Menemukan catatan yang memiliki tanggal sebagian besar atau paling baru

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Artikel ini menjelaskan cara menggunakan kueri nilai teratas dan Total kueri untuk menemukan tanggal paling terbaru atau terlama dalam satu set rekaman. Ini bisa membantu Anda menjawab berbagai pertanyaan Bisnis, seperti ketika pelanggan terakhir ditempatkan urutan, atau kuartal lima yang telah Anda terbaik untuk penjualan menurut kota.

Di artikel ini

Gambaran Umum

Mempersiapkan data sampel untuk mengikuti dengan contoh

Menemukan tanggal paling atau sedikit terbaru

Menemukan tanggal sebagian besar atau paling baru untuk grup catatan

Gambaran Umum

Anda bisa memberikan peringkat data dan meninjau item yang berperingkat tertinggi dengan menggunakan kueri nilai teratas. Kueri nilai teratas adalah kueri pemilihan yang menghasilkan angka yang ditentukan atau persen dari nilai dari bagian atas hasil, misalnya, lima halaman yang paling populer di situs web. Anda bisa menggunakan kueri nilai teratas terhadap jenis nilai – mereka tidak harus berupa angka.

Jika Anda ingin Kelompokkan atau meringkas data Anda sebelum Anda peringkat, Anda tidak harus menggunakan kueri nilai teratas. Misalnya, Anda perlu menemukan angka penjualan untuk tanggal yang ditetapkan untuk tiap kota di mana perusahaan Anda beroperasi. Bahwa huruf, kota menjadi kategori (Anda perlu menemukan data per kota), jadi Anda menggunakan kueri total.

Saat Anda menggunakan kueri nilai teratas untuk menemukan rekaman yang berisi tanggal terlama atau terbaru dalam tabel atau grup rekaman, Anda bisa menjawab jenis pertanyaan Bisnis, seperti yang berikut ini:

  • Siapa yang telah membuat penjualan belakangan ini?

  • Saat melakukan pelanggan terakhir memesan?

  • Kapan jatuh ulang tahun berikutnya tiga di tim?

Untuk membuat kueri nilai teratas, mulai dengan membuat kueri pemilihan. Lalu, mengurutkan data sesuai pertanyaan Anda – Apakah Anda mencari bagian atas atau bawah. Jika Anda perlu grup atau meringkas data, Ubah kueri pemilihan ke dalam kueri total. Anda bisa menggunakan fungsi agregat, seperti Max atau Min untuk mengembalikan nilai tertinggi atau terendah, atau pertama atau terakhir untuk mengembalikan tanggal terlama atau terbaru.

Artikel ini mengasumsikan bahwa nilai tanggal yang Anda gunakan memiliki data tanggal/waktu tipe. Jika nilai tanggal di bidang teks.

Pertimbangkan menggunakan filter dan bukan kueri nilai teratas

Filter biasanya lebih baik jika Anda memiliki tanggal tertentu diingat. Untuk menentukan apakah Anda harus membuat kueri nilai teratas atau menerapkan filter, pertimbangkan hal berikut:

  • Jika Anda ingin mengembalikan semua rekaman yang mana tanggal yang cocok dengan, sebelum, atau lebih lama dari tanggal tertentu, gunakan filter. Misalnya, untuk melihat tanggal untuk penjualan antara April dan Juli, Anda menerapkan filter.

  • Jika Anda ingin mengembalikan jumlah tertentu dari catatan yang memiliki tanggal paling terbaru atau terbaru dalam sebuah bidang, dan Anda tidak tahu tanggal persis nilai, atau mereka tidak penting, Anda membuat kueri nilai teratas. Misalnya, untuk melihat lima kuartal penjualan terbaik, gunakan kueri nilai teratas.

Untuk informasi selengkapnya tentang membuat dan menggunakan filter, lihat artikel Terapkan filter untuk menampilkan pilih rekaman dalam Access database.

Atas Halaman

Mempersiapkan data sampel untuk mengikuti dengan contoh

Langkah-langkah dalam artikel ini menggunakan data dalam tabel sampel berikut ini.

