Mendistribusikan laporan secara elektronik

Catatan: Kami ingin secepatnya menyediakan konten bantuan terbaru dalam bahasa Anda. Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda di bagian bawah halaman ini? Berikut artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Anda bisa menggunakan Microsoft Office Access secara elektronik mendistribusikan laporan Access Anda. Misalnya, Anda bisa menggunakan perintah email pada menu tombol Microsoft Office untuk mengekspor dan mengirim laporan sebagai lampiran dalam pesan email dengan cepat. Atau, Anda bisa mengekspor laporan sebagai file, lalu mendistribusikan file dalam beberapa cara berbeda. Dengan menggunakan metode distribusi elektronik, Anda bisa dengan cepat mendapatkan informasi penting untuk orang-orang yang membutuhkannya. Selain itu, Anda bisa menggunakan file untuk membuat cadangan dan arsip laporan, dan Anda juga dapat mengurangi penggunaan kertas dalam situasi mana dicetak salinan laporan tidak diperlukan.

Artikel ini menjelaskan format file berbeda yang bisa Anda gunakan untuk mengekspor laporan, dan membahas metode berbeda yang bisa Anda gunakan untuk mendistribusikan laporan diekspor ke penerima Anda.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Memahami format file yang Anda bisa mengekspor laporan

Mendistribusikan laporan dengan menggunakan perintah email

Mendistribusikan laporan dengan menggunakan metode lainnya

Memahami format file yang Anda bisa mengekspor laporan

Anda bisa mengekspor laporan sebagai beberapa format file berbeda. Namun, bukan semua format file ini mempertahankan tata letak dan pemformatan laporan asli. Misalnya, jika Anda mengekspor laporan sebagai HTML file (*.htm atau * .html), Rich Text Format file (*.rtf), atau file teks (*.txt), file yang dihasilkan tidak akan berisi semua elemen visual yang ada di laporan asli, seperti grafik , warna, garis atau batas. Namun, format file tertentu mempertahankan tata letak dan pemformatan laporan asli. Format ini menyertakan snapshot format (*.snp), Portable Document Format (*.pdf), dan format spesifikasi lembar XML (*.xps). Artikel ini berfokus pada menggunakan format file tiga ini.

Tabel berikut ini mencantumkan daftar semua format yang tersedia untuk mengekspor laporan, dan program yang Anda dan Penerima Anda bisa gunakan untuk membuka file yang dihasilkan.

Format

File ext ension(s)

Program yang digunakan untuk membuka file

HTML

*.htm; *.html

Browser internet, seperti Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.pdf

Pembaca PDF yang tersedia sebagai gratis, pihak ketiga unduhan.

Teks Kaya

*.RTF

Word pemrosesan program, seperti Microsoft Office Word dan WordPad.

Jepretan layar:

*.SNP

Microsoft Snapshot Viewer, tersedia dari Microsoft Download Center. Menemukan link ke unduhan gratis di bagian Lihat juga .

Teks

*.txt

Pemrosesan Word dan Edit program, seperti Word dan Notepad.

XPS

*.XPS

  • Di Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows XP    Microsoft kertas spesifikasi penampil XML, tersedia dengan mengunduh Microsoft XML Paper Specification esensial Pack. Untuk informasi selengkapnya tentang Microsoft XML Paper Specification esensial Pack, lihat link di bagian Lihat juga .

  • Di Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 atau yang lebih baru.

Catatan: Opsi PDF (*.pdf) dan FormatXPS (*.xps) akan tersedia setelah Anda menginstal add-in. Temukan informasi selengkapnya tentang dukungan untuk format file ini di bagian Lihat juga .

Atas Halaman

Mendistribusikan laporan dengan menggunakan perintah email

Salah satu cara tercepat untuk mendistribusikan laporan dalam Office Access 2007 adalah dengan menggunakan perintah email pada menu tombol Microsoft Office. Dengan hanya beberapa klik mouse, Access mengekspor laporan ke file format yang Anda inginkan, lalu membuat pesan email baru dengan file yang dilampirkan ke dalamnya.

  1. Di panel navigasi, pilih laporan yang ingin Anda kirim dalam pesan email.

  2. Klik Tombol Microsoft Office Gambar tombol Office , dan lalu klik email.

  3. Dalam Kirim objek sebagai kotak dialog, pilih format output yang ingin Anda gunakan, dan lalu klik OK. Ingat bahwa Snapshot (*.snp), Format PDF (*.pdf), dan FormatXPS (*.xps) adalah satu-satunya pilihan yang akan mempertahankan tata letak dan pemformatan laporan asli Anda.

    Office Outlook 2007 membuka pesan email baru dengan lampiran file dari tipe yang Anda tentukan.

  4. Ketik alamat email penerima ke kotak, subjek dalam kotak subjek , dan pesan di bidang pesan.

    Tips: Secara default, file yang Anda kirim dengan menggunakan metode ini tidak disimpan di komputer Anda. Jika Anda ingin menyimpan salinan file di komputer Anda, klik kanan lampiran di kotak Attached , dan lalu klik Simpan sebagai pada menu pintasan.

  5. Klik Kirim.

Atas Halaman

Mendistribusikan laporan dengan menggunakan metode lainnya

Jika Anda tidak ingin menggunakan perintah email untuk mendistribusikan laporan Anda, Anda bisa terlebih dahulu mengekspor laporan ke format file yang Anda inginkan, dan kemudian mendistribusikan dengan cara yang sama yang Anda distribusikan file lain. Misalnya, Anda bisa menyalin file ke media yang dapat dilepas seperti CD, disk, atau USB drive, dan kemudian mendistribusikannya ke penerima Anda. Alternatifnya, Anda bisa menyalin file ke folder jaringan bersama atau pustaka dokumen di situs Microsoft Windows SharePoint Services, dan lalu beri tahu Penerima Anda lokasi file.

