Mendistribusikan laporan

Membebaskan laporan Access Anda dan mendistribusikannya secara jauh dan lebar. Misalnya, kirimkan email ke satu atau beberapa pengguna, ekspor ke pustaka dokumen SharePoint, lalu arsipkan di folder jaringan. Saat Anda mendistribusikan laporan Access, Anda membuat laporan data statis pada waktu tertentu, seperti harian, mingguan, atau bulanan. Dengan demikian, Anda memiliki satu titik kebenaran yang bisa digunakan pekerja informasi untuk membuat keputusan bisnis yang baik, menjawab pertanyaan, menemukan alternatif, menentukan rencana terbaik, mengevaluasi risiko, dan meningkatkan kualitas.

Mendistribusikan laporan

Tips    Saat Anda membuat laporan, Tambahkan tanggal publikasi. Ini membantu pengguna mengonfirmasi waktu yang tepat laporan dibuat. Untuk informasi selengkapnya, lihat menyisipkan tanggal dan waktu ke dalam laporan atau formulir.

Apa yang ingin Anda lakukan?

Mengirim laporan dengan menggunakan perintah email

Salah satu cara tercepat untuk mendistribusikan laporan adalah dengan menggunakan perintah email. Dengan hanya beberapa klik mouse, Access mengekspor laporan, lalu membuat pesan email baru dengan lampiran file.

  1. Di panel navigasi, pilih laporan yang ingin Anda kirim.

  2. Pilih data eksternal > email.

  3. Dalam kotak dialog kirim objek sebagai , pilih format output yang ingin Anda gunakan, seperti PDF, lalu klik OK.

    Catatan    Meskipun ada berbagai format yang dapat Anda pilih, pertimbangkan untuk menggunakan Portable Document Format (PDF) yang telah menjadi standar yang bersifat defacto, mempertahankan tata letak dan format laporan akses asli, dan memiliki cara-cara untuk mengkustomisasi halaman untuk ditampilkan dan fungsikan. Untuk informasi selengkapnya, lihat menginstal Adobe Reader dan mencetak PDF.

    Access membuka pesan email baru di Outlook dengan lampiran file.

  4. Ketikkan alamat email penerima di kotak kepada dan CC , deskripsi dalam kotak subjek , dan pesan di area pesan.

    Tips    Secara default, file yang Anda kirim dengan menggunakan metode ini tidak disimpan di komputer Anda. Jika Anda ingin menyimpan salinan file di komputer Anda, klik kanan lampiran dalam kotak terlampir , lalu pilih Simpan sebagai.

  5. Pilih Kirim.

Catatan    Untuk mengotomatisasi proses, Anda bisa menggunakan tindakan makro Emaildatabaseobject. Misalnya, Anda bisa membuat makro dengan urutan tindakan ini untuk mengirim email dengan berbagai laporan ke pengguna lain.

Atas Halaman

Mengekspor laporan ke folder atau pustaka dokumen SharePoint

  1. Di panel navigasi, pilih laporan yang ingin Anda ekspor.

  2. Pilih data eksternal > PDF atau XPS untuk membuka kotak dialog terbitkan sebagai PDF atau XPS .

  3. Lakukan salah satu dari hal berikut ini:

    • Temukan folder dengan menggunakan panel navigasi.

    • Temukan situs SharePoint, dengan mengklik SharePoint di panel navigasi atau dengan memasukkan URL situs dalam kotak Alamat di bagian atas. Misalnya:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Untuk informasi selengkapnya, lihat menemukan konten dengan halaman mulai SharePoint.

  4. Dalam kotak Simpan sebagai tipe , pastikan tipe file PDF dipilih.

  5. Untuk mengubah nama default laporan, ketikkan nama file baru di kotak nama file .

  6. Untuk membuka laporan segera setelah Anda mengekspornya, pilih kotak centang buka file setelah menerbitkan .

  7. Di bawah Optimalkan untuk, lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mengoptimalkan laporan untuk file beresolusi tinggi yang lebih besar (direkomendasikan untuk pencetakan), pilih standar.

    • Untuk mengoptimalkan laporan untuk file beresolusi rendah yang lebih kecil (direkomendasikan untuk penerbitan online), pilih ukuran minimum.

  8. Pilih terbitkan. Access akan membuat file. Jika Anda memilih untuk memiliki Access buka file setelah penerbitan, Adobe Reader menampilkan file tersebut.

  9. Untuk menyimpan langkah-langkah operasi sehingga Anda dapat menjalankan dan menjadwalkan operasi yang sama, klik kotak centang Simpan langkah ekspor :

    • Masukkan nama dan deskripsi untuk langkah-langkahnya.

    • Untuk membuat tugas Outlook yang menjadwalkan operasi ekspor pada tanggal mendatang, pilih kotak centang buat tugas Outlook .

    Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyimpan detail operasi impor atau ekspor sebagai spesifikasi.