Tabel karyawan   

LastName

Pertama Nama

Alamat

Kota

CountryOrR egion

Lahir Tanggal

Kami menyewa Tanggal

Barnhill

Joni

1 Main St.

New York

USA

05 Feb 1968

1994 10 Juni

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-Mei-1957

22-November 1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

1960 11 November

11-Maret-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

1964 22 Maret

1998 22 Juni

Harga

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Meksiko

1972 05 Juni

05-Jan-2002

Hughes

Christine

3122 75 St. S.

Seattle

USA

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

1964 14 bulan April

14-Okt-2004

Birkby

Dana

2 nosey Pkwy

Portland

USA

29-Okt-1959

1997 29 Maret

Tabel EventType    

TypeID

Acara Tipe

1

Peluncuran produk

2

Fungsi perusahaan

3

Fungsi privat

4

Penggalangan dana

5

Pameran

6

Perkuliahan

7

Konser

8

Bagan

9

Pameran jalan

Tabel Pelanggan    

ID Pelanggan

Perusahaan

Kontak

1

Contoso, Ltd. Grafik

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Ujung sayap mainan

Lucio Iallo

5

A. Date

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Institut Desain

Jaka prasasti

8

Sekolah seni

Milena Duomanova

Tabel pertandingan    

IDKejadian

Acara Tipe

Pelanggan

Acara Tanggal

Harga

1

Peluncuran produk

Contoso, Ltd.

4/14/2011

$10.000

2

Fungsi perusahaan

Tailspin Toys

4/21/2011

$8.000

3

Pameran

Tailspin Toys

5/1/2011

$25.000

4

Bagan

Institut Desain Grafis

5/13/2011

$4.500

5

Pameran

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55.000

6

Konser

Sekolah seni

5/23/2011

$12.000

7

Peluncuran produk

A. Date

6/1/2011

$15.000

8

Peluncuran produk

Ujung sayap mainan

6, 18 dan 2011

Rp21.000

9

Penggalangan dana

Adventure Works

6/22/2011

$1.300

10

Perkuliahan

Institut Desain Grafis

25/6/2011

$2,450

11

Perkuliahan

Contoso, Ltd.

04/07/2011

$3.800

12

Pameran jalan

Institut Desain Grafis

04/07/2011

$5.500

Catatan: Langkah-langkah di bagian ini mengasumsikan bahwa pelanggan dan tipe kejadian tabel berada di sisi "satu" dari hubungan satu ke banyak dengan tabel pertandingan. Dalam kasus ini, tabel pertandingan membagikan bidang id pelanggan dan TypeID. Total kueri yang dijelaskan di bagian berikutnya tidak akan berfungsi tanpa hubungan tersebut.

Menempelkan data sampel ke lembar kerja Excel

  1. Buka Excel. Membuka buku kerja kosong.

  2. Tekan SHIFT + F11 untuk menyisipkan lembar kerja (Anda akan membutuhkan empat).

  3. Salin data dari setiap tabel sampel ke lembar kerja kosong. Menyertakan judul kolom (baris pertama).

Membuat tabel database dari lembar kerja

  1. Pilih data dari lembar kerja pertama, termasuk judul kolom.

  2. Klik kanan panel navigasi, dan lalu klik tempel.

  3. Klik ya untuk mengkonfirmasi bahwa baris pertama berisi judul kolom.

  4. Ulangi langkah 1-3 untuk setiap lembar kerja lainnya.

Menemukan tanggal paling atau sedikit terbaru

Langkah-langkah di bagian ini menggunakan data sampel untuk menggambarkan proses membuat kueri nilai teratas.

Membuat kueri nilai teratas dasar

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

    Kotak dialog Perlihatkan tabel muncul.

  2. Klik ganda tabel karyawan, dan lalu klik tutup.

    Jika Anda menggunakan contoh data, tambahkan tabel karyawan ke kueri.

  3. Menambahkan bidang yang ingin Anda gunakan di kueri Anda ke kisi desain. Anda bisa setiap bidang, klik ganda atau seret dan letakkan setiap bidang di sel kosong di baris bidang .