Bagian berikut ini memperlihatkan kepada Anda cara mengekspor laporan sebagai snapshot file (*.snp), file Portable Document Format (*.pdf), atau file spesifikasi lembar XML (*.xps), yang Anda lalu bisa mendistribusikan menggunakan metode yang Anda inginkan.

Mengekspor laporan sebagai snapshot file

Untuk menampilkan snapshot file, program Microsoft Snapshot Viewer harus diinstal pada komputer Penerima Anda dan. Di versi Access yang lebih lama, penampil Snapshot diinstal dengan akses. Namun, penampil Snapshot tidak diinstal dengan Office Access 2007. Untuk menampilkan snapshot file, Anda harus mengunduh dan menginstal program Microsoft Snapshot Viewer gratis dari Microsoft Download Center. Karena lisensi Office Access 2007 yang tidak diperlukan untuk mengunduh program Snapshot penampil, pengguna yang tidak memiliki Access 2007 terinstal pada komputer mereka juga bisa mengunduh Snapshot Viewer dan menggunakannya untuk menampilkan file snapshot yang Anda buat. Menemukan link ke unduhan di bagian Lihat juga

  1. Di panel navigasi, klik laporan yang ingin Anda ekspor.

  2. Pada tab Data eksternal , di grup ekspor , klik lainnya, dan kemudian klik Penampil Snapshot.

  3. Pada halaman pertama ekspor - Snapshot penampil panduan, ketik nama file di kotak nama File , atau klik Telusuri untuk menelusuri ke lokasi lain di tempat untuk menyimpan file.

  4. Jika Anda ingin menampilkan snapshot segera setelah dibuat, di bawah Tentukan ekspor opsi, pilih kotak centang buka file tujuan setelah operasi ekspor selesai .

  5. Klik OK.

    Jika file dengan nama yang sama yang sudah ada di folder yang Anda tentukan, Access meminta Anda untuk salah satu mengganti file yang sudah ada atau masukkan nama baru. Klik ya untuk mengganti file, atau klik tidak ada untuk memasukkan nama file berbeda.

    Access membuat snapshot file. Jika Anda memilih untuk memiliki akses yang membuka file tujuan, dan program Snapshot penampil diinstal pada komputer Anda, program ini akan memulai dan menampilkan snapshot file. Jika program Snapshot penampil tidak diinstal di komputer Anda, tidak ada pesan akan muncul dan snapshot file tidak akan ditampilkan. Namun, Anda masih bisa mendistribusikannya ke pengguna lain.

  6. Untuk menyimpan langkah-langkah operasi yang baru saja Anda dilakukan sehingga Anda bisa dengan cepat mereproduksi operasi yang sama di lain waktu, pilih kotak centang Simpan langkah-langkah ekspor , dan lalu ketik nama dan deskripsi untuk langkah-langkah. Untuk membuat tugas Outlook yang memungkinkan Anda untuk menjadwalkan operasi ekspor di masa mendatang, pilih kotak centang Membuat tugas Outlook .

    Temukan informasi selengkapnya tentang penjadwalan impor dan ekspor operasi di bagian Lihat juga .

Mengekspor laporan sebagai file *.pdf atau *.xps

Anda terlebih dahulu harus menginstal add-in sebelum Anda bisa mengekspor laporan ke *.pdf atau *.xps format file. Untuk informasi selengkapnya tentang dukungan untuk format file lainnya, seperti *.pdf dan *.xps, klik link di bagian Lihat juga dari artikel ini.

Setelah Anda menginstal add-in, gunakan prosedur berikut ini untuk mengekspor laporan sebagai file *.pdf atau *.xps:

  1. Di panel navigasi, klik laporan yang ingin Anda ekspor.

  2. Pada tab Data eksternal , di grup ekspor , klik PDF atau XPS.

  3. Di kotak dialog terbitkan sebagai PDF atau XPS , dalam kotak Simpan sebagai tipe , pilih tipe file yang ingin Anda mengekspor laporan sebagai.

  4. Untuk mengubah nama yang laporan disimpan sebagai, ketik nama file baru di kotak nama File .

  5. Untuk membuka laporan segera setelah Anda ekspor, pilih kotak centang buka file setelah penerbitan . Jika Anda tidak memiliki program yang terinstal di komputer Anda yang bisa membuka tipe file, opsi ini hanya tidak tersedia.

  6. Di bawah Optimalkan untuk, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mengoptimalkan laporan untuk file lebih besar, resolusi yang lebih tinggi (direkomendasikan untuk pencetakan), pilih standar.

    • Untuk mengoptimalkan laporan untuk file lebih kecil, lebih rendah-resolusi (direkomendasikan untuk menerbitkan online), pilih ukuran Minimum.

  7. Klik Terbitkan.

    Access membuat file *.pdf atau *.xps. Jika Anda memilih untuk memiliki akses buka file setelah penerbitan, program sesuai akan memulai dan menampilkan file.

  8. Untuk menyimpan langkah-langkah operasi yang baru saja Anda dilakukan sehingga Anda bisa dengan cepat mereproduksi sama operasi di lain waktu klik kotak centang Simpan langkah-langkah ekspor , dan lalu ketik nama dan deskripsi untuk langkah-langkah. Untuk membuat tugas Outlook yang memungkinkan Anda untuk menjadwalkan operasi ekspor di masa mendatang, pilih kotak centang Membuat tugas Outlook .

    Temukan informasi selengkapnya tentang penjadwalan impor dan ekspor operasi di bagian Lihat juga .

Atas Halaman

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×