    Catatan    Cara lain untuk mengotomatisasi proses adalah menggunakan tindakan makro ekspor. Misalnya, Anda dapat membuat nama file yang bermakna berdasarkan judul laporan dan tanggal ekspor. Ini membantu pengguna menemukan laporan yang benar di pustaka atau folder SharePoint dari banyak laporan. Untuk melakukan ini, tentukan ekspresi berikut dalam argumen file output:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Di mana RptQC5 adalah nama objek laporan, Auto_Header0 adalah bagian header laporan, dan properti caption adalah judul laporannya.

Atas Halaman

Pelajari tentang membuat Pusat laporan di SharePoint

Pertimbangkan membuat Pusat laporan khusus di pustaka dokumen SharePoint agar pengguna dapat menemukan dan menampilkan laporan yang diperlukan dengan lebih mudah. Dengan menambahkan kolom, menautkan ke pustaka dari Access, dan mengustomisasi pustaka dokumen dengan tampilan, Anda bisa menyediakan pengalaman kelas satu untuk pengguna Anda. Berikut ini adalah langkah dasar yang dapat Anda lakukan.

Membuat pustaka dokumen    Pustaka dokumen adalah lokasi file aman yang menyederhanakan kolaborasi. Anda bisa menambahkan kolom ke pustaka, seperti kategori, orang atau grup, dan kolom terhitung, yang bisa Anda gunakan untuk membuat tampilan dan filter.

Tampilan gambar Mini pustaka dokumen dengan tidak ada yang dipilih.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Apakah pustaka dokumen itu?

Memperbarui kolom pustaka dari Access    Dengan menautkan pustaka ke Access, Anda bisa memperbarui kolom di pustaka dokumen dari Access untuk membantu pengguna menemukan laporan yang mereka inginkan dan untuk menyediakan informasi tambahan.

Untuk informasi selengkapnya, lihat mengimpor, menautkan, atau memindahkan data ke SharePoint.

Membuat tampilan yang diurutkan dan difilter    Sebagai ganti mengirimkan laporan dari Access melalui email, kirim link ke tampilan pustaka dokumen yang relevan. Misalnya:

  • Urutkan tampilan dalam urutan naik menurut kolom yang diubah sehingga laporan paling baru ditampilkan terlebih dahulu. Untuk informasi selengkapnya, lihat menggunakan pengurutan untuk mengubah tampilan SharePoint.

  • Jika Anda memiliki kolom pilihan di Pustaka yang disebut JobFunction dengan tiga nilai: Lineworker, mandor, dan supervisor, buat tampilan terpisah berdasarkan ekspresi filter untuk setiap peran pekerjaan:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Saat Anda mengirim link ke tampilan supervisor dan pengguna mengklik di situ, tampilan akan menampilkan laporan tertentu untuk supervisor. Untuk mendapatkan link tampilan pustaka, Tampilkan tampilan lalu Salin URL dari bilah alamat.

  • Jika Anda memiliki kolom orang di Pustaka yang disebut Ouremployeini, buat tampilan berdasarkan ekspresi filter yang menggunakan fungsi me untuk hanya memperlihatkan laporan untuk pengguna saat ini:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Saat Anda mengirim link ke tampilan dan pengguna mengklik, tampilan akan menampilkan laporan tertentu untuk pengguna tersebut.

Untuk informasi selengkapnya, lihat menggunakan pemfilteran untuk mengubah tampilan SharePoint dan mengedit tampilan daftar di SharePoint.

Menyambungkan komponen Web di halaman modern   Anda juga dapat membuat halaman modern untuk memperlihatkan file berdasarkan apa yang dipilih pengguna di pustaka dokumen dengan menyambungkan komponen Web penampil file ke komponen Web pustaka dokumen. Pengguna bisa menelusuri laporan untuk menemukan yang mereka inginkan.

Contoh daftar yang tersambung dengan komponen Web properti daftar

Untuk informasi selengkapnya, lihat menggunakan komponen Web di halaman SharePoint dan menyambungkan komponen Web di SharePoint online.

Leverage Microsoft Flow    Anda dapat mengotomatisasi penggunaan dan manajemen pustaka menggunakan Microsoft Flow. Misalnya, Anda bisa mengirimkan pemberitahuan, mengirim pengingat harian, membuat tugas perencana, dan mengarsipkan file yang kedaluwarsa ke folder.

Untuk item yang dipilih di SharePoint, buat tugas Planner dengan link ke item SharePoint.

Templat Flow Microsoft untuk SharePoint dan Planner

Untuk informasi selengkapnya, lihat membuat alur untuk daftar atau pustaka di SharePoint online atau OneDrive for Business.

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Lihat Juga

Pengenalan ke laporan di Access

Panduan untuk mendesain laporan

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Terima kasih atas umpan balik Anda! Sepertinya menghubungkan Anda ke salah satu agen dukungan Office kami akan sangat membantu.

×