    Jika Anda menggunakan tabel sampel, tambahkan bidang nama depan, nama belakang, dan tanggal lahir.

  4. Di bidang yang berisi nilai Anda atas atau bawah (tanggal lahir bidang, jika Anda menggunakan tabel sampel), klik baris Urutkan dan pilih urutan naik atau urutan turun.

    Susunan urutan turun mengembalikan tanggal terakhir, dan urutan naik mengembalikan tanggal terawal.

    Penting: Anda harus mengatur nilai di baris Urutkan hanya untuk bidang yang berisi tanggal. Jika Anda menentukan susunan urutan untuk bidang lainnya, kueri tidak mengembalikan hasil yang Anda inginkan.

  5. Pada tab desain , di grup alat , klik panah bawah di samping semua (daftar Nilai teratas ), dan baik masukkan jumlah catatan yang ingin Anda lihat, atau pilih salah satu opsi dari daftar.

  6. Klik Jalankan Gambar tombol untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan lembar data.

  7. Menyimpan kueri sebagai NextBirthDays.

Anda bisa melihat tipe kueri nilai teratas bisa menjawab pertanyaan dasar, seperti yang terlama atau termuda orang di perusahaan. Langkah berikutnya menjelaskan cara menggunakan ekspresi dan kriteria lainnya untuk menambahkan power dan fleksibilitas ke kueri. Kriteria yang diperlihatkan dalam langkah berikutnya kembali ulang tahun berikutnya tiga karyawan.

Tambahkan kriteria ke kueri

Langkah-langkah ini menggunakan kueri yang dibuat di prosedur sebelumnya. Anda dapat mengikuti bersama dengan kueri nilai teratas berbeda sepanjang yang berisi data tanggal/waktu aktual, nilai teks tidak.

Tips:  Jika Anda ingin lebih memahami cara kerja kueri ini, beralih antara tampilan desain dan tampilan lembar data di setiap langkah. Jika Anda ingin melihat kode aktual kueri, Beralihlah ke tampilan SQL. Untuk beralih antara tampilan, klik kanan tab di bagian atas kueri lalu klik tampilan yang Anda inginkan.

  1. Di panel navigasi, klik kanan kueri NextBirthDays, dan lalu klik Tampilan desain.

  2. Di kisi desain kueri, di kolom sebelah kanan BirthDate, masukkan yang berikut:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Ekspresi ini mengekstrak bulan dari tanggal lahir dengan menggunakan fungsi DatePart .

  3. Di kolom berikutnya dari kisi desain kueri, masukkan yang berikut:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    ekspresi ini mengekstrak hari dalam bulan dari tanggal lahir dengan menggunakan fungsi DatePart .

  4. Kosongkan kotak centang dalam baris Perlihatkan untuk masing-masing dua ekspresi yang baru Anda masukkan.

  5. Klik Urutkan baris untuk setiap ekspresi, dan lalu pilih urutan naik.

  6. Di baris kriteria dari kolom Tanggal lahir , ketikkan ekspresi berikut ini:
    bulan ([tanggal lahir]) > Month(Date()) atau Month([Birth Date]) = Month(Date()) dan hari ([lahir Date])>Day(Date())
    ini ekspresi melakukan yang berikut ini:

    • Bulan ( [tanggal lahir]) > Month(Date()) menentukan tanggal lahir setiap karyawan jatuh bulan masa mendatang.

    • Bulan ( [tanggal lahir]) = Month(Date()) dan Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date occurs in the current month, the birthday falls on or after the current day.

      Singkatnya, ekspresi ini tidak mencakup semua catatan mana ulang tahun muncul antara January 1 dan tanggal saat ini.

      Tips:  Untuk beberapa contoh ekspresi kriteria kueri, lihat artikel contoh kriteria kueri.

