggunakan kebijakan manajemen informasi dan sekarang Anda melihat pesan ini, kebijakan tersebut sudah tidak lagi berlaku. Untuk memulihkan kebijakan manajemen informasi, Anda bisa menghapus kebijakan penghapusan dokumen dari situs Anda, seperti dijelaskan sebelumnya, jika ada keluar memilih opsi yang tersedia. Jika tidak ada opsi untuk memilih keluar, kebijakan penghapusan dokumen wajib, dan Anda perlu menghubungi petugas kepatuhan di organisasi Anda.
-
Untuk daftar atau pustaka, di pita > tab pustaka > Pengaturan pustaka > di bawah izin dan manajemen > Pengaturan kebijakan manajemen informasi.