  7. Pada tab desain , dalam grup Penyetelan kueri , ketik 3 di kotak yang dikembalikan .

  8. Di tab Desain, dalam grup Hasil, klik Jalankan Gambar tombol .

Catatan:  Dalam kueri Anda sendiri menggunakan data Anda sendiri, terkadang Anda mungkin melihat catatan lain yang ditentukan. Jika data Anda berisi beberapa rekaman yang berbagi nilai antara nilai teratas, kueri akan mengembalikan semua rekaman bahkan jika itu berarti kembali beberapa catatan dari yang Anda inginkan.

Atas Halaman

Menemukan tanggal sebagian besar atau paling baru untuk grup catatan

Anda menggunakan kueri total untuk menemukan tanggal terlama atau terbaru untuk catatan yang termasuk dalam grup, seperti acara yang dikelompokkan menurut kota. Kueri Total adalah kueri pemilihan yang menggunakan fungsi agregat (sepertiKelompokkan menurut, M, Max, hitungan, pertamadan terakhir) untuk menghitung nilai untuk setiap bidang output.

Menyertakan bidang yang ingin Anda gunakan untuk kategori – untuk mengelompokkan menurut – dan bidang dengan nilai yang ingin Anda jumlahkan. Jika Anda menyertakan bidang output lain – misalnya, nama pelanggan ketika Anda pengelompokan menurut tipe kejadian – kueri juga akan menggunakan bidang tersebut untuk membuat grup, mengubah hasil sehingga mereka tidak menjawab pertanyaan asli Anda. Untuk label baris menggunakan bidang lain, Anda membuat kueri tambahan yang menggunakan kueri Total sebagai sumber, dan menambahkan bidang tambahan ke kueri tersebut.

Tips:  Menyusun kueri dalam langkah adalah strategi yang sangat efektif untuk menjawab pertanyaan lebih lanjut. Jika Anda mengalami kesulitan kueri rumit untuk bekerja, pertimbangkan Apakah Anda bisa masuk ke bawah ke rangkaian kueri lebih sederhana.

Membuat kueri Total

Prosedur ini menggunakan kejadian sampel tabel dan tabel sampel EventType untuk menjawab pertanyaan ini:

Ketika adalah acara terbaru setiap tipe acara, termasuk konser?

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Dalam kotak dialog Perlihatkan tabel , klik ganda acara dan EventType tabel.
    Setiap tabel muncul di bagian atas desainer kueri.

  3. Tutup kotak dialog Perlihatkan Tabel.

  4. Klik ganda bidang EventType EventType tabel dan bidang EventDate dari tabel pertandingan untuk menambahkan bidang ke kisi desain kueri.

  5. Dalam kisi desain kueri, di baris kriteria dari bidang EventType , masukkan <>Concert.

    Tips:  Untuk beberapa contoh ekspresi kriteria, lihat artikel contoh kriteria kueri.

  6. Di tab Desain, dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan, klik Total.

  7. Di kisi desain kueri, klik baris Total EventDate bidang dan klik Max.

  8. Pada tab Desain, dalam grup Hasil, klik Tampilan, lalu klik Tampilan SQL.

  9. Di jendela SQL, di akhir klausa SELECT, setelah kunci AS, ganti MaxOfEventDate dengan MostRecent.

  10. Menyimpan kueri sebagai MostRecentEventByType.

Membuat kueri kedua untuk menambahkan lebih banyak data

Prosedur ini menggunakan kueri MostRecentEventByType dari prosedur sebelumnya untuk menjawab pertanyaan ini:

Siapa yang telah pelanggan di acara terbaru setiap tipe kejadian?

  1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

  2. Dalam kotak dialog Perlihatkan tabel , pada tab kueri , klik ganda kueri MostRecentEventByType.

  3. Pada tab tabel dalam kotak dialog, klik ganda tabel pertandingan dan tabel Customers.

  4. Dalam desainer kueri, klik ganda bidang berikut ini:

    1. Pada tabel pertandingan, klik ganda EventType.

    2. Pada MostRecentEventByType kueri, klik ganda MostRecent.

    3. Pada tabel pelanggan, klik ganda perusahaan.

  5. Di kisi desain kueri, di baris Urutkan dari kolom EventType , pilih urutan naik.

  6. Pada tab Desain, dalam grup Hasil, klik Jalankan.

